【正文】 關(guān)于公文處理、印章與 檔案管理的若干問題 安徽大學(xué)教授 馬仁杰博士 二 O一一年二月十日 2022/2/6 2 主 要 內(nèi) 容 一、公文處理 二、印章管理 三、檔案管理 2022/2/6 3 一、公文處理 （一 ）發(fā)文程序與辦理 發(fā)文程序 是 公文處理的重要環(huán)節(jié)， 《 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 第 二十四條規(guī)定“發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制 發(fā) 公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。” 發(fā)文處理是一個(gè)不斷形成和積累公文的過程；是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，形成、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由發(fā)文機(jī)關(guān)眾多工作人員共同參與的集體活動(dòng)過程。 2022/2/6 4 擬稿 ? 擬稿即擬定公文文稿，是發(fā)文辦理的初始環(huán)節(jié)，也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。擬稿一般由機(jī)關(guān)或單位的秘書部門負(fù)責(zé)，具體的由秘書草擬。如果草擬內(nèi)容是在職能部門承辦范圍之內(nèi)的，則由職能部門的工作人員草擬。 ? 擬定公文不同普通的文學(xué)創(chuàng)作，由于公文的特殊性，因而要求擬定的內(nèi)容符合 單位 的集體意識，具體而言，是在領(lǐng)導(dǎo)授意內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行的寫作。這要求秘書部門要收集相關(guān)信息，以正確的政策為指導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)的意識為方向，對公文進(jìn)行草 擬 。 ? 擬稿要做到符合法律 、 法規(guī) 和 政策要求，內(nèi)容要明晰 ， 條理 要 清楚， 要 體現(xiàn) 單位領(lǐng)導(dǎo) 的意識，要格式規(guī)范，文字簡潔。 ? 為了更好的擬稿，工作人員要加強(qiáng)政策、理論 和相關(guān)業(yè)務(wù)知識 的學(xué)習(xí)，要及時(shí)收集單位的有用信息，要學(xué)會(huì)總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提高文字表達(dá)的能力。 2022/2/6 5 會(huì)商 ? 會(huì)商是指發(fā)文 單位 擬稿的內(nèi)容涉及其他職能部門時(shí)， 應(yīng) 主動(dòng)與其他職能部門聯(lián)系，進(jìn)行商討，爭取獲得同意和支持，以免越權(quán)或者造成其他矛盾，使得收文單位難以處理。 ? 會(huì)商是 提高 公文的合法性和 有效性的重要 環(huán)節(jié)，是 十分 重要的。如果各個(gè)部門下發(fā)的公文 相互 沖突，就 會(huì) 導(dǎo)致政令不統(tǒng)一，影響公文的效用，使得 相關(guān) 工作無法順利開展。這就提醒我們在發(fā)文之前進(jìn)行 必要的 會(huì)商、將不統(tǒng)一化為統(tǒng)一是 非常 重要的。 ? 會(huì)商要弄清楚除了發(fā)文機(jī)關(guān)， 還 涉及 哪些 部門，如果涉及其他多個(gè)部門，都需要聯(lián)系，不能遺漏會(huì)商對象。會(huì)商的方式有很多種，可以通過電話進(jìn)行聯(lián)系， 也 可以采用書面文書的形式交流， 還 可以 通過面談、 座談 等 方式 進(jìn)行協(xié)商 。對于會(huì)商的結(jié)果，如果各方達(dá)成統(tǒng)一意見，需要在相關(guān)的意見欄內(nèi)注明；如果會(huì)商未能統(tǒng)一意見，則需要上報(bào)上級機(jī)關(guān)，由上級機(jī)關(guān)定奪。 2022/2/6 6 審核 ? 審核是指機(jī)關(guān)或單位秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人，對擬稿的公文進(jìn)行審查、核準(zhǔn)以及修改。這個(gè)過程是對草擬的公文進(jìn)行把關(guān)，看其是否符合相關(guān)政策，是否做到了真正體現(xiàn)部門的意識，是否交代清楚了需要 傳遞 的內(nèi)容，從而確保發(fā)文的質(zhì)量。 ? 審核過程十分重要，一般 是由 經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書人員 或辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人 擔(dān)任。通過審核，不僅可以保證公文的質(zhì)量，而且可以控制發(fā)文的數(shù)量。 ? 具體而言，審核內(nèi)容包括： （ 1）確認(rèn)是否具有發(fā)文的必要 ； （ 2）確認(rèn)公文的格式是否正確 ； （ 3）確認(rèn)公文選用的文種是否恰當(dāng) ； （ 4）確認(rèn)公文的內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)，是否正確、全面 地 體現(xiàn)了單位的意識，語言是否準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)是否完整，涉及的數(shù)據(jù)、人名、時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)點(diǎn)等是否無誤 等； （ 5）確認(rèn)公文的發(fā)文單位是否正確，行文方式是否恰當(dāng)。 ? 針對審核 過程中發(fā)現(xiàn) 的問題，要及時(shí)進(jìn)行處理和修改，以保證公文的權(quán)威性。 2022/2/6 7 簽發(fā) ? 簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)進(jìn)行審核的公文進(jìn)行最終的審核，并進(jìn)行簽署，決定印發(fā)。簽發(fā)是發(fā)文過程中公文草擬的最終環(huán)節(jié)。 公文一旦進(jìn)行簽發(fā)，即刻生效，具有法律效力 ? 進(jìn)行簽發(fā)前，單位的領(lǐng)導(dǎo)要對公文進(jìn)行最后一次的全面審查，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，確認(rèn)無誤后才能進(jìn)行簽署。簽發(fā)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)首先要明確簽署自己的意見，如“同意”、“發(fā)”等，然后簽署自己的姓名和簽署時(shí)間。 簽發(fā)后的公文是定稿，是可以作為法律依據(jù)的文件。 ? 簽發(fā)時(shí)首先要先對公文內(nèi)容進(jìn)行最后的把關(guān)，確保公文的質(zhì)量，提高工作效率；其次， 簽發(fā)不能越級 ，各級領(lǐng)導(dǎo)人只能負(fù)責(zé)簽發(fā)自己職責(zé)以內(nèi)的公文；如果相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人不在，可以授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽發(fā)；再次，簽發(fā)時(shí)態(tài)度要嚴(yán)肅，簽署姓名要寫全稱，不可只寫姓； 簽發(fā)的時(shí)間也要清楚注明。 2022/2/6 8 復(fù)核 ? 復(fù)核是在繕印公文前，出于慎重以及對公文具有法定效力的尊重，秘書部門對定稿履行復(fù)核手續(xù)。這種復(fù)核手續(xù)包括從格式到內(nèi)容的檢查，具體包括復(fù)核公文的格式是否規(guī)范；復(fù)核公文簽發(fā)手續(xù)是否完整；復(fù)核公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確；復(fù)核公文行文關(guān)系是否正確。 繕印 ? 繕印是指將公文的定稿印成正式對外發(fā)送的文本。繕印可以先進(jìn)行人工謄寫或者是機(jī)器謄寫，無論采取哪種方式，都要做到文本清晰、字體適中、裝訂美觀?？樣《傻奈谋臼蔷哂蟹ǘㄐЯΦ模亲罱K的成品。印制文件可以采用油印、復(fù)印、膠印、激光打印等多種方式，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成指定份數(shù)的印刷。 ? 繕印時(shí)要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)。首先是繕印要以定稿為底本，不能隨意地改動(dòng)，對原稿也要進(jìn)行保存。其次是繕印機(jī)密文件時(shí)，要做好保密工作，由專人負(fù)責(zé)，以免泄露機(jī)密。 2022/2/6 9 校對 ? 校對是依據(jù)定稿，對繕印的內(nèi)容進(jìn)行核準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)繕印錯(cuò)誤的地方要及時(shí)進(jìn)行修正。校對的基本原則是忠于定稿。校對時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，杜絕錯(cuò)誤，保證公文的法定效力和嚴(yán)肅性。為了明確責(zé)任，負(fù)責(zé)繕印和校對的工作人員都應(yīng)當(dāng)在校本上簽名。 用印或簽署 ? 用印是指在公文的正本上加蓋機(jī)構(gòu)或單位的公章。用印后的公文法律效力即刻生效。簽署是指在公文的正本上由領(lǐng)導(dǎo)人簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章，簽署姓名或加蓋領(lǐng)導(dǎo)人印章后，公文的法律效力即刻生效。 ? 用印是有要求的。首先，未經(jīng)簽發(fā)的公文不可用?。黄浯?，用印時(shí)采用的公章要與發(fā)文單位一致；再次，用印時(shí)，若是單獨(dú)蓋章要清晰端正，蓋在成文日期上，上邊緣不能壓住正文，下邊緣要騎年蓋月；若是聯(lián)合行文的，發(fā)文機(jī)關(guān)都需要用?。ň唧w的印章管理內(nèi)容放在本講座的第二部分）。 20