員工費用報銷流程及辦法(已修改)
2025-01-27 22:52 本頁面
【正文】 ，提升報銷流轉(zhuǎn)速度和精確度，充分發(fā)揮會計核算及監(jiān)督職能，提高管理效 益，特制定本辦法，請各位同仁配合執(zhí)行；本辦法適用于合富集團(tuán)全體員工；本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后立即實行，原來與之相關(guān)的其他辦法隨之失效。 一、通則 1. 任何一種類型之請購及支出，包含物品設(shè)備請購、差旅費、車費、交際費等， 必須于事件發(fā)生前 依照“預(yù)算及費用之審核權(quán)限”規(guī)定取得權(quán)責(zé)人的書面核準(zhǔn)。 2. 報銷人員必須取得完整真實、合法之原始憑證 (發(fā)票之單位名稱必須是正確無誤（合富生化 /合益信息 /合康生物） )，由報銷人整齊地自行粘貼在 A4 紙大小之粘存單上，同類性質(zhì)必須粘在一起。“請款單”和“費用及出差旅費報銷申請表 ” 按 原始憑證之交易發(fā)生時間分類詳細(xì)填寫，并自行編號以便參照。付款一般采用支票、轉(zhuǎn)帳及匯入員工帳戶等方式，經(jīng)授權(quán)人員核準(zhǔn)并經(jīng)財務(wù)部復(fù)核通過，方可付款。 3. 報銷以“周”為單位，并附相關(guān)憑證，不得幾周憑證粘于一起，否則財務(wù)部將予以退單處理。當(dāng)月發(fā)生的費用應(yīng)盡量在當(dāng)月報銷， 最晚不得超過發(fā)生月份的次月，如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，否則財務(wù)部將不予報銷。 4. 對于報銷時出現(xiàn)填寫或計算的錯誤，公司采取只減不加的方式，針對不寫小計數(shù)和總計數(shù)，報銷總額的 20%將會被扣除；針對加總錯誤，差額部分的 50%將會被扣除。 5. 簽名 的規(guī)定： ① 所有員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認(rèn)真審核之責(zé)。 ② 所有簽名應(yīng)同時附注日期，如不附注日期，當(dāng)產(chǎn)生爭議時，未簽注日期之員工將承擔(dān)最不利之結(jié)果。 6. 財務(wù)復(fù)核結(jié)果視情況做下列處置： ① 退回報銷單 (注明退回原因 )。 ② 剔除部分不合格、不合理、說明不全之金額后付款 (附剔除原因 )。 ③ 要求報銷人員補充說明或補必要單證。 ④ 交出納付（匯）款。 7. 每周匯員工報銷款一次，每月的最后一個周五不匯款。 8. 每周匯員工報銷款后，差異表會 Email 給各部門主管及秘書或助理， 各位員工如有疑問可向各部門秘書或助理查詢。 9. 在報銷流程前，所有單據(jù)未齊備的，必須補齊手續(xù)后方可進(jìn)入報銷流程。 二、報銷流程： 1. 事先核準(zhǔn)及事后報銷表單流程如下： 實物報銷：報銷條件為發(fā)票、驗收（入庫）單、采購單原件，三者缺一不可，特別情況為采購單帶支票提貨，請先填寫《公洽借款單》，經(jīng)核準(zhǔn)入帳后再開出支票，三日內(nèi)繳回支票簽收之存根及發(fā)票、驗收單。 ① 出 差：“出差 (預(yù)算 )申請書 ” →“費用及出差旅費報銷申請表 ” 和“交通費用報銷單” (附已經(jīng)核準(zhǔn)之“出差（預(yù)算）申請書” )；銷售人員須另附《行動周報及時 間分配表》。 ② 交 際 費： “ 出差（預(yù)算）申請書 (交際欄 )” → “ 報銷請款單 ” 或“費用及出差旅費報銷申請表 ” (附已經(jīng)核準(zhǔn)之 “ 出差預(yù)算申請書 (交際欄 )” )。 ③ 車 費：“合富用車申請書”→“費用及出差旅費報銷申請
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