【正文】 公司管理制度2014年2月16日行政事務(wù)管理制度第一條：總則 一：為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，建立公司內(nèi)控機(jī)制，理順內(nèi)部工作關(guān)系，使公司管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，確保行政事務(wù)管理環(huán)節(jié)有序、高效運(yùn)作，增強(qiáng)管理工作的執(zhí)行力，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。 二：公司管理理念：以崗定責(zé)、以責(zé)考績、以績評(píng)優(yōu)、以優(yōu)劣汰。三：公司工作方針：履職盡責(zé)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、熱愛企業(yè)、爭創(chuàng)效益。 四：本制度所指行政事務(wù)包括總則、辦公用品管理、辦公設(shè)備管理、辦公衛(wèi)生管理、辦公安全管理、公司檔案管理、公司保密管理、公司印鑒管理、公司公文管理、公司合同管理、倉庫物資管理、公司食堂管理等。 五：公司辦公室為執(zhí)行本程序的責(zé)任部門；適用于辦公室涉及的行政管理、各項(xiàng)工作及各職能部門涉及與行政相關(guān)的事務(wù)。第二條：辦公用品管理一：每月月底前，各部門負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交行政部。 二：行政部指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，行政部根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給各個(gè)部門。 由部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)回。 三：除正常配給的辦用品外，若還需要用其他用品的須經(jīng)行政部主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用，電話、電腦、打印機(jī)等需總經(jīng)理批準(zhǔn)。 四：公司新聘員工的辦公用品，行政部根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)提供的名單和用品清單，附則為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。 五：行政部要做到辦公用品的庫存合理、開支適當(dāng)、保管良好。 六：負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立賬本，辦好入庫、出庫手續(xù)，出庫一定要由領(lǐng)用人員簽字。 七：項(xiàng)目結(jié)束、員工離職辦公用品及時(shí)收回。 第三條：辦公設(shè)備管理一：由行政部建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，統(tǒng)一編號(hào)、貼標(biāo)簽，并辦理領(lǐng)用簽署手續(xù)，按領(lǐng)用者直接保管責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人負(fù)監(jiān)督責(zé)任的辦法實(shí)施保管責(zé)任制。 二：公司電話是為公司辦公室所用不得打私人電話，員工應(yīng)愛護(hù)使用，損壞賠償。三：公司員工使用的手機(jī)原則上加入公司網(wǎng)，行政部根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批的金額按月充入員工賬戶，員工必須保持通訊暢通。 四：公司傳真機(jī)由行政部專人負(fù)責(zé)使用及清潔保養(yǎng)，其他人未經(jīng)許可不得隨意使用。 五：凡收到的傳真，及時(shí)分送相關(guān)部門。六：復(fù)印機(jī)由行政部專人操作及清潔保養(yǎng)，嚴(yán)禁復(fù)印與工作無關(guān)的資料。 七：復(fù)印紙、打印紙由行政部統(tǒng)一購買及管理，以節(jié)約費(fèi)用、降低成本、減少浪費(fèi)為原則。 八：電腦設(shè)備、軟件及電腦上的記錄或數(shù)據(jù)均屬公司財(cái)產(chǎn)，統(tǒng)一由行政部登記入固定資產(chǎn)臺(tái)賬，建立設(shè)備檔案。日常管理責(zé)任為使用部門主管及領(lǐng)用人員。 九：電腦設(shè)備統(tǒng)一編號(hào)，包括主機(jī)、顯示器、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊器、UPS電源，并記錄相應(yīng)的參數(shù)數(shù)據(jù)，以利于維修保養(yǎng)。保管責(zé)任人，必須確保設(shè)備的安全、清潔，定期檢測病毒。 十：電腦設(shè)備的任何維修、移動(dòng)、重新調(diào)配，須經(jīng)行政部主任同意并作記錄存入設(shè)備檔案，同時(shí)變更固定資產(chǎn)臺(tái)賬。 十一：電腦設(shè)備的密碼修改須經(jīng)部門經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)，且必須使用部門做變更記錄并交行政部主任歸檔。 十二：行政部每年清點(diǎn)核對(duì)一次設(shè)備檔案，相關(guān)人員離開公司前由行政部負(fù)責(zé)收回其保管的電腦設(shè)備并檢查配置是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)告之行政部主任并處理。 十三：軟件及數(shù)據(jù)建立軟件檔案，所有軟件必須在行政部存檔，包括原程序的軟盤備份、使用說明書及軟件文檔，行政部將所有軟件備案。 十四：各部門錄入電腦設(shè)備的數(shù)據(jù)必須拷貝備份，同時(shí)提供磁盤文件的內(nèi)容目錄交行政部備案。 十五：修改電腦軟件密碼必須修改相應(yīng)的軟件檔案記錄，并及時(shí)將備份存入行政部，重要軟件數(shù)據(jù)必須有兩份備案。 十六：使用電腦人員或電腦操作員請長假或離職時(shí)，部門負(fù)責(zé)人必須將其所有設(shè)備封閉或做臨時(shí)移交記錄，即使其尚未離開公司亦立刻停止其使用權(quán)（修改開機(jī)密碼），不得其拷貝出任何數(shù)據(jù)。 十七：電腦設(shè)計(jì)人員或電腦操作員不得將任何軟件或重要機(jī)密數(shù)據(jù)交給第三者，特殊情況報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)辦公室備案。 十八：不得在電腦上安裝游戲程序或玩游戲，若因違規(guī)引入病毒，視故意破壞處理。十九：空調(diào)使用原則，夏季溫度30度以上，冬季5度以下方可開啟。二十：體育用品應(yīng)該愛惜，使用完后放回倉庫。 第四條：辦公衛(wèi)生管理一：各部門應(yīng)負(fù)責(zé)清潔自己的工作臺(tái)面和室內(nèi)衛(wèi)生。 二：總經(jīng)理辦公室由總經(jīng)理助理打掃，會(huì)議室、接待室、食堂、餐廳、走廊、樓梯間、衛(wèi)生間等公共場所由辦公室保潔員負(fù)責(zé)打掃，做到無積塵、積水、污漬。 三：辦公場所嚴(yán)禁吸游煙，辦公室吸煙不準(zhǔn)影響他人，嚴(yán)禁隨地吐痰、亂扔垃圾。四：雨天如將雨具帶入辦公室時(shí)，應(yīng)避免雨水滴入地面。 五：辦公臺(tái)上不得堆放與辦公無關(guān)的物品，注意辦公場所的整體美觀、干凈整潔，無積塵、積水、污漬。 第五條：辦公安全管理一：公司所有辦公大樓的鑰匙一套由行政部保管，以備急用。 二：各部門辦公室鑰匙個(gè)人只能配一把，多余的由行政部封存，沒有主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)任何人員不準(zhǔn)使用，使用時(shí)必須三人在場，會(huì)議室會(huì)客室等公共區(qū)域鑰匙由行政部保管。 三：離職員工離開公司時(shí)全部歸還鑰匙，一旦發(fā)生鑰匙丟失，應(yīng)馬上報(bào)告行政部，部門，個(gè)人不得私配鑰匙。四：員工下班離開辦公室前必須關(guān)好門窗、鎖好門窗鎖，檢查燈、電腦都設(shè)備處于關(guān)閉狀態(tài)才可離開。 第六條：公司檔案管理一：檔案資料是指公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、任命書、協(xié)議、合同、圖紙、項(xiàng)目方案、工程技術(shù)、施工措施、報(bào)檢資料、安全資料、通告、通知、信函等具有參考價(jià)值的文件、資料等。 二：檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，移交要有手續(xù)，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。 三：非公司人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)總經(jīng)理室、行政部主任批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。 四：借閱檔案注意愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案由公司行政部主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。 五：檔案的銷毀必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何部門或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。 六：若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司行政部主任批準(zhǔn)后方可銷毀。七：批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由總經(jīng)理授權(quán)相關(guān)人員監(jiān)督銷毀。 第七條：公司保密管理一：公司員工應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密意識(shí)，每位員工都有責(zé)任維護(hù)公司的利益和形象，嚴(yán)禁泄密。 二：機(jī)密材料 1：公司經(jīng)營戰(zhàn)略方針和計(jì)劃。 2：公司招投標(biāo)文件、技術(shù)方案。 3：公司技術(shù)文件、圖紙資料、施工組織設(shè)計(jì)，預(yù)決算文件。 4：各項(xiàng)財(cái)務(wù)計(jì)劃、數(shù)據(jù)、報(bào)表、資金運(yùn)作情況。 5：主要往來客戶資料。 6：合同、協(xié)議。 三：秘密材料 1：公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營性的主要活動(dòng)去向。 2：總經(jīng)理辦公會(huì)議內(nèi)容。 3：公司經(jīng)營及業(yè)務(wù)存在的主要問題。 4：員工個(gè)人檔案資料及工資獎(jiǎng)金情況。 5：法律事務(wù)。 6：注冊、報(bào)建資料。 第八條：公司印鑒管理一：公司印鑒由總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理。在銀行備案的財(cái)務(wù)印鑒由財(cái)務(wù)部管理。合同專用章由總經(jīng)理管理。 二：公司印鑒的使用一律由總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接負(fù)責(zé)人員負(fù)責(zé)。 三：公司所有需要蓋印鑒的介紹信、信函及對(duì)外開放的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔。四：公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。 五：蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人和使用人負(fù)責(zé)。 第九條：公司公文管理 一：公司公文、重要資料，由行政部負(fù)責(zé)起草和主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理簽發(fā)，由公司行政部負(fù)責(zé)打印傳發(fā)。 二：公司各部門的文件、資料由各部門負(fù)責(zé)起草，部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)，由公司行政部負(fù)責(zé)打印傳發(fā)。 三：接件人不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)送報(bào)相關(guān)部門的相關(guān)人員。 四：公司訂購資料、書籍、訂閱報(bào)刊由行政部向總經(jīng)理報(bào)送計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。第十條：公司合同管理 一：《建設(shè)工程施工合同》由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)其他相關(guān)部門參與洽談，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后由行政部起草填寫，經(jīng)經(jīng)辦人、總經(jīng)理共同簽字后，由行政部蓋章并辦理備案和入檔等相關(guān)手續(xù)。 二：《建設(shè)工程施工專業(yè)分包合同》由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)其他相關(guān)部門參與洽談起草擬訂，經(jīng)行政部完善相關(guān)手續(xù)后報(bào)總經(jīng)理，總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后蓋章，行政部辦理備案和入檔等相關(guān)手續(xù)。 四：材料采購（租賃、供貨）合同由材料采購部與供應(yīng)商洽談起草擬訂，總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后蓋合同專用章，由經(jīng)辦人交辦公室辦理入檔手續(xù)。五：設(shè)備采購（租賃）合同由安全設(shè)備部與供應(yīng)商洽談起草擬訂，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后蓋合同專用章，由經(jīng)辦人交辦公室辦理入檔手續(xù)。 六：除上述合同外，需約定雙方或多方主張權(quán)利、履行義務(wù)關(guān)系的類似于合同的書面協(xié)議、文稿等，參照以上規(guī)定執(zhí)行。 七：原則上先訂立合同，后進(jìn)行業(yè)務(wù)交易或進(jìn)場施工，特殊情況必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可實(shí)施。 八：行政部在辦理合同入檔后，將合同正本復(fù)印一份給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部按合同價(jià)款做相關(guān)單位的賬務(wù)往來。 九：非公司授權(quán)人以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議一概無效，由經(jīng)辦人自己負(fù)責(zé)。 第十一條：倉庫物資管理一：直接入庫材料 1：材料采購員按公司相關(guān)規(guī)定，要求供應(yīng)商送貨到指定地點(diǎn)，填寫《送貨清單》，一式兩份，隨貨同行。 2：送到基地倉庫的物資，由倉管員根據(jù)計(jì)劃單和供應(yīng)商送貨單，驗(yàn)收數(shù)量、品質(zhì)、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、金額后，在一式兩份的《送貨清單》上簽字，一聯(lián)留存，一聯(lián)給供應(yīng)商。 3：倉管員憑填寫本公司《材料入庫驗(yàn)收單》，一聯(lián)交供應(yīng)商，一聯(lián)與《送貨清單》聯(lián)粘合在一起，報(bào)送財(cái)務(wù)部核對(duì)記賬。 4：倉管員憑入庫驗(yàn)收單、送貨清單二單作為記賬憑證進(jìn)行記賬，每月報(bào)送倉動(dòng)報(bào)表并以各供應(yīng)商、項(xiàng)目部為單位、按物資類別進(jìn)行匯總，以物資清單形式，一式兩份，一份留存，一份報(bào)財(cái)務(wù)部。 5：倉管員每月同供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，經(jīng)核對(duì)無誤后由供應(yīng)商開具正式發(fā)票，發(fā)票后附本公司《材料入庫驗(yàn)收單》結(jié)算聯(lián)、供應(yīng)商《送貨清單》結(jié)算聯(lián)。發(fā)票由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后由倉管員于當(dāng)月底送財(cái)務(wù)部復(fù)核。 6：財(cái)務(wù)部將發(fā)票與入庫單、送貨單位進(jìn)行核對(duì)，審核發(fā)票相關(guān)要素真實(shí)性和簽字手續(xù)完備后，經(jīng)總經(jīng)理審批簽字，由財(cái)務(wù)記賬。 二：直接進(jìn)入工地材料 1：直接進(jìn)入工地現(xiàn)場的磚、黃沙、石子、水泥等建材，由各工地收料員根據(jù)供應(yīng)商隨貨同行提供的一式二聯(lián)《送貨清單》，進(jìn)行確認(rèn)數(shù)量、品質(zhì)、規(guī)格、型號(hào)無誤后簽字。一聯(lián)留存，一聯(lián)交由供應(yīng)商。 2：工地收料員將送貨單送至項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn)簽字，并依據(jù)實(shí)際送貨日期，記錄工地物資耗用流水賬，然后將送貨單及時(shí)交后勤倉管員。 3：倉管員根據(jù)計(jì)劃單和供應(yīng)商送貨清單確認(rèn)數(shù)量、品質(zhì)、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、金額后，填寫本公司《材料入庫驗(yàn)收單》，記耗用賬，把結(jié)算聯(lián)附《送貨清單》結(jié)算聯(lián)與供應(yīng)商對(duì)賬，供應(yīng)商開具發(fā)票送財(cái)務(wù)部。 4：倉管員可定期、不定期對(duì)直接進(jìn)入工地的材料進(jìn)行抽檢、抽查。 三：物資出庫 1：物資出庫由倉管員填寫公司《材料出庫單》，領(lǐng)料部門由經(jīng)辦人簽字，（經(jīng)辦人原則上必須是工地材料員，材料員不在崗或因故不能履職的，由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人指定人員辦理，但必須在后勤主管處備案）。倉管員將第二聯(lián)記賬聯(lián)交領(lǐng)料部門，第三聯(lián)倉庫聯(lián)留存由倉管員記賬。 2：工地材料員憑倉庫提供的記賬聯(lián)進(jìn)行流水賬記錄，以便控制工地物資耗用及同后勤倉庫對(duì)賬。3：后勤倉庫當(dāng)月底以各領(lǐng)料部門為單位、按物資類別進(jìn)行匯總，列出各部門物資耗用清單，一式三份，經(jīng)后勤主管簽字確認(rèn)后，一份留存，一份送領(lǐng)料部門，一份在月底報(bào)財(cái)務(wù)部。 四：內(nèi)部物資調(diào)撥 1：內(nèi)部調(diào)撥是指：各部門領(lǐng)用的材料未耗用或未全部耗用的材料，調(diào)往需用或可用的部門。 2：內(nèi)部調(diào)撥由后勤部倉管員開具調(diào)撥單，經(jīng)后勤主管簽字同意后調(diào)撥，并由調(diào)出、調(diào)入雙方簽字，一式三聯(lián)，一聯(lián)調(diào)出部門，一聯(lián)調(diào)入部門，一聯(lián)后勤倉庫，各自部門憑單記賬。 3：后勤倉管員憑調(diào)撥單分別記入相關(guān)部門的賬戶，月底匯總時(shí)增減相關(guān)部門的耗用數(shù)。 4：各工地的剩余物資不再使用的，由工地送到后勤倉庫重新入庫，由后勤倉管員開具調(diào)撥單，一聯(lián)工地記賬沖領(lǐng)用數(shù)。后勤倉庫一筆記入賬，一筆記紅沖工地耗用數(shù)。 五：盤庫 1：后勤倉庫每季盤點(diǎn)一次，由財(cái)務(wù)部組織并進(jìn)行核算。 2：各項(xiàng)目部由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)本工地施工進(jìn)度分施工階段進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)，對(duì)照已完工工程量和已耗用材料的比例情況，確認(rèn)材料是否超支或節(jié)余。盤點(diǎn)情況同后勤倉庫進(jìn)行核對(duì)并報(bào)財(cái)務(wù)部、預(yù)決算部、工程技術(shù)部。