【正文】 受控編號(hào)： 技術(shù)文件 歸檔、發(fā)放、作廢 管理規(guī)定 A/1 版 編制 審核 批準(zhǔn) 20200315 發(fā)布 20200401 實(shí)施 1 技術(shù)文件歸檔、發(fā)放、作廢管理規(guī)定 1 目的及范圍 為規(guī)范公司技術(shù)文件的管理，使文件的歸檔、曬制 、發(fā)放、作廢、撤回、借閱、出廠等過(guò)程處于受控狀態(tài)，確保技術(shù)文件的正確、完整、統(tǒng)一、有效使用。 技術(shù)文件包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)全過(guò)程中所形成的：產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件、工藝文件、工裝技術(shù)文件，設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)策劃的結(jié)果、產(chǎn)品設(shè)計(jì)或改進(jìn)輸入、輸出評(píng)審資料、工藝評(píng)審資料、重要記錄、鑒定資料以及完整性要求的其它各類文件。 2 職責(zé) 文件編制人員對(duì)文件的正確、齊全、完整、統(tǒng)一負(fù)責(zé)，并對(duì)文件更改的正確性負(fù)責(zé)； 文件使用部門對(duì)使用文件的有效性、完整性及部門文件實(shí)施有效管理負(fù)責(zé)； 技術(shù)中心 （檔案部門）對(duì)存檔文件 的保管、登記、曬（復(fù)）制質(zhì)量、發(fā)放、作廢、銷毀、換版、 借閱等 工作質(zhì)量和有效性負(fù)責(zé)。 采購(gòu)部 對(duì)供方用技術(shù)文件的更改、作廢撤回和管理有效性負(fù)責(zé)。 3 流程說(shuō)明 歸檔 技術(shù)文件編制完成并經(jīng)過(guò)審批后，技術(shù)文件編制 人員（或項(xiàng)目組） 及時(shí)將技術(shù)文件整理歸檔；同時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《 技術(shù)文件移交（出圖）單 》（ 表 2F050— 1），紙質(zhì)文檔和電子文檔應(yīng)同時(shí)歸檔，并保證兩種文檔的一致性。歸檔技術(shù)文件應(yīng)無(wú)破損、無(wú)污跡、無(wú)折疊印，并保證歸檔技術(shù)文件完整、齊全。 曬制 研發(fā)新產(chǎn)品的產(chǎn)品圖樣及工藝文件由技術(shù) 中心 辦公室 依據(jù)《技術(shù)文件發(fā)放一覽表》（ 表 2F050— 2） 曬制。 工裝產(chǎn)品圖（含工裝工藝）由工裝設(shè)計(jì)部門下發(fā)《工裝產(chǎn)品曬圖明細(xì)表》， 技術(shù) 中心辦公室 按要求曬制。 更改通知單由 技術(shù) 中心 辦公室 對(duì)更改通知單上新增和換新圖紙按照更改通知單上所涉及部門進(jìn)行曬制 ，更改通知單可采用復(fù)印形式發(fā)放 。 臨時(shí)性技術(shù)文件由文件編制部門填 寫(xiě)《技術(shù)文件曬制審批單》 （ 表 2F050— 3），經(jīng)編制部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 技術(shù)中心 審查后曬制。 2 新簽訂的技術(shù)協(xié)議書(shū)規(guī)定的產(chǎn)品圖紙等技術(shù)文件（給供方提供一份），由技 術(shù)協(xié)議簽訂部門填寫(xiě)《技術(shù)文件曬制審批單》，經(jīng)技術(shù)協(xié)議簽訂部門負(fù)責(zé)人審批，檔案室調(diào)檔、曬制，由技術(shù)協(xié)議簽訂部門隨技術(shù)協(xié)議發(fā)放。 在技術(shù)協(xié)議規(guī)定的附圖明細(xì)內(nèi)需增曬份數(shù)、以舊換新的，需由 采購(gòu)部 填寫(xiě)《技術(shù)文件曬制審批單》，經(jīng) 采購(gòu)部 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和協(xié)議簽訂部門負(fù)責(zé)人審批，交檔案室調(diào)檔、曬制。 暫時(shí)沒(méi)有技術(shù)協(xié)議，供方又確需產(chǎn)品圖紙等技術(shù)文件進(jìn)行前期技術(shù)準(zhǔn)備時(shí)，技術(shù)協(xié)議擬訂人員填寫(xiě)《技術(shù)文件曬制審批單》，經(jīng)技術(shù)協(xié)議簽訂部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案室調(diào)檔、曬制。 技術(shù)文件的使用期和再曬制處理 a） 部門裝訂成冊(cè)的產(chǎn)品圖樣及工藝文件等正常使用期不低于二年，生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)使用的產(chǎn)品圖樣、工藝文件正常使用期不低于一年。以文件上有效標(biāo)識(shí)為判斷依據(jù)。底圖文件有效期按照《底圖文件換版期限》（ 表 2F050— 5）執(zhí)行。 b）再曬制處理，根據(jù)使用期等對(duì)再次曬制文件分為二類： a：以舊換新曬制； b：丟失曬制。 —— 以舊換新曬制，由使用部門填寫(xiě)《技術(shù)文件曬制審批單》并注明“以舊換新”，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時(shí)填寫(xiě)《技術(shù)文件撤回記錄》（ 表 2F050— 6），交由技術(shù) 中心 辦公室 審批后曬制，曬圖員按規(guī)定加蓋有效標(biāo)識(shí)后發(fā) 放 ，同時(shí)在撤回舊圖上加蓋 “作廢”章后收回。 —— 因保管不善而造成丟失，使用部門應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)使用部門領(lǐng)導(dǎo)與 技術(shù) 中心分管領(lǐng)導(dǎo)同意后曬制，同時(shí)， 技術(shù) 中心 辦 公室 依據(jù)情節(jié)輕重對(duì)圖紙使用部門給予通報(bào)批評(píng)及經(jīng)濟(jì)處罰 ，處罰標(biāo)準(zhǔn)按 執(zhí)行 ,若反復(fù)出現(xiàn)圖紙丟失行為 ,將 視情節(jié) 予以重罰 。 發(fā)放 發(fā)放部門建立保持保存必要的發(fā)放程序和相應(yīng)記錄。 產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件、工藝文 件、工裝文件等文件發(fā)放范圍和數(shù)量，依據(jù)《技術(shù)文件發(fā)放一覽表》、 《 技術(shù)文件曬制審批單 》和更改通知單規(guī)定發(fā)放。 新產(chǎn)品的圖樣、設(shè)計(jì)文件及 工藝文件、工裝產(chǎn)品圖由 技術(shù)中心 檔案室加蓋有效標(biāo)識(shí)，裝訂成冊(cè)，發(fā)放至使用部門。 臨時(shí)性用技術(shù)文件由文件編制部門到檔案室領(lǐng)取發(fā)放。 由 技術(shù)中心 檔案室負(fù)責(zé)新發(fā)放技術(shù)文件的有效標(biāo)識(shí)，以保證使用現(xiàn)場(chǎng)為有效版本，正常生產(chǎn)用技術(shù)文件加蓋當(dāng)年年份章；新產(chǎn)品試制加蓋“試制”章 ，如果試制產(chǎn)品改為生產(chǎn)，并且產(chǎn)品圖樣未變動(dòng)，可以在原試制產(chǎn)品技術(shù)文件 上加蓋年份章；由于特殊原因等臨 3 時(shí)性用技術(shù)文件，加蓋“一次性用圖”標(biāo)識(shí)為有效。 使用部門 必須設(shè)立 兼職檔案員 ,由兼職檔案員 在《技術(shù)文件發(fā)放登記表》 （ 表 2F050— 4） 上簽字并接收確認(rèn)，交接時(shí)要逐張清點(diǎn)，簽字要簽全姓名和日期，以備查詢；并及時(shí)填寫(xiě)維護(hù)本部門的《技術(shù)文件清單》（ 表 2F050— 7）。 標(biāo)識(shí)及有效性確認(rèn) 發(fā)放和使用的技術(shù)文件應(yīng)進(jìn)行有效性標(biāo)識(shí)，以確保使用現(xiàn)場(chǎng)為有效版本。設(shè)計(jì)文件包括：產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品質(zhì)量特性重要度分級(jí)表、驗(yàn)收準(zhǔn)則等；工藝文件應(yīng)包括：工藝過(guò)程卡、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、工序質(zhì)量控制表、質(zhì)控點(diǎn)操作指導(dǎo)卡、鑄鍛件毛坯圖、工裝圖紙及工藝，關(guān)鍵過(guò)程（工序）明細(xì)，工藝文件目錄等。 技術(shù)文件的確認(rèn)控制為時(shí)時(shí)控制，凡加蓋 “ 試制 ”章 、 年 份章 的圖樣（臨時(shí) 用 圖 加蓋“一次性用圖”章）均為有效技術(shù)文件，各部門發(fā)現(xiàn) 無(wú) “ 試制 ”章 、 年份章 ，又無(wú)臨時(shí)圖標(biāo)記的無(wú)效技術(shù)文件應(yīng)及時(shí)通知 技術(shù)中心 辦 檔案室，將文件收回。 在更改正常生產(chǎn)加蓋了年份章產(chǎn)品技術(shù)文件時(shí)，其《更改通知單》中換新和新增設(shè)計(jì)文件及工藝文件的標(biāo)識(shí)必須和更改前產(chǎn)品技術(shù)文件標(biāo)識(shí)一致為正常生產(chǎn) 年份章。 外協(xié) 生產(chǎn)用技術(shù)文件的管理 外協(xié)技術(shù)文件藍(lán)圖，由 制造部 外協(xié)業(yè)務(wù)員按 制造部 下達(dá)的外協(xié)生產(chǎn)計(jì)劃，填寫(xiě)《技術(shù)文件 曬制 申請(qǐng)單》，注明需求理由，經(jīng) 制造部 長(zhǎng)審查，供應(yīng)商管理員認(rèn)可、技術(shù) 中 心主任批準(zhǔn)后方可曬印。技術(shù)中心辦公室 檔案部門將外部協(xié)作生產(chǎn)用技術(shù)文件藍(lán)圖（以下簡(jiǎn)稱外協(xié)用圖）加蓋“外協(xié)”章后由外協(xié)業(yè)務(wù)員領(lǐng)取，并建立發(fā)放臺(tái)帳。所有外協(xié)用圖應(yīng)由外協(xié)業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)交外部協(xié)作生產(chǎn)單位（以下簡(jiǎn)稱外協(xié)單位）， 制造部應(yīng) 建立部門技術(shù)文件臺(tái)帳，做好發(fā)放、更改、回收記錄。 外協(xié)用圖的更改，應(yīng)由外協(xié)業(yè)務(wù)員按更改通知單的要求填寫(xiě)《技術(shù)文件 曬制 申請(qǐng)單》，經(jīng)技術(shù) 中心主任 批準(zhǔn)曬印后，到技術(shù) 中心 檔案部門領(lǐng)取。外協(xié)業(yè)務(wù)員將換發(fā)或新增藍(lán)圖及更改通知單藍(lán)圖一并轉(zhuǎn)交外協(xié)單位，并由外協(xié)單位實(shí)施更改，同時(shí)收回作廢資料。因故 未能及時(shí)交出作廢藍(lán)圖時(shí)，外協(xié)業(yè)務(wù)員必須填寫(xiě)《 技術(shù)文件撤回記錄 》（一式兩份，自留一份，檔案部門一份），注明待交理由和期限，并應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)將作廢技術(shù)文件藍(lán)圖查找并送交技術(shù) 中心 檔案部門。因遺失造成的一切責(zé)任由外協(xié)單位負(fù)責(zé)。如外協(xié)單位未及時(shí)實(shí)施更改，一切經(jīng)濟(jì)損失由外協(xié)單位承擔(dān)，并追究外協(xié)業(yè)務(wù)員的責(zé)任。 外協(xié)用圖在使用過(guò)程中，如有遺失，由外協(xié)單位向外協(xié)業(yè)務(wù)員提出補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)，并由外協(xié)業(yè)務(wù)員填寫(xiě)《技術(shù)文件 曬投制 申請(qǐng)單》，經(jīng)技術(shù) 中心主任 批準(zhǔn)并由資料室按 的收 4 費(fèi) 規(guī)定開(kāi)具罰款單，由外協(xié)單位到財(cái)務(wù) 部 交款后，資 料管理人員憑申請(qǐng)單和交款收據(jù)曬印藍(lán)圖，并做好補(bǔ)發(fā)記錄。對(duì)不交款者，則不發(fā)新藍(lán)圖，由此造成的一切責(zé)任由外協(xié)單位承擔(dān)，并追究外協(xié)業(yè)務(wù)員的責(zé)任。污損換圖應(yīng)交回舊圖，領(lǐng)取新圖。 當(dāng)取消外協(xié)單位的外協(xié)生產(chǎn)資格時(shí)，應(yīng)由外協(xié)業(yè)務(wù)員將外協(xié)用圖按發(fā)放明細(xì)全部收回。如未收回，視具體情況追究外協(xié)業(yè)務(wù)員的責(zé)任。 收回的作廢或污損資料按 條銷毀處理。 破舊、封存、作廢文件的管理 對(duì)破舊、臟污的技術(shù)資料的更換，由各使用部門檔案員（或兼職）持舊圖到檔案室辦理，填寫(xiě)《技術(shù)文件曬制審批單》及 《技術(shù)文件撤回記錄》后方可更換新圖，舊圖由檔案室統(tǒng)一收回。 淘汰產(chǎn)品的圖樣、工裝圖紙、工藝文件及技術(shù)資料由產(chǎn)品主管、工藝主管下發(fā)通知，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)，做好記錄，隔離封存。需銷毀，填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)單》（ 表 2F050— 8），經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷毀。 作廢技術(shù)文件由各使用部門負(fù)責(zé)填寫(xiě)本部門《技術(shù)文件撤回記錄》及時(shí)撤回至檔案室，并確保所有作廢技術(shù)文件都能及時(shí)、全部撤回，防止被誤用； 作廢技術(shù)文件，檔案室統(tǒng)一收回，并按檔案管理的要求統(tǒng)一處置 。檔案室應(yīng)建立作廢技術(shù)文件撤回和銷毀紀(jì)錄。其它部門如需保留作廢的技術(shù)文件應(yīng)經(jīng)過(guò)文件編制部門領(lǐng)導(dǎo)審批，并由檔案室保留審批記錄； 借閱 技術(shù)文件的借閱時(shí)應(yīng)進(jìn)行借閱登記，借閱者應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還，到期不還由文件管理部門相關(guān)人員收回。原版技術(shù)文件一般不予外借，特殊需要時(shí)，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。見(jiàn)《技術(shù)文件借閱記錄》（ 表 2F050— 9）。 技術(shù)文件出廠 因工作需要，技術(shù)文件出廠，應(yīng)辦理技術(shù)文件出門審批手續(xù)。審批權(quán)為經(jīng)辦部門領(lǐng)導(dǎo)。見(jiàn)《技術(shù)文件出門證》（表 2F050— 10）。 外來(lái)技術(shù)文 件 外來(lái)技術(shù)文件的管理按照《外來(lái)技術(shù)文件管理規(guī)定》執(zhí)行。 收費(fèi)管理 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) a）外單位持底圖來(lái)廠曬制的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)： 5 幅 面 A0 A1 A2 A3 A4 價(jià)格（元 /張） 20 15 10 5 2 b）以舊換新、特殊情況需另外提供或參考用的技術(shù)文件按下列標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)： 幅 面 A0 A1 A2 A3 A4 價(jià)格（元 /張） 40 30 20 10 5 收費(fèi)程序 需要曬圖的單位（個(gè)人）到財(cái)務(wù)交費(fèi)，憑交款收據(jù)到檔案室領(lǐng)取技術(shù)文件。 4 監(jiān)督與考核 技術(shù) 中心 辦公室 負(fù) 責(zé)對(duì)技術(shù)文件統(tǒng)一、完整、規(guī)范和有效性進(jìn)行監(jiān)督和考核。 5 記錄及附件 流程涉及到的文件 a)《技術(shù)文件更改管理 規(guī)定 》（ Q/XGTZ2F051－ 2020） 流程記錄表 a)《 技術(shù)文件移交（出圖）單 》 （表 2F050— 1） b)《技術(shù)文件發(fā)放一覽表》 （表 2F050— 2） c)《技術(shù)文件曬制審批單》 （表 2F050— 3） d)《技術(shù)文件發(fā)放登記表》 （表 2F050— 4） e)《底圖文件換版期限》 （表 2F050— 5） f)《技術(shù)文件撤回記錄》 （表 2F050— 6） g)《技術(shù)文件清單》 （表 2F050— 7） h)《文件銷毀申請(qǐng)單》 （表 2F050— 8） i)《技術(shù)文件借閱記錄》 （表 2F050— 9） j)《技術(shù)文件出門證》 （表 2F050— 10） 6 表 2F0501 技術(shù)文件移交（出圖）單 序號(hào) 產(chǎn)品型號(hào)名稱、一級(jí)部件代號(hào) 圖 樣 審 批 A0 A1 A2 A3 A4 合計(jì) 移交（出圖）依據(jù) 申請(qǐng)人 移交（出圖）部門 技術(shù)中心審批 接受 辦理人 日 期 7 表 2F0502 表 1 產(chǎn)品技術(shù)文件藍(lán)圖發(fā)放一覽表 序 號(hào) 發(fā)放部門 發(fā)放數(shù)量 資料名稱 產(chǎn) 品 室 工 藝 室 裝 配 車間 倉(cāng) 儲(chǔ) 制 造 部 財(cái) 務(wù) 部 質(zhì) 量 部 采 購(gòu) 銷 售 部 成 品 庫(kù) 備 注 1 產(chǎn)品圖樣（成套） 1 1 1 1 1 2 自制、外協(xié)件產(chǎn)品圖樣 1 3 外購(gòu)件產(chǎn)品圖樣 1 4 外購(gòu)件技術(shù)協(xié)議書(shū) 1 1 1 5 外協(xié)件技術(shù)協(xié)議 1 1 1 6 驗(yàn)收準(zhǔn)則 1 1 1 1 7 試驗(yàn)大綱 1 1 1 1 8 產(chǎn)品質(zhì)量特性重要度分級(jí)表 1 1 1 1 1 9 明細(xì)表及匯總表 (包括專用件、借用件、外購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)件、進(jìn)口件匯總表 ) 1 1 1 1 1 10 專用件、借用件明細(xì)表 1 11 外購(gòu)件、進(jìn)口件、標(biāo)準(zhǔn)件明細(xì)表 1