【正文】 1 絕密 * 精 品文檔 由 卡哇伊 1+1 管理工具箱系列 2 行政部 規(guī)范化管理工具箱 3 目 錄 第一章 行政部 組織結構與責權 一、 行政部組織結構圖 二、 行政部職責 三、 行政部權力 四、 行政總監(jiān)崗位職責 五、 行政經理崗位職責 第二章 前臺接待管理 一、 接待主管崗位職責 二、 接待專員崗位職責 三、 客人來訪登記表 1．公司前臺來訪客人登記表 2． 前臺接待來訪記錄表 3．物業(yè)公司前臺來客登記表 四、 前臺 接待 日志 表 五、 函件收發(fā)登記表 1． 信函與快件簽收登記表 2．信函與快件寄送登記表 六、前臺接待管理流程 1．預約客人來訪接待工作流程 2．來電轉接流程 七、 收發(fā)文件管理流程 1．信函收發(fā) 工作 流程 2．接收信函、快件工作流 程 3．寄送信函、快件 工作 流程 4．傳真發(fā)文 工作 流程 5．傳真收文工作流程 6．收文背簽流程 4 八、 前臺接待流程 九、 來電處理流程 第三章 辦公事務管理 一、 辦公事務主管崗位職責 二、 辦公事務專員崗位職責 三、 行政辦公 秘書崗位 職責 四 、辦公用品訂購審批單 五、辦公用品臺賬 六、 報廢物品清單 七、辦公用品領用表 八、辦公設備登記表 九、辦公文書會簽單 1．文件會簽單 2． 行文單 3． 目錄表 十、印章使用登記表 １．印章使用審批表 ２．印章使用登記表 十一、文書檔案借閱審批表 十二、辦公用品管理流程 1．辦公用 品購買流程 ２．辦公用品領用流程 十三、辦公設備購買流程 １．辦公設備購買審批流程 ２．辦公設備詢價流程 ３．辦公設備比價流程 ４．辦公設備采購流程 十四、文書檔案管理流程 １．發(fā)文管理流程 5 2．收文管理流程 3．檔案歸檔流程 4．檔案借閱歸還流程 5．檔案銷毀流程 十五、往來信件管理流程 十六、公司印章管理流程 1． 制刻申請流程 2． 使用流程 十七、 公司證照管理流程 第四章 行政人事管理 一、 行政主管崗位職責 二、 行政人事管理專員職責 三、 費用報銷標準 四、員工考勤登記表 五、年度考勤匯總表 六、員工請 假申請單 七、員工加班申請表 八、員工出差申請表 九、差旅費報銷清單 十、公司會議記錄表 1．公司會議記錄表一 2．公司會議記錄表二 十一、 提案管理記錄表 十二、員工提案評定表 十三、員工獎懲記錄表 十四、 員工違紀處理表 十五、 會議管理流程 十六、 出差管理流程 十七、 提案管理流程 6 十八、 會議工作評估表 第五章 安全保密管理 一、 安全主管崗位職責 二、 安全專員崗位職責 三、 電梯設備巡視記錄表 四、 電梯維修保養(yǎng)記錄 1．電梯月維修保養(yǎng)記錄 2．電梯季維修保養(yǎng)記錄 3．電梯年維修保養(yǎng)記錄 五、 值班登記日志表 六 、 保安執(zhí)勤日志表 七、 外出員工登記表 八、 來賓出入登記表 九、 安全狀況檢查表 十、 防火設施檢查表 十一、 安全事故報告書 十二、 突發(fā)事故報告表 十三、 事故統(tǒng)計匯總表 十四、 人員出入管理流程 十五、 消防安全管理流程 十六、 安全檢查管理流程 十七、 突發(fā)事件處理流程 第六章 車輛管理 一 、車輛主管崗位職責 二、 司機崗位職責 三、 車輛登記表 四、 車輛檢查表 1． 車輛檢查日志 2． 車輛檢點表 7 五、 車輛請修表 六、 保養(yǎng)記錄表 七、 車輛加油表 1．車輛加油申請表 2．車輛加油記錄表 八、 用車申請表 1．用車申請表 2．車 輛使用申請表 九、 派車記錄單 十、 車輛事故單 1．車輛事故現(xiàn)場記錄單 2．車輛事故報告單 十一、 用車記錄表 1．司機用車記錄表 2．車輛使用日志表 3．車輛使用狀況月報表 十二、 車輛費用表 1． 車輛費用 報銷 單 2．車輛費用月度統(tǒng)計表 十三、 事故處理流程 十四、 車輛管理流程 1．車輛使用流程 2．車輛加油管理流程 3．車輛安全管理流程 十五、 肇事處理流程圖 十六、 車輛費用額度控制程序圖 第七章 總務后勤管理 一 、 總務后勤主管崗位職責 二、 總務后勤專員 崗位職責 8 三、 宿舍管理專員 崗位職責 四、 食堂 管理專員 崗位職責 五、 保潔人員崗位職責 六、 綠化人員崗位職責 七、 食堂衛(wèi)生檢查表 八、 住宿人員管理表 1．住宿申請表 2．住宿人員資料卡 3．宿舍分配申請表 4．住宿登記表 5．宿舍檢查登記表 6．宿舍物品借用卡 九、 清潔衛(wèi)生管理表 1．衛(wèi)生區(qū)域劃計劃表 2．清潔工作安排表 3．衛(wèi)生狀況檢查表 4．清潔衛(wèi)生評分表 十、 員工宿舍管理流程 1．宿舍管 理方案制定流程 2．員工入住宿舍管理流程 十一、 員工食堂管理流程 十二、 清潔衛(wèi)生管理流程 十三、 企業(yè)綠化管理流程 第 八 章 公關事務管理 一 、 公關事務主管崗位職責 二、 公關事務專員崗位職責 三、 商務接待安排表 四、 公務接待審批表 五、 公關活動策劃表 9 六、 危機預警處理表 七、 危機記錄分析表 八、 重要接待流程 九、危機處理流程 十、媒體宣傳流程 十一、接待規(guī)格表 十二、例外事項工作安排表 10 第一章 行政部組織結構與責權 11 一、 行政部組織結構 圖 行政總監(jiān) 行政經理 安全保密主管 人事行政主管2 辦公事務主管 安 全 專 員 辦公專員專員 秘 書 后勤總務主管 行政 專 員 后勤專員 宿管專員 食 堂 管 理 專 員 保潔人員 綠化人員 接待專員 公關專員 司 機 前臺接待主管 公關事務主管 車輛 主管 12 二 、行政部職責 職責 1 根 據領導意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略，負責起草重要文稿，牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究 職責 3 公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作 職責 4 員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作 職責 5 負責前臺接待、客人來訪登記迎送等招待工作 職責 6 負責公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作 職責 7 負責公司車輛調動管理工作 職責 8 負責公司總務后勤管理工作 職責 9 負責公司對外宣傳、公關工作 職 責 10 牽頭組織危機管理委員會，制定危機處理預案 職責 11 完成公司高層臨時交 辦 的工作 職責 2 負責全公司 資料、信息管理以及宣傳報道等 日常行政事務管理工作 13 三 、行政部 權力 四 、行政總監(jiān)崗位職責 職責 1 審查 核準 辦公、行政、總務、安全保衛(wèi)、公關等行政管理 相關 關規(guī)章制度 職責 3 根據企業(yè)階段性目標和年度計劃，制定所屬部門的年度目標、計劃和措施 職責 4 組織行政部自查和職能檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題 職責 5 負責企業(yè)各系統(tǒng)思想、文化建設，籌劃增強員工凝聚力的宣傳和教育 職責 6 負責比較重要的對外接待、聯(lián)誼、公關事宜的組織、安排和實施 職責 7 組織公司有關法律事務的處理工作，指導、監(jiān)督檢查公司保密工作的執(zhí)行情況 職責 8 負責考核行政部各主管并向總經理提請行政 部經理考核的建議 職責 9 負責行政部突發(fā)事件的處理 及總經理臨時交辦的工作 職責 2 審查 核準 辦公、行政、總務、安全保衛(wèi)、公關等 各主管年度計劃方案 職責 1 根據公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經營計劃有建議權 職責 3 依照制度，按規(guī)定程序，實施對其他部門處罰的建議權 職責 4 依照制度，對公司員工違反行政制度的處罰建議權 職責 5 依照制度，對公司行政資源（包括車輛、辦公設備等）合理調動的權力 職責 6 部門內部員工聘任、解聘的建議權 職責 2 依照制度，對行政稽查中發(fā)現(xiàn)的問題實施 處理的權力 14 五 、行政經理崗位職責 職責 1 在行政總監(jiān)領導下，負責管理和監(jiān)督企業(yè)的行政、后勤總務、環(huán)境和保衛(wèi)等工作 職責 3 負責組織行政季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃 職責 4 本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作 職責 5 組織收集 各部門的工作動態(tài)，協(xié)助公司領導協(xié)調各部門之間相關的業(yè)務工作 職責 6 做 好公司 重要 來賓的接待工作或代表公司與政府對口部門和 有關團體、機構聯(lián)絡 職責 7 負責召集公司辦公會議，檢查督促公司領導布置的各項工作的落實情況 職責 8 貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協(xié)作配合 職責 9 負責召集本部門的有關工作會議 職責 10 負責 組織 編寫公司年度大事記 職責 11 負責行政部突發(fā)事件及公司領導臨時交辦事件的處理 職責 2 行政管理方針、政策和制度。指定人事管理和辦公、行政管理的有關規(guī)章制度 15 第二章 前臺接待管理 16 一、接待主管崗位職責 職責 1 制定 前臺 接待 工作 年度計劃，報 行政 部 經理 審批 職責 3 對 前臺接待專員 進行有效的培訓 和指導 ，提高其業(yè)務水 平和服務素質 職責 4 協(xié)助前臺接待 專 員做好重要客人的接待工作 及 重要留言的落實 情況 職責 5 主持前臺班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦 職責 6 參加行政例會，及時了解員工的思