【正文】 商務(wù)信函與商務(wù)合同 ?設(shè)計(jì)和美化商務(wù)邀請函 ?從樣式入手編排文檔 ?使用樣式管理文檔元素 ?讓 Word為合同條款自動(dòng)編號 ?使用模板提高合同編寫和管理水平 ?深入了解 Word的格式和樣式 本章知識重點(diǎn)： ：開發(fā)者大會邀請函 案例描述： 捷風(fēng)科技（中國）有限公司（這個(gè)是杜撰的公司名稱）準(zhǔn)備召開 2021年度開發(fā)者大會。假設(shè)你是公司的總裁助理，你需要為這次會議做一些準(zhǔn)備工作。現(xiàn)在，你需要盡快用Word為此次大會設(shè)計(jì)、制作邀請函。 制作之前，大家不妨看一下我預(yù)先制作的成品。打開 “ E:\成品 \01”文件夾下的 “ 邀請函 .doc”文件，單擊打印預(yù)覽按鈕，預(yù)覽文檔。 常見的邀請函，需要遵循以下設(shè)計(jì)制作的三個(gè)步驟： ?首先，邀請函的外觀設(shè)計(jì)及顏色搭配一定要大方美觀，能夠激發(fā)受邀者參加會議的興趣，并展示會議和會議主辦者的良好形象。 ?其次，邀請函要快速、準(zhǔn)確地傳遞最為關(guān)鍵的信息，如會議主題、特點(diǎn)、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。 ?最后，不要忘了留下主辦方的聯(lián)系方式，為受邀者提供反饋渠道，如聯(lián)系方式、聯(lián)系人、調(diào)查表等。 簡單的說，進(jìn)行頁面設(shè)置，就相當(dāng)于在寫字之前先挑選一張尺寸合適的紙，并設(shè)計(jì)好書寫的格式。在這里你要確定，將來打印邀請函的紙張大小是多少，版式要設(shè)計(jì)成什么樣子，做到心中有數(shù)，然后再進(jìn)行頁面設(shè)置。頁面設(shè)置包括對紙張大小、頁邊距、字符數(shù) /行數(shù)、紙張來源和版面等的設(shè)置，這些設(shè)置是打印文檔之前必須做的準(zhǔn)備工作。 開始設(shè)置頁面： ? 步驟 1 從菜單選擇“文件 \頁面設(shè)置”，在“頁邊距”選項(xiàng)區(qū)中設(shè)置上面的頁邊距為 8厘米，下面的頁邊距為 4厘米，左邊和右邊的頁邊距都為 ，紙張方向?yàn)椤翱v向”，這樣就確定了版心的大小。 設(shè)置版心位置時(shí)，上邊距留出了較多的空間，這是因?yàn)槲覀兇蛩阍谘埡纳戏皆O(shè)計(jì)一個(gè)弧形的裝飾區(qū)域，并打算把醒目的會議名稱置于頁眉區(qū)域內(nèi)，這樣整個(gè)版面看上去會舒服一些。 ? 步驟 2 切換到“版式”選項(xiàng)卡，在“頁眉”數(shù)值框中設(shè)置頁眉高度為 1厘米，在“頁腳”數(shù)值框中設(shè)置頁腳高度為，單擊“確定”按鈕，回到文檔編輯區(qū)。 “樣式 ” 先行 頁面設(shè)置完成了，先別著急進(jìn)入正文內(nèi)容的編排，接下來還得做一項(xiàng)重要的前奏工作，那就是設(shè)計(jì) “ 樣式 ” 。 為什么要先設(shè)置 “ 樣式 ” 呢？下面對 “ 樣式 ” 的概念和主要特點(diǎn)做一介紹： ? “ 樣式 ” 其實(shí)就是某一類格式相同或相近的段落、文字、表格的公共屬性。比如一本書中的所有章名，都會套用同一個(gè)樣式，該樣式規(guī)定了章名的各個(gè)文本元素的格式。 ? 每個(gè)樣式都包含字體、字號、段落格式、制表位、邊框、語言、圖文框、編號和快捷鍵等組合，在 “ 樣式和格式 ” 任務(wù)欄中，點(diǎn)擊 “ 新建樣式 “ ，在 ” 新建樣式 “ 對話框中，單擊 “ 格式 ” 按鈕，可以看到這些選項(xiàng)。 ? 對樣式所做的任何調(diào)整都將即時(shí)改變所有應(yīng)用了的該樣式的段落、文字的格式。 提前設(shè)置樣式的好處也是不言而喻的，如果要一次性統(tǒng)一改變文檔中某個(gè)特定元素的所有文本的格式時(shí)，只需改變應(yīng)用于該元素的樣式即可，非常便捷，非常易于操作。 所以，樣式在 Word中非常重要，同學(xué)在使用 Word過程中，應(yīng)該養(yǎng)成良好的習(xí)慣，即編輯文檔時(shí)，要先設(shè)置好樣式，這一點(diǎn)對編輯中、大型文檔尤為重要。 下面先來設(shè)置“正文”的樣式，這樣做的好處是：其他大多數(shù)樣式都是基于“正文”樣式定義的，將大多數(shù)樣式的公共屬性設(shè)置在正文樣式中可以減少后續(xù)的許多設(shè)置工作。 ? 步驟 1 從菜單選擇 “ 格式 \樣式和格式 ” ，系統(tǒng)將自動(dòng)在屏幕右側(cè)打開 “ 樣式和格式 ” 窗格，單擊 “ 正文 ” 樣式右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇 “ 修改 …” ； ? 步驟 2 系統(tǒng)會彈出 “ 修改樣式 ” 對話框，我們打算把邀請函的 “ 正文 ” 行距都設(shè)為 ，以后所有基于 “ 正文 ”的樣式，也將繼承 “ 正文 ” 樣式中的所有屬性，包括 倍的行距。所以下面我們只需要修改 “ 段落 ” 即可。 ? 步驟 3 單擊 “ 格式 ” 按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇 “ 段落 ” ，會彈出 “ 段落 ” 對話框，在 “ 間距 ” 選項(xiàng)區(qū)中單擊“ 行距 ” 下拉列表框，在其中選擇 “ ” ，單擊“ 確定 ” 按鈕回到 “ 修改樣式 ” 對話框，再次單擊 “ 確定 ”按鈕完成設(shè)置。 好了，下面我們就可以正式開始制作邀請函了。我們制作習(xí)慣是先設(shè)計(jì)好頁眉頁腳再進(jìn)行正文內(nèi)容的編排。 ? 步驟 1 從菜單選擇 “ 視圖 \頁眉和頁腳 ” ，進(jìn)入 “ 頁眉和頁腳 ” 視圖，系統(tǒng)會自動(dòng)彈出 “ 頁眉和頁腳 ” 工具欄，此時(shí)即處于頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。 ? 步驟 2 在 “ 樣式和格式 ” 窗格中也會自動(dòng)出現(xiàn)兩個(gè)樣式“ 頁腳 ” 和 “ 頁眉 ” 。單擊 “ 頁眉 ” 右側(cè)下拉按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇 “ 修改 ” ，打開 “ 修改樣式 ” 對話框。 ? 步驟 3單擊 “ 格式 ” 按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇 “ 字體 ” ，會彈出 “ 字體 ” 對話框，設(shè)置字體為 “ 黑體 ” ，字形為 “ 傾斜 ” ，字號為 “ 小初 ” ，字體顏色為 “ 白色 ” 。將字體顏色設(shè)為白色，是因?yàn)楹竺嬉陧撁贾欣L制一個(gè)深藍(lán)色裝飾圖案，并且要使用頁眉文字作為標(biāo)題。 ? 步驟 4 單擊 “ 確定 ” 按鈕回到 “ 修改樣式 ” 對話框，和設(shè)置字體格式的操作類似，下面我們來修改 “ 段落 ” 的格式。單擊 “ 格式 ” 按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇 “ 段落 ” ，會彈出 “ 段落 ” 對話框。 在 “ 常規(guī) ” 選項(xiàng)區(qū)中設(shè)置對齊方式為 “ 左對齊 ” ，在 “ 縮進(jìn) ” 選項(xiàng)區(qū)中設(shè)置左縮進(jìn)量為 “ ” 。左縮進(jìn)量為負(fù)值時(shí)，頁眉就會跨出版心的左邊界，這正是我們想要的效果。單擊 “ 確定 ” 按鈕回到 “ 修改樣式 ” 對話框。 ? 步驟 5 用同樣的方法，單擊 “ 格式 ” 按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇 “ 邊框 ” 項(xiàng)打開“ 邊框和底紋 ” 對話框，我們來設(shè)置 “