地產(chǎn)公司業(yè)務(wù)流程管理手冊工程檔案管理作業(yè)指引(已修改)
2025-04-26 05:58 本頁面
【正文】 業(yè)務(wù)流程管理手冊編號：ATZYXZ01版本：A/0頁碼：第 15 頁 共 15 頁工程檔案管理作業(yè)指引工程檔案管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1 目的 為了進一步完善公司工程檔案的管理制度，規(guī)范工程檔案資料的收集、整理和保管工作，以保證建設(shè)工程管理的有序進行，確保公司在工程建設(shè)方面的歷史資料完整、準(zhǔn)確、科學(xué)保護、方便利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《基本建設(shè)檔案資料管理的暫行規(guī)定》，結(jié)合公司工程檔案管理的實際情況，特制定本細則。2 適用范圍 適用于公司及各地區(qū)公司工程檔案資料的收集、整理和保管工作。3 術(shù)語和定義 工程檔案是指工程建設(shè)管理和工程建設(shè)項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像載體材料等。4 職責(zé) 地區(qū)公司綜合部/綜合辦 負(fù)責(zé)地區(qū)公司項目工程檔案的收集和匯總整理； 負(fù)責(zé)組織向本地區(qū)城建檔案館備案； 負(fù)責(zé)本地區(qū)檔案的保管。 各相關(guān)部門 負(fù)責(zé)按要求準(zhǔn)備檔案資料并提交給地區(qū)公司綜合部/綜合辦。5 工作程序工程檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的原則。此項工作要做到工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工資料、竣工圖的驗收同步進行。 工程檔案的歸檔范圍、內(nèi)容、要求 工程檔案歸檔范圍詳見附件：《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》。 工程檔案歸檔的主要內(nèi)容為六個方面，即：工程基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、綜合管理文件。 工程檔案歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙（及與竣工圖配套的CAD電子文件）。 不歸檔的文件材料包括：a) 正式施工前的草圖，未定型的圖紙；b) 重份文件材料和重份圖紙；c) 無查考價值的臨時性的文件。 工程過程中使用的工程文件材料不允許隨便更改，如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準(zhǔn)手續(xù)。 歸檔的工程文件材料要求格式統(tǒng)一，字跡工整，圖表清晰；底圖格式必須按國家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制完成；藍圖規(guī)格必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，字、圖清晰，用紙優(yōu)良；所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工章。利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖。 工程檔案的歸檔流程 流程簡要示意圖a) 各部門在工作中形成的文件材料（主要為工程基建文件）； 勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工單位在項目建設(shè)中形成的文件材料；①各部門、各單位自行收集、積累。②工程檔案員每周進行收集、檢查。b) 分類——按工程項目。按問題。c) 整理組卷——①按歸檔范圍、規(guī)范要求排列各種文件或?qū)I(yè)性材料；②修補、粘貼破損或過小的文件材料；③將過大的文件材料、表格、圖紙按規(guī)定折疊成形；④打頁號：每卷單獨編號，頁號從1開始；⑤填寫卷內(nèi)文件目錄——包括序號（以一份文件為單位，從１開始）、責(zé)任者（填寫文件的直接形成單位和個人）、文件編號（填寫工程文件原有的文號或圖號）、文件題名（填寫文件標(biāo)題的全稱）、日期（填寫形成的日期）、頁次（填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號）、備注；d) 案卷裝訂——①拆除文件材料上的金屬物；②全卷文字材料集中裝訂（三孔一線）；③即有文字材料，又有圖紙的案卷裝訂（三孔一線）。e) 填寫備考表——包括標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及對案卷情況的說明；立卷人；審核人；立卷時間。f) 填寫案卷封面——包括檔號（由分類號、項目號、案卷號組成）、檔案館代號（由檔案館填寫）、案卷題名（包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容）、編制單位（填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者）、起止日期（填寫案全部文件形成的起止日期）、密級（分為絕密、機密、秘密三種）、保管期限（分為永久、長期、短期三種）、共幾卷、第幾卷。g) 案卷進盒。h) 歸檔驗收。i) 填寫移交檔案目錄——包括順序號；檔案號；案卷題名；日期；頁；保管期限；移交單位；移交經(jīng)手人；接收單位；接收人；交接日期。 j) 移交檔案案卷。 流程簡要示意圖的部分說明a) 地區(qū)公司綜合部/綜合辦在接到工程項目后，布置形成積累工程文件材料的任務(wù)。因地區(qū)公司各部門均為立卷單位，故由工程檔案員負(fù)責(zé)每周定期向地區(qū)公司各部門收集已辦理完畢的或已形成的文件材料（主要為工程基建文件），并根據(jù)工程文件形成的具體情況編制預(yù)立卷類目，將收集的資料按類目分別存放積累，具體參照《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》執(zhí)行。b) 工程項目實行總承包給外單位的，由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的工程文件，交總承包單位匯總、整理、立卷，竣工時由總承包單位向地區(qū)公司綜合部/綜合辦提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案資料。c) 工程項目由
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