【正文】 哈克房地產(chǎn)有限公司行政辦事務(wù)管理制度第一章 總 則第一條 為加強公司行政辦公事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，特制定本制度。第二條 本制度中所指行政辦公事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公用品管理、報刊及郵發(fā)管理等。第二章 檔案管理第三條 存檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件及材料。第四條 檔案管理指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案絕對安全。第五條 檔案的借閱與索?。海?）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接擔(dān)檔； （2）公司其他人員借閱檔案前，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)； （3）對借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案資料須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可摘錄和復(fù)制。第六條 檔案的銷毀（1）任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；（2）若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。 （3）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。第三章 印鑒管理第七條 公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后再由管理印鑒人蓋章，如違反此項規(guī)定其造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢和存檔。第十條 公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條后方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的使用情況，未使用的必須交回。第十一條 蓋章后若出現(xiàn)意外情況均由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第四章 公文打印管理第十二條 公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。第十三條 公司各店所有打印公文及文件，必須一式三份交各店總經(jīng)理辦公室留底存檔。第五章 辦公用品的管理第十四條 辦公用品的購發(fā)：（1）每月月底前，各店負(fù)責(zé)人將該部門辦公用品購用計劃提交總經(jīng)理辦公室；（2）總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)并由部室主任簽字領(lǐng)回；（3）除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；（4）公司新聘工作辦公用品，辦公室根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘正常工作。（5）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)；（6）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫時一定要由領(lǐng)取人員簽字；（7）辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，非工作不允許進(jìn)入庫房。第六章 報刊及郵發(fā)管理第十五條 報刊管理人員每半年按照公司的要求做出訂閱報刊計劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。第十六條 報刊管理人員負(fù)責(zé)報刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。第十七條 任何人不得隨意將報刊據(jù)為已用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)。第七章 附 則第十八條 公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。（1）私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或往郵局。（2）所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；（3）控制各類掛號信。凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準(zhǔn)，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。第十九條 本制度解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。第二十條 本制度從發(fā)布之日起生效。第一條 為使公司行政辦公事務(wù)管理水平提升到更高層次，特制定如下規(guī)定。第二條 辦公儀表規(guī)定：：男士著公司統(tǒng)一套裝、白襯衣、皮鞋，必配領(lǐng)帶；：女士著公司統(tǒng)一套裝、白襯衣、皮鞋；，熨燙平整，領(lǐng)帶筆挺，皮鞋亮凈。第三條 辦公室規(guī)定：：桌面除公司購置案頭用品及電腦外無其他物品；：放置文件文件盒、筆筒、書籍外，不準(zhǔn)放其他物品；：靠背、坐椅一律不能放任何物呂，人離開時將椅子放于是桌下；：桌前呈45176。角貼墻放置，橫式主機置顯示器下，豎式主機置桌面下；：置辦公桌下左角或輔桌后部，面朝辦公椅；：置輔桌后；：放指定地點，不得隨意移動；：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內(nèi)；：請置掛于是衣帽間或柜子內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅及地柜上。第四條 辦公語言規(guī)定：：您好，早晨好，您早，再見，請問，請您，勞駕您，謝謝，拜拜；：您好，請問，謝謝，再見；：您好，請稍候，我請示一下，請坐，對不起，請登記，我馬上去聯(lián)系，打擾您一下，好的，行。第五條 辦公行為規(guī)定：，不要串崗；、玩游戲或做與工作無關(guān)的事情；；，不要在辦公室化妝；，請在接待室或會議室進(jìn)行，私客不得在卡座區(qū)停留；，要事先到辦公室登記，一般內(nèi)部事務(wù)不得隨意使用接待室；，凡因私事打電話，發(fā)現(xiàn)一次罰款元；，發(fā)現(xiàn)一次罰款元；；同時，私客未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不準(zhǔn)使用公司電腦；，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，以公司名義發(fā)出郵件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；，不要索取、打印、復(fù)印其他部門的資料；，遲到、早退每分鐘扣工資元；，不得代人刷卡； ，否則罰款元；，一律認(rèn)同為事假；，應(yīng)先填報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的出差證明單；，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須與總經(jīng)理辦公室打招呼；，不能擅自進(jìn)入計算機房、客房服務(wù)中心、檔案室、打字室、財務(wù)部、會議室、接待室； 、茶杯等一切公物，帶回家私用。 本規(guī)定年月日開始執(zhí)行，望全體員工自覺遵守。總經(jīng)理辦公室即日起將實施監(jiān)督與檢查。公司辦公室員工崗位職責(zé)規(guī)定第一條 辦公室主任崗位職責(zé)。，制定每周工作計劃。元以下行政費用開支報告。元以上行政費用開支計劃。、防盜及交通等安全管理工作。第二條 人事行政專員崗位職責(zé)。第三條 前臺文員職責(zé)。、登記。、招待、接送來賓。、匯總、造表。，管理電梯，檢查燈光、門窗。第四條 辦公室副主任崗位職責(zé)。，研究、報批與實施引導(dǎo)激勵員工的激勵機。、記錄及內(nèi)刊。第五條 文 員、資料的打印、登記、發(fā)放、復(fù)印、裝訂。、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。哈克房地產(chǎn)有限公司辦公室主任責(zé)權(quán)規(guī)定第一章 職務(wù)規(guī)定第一條 負(fù)責(zé)督促、檢查行政部門對上級的指示、總經(jīng)理辦公室決議及總經(jīng)理決定的貫徹執(zhí)行。第二條 定期組織收集、分析、綜合公司有關(guān)生產(chǎn)、行政等方面的情況，主要做好典型經(jīng)驗的調(diào)查總結(jié)，及時向總經(jīng)理匯報、請示工作，并定期向上級書面匯報。第三條 根據(jù)總經(jīng)理提示，負(fù)責(zé)組織總經(jīng)理主持的工作會議，安排并做好會務(wù)工作。第四條 負(fù)責(zé)起草總經(jīng)理授意的綜合性工作計劃、總結(jié)和工作報告。第五條 組織起草總經(jīng)理辦公室文件，負(fù)責(zé)審核各職能部門以總經(jīng)理辦公室名義起草的文件，組織并做好公司文件的編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。第六條 組織做好總經(jīng)理辦公室印鑒和介紹信的使用保管、函電收發(fā)和報刊收訂分發(fā)工作，并及時編寫公司的大事記。第七條 協(xié)調(diào)、安排涉及多部門主管參加的各種會議。第八條 組織并做好來客接待和公車的管理工作。第九條 指導(dǎo)并做好電話話務(wù)與機線維護(hù)工作。第十條 根據(jù)總經(jīng)理提出的方針、目標(biāo)、要求，及時編制本室的方針目標(biāo)，并組織貫徹落實。第十一條 負(fù)責(zé)公司辦公用房的分配調(diào)整及辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)的制訂和管理，并對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化及各部門文明辦公進(jìn)行檢查督促。第十二條 負(fù)責(zé)完成總經(jīng)理臨時交給的各項任務(wù)。第二章 職權(quán)規(guī)定第十三條 有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和情況。第十四條 有權(quán)檢查督促對總經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況。第十五條 有權(quán)催促各部門按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù)。第十六條 有權(quán)催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。第十七條 有權(quán)按總經(jīng)理的指示，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。第十八條 有權(quán)安排、調(diào)度公車的使用。第十九條 對各部門以總經(jīng)理辦公室名義起草的文件有審核和校正權(quán)。第二十條 對不符合規(guī)定或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料，有權(quán)拒絕打印發(fā)放。第二十一條 對要求各部門主管參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權(quán)力。第二十二條 有權(quán)根據(jù)總經(jīng)理的指示，對辦公用房進(jìn)行分配和調(diào)整，并對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、督促。第三章 職責(zé)規(guī)定第二十三條 對得知生產(chǎn)行政工作出現(xiàn)異常情況后未及時向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé)。第二十四條 對總經(jīng)理辦公室行文的差錯，收集與整理的資料失實而造成的嚴(yán)重的后果負(fù)責(zé)。第二十五條 對機密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負(fù)責(zé)。第二十六條 對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時，或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象，影響工作負(fù)責(zé)。第二十七條 對印鑒、介紹信管理不嚴(yán)或使用不當(dāng)而造成的不良后果負(fù)責(zé)。第二十八條 對下屬工作質(zhì)量差造成的不良影響負(fù)責(zé)。第二十九條 對本室所屬崗位發(fā)生的設(shè)備、人身、交通、火災(zāi)事故負(fù)責(zé)。第三十條 對未及時根據(jù)公司方針目標(biāo)的有關(guān)要求，編制好本室方針目標(biāo)或未及時檢查和落實負(fù)責(zé)。哈克房地產(chǎn)有限公司秘書工作細(xì)則第一章 秘書的任務(wù)第一條 秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理些可由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。第二條 本公司秘書的工作有很多項內(nèi)容，簡單地表示如下：1. 傳達(dá)；2. 運轉(zhuǎn)；3. 助手；4. 書籍文件整理5. 室內(nèi)整理6. 代行事務(wù)；7. 會議事務(wù)；8. 調(diào)查；9. 記錄；10. 接待。第三條 以上工作的內(nèi)容以及分量，根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項工作的具體內(nèi)容決定。第二章 秘書的工作內(nèi)容第四條 傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下：來訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對方的意圖，并引其進(jìn)入會客室或經(jīng)理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預(yù)約。對不宜會見的人，在請示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由拒絕對方，或是將個人意見報經(jīng)理后作出答復(fù)。收聽電話時一定要先聲明“這里是公司”等，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。需要轉(zhuǎn)達(dá)時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)速。收到的郵件或送來的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書先進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時，如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報、快遞，可用電話告知。第五條 日常運轉(zhuǎn)工作對所確定經(jīng)理應(yīng)處理的事項，如會見、出席高層職員咐、總會等會議的日期和時間進(jìn)行記錄整理，并隨時進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出日程表。 日程計劃應(yīng)記入每月日程表，必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。 有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，而且這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第六條 用品的整理平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量。為些，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種，一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。經(jīng)理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入擔(dān)包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表，事先貼在那里以防遺漏。、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。第七條 文件整理業(yè)務(wù)、散亂，并且隨時可以提用，需要對這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，以便很容易地查到文件。 。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。 、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據(jù)應(yīng)用根據(jù)還可以分為每日必用、常用和不常用三種。 ，有必要對其進(jìn)行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上，便于參照。第八條 整理、清掃工作此項工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點：臺歷和墻上的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抺干凈。常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。 。 。第九條 代行業(yè)務(wù)秘書可以代行的事務(wù)主要有：、喪禮等儀式這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得快，同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，注意簡潔、迅速。有時根據(jù)情況，還要將對方的答復(fù)向經(jīng)理匯報。第十條 會議事務(wù)該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種帳目的管理，包括：各項物品的購入及發(fā)放