【正文】 1 宴會(huì)會(huì)議各部接待流程 一、市場(chǎng)銷售部 ： 營(yíng)銷部在獲取客戶有在酒店舉辦會(huì)議的意向信息后，應(yīng)著手做以下工作： 及時(shí)與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò) (1)清楚了解會(huì)議性質(zhì) (是否有重要嘉賓參加 )及內(nèi)容 (包括：時(shí)間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場(chǎng)地、形式及其他特殊要求等 )； (2)若屬大型、重要的會(huì)議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時(shí)向陳總匯報(bào)情況，由陳總召開協(xié)調(diào)會(huì)議，統(tǒng)籌整個(gè)會(huì)議的接待工作。 (3)各種會(huì)議原則上由市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)，涉及租場(chǎng)、住房、宴會(huì)等方面的大型綜合活動(dòng)由宴銷部會(huì)同 餐飲部、房務(wù)部、工程部等酒店涉及到的各部共同接洽承辦。 (4)先準(zhǔn)備好有關(guān)推銷資料，如會(huì)議室價(jià)目表、各式數(shù)據(jù)表、會(huì)議宣傳資料，餐飲各類菜譜，租用設(shè)備價(jià)目表、名片、洽談?dòng)涗泦挝坏炔磿r(shí)與客戶見面。 (3)帶領(lǐng)客戶參觀會(huì)議場(chǎng)地及設(shè)施做好介紹性推銷。 會(huì)議洽談中 (1)根據(jù)預(yù)訂要求，查閱《宴會(huì)會(huì)議預(yù)訂表》； (2)了解會(huì)議的性質(zhì)議題、名稱、時(shí)間、人數(shù)、舉辦單位、聯(lián)系人、電話號(hào)碼并準(zhǔn)確地記錄其要點(diǎn)。 (3)確定會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)、會(huì)議臺(tái)型、會(huì)議議程，音響、燈光、投影 LED 屏、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、項(xiàng)目，所需 的橫幅、會(huì)標(biāo)、席位卡（需客人在場(chǎng)自己擺放）、告示牌（ 需特別注意：其各項(xiàng)內(nèi)容必須準(zhǔn)確無(wú)誤，落實(shí)到每一個(gè)字 ）花草布置、簽到臺(tái)、會(huì)議鮮花、演講臺(tái)及鮮花，迎賓臺(tái)等要求。 (4)確定用餐標(biāo)準(zhǔn)，提前確認(rèn)菜單（待會(huì)務(wù)組客人確認(rèn)菜單后，在其菜單上簽字確認(rèn)，后將菜單拿至中餐總廚處簽字，以確保中餐廚房得知此項(xiàng)預(yù)定），宴會(huì)人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)、日期以及會(huì)議的茶水、水果點(diǎn)心、飲料等要求和價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)。 (5)確定用房要求，如房間種類、間天數(shù)、日期、價(jià)格等。 (6)確定場(chǎng)租、設(shè)備租用以及其它娛樂(lè)配套設(shè)施的價(jià)格。 (7)確定支 付方式，并要求會(huì)議方支付預(yù)算費(fèi)用的 30%作為訂金或 5000 元 10000 元不等。 (8)確定參會(huì)人員泊位數(shù)，司機(jī)、陪同就餐休息地點(diǎn)。 (9)盡量滿足會(huì)議方要求，若有困難需事先向客人解釋清楚，以免誤會(huì)。 2 (10)洽談結(jié)束前，重復(fù)各項(xiàng)要點(diǎn)最終確定，簽訂《會(huì)議協(xié)議書》，一式二份，雙方各執(zhí)一份。根據(jù)洽談要求，填寫宴會(huì)會(huì)議接待 EO 單，宴銷人員應(yīng)根據(jù)宴會(huì)協(xié)議書上的詳細(xì)資料提前于宴會(huì)開始前 3 日或更早下發(fā)宴會(huì)通知單至各相關(guān)工作聯(lián)系部門，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤客的下發(fā)至酒店各部門，并由部門接收人簽字確認(rèn)； （需注明：餐飲 部為出品部門，需要在 EO 單后附客人及中餐總廚簽字菜單一份）。 會(huì)議期間 (1)會(huì)議前一天，以電話形式與客人取得聯(lián)系，如有變化，應(yīng)及時(shí)填寫《變更通知單》通知有關(guān)部門， 如餐飲宴會(huì)部需要第一時(shí)間電話通知其更改的項(xiàng)目細(xì)節(jié)，避免給該部門的同事帶來(lái)重復(fù)的工作 ； (3)會(huì)前一小時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)布置情況。 (4)會(huì)議期間，全方位跟蹤服務(wù)，了解客人的反映，及時(shí)處理與協(xié)調(diào)有關(guān)問(wèn)題。保證會(huì)議客人滿意。 4，會(huì)議結(jié)束后 （ 1）宴銷人員應(yīng)與宴會(huì)廳負(fù)責(zé)人開始逐一清點(diǎn)所有必須計(jì)價(jià)項(xiàng)目。然后再依單價(jià)和實(shí)際上消費(fèi)數(shù)量結(jié)算出總消費(fèi)金額。 （ 2）在賬單上寫清宴會(huì)總消費(fèi)金額，并請(qǐng)賓客方宴會(huì)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并于銀收臺(tái)以現(xiàn)金形式或刷卡的形式結(jié)清所有帳款。 (2)征求會(huì)務(wù)和開會(huì)者的意見，作好記錄，并填寫《客戶意見反饋表》。 (3)由部門文員將《會(huì)議協(xié)議書》、《會(huì)議接待 EO 單》歸類，并登記在《會(huì)議 /團(tuán)隊(duì)經(jīng)營(yíng)情況一覽表》上。 (4)由部門文員為會(huì)議客戶建檔，注明所有細(xì)節(jié)，以便今后有針對(duì)性地推銷。 (5)恭送會(huì)務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會(huì)負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受。 (6)會(huì)議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會(huì)，分析會(huì)議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時(shí)營(yíng)銷 部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作。 二、會(huì)議銷售的操作標(biāo)準(zhǔn)： 穿著裝束得體、儀容端莊、落落大方、不卑不亢。 盡量用姓氏稱呼客人。 (整個(gè)訪問(wèn)過(guò)程最少用姓氏、職銜稱呼客人三次 ) 各類資料及宣傳品提前準(zhǔn)備充分。 當(dāng)天整理訪問(wèn)資料并填寫銷售工作報(bào)告。 根據(jù)對(duì)方需要和酒店的價(jià)格政策正確有效地進(jìn)行推銷。 洽談會(huì)議的銷售人員負(fù)責(zé)全程跟蹤會(huì)議的談判、簽訂協(xié)議、會(huì)議舉行、結(jié)算等全過(guò)程。 該銷售人員負(fù)責(zé)及時(shí)搜集會(huì)議客戶的反饋信息，并在第一時(shí)間內(nèi)協(xié)助相關(guān)部門落實(shí)解決。 3 對(duì)所有會(huì)議客戶進(jìn)行建檔工作。 簽訂協(xié)議必須嚴(yán)密、準(zhǔn)確、清楚，雙方經(jīng)辦人簽字、雙方單位蓋章。 宴會(huì)服務(wù)成功與否，取決于宴會(huì)負(fù)責(zé)單位組織能力，任何宴會(huì)若能事前做好妥善規(guī)劃，一定可以水到渠成，順利完成宴會(huì)活動(dòng)。 1. 準(zhǔn)備工作 1 按照酒店的規(guī)定身穿酒店制服、穿著裝束得體，儀容端莊、落落大方，佩戴工牌，不卑不亢。 2 準(zhǔn)備好酒店婚宴宣傳資料供賓客參考、如各宴會(huì)廳、會(huì)議室數(shù)據(jù)明細(xì)、婚宴各價(jià)目菜單及零點(diǎn)菜譜、婚宴協(xié)議書、租用設(shè)備價(jià)目表、名片等銷售工具，以及筆記本、筆（隨時(shí)記錄客人所敘述 的信息及對(duì)酒店改進(jìn)的意見及建議） . 3 第一時(shí)間查閱宴會(huì)廳，會(huì)議室預(yù)定情況。 2. 婚宴洽談 1 問(wèn)候客人，獲取客人的姓氏，親自將客人帶至 2F 明發(fā) 廳、 3F 溫德姆 廳及各會(huì)議室參觀場(chǎng)地，此期間：向客人介紹各類服務(wù)設(shè)施、營(yíng)業(yè)時(shí)間、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)、銷售政策優(yōu)惠贈(zèng)送項(xiàng)目等做好介紹性推銷。詢問(wèn)客人婚宴舉行時(shí)間、桌數(shù)及大概的價(jià)目需求；并接受客人的咨詢，針對(duì)客人提出的疑問(wèn)積極熱情地進(jìn)行解答；通過(guò)詳細(xì)地解說(shuō)宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置，讓客人切身體會(huì)到場(chǎng)地的完善，增加承辦婚宴的成功機(jī)率。 2 掌握客人的姓名、聯(lián)系電話、宴會(huì)桌數(shù)、宴會(huì)日期、特 殊要求等，并詳細(xì)地記錄在會(huì)議預(yù)訂信息表，以便再次跟客人取得聯(lián)系。 3. 預(yù)約 1 宴銷人員應(yīng)根據(jù)宴會(huì)、會(huì)議預(yù)訂信息表上詳細(xì)資料于次日與客人取得聯(lián)系，了解其是否有意于本酒店舉辦宴會(huì)。 2 如果客人表示確定要于本酒店舉辦宴會(huì)，宴銷人員應(yīng)與客人再次確定宴會(huì)人數(shù)、宴會(huì)日期、所選餐標(biāo)及特殊要求，并與客人約定簽協(xié)議日期（盡早為宜）。 3 如果客人的特殊要求（含要求優(yōu)惠價(jià)）在宴銷人員的權(quán)限內(nèi)無(wú)法得到滿足時(shí)，宴銷人員應(yīng)及時(shí)向陳總匯報(bào)，確保及時(shí)將結(jié)果反饋于客人。 4 根據(jù)客人的要求查閱宴會(huì)廳預(yù)定表，了解婚宴的舉行時(shí)間、人數(shù)， 向客人介紹宴會(huì)廳具體的明細(xì)，向客人推薦合適的婚宴菜單；待客人確認(rèn)菜單后，需客人在菜單上簽字確認(rèn)；