地產(chǎn)公司業(yè)務(wù)流程管理手冊(cè)工程檔案管理作業(yè)指引-在線瀏覽
2025-06-01 05:58本頁(yè)面
【正文】 項(xiàng)目部驗(yàn)收文件取得后一周內(nèi)3竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久√項(xiàng)目部驗(yàn)收文件取得后一周內(nèi)４竣工備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）永久√項(xiàng)目部驗(yàn)收文件取得后一周內(nèi)５工程質(zhì)量保修書永久√項(xiàng)目部文件取得后一周內(nèi)三財(cái)務(wù)文件１決算文件永久√財(cái)務(wù)部決算完成后一周內(nèi)２交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表永久√財(cái)務(wù)部文件形成后一周內(nèi)四聲像、電子檔案1工程照片永久√項(xiàng)目部竣工驗(yàn)收前2錄音、錄像材料永久√項(xiàng)目部竣工驗(yàn)收前3光盤、磁盤永久√項(xiàng)目部竣工驗(yàn)收前六、綜合管理文件序號(hào)歸 檔 文 件保管期限文件來(lái)源提交文件時(shí)間建設(shè)單位城建檔案館1合同文件（包括建筑、裝飾、采購(gòu)等）長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)管理部合同簽訂后一周內(nèi)2會(huì)議資料長(zhǎng)期項(xiàng)目部會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)3業(yè)務(wù)聯(lián)系單（包括各類設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單、內(nèi)部工作聯(lián)系單等）長(zhǎng)期項(xiàng)目部文件形成后一周內(nèi)4工程洽商記錄長(zhǎng)期項(xiàng)目部文件形成后一周內(nèi)5工作計(jì)劃、進(jìn)度表等長(zhǎng)期項(xiàng)目部文件形成后一周內(nèi)6政策性文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等長(zhǎng)期政府部門等文件取得后一周內(nèi)7內(nèi)部公文等長(zhǎng)期公司各部門文件收到后一周內(nèi)備注：（“√”處）要求的工程資料文件均需提供原件。 本細(xì)則之附件與細(xì)則本身具有同等約束力，未涉及之處，參見國(guó)家現(xiàn)行的有關(guān)法律、規(guī)范等。 嚴(yán)格把好檔案的鑒定關(guān)，檔案銷毀須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能進(jìn)行。 集中統(tǒng)一管理工程項(xiàng)目建設(shè)的全部檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管和提供利用工作。銷毀時(shí)須與檔案管理崗一起進(jìn)行，雙方并在銷毀清冊(cè)上簽字，以備查。對(duì)于超過(guò)保管期限的工程檔案定期進(jìn)行鑒定。 外單位查閱本地區(qū)公司檔案，須經(jīng)地區(qū)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。不得毀壞、涂改、外傳或遺失。如工作需要外借，須填寫借閱檔案審批單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。 工程檔案的借閱 借閱的工程檔案、資料需摘抄、拍照、復(fù)制時(shí)，須經(jīng)工程檔案員允許。地區(qū)公司綜合部/綜合辦的綜合管理文件由工程檔案員每周定期將文件移交給地區(qū)公司檔案室。檔案移交時(shí)，工程檔案員填寫工程檔案移交目錄，一式兩份，連同檔案經(jīng)地區(qū)公司檔案管理崗檢查、清點(diǎn)無(wú)誤后進(jìn)行移交。 地區(qū)公司綜合部/綜合辦于工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向市城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案（除竣工決算外）；如只有一套原件，必須復(fù)印一套在集團(tuán)公司檔案室存檔，再將原件移交城建檔案館。審查合格后向建設(shè)單位移交。 監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工前，將各自形成的工程檔案整理立卷后向建設(shè)單位移交。審查合格后向建設(shè)單位移交。 工程檔案的移交辦法和歸檔時(shí)間 地區(qū)公司的前期人員必須將在建項(xiàng)目工程的前期報(bào)批、審批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及時(shí)把原件交給定時(shí)來(lái)收集資料的工程檔案員，雙方做好文件材料的移交工作，由工程檔案員集中統(tǒng)一整理、歸檔、立卷后送交城建檔案館。e) 工程開工時(shí)，地區(qū)公司綜合部/綜合辦負(fù)責(zé)在城建檔案館備案，以確保城建檔案館隨時(shí)了解項(xiàng)目的工程進(jìn)度。c) 工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，竣工時(shí)向地區(qū)公司綜合部/綜合辦提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案資料，地區(qū)公司綜合部/綜合辦再進(jìn)行匯總、整理。因地區(qū)公司各部門均為立卷單位，故由工程檔案員負(fù)責(zé)每周定期向地區(qū)公司各部門收集已辦理完畢的或已形成的文件材料（主要為工程基建文件），并根據(jù)工程文件形成的具體情況編制預(yù)立卷類目，將收集的資料按類目分別存放積累，具體參照《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》執(zhí)行。 j) 移交檔案案卷。h) 歸檔驗(yàn)收。f) 填寫案卷封面——包括檔號(hào)（由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)組成）、檔案館代號(hào)（由檔案館填寫）、案卷題名（包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容）、編制單位（填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者）、起止日期（填寫案全部文件形成的起止日期）、密級(jí)（分為絕密、機(jī)密、秘密三種）、保管期限（分為永久、長(zhǎng)期、短期三種）、共幾卷、第幾卷。c) 整理組卷——①按歸檔范圍、規(guī)范要求排列各種文件或?qū)I(yè)性材料；②修補(bǔ)、粘貼破損或過(guò)小的文件材料；③將過(guò)大的文件材料、表格、圖紙按規(guī)定折疊成形；④打頁(yè)號(hào)：每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從1開始；⑤填寫卷內(nèi)文件目錄——包括序號(hào)（以一份文件為單位，從１開始）、責(zé)任者（填寫文件的直接形成單位和個(gè)人）、文件編號(hào)（填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)）、文件題名（填寫文件標(biāo)題的全稱）、日期（填寫形成的日期）、頁(yè)次（填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)）、備注；d) 案卷裝訂——①拆除文件材料上的金屬物；②全卷文字材料集中裝訂（三孔一線）；③即有文字材料，又有圖紙的案卷裝訂（三孔一線）。b) 分類——按工程項(xiàng)目。 工程檔案的歸檔流程 流程簡(jiǎn)要示意圖a) 各部門在工作中形成的文件材料（主要為工程基建文件）； 勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位在項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料；①各部門、各單位自行收集、積累。 歸檔的工程文件材料要求格式統(tǒng)一，字跡工整，圖表清晰；底圖格式必須按國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制完成；藍(lán)圖規(guī)格必須符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)
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