【正文】 結(jié)構(gòu)化思考 形象化表達 用圖表說話，做一流 PPT 高級講師 王佑 討論 ? 工作中，你需要進行哪些內(nèi)容的演講和展示？ ? 在制作 PPT過程中，你常常會遇到哪些困難？ ? 演示過程中，你如何吸引別人的注意，打動別人？ 不成功的演示最常見的三類問題 目標不清 結(jié)構(gòu)混亂 展示不力 … … … … … … … … … … … … 本次培訓的目標 1. 掌握進行情境分析的方法，使你的匯報更具針對性 2. 通過合理的結(jié)構(gòu)組織材料，使你的展示內(nèi)容清晰易懂 3. 了解并靈活使用典型的邏輯方法，使你的觀點更加具有說服力 4. 掌握展示匯報常用圖表的使用方法，使你的 PPT更加生動 結(jié)構(gòu)化思考，形象化表達 ?演示匯報“四部曲” 結(jié)構(gòu)設(shè)計 情境分析 撰寫美化 演示匯報 1 2 3 4 匯報對象是誰？ 環(huán)境的影響？ 如何獲得同意和支持？ 匯報的目標是什么？ 表達什么觀點？ 匯報哪些內(nèi)容？ 會有哪些反對意見？ ?給誰看 ? ?要達到什么目的？ ??? ? 觀點是什么？ ? 如何建立邏輯框架？ ? ?? ? 如何組織材料？ ? 怎么靈活運用圖形？ ? ?? ? 怎樣口頭表達你的思想？ ? 如何合理利用幻燈片？ ? ?? 目錄 如何進行演示前的情景分析 如何構(gòu)建清晰易懂的演示結(jié)構(gòu) 如何制作圖文并茂的幻燈片 第一部分 第二部分 第三部分 圖表的應用 第四部分 如何使演示匯報更加生動 第五部分 目錄 第一部分 如何進行演示前的情景分析 摘 要 ?確定演示目標 ?分析演示對象 ?制定演示策略 認識演講與展示 總體 目標 聽眾分析 場景 分析 具體 目標 演講和展示前常常需要考慮很多問題 …… 為什么做這次演示？ 我要說服誰？ 匯報和演示多長時間 他們希望了解什么，期待什么 有哪些資料可以利用？ 我最想傳遞的是什么 聽眾分析、預測與策略制訂 聽眾分析 聽眾預測與策略 項目 具體內(nèi)容 聽眾興趣與策略 理解能力與策略 態(tài)度與策略 年齡 平均年齡 年齡范圍 性別 男女比例 教育 程度 學歷 /專業(yè) 行業(yè) 職業(yè) 政府 /國企 外企 /民企 職務(wù) 職位 高管 /中層 /基層 銷售 /研發(fā) /財務(wù) 地理 文化 北京 /上海 /廣東 … ；歐美 /日本 /印度 ….. 場景分析 分析內(nèi)容 狀況與策略 項目 內(nèi)容 人數(shù) 小型討論 大會演講 會場 大小、形狀 布局狀況 … 設(shè)備 講臺、課桌、 投影、黑板、 時間 上午、下午 飯后、飯前 占用 時間 在整個活動 中的時間段 長度 合理安排時間 最后，寫出來你的演示目標 ? 演示目標 ? 演示者想要從聽眾那里得到的回應的詳細陳述 ? 為什么要寫出來演講目標？ ? 示例 ? 我希望王總批準我提出的預算 ? “向總經(jīng)理匯報前期工作過程、取得的成果和下一步工作計劃，獲得批準“ ? “動員公司全體人員行動起來，積極配合當前變革項目的開展“ ? “讓客戶體會到本公司產(chǎn)品在服務(wù)和速度上的獨特優(yōu)勢“ ? 我希望客戶 了解 我們的方案 ? 我希望客戶 相信 我們的能力 ? 我希望客戶 選擇 我們的方案 兩種典型的演講 知識性演講 說服性演講 總體 目標 ? 傳遞知識，解釋、說明復雜事物 ? 不持有立場，向聽眾傳遞信息 ? 表達清楚、方便理解、記憶 ? 影響聽眾信念，促使聽眾行動 ? 持有立場，設(shè)法使聽眾接受、支持 ? 尋找理由、論據(jù)，支持自己的觀點 練習：對你最近的一次匯報進行情境分析 匯報目標 匯報對象 觀點與 匯報內(nèi)容 如何獲得同意和支持？ 會有哪些反對意見，如何應對？ 其它有利或不利因素？ 目錄 第二部分 如何構(gòu)建清晰易懂的演示結(jié)構(gòu) ?清晰的演示結(jié)構(gòu)化需要注意哪些問題 ?如何建立清晰易懂的演示結(jié)構(gòu) ?建立演示結(jié)構(gòu)的工具 摘 要 討論 ?如何建立清晰易懂的演示結(jié)構(gòu) ?在撰寫報告的過程中，如何進行構(gòu)思 結(jié)構(gòu)化表達的四個原則 ? 自上而下 ?先從結(jié)論講起，說明問題的全貌 ?直接說明中心思想 ? 層次清晰 ?把相關(guān)性議題在一個章節(jié)內(nèi)說清楚 ?分清楚議題的層次 ? 結(jié)構(gòu)簡單 ?表達的結(jié)構(gòu)越簡單越好 ? 重點突出 ?不要試圖傳遞過多的信息 ?要把最想傳遞的信息突出出來 自上而下 重點突出 自上而下 層次清晰 事實 分析過程 結(jié)論 溝通過程： 結(jié)論 分析論證 下一步的行動 結(jié)果是什么？ 為什么是這樣的結(jié)論？ 下一步應該怎么做？過程、步驟、注意事項。 分析問題的過程： 結(jié)構(gòu)化表達原則之一：自上而下的表達原則 總體 評價 關(guān)鍵問題分析 問題歸納 現(xiàn)狀詳細調(diào)研 自上而下進行問題闡述 問題闡述 問題歸納 自下而上進行問題分類總結(jié)歸納 現(xiàn)狀事實、表象問題 分類歸納 后的問題 ?對于演示和匯報而言，最為重要的是結(jié)構(gòu)清晰，觀點鮮明，論證充分 結(jié)構(gòu)化表達原則之一：自上而下的表達原則 Mutually Exclusive， Collectively Exhaustive 完全窮盡，相互獨立 未窮盡 不獨立 結(jié)構(gòu)化表達原則之二：層次清晰的表達原則 人 男人 已婚人士 人 男人 未婚女人 人 男人 女人 已婚男人 未婚男人 已婚女人 未婚女人 21 ? 我們應把房子出售 – 我們需要更大的地方 – 房子已很舊，需進行花費很高的基本維修 – 廚房太小 – 爐子壞了 – 屋頂有些漏雨 – 我們這條街交通太繁忙了 ? 成立新公司進入新市場的障礙很少 – 開業(yè)的成本很低 – 沒有法規(guī)上的限制 – 不太需要專有的科技或?qū)I(yè)知識 – 已有符合條件的 員工 – 現(xiàn)成的辦公室可以直接使用 結(jié)構(gòu)化表達原則之二：層次清晰的表達原則 22 練 習 題 二 1. Kewpie新推出價格較低、口味較好的醬汁 2. Ragu改變其醬汁配方但客戶不喜歡 3. 美國的「面食風潮」已過 4. 競爭對手們的產(chǎn)品較受客戶喜愛 5. 新的流行趨勢是吃米食而非面食 6. Heinz成功地推出一項創(chuàng)新的「意大利第一面醬汁」 7. Ragu在醬汁中加重香料份量 8. 意大利肉醬面再度被視為廉價、呆板而無趣的食物 9. Hunt以高品質(zhì)的 Donello系列產(chǎn)品而占有更大的市場份額 10. Ragu在醬汁中減少肉的份量 11. Ragu意大利面在美國的銷售下跌，主要因為其反潮流而行的產(chǎn)品開發(fā)作法及市場環(huán)境趨勢的影響 請將下面 11條整理成一個金字塔結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)化表達原則之三：結(jié)構(gòu)簡單的表達原則 ?表述的結(jié)構(gòu)越簡單越好 ?最簡單的結(jié)構(gòu)、最容易記憶的結(jié)構(gòu)是 “三” ?將一個中心議題從三個方面展開 ?使“三點”有清晰的邏輯關(guān)系 ?使用 MECE原則檢驗三點是否正確 結(jié)構(gòu)化表達原則之四：重點突出的表達原則 ?演示匯報的 80/20原則 ?抓住問題的關(guān)鍵 ?重點突出 VS面面俱到 ?斷其一指 VS傷其十指 ?MECE檢驗后進行“亮點檢驗” ?核心思想 ?突出重點，關(guān)注“關(guān)鍵的少數(shù)” 80%的內(nèi)容 20%的內(nèi)容 80%的關(guān)注 20%的關(guān)注 引起 引起 結(jié)構(gòu)化表達原則之四：重點突出的表達原則 ? 任何時候都要突出重點 ?最希望別人知道的 ?最希望別人記住的 ?最想向別人傳遞的 ? 能夠吸引別人的亮點 ?創(chuàng)新和構(gòu)思 ?開頭非常重要 ?整個演示的設(shè)計非常重要 ? 重點突出的正確應用 ?在正文前面加上摘要 ?將大量的數(shù)據(jù)放到附錄里面 ?每一頁 PPT必須有非常清晰的重點 ?每一個圖形必須有非常清晰的重點 ? 重點突出的錯誤應用 ?過多的動畫 ?過多的剪貼畫 ?過多的幻燈片切換 ?希望在短時間內(nèi)傳達大量信息 結(jié)構(gòu)化表達原則之四：重點突出的表達原則 ?大象 與 蛇 ?一點透與面面到 ?順序之美 ?重要性 ?邏輯性 ?時間性 ?團隊中的交流案例 ?對問題的理解 ?對提問的回答 結(jié)構(gòu)化表達原則之四：重點突出的表達原則 ?重點突出的表達技巧 ?對比