檔案管理電子文件歸檔與管理(已修改)
2025-03-06 22:03 本頁面
【正文】 第十一章電子文件歸檔與管理第一節(jié)電子文件與電子檔案概述 一、電子文件與電子檔案的含義 電子文件 （ Electronic Records）是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 這一定義按照電子文件形成、管理、利用的順序?qū)﹄娮游募髁私缍?，它形成于?shù)字設(shè)備（如計算機、掃描機），并有相關(guān)環(huán)境（如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫）支持；以數(shù)碼形式（數(shù)字、圖形、音頻、視頻）存儲在外存儲器上；閱讀及處理需設(shè)備；借助網(wǎng)絡(luò)傳輸。 二、電子文件的分類? 一是文本文件（ text,字或表處理文件）。是指用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件。? 二是數(shù)據(jù)文件 (date，數(shù)據(jù)庫電子文件 )。以數(shù)據(jù)庫形式存在的具有文件屬性的記錄。數(shù)據(jù)庫、記錄、字段是其三個層次。? 三是圖形文件（ graphic）指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，如計算機輔助設(shè)計（ CAD）或繪圖中產(chǎn)生的設(shè)計模型、圖紙、圖畫等文件。? 四是圖像文件（ image）。指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機拍攝的照片等。? 五是影像文件。指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種形態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動畫片等。? 六是聲音文件。指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。? 七是命令文件，即計算機程序。 三、電子檔案 電子檔案 是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。電子檔案含義 :? 一是電子檔案是已歸檔的電子文件，已歸檔要求：具有保存價值，已進行整理。 ? 二是電子檔案具有保存價值，具有保存價值：主要是本單位自身的文件，具體指：反映本單位主要職能或業(yè)務(wù)工作、反映本單位歷史面貌、反映本單位的主要財務(wù)與產(chǎn)權(quán)關(guān)系。? 三是電子檔案要按一定方法整理，不是雜亂無章的，而且要求集中統(tǒng)一管理。? 四是電子檔案還應(yīng)包括與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)及相關(guān)數(shù)據(jù)，否則就不能使用，這就類似過去的甲骨文，十年前的 DBASE等設(shè)計的管理軟件。 四、電子文件的特點及其影響 特點（ 1）依賴設(shè)備（設(shè)備化）。電子文件的形成、傳輸、存儲、利用都必須依賴于相應(yīng)的設(shè)備。紙質(zhì)文件可以直接閱讀，電子文件不能直接閱讀。離開計算機的操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件，我們就無法對電子文件進行讀寫和管理，這就決定了電子文件與其相應(yīng)計算機系統(tǒng)軟硬件及其相關(guān)設(shè)備的依賴性。這給電子文件保管帶來許多問題，促使我們在電子文件形成時要考慮將來計算機及其設(shè)備的兼容性、設(shè)備發(fā)生故障時的應(yīng)急處理措施、電子文件加密后的解密、技術(shù)設(shè)備更新時電子文件數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換等問題。（ 2）數(shù)字化。 電子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的。電子文件通過計算機顯示或打印機打印到紙上使我們看到的由文字、圖形等是電子文件的一種輸出形式。（ 3）網(wǎng)絡(luò)化 電子文件借助網(wǎng)絡(luò)，能實現(xiàn)信息共享，但不安全。電子文件依賴于計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以 不受時空限制 ，如果不采取保密措施，則能在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上讀取網(wǎng)絡(luò)某一存儲設(shè)備上的電子文件；而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。（ 4）信息的非人工識讀性（ 5）信息與特定載體之間的可分離性（ 6）信息存儲的高密度性第二節(jié)電子檔案的管理原則與體系一、電子文件的管理原則包括?完整性原則?可讀性原則?可靠性原則二、電子檔案的管理體系?集中統(tǒng)一管理電子檔案的問題?紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問題?文書檔案管理一體化問題第三節(jié)電子文件的歸檔范圍? 電子文件的歸檔范圍原則上與紙質(zhì)文件的歸檔范圍相同，凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的電子文件均屬歸檔范圍。但考慮到電子文件的特性，應(yīng)注意下述文件的收集和歸檔。? 1．紙質(zhì)文件不能代替的機讀文件。對于紙質(zhì)文件不能代替的電子文件，要特別注意歸檔，并且注意制備一定數(shù)量的電子文件備份同時存放。? 2．與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的電子文件。在今后相當長的一段時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件，紙介質(zhì)和磁介質(zhì)兩種載體也許會長期并存。同樣內(nèi)容的文件有紙質(zhì)文件形式也有電子文件形式，應(yīng)當注意將兩者同時歸檔。電子文件的查詢速度快、可復用性好，這些特點會在檔案利用中發(fā)揮作用。這類電子文件歸檔時應(yīng)注意和相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立對應(yīng)關(guān)系。? 3．與數(shù)據(jù)文件配套的計算機軟件、程序和技術(shù)文檔（紙質(zhì)文件）。這些程序和文件是電子文件的配套資料，只有借助這些資料，才能夠閱讀電子文件。因此，這些資料也需同時收集齊全。屬本單位自行開發(fā)的軟件、程序（包括其技術(shù)文檔）可以歸檔，屬從外單位引進的商品化軟件，可作為資料保存而不歸檔。歸檔時應(yīng)注意機讀文件和其相關(guān)程序、軟件（也是一種電子文件）等保持整體完備性。? 4．沒有保存價值的機讀文件不歸檔。沒有實用價值的中間數(shù)據(jù)、草稿、程序軟件等不必歸檔。 二、建立電子文件歸檔制度? 目前電子文件還沒有統(tǒng)一的歸檔規(guī)范。因此，在進行歸檔工作時，應(yīng)當特別注意建立必要的、切實可行的
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