【正文】 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 1 1 1 1 1 2020 年國家體育總局體育哲學(xué)社會科學(xué)研究一般項目 項目編號： 1121SS07078 北京奧運(yùn)會檔案管理研究 （ 摘 要 ） 課題負(fù)責(zé)人：盛 淑 英 單 位：國家體育總局辦公廳 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 二 ○ ○ 九 年 一 月北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 1 2020 年國家體育總局體育哲學(xué)社會科學(xué)研究一般項目 項目編號： 1121SS07078 北京奧運(yùn)會檔案管理研究 1 檔案工作 檔案是歷史文明的產(chǎn)物，甲骨金石、竹簡木牘、縑帛卷帙、金冊鐵卷、紙墨文件，都是人們進(jìn)行生產(chǎn)和從事政治以及科學(xué)文化活動等社會實踐的紀(jì)錄。 檔案的定義 （略） 檔案的特點(diǎn) 原始記錄性； 知識屬性； 信息屬性。 檔案的功能 我們了解了奧林匹克運(yùn)動會的歷史； 我們認(rèn)識了奧林匹克運(yùn)動的角色和作用； 我們感悟了中華民族的百年奧運(yùn)情結(jié)。 2．北京奧運(yùn)會檔案管理研究基礎(chǔ) 工作背景 北京奧運(yùn)會概況 北京奧運(yùn)會于 2020 年 8 月 8 日至 24 日舉行，進(jìn)行 28 個大項、 38 個分項、 302個小項的比賽；報名參賽的國家和地區(qū)奧委會共計 204 個，參賽運(yùn)動員共計 11194 人，創(chuàng)歷屆奧運(yùn)會之最。 北京殘奧會于 2020 年 9 月 6 日至 17 日舉行，進(jìn)行 20 個大項、 21 個分項、 472個小項的比賽；報名參賽的國家和地區(qū)殘奧委會共計 147 個，參賽運(yùn)動員約計 4000人 ,創(chuàng)歷屆殘奧會之最。 特點(diǎn)分析 現(xiàn)代奧林匹克運(yùn)動從 1896 年誕生到今天走過了 100 多年的歷程，已經(jīng)成為人們精神生活不可缺少的重要部分。奧 運(yùn)會具有廣泛的、多元的社會功能，是當(dāng)今世界不同種族、不同文化、不同政見者會聚一堂、放棄偏見、停止沖突、北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 2 同場競技、公平競爭的唯一舞臺。 北京奧運(yùn)會 —— 東西方文化融合的奧林匹克運(yùn)動會 兩個奧運(yùn)同樣精彩 百年奧運(yùn) 圓夢中華 課題目標(biāo) 課題組成員為不辱使命，以北京奧運(yùn)會檔案管理工作為平臺，以真實記錄奧運(yùn)籌辦工作全部歷程所面對的挑戰(zhàn)與對策選擇為研究和實踐對象，進(jìn)行了為期一年半的課題研究和實踐過程。 檔案管理工作目標(biāo)是：收集全面，整理規(guī)范，歸檔及時，移交到位。 研究方法 主要是：文獻(xiàn)資料法、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析法、調(diào)查訪談法、個案研究法、比較研究法等。 課題目標(biāo)是：綜合借鑒項目總體規(guī)劃、項目時間管理、項目風(fēng)險管理等方法，力求構(gòu)建大型運(yùn)動會檔案管理工作模型。 特點(diǎn)分析 收集范圍廣 協(xié)辦城市多 載體類別多 風(fēng)險識別 檔案管理人員均為兼職 —— 專職人員少 籌辦工作階段緊湊 —— 收集工作精力少 賽時工作任務(wù)密集 —— 賽事期間時間少 為全面收集、永久保存 2020 年北京奧運(yùn)會檔案，真實記錄北京奧運(yùn) 會和殘奧會運(yùn)行的全部歷程，將長達(dá) 7 年之久的奧運(yùn)籌辦工作系統(tǒng)的載入史冊，課題組及其檔案工作人員必須面對檔案收集范圍廣、協(xié)辦城市多、檔案載體和數(shù)量多的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，在奧運(yùn)籌辦工作期間，為豐富主辦城市檔案館藏，構(gòu)建舉辦國家奧林匹克運(yùn)動記憶工程而努力工作。 3 國內(nèi)大型運(yùn)動會檔案工作調(diào)研 課題組在認(rèn)真分析奧運(yùn)檔案工作的背景和挑戰(zhàn)之后 ,首先對國內(nèi)大型運(yùn)動會的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研。 調(diào)研目的 力求在全面學(xué)習(xí)大型運(yùn)動會檔案管理工作經(jīng)驗的同時 ,結(jié)合我國國情和奧運(yùn)籌辦工作實際，有效識別檔案管理工作中的風(fēng)險因素，有效規(guī)避檔 案管理工作中的問題，提出北京奧運(yùn)會檔案管理工作的對策，實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 3 調(diào)研工作分三步進(jìn)行：一是查閱 1983 年至 2020 年我國舉辦的全國運(yùn)動會、全國冬季運(yùn)動會、全國城市運(yùn)動會、全國體育大會、亞運(yùn)會、亞冬會的檔案資料；二是參加國家體育總局舉辦的大型運(yùn)動會檔案工作研討會，與會議代表進(jìn)行交流；三是進(jìn)行重點(diǎn)訪談和實地考察。 調(diào)研報告 國內(nèi)大型運(yùn)動會概況 國內(nèi)大型運(yùn)動會檔案工作概況 文獻(xiàn)查閱 實地調(diào)研 重點(diǎn)訪談 工作交流 大 型運(yùn)動會檔案工作思考之一 建章立制是做好運(yùn)動會檔案管理工作的基礎(chǔ) 超前管理是確保運(yùn)動會檔案系統(tǒng)性的關(guān)鍵 培訓(xùn)督導(dǎo)是確保運(yùn)動會檔案標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的重要措施 屬地管理是建立運(yùn)動會檔案工作網(wǎng)絡(luò)的根本途徑 大型運(yùn)動會檔案工作思考之二 缺乏總體規(guī)劃 大型運(yùn)動會期間督導(dǎo)力度不足 檔案管理網(wǎng)絡(luò)布局不盡合理 結(jié)語 課題組認(rèn)真汲取國內(nèi)大型運(yùn)動會檔案管理的基本經(jīng)驗，切實規(guī)避上述存在的問題，認(rèn)真學(xué)習(xí)和實踐科學(xué)發(fā)展觀，牢記使 命，讓盛世的奧運(yùn)舞臺演繹成為珍貴的載體檔案，載入中華文明的歷史長卷。 4 北京奧運(yùn)會檔案管理研究理論基礎(chǔ) 通過對北京奧運(yùn)會檔案工作的背景分析，以及對大型體育賽事檔案工作的調(diào)研，課題組認(rèn)為北京奧運(yùn)會檔案管理工作應(yīng)最大限度克服片面性思維，弱化個體組成要素，打破組織內(nèi)部的封閉性研究。為有效實現(xiàn)這一思路，課題組引進(jìn)了系統(tǒng)管理的思想和項目管理理論。系統(tǒng)管理思想是北京奧運(yùn)會檔案管理的世界觀，它強(qiáng)調(diào)運(yùn)用系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和方法，尤其是整體論思想，分析組織問題和管理行為，它以全局觀點(diǎn)突破了片面性思維，以“關(guān)系說”代替“要素說”， 以開放觀點(diǎn)突破了封閉性研究；項目管理理論是北京奧運(yùn)會檔案管理的方法論，它彌補(bǔ)系統(tǒng)管理思想的不足，人為界定系統(tǒng)的界限，運(yùn)用項目管理的方法，實施北京奧運(yùn)會檔案管理工作。 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 4 系統(tǒng)管理理論 (略 ) 系統(tǒng)理論的起源 系統(tǒng)理論的精髓 系統(tǒng)管理理論由目標(biāo)和價值分系統(tǒng)、技術(shù)分系統(tǒng)、社會心理分系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)分系統(tǒng)、管理分系統(tǒng)組成，五個分系統(tǒng)之間相互影響，而組織系統(tǒng)又處于環(huán)境超系統(tǒng)之內(nèi)，這一模型在組織管理的系統(tǒng)分析中具有范式作用。 世界觀 —— 系統(tǒng)管理理論 系統(tǒng)管理理論提供了一種分析和研究組織及其管 理的整體思維，用系統(tǒng)關(guān)系把以往的各種管理理論聯(lián)系起來，建立了一個統(tǒng)一的、宏觀的、全面的、包羅萬象的管理學(xué)框架，成為解決管理理論的一種新的世界觀。 項目管理理論 系統(tǒng)管理理論屬于世界觀，而項目管理理論則是方法論。項目管理是由人為界定系統(tǒng)定義，以項目為對象，運(yùn)用系統(tǒng)管理的思維方式，通過一個臨時性的專門的柔性組織，對項目進(jìn)行高效率的計劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)管理和項目目標(biāo)綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。 項目的特點(diǎn) 項目是為提供某項獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或成果所作的臨時性努力，即兩個特點(diǎn)：臨時性和獨(dú) 特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。 項目管理的理論基礎(chǔ) 項目管理的精髓 項目管理的重大貢獻(xiàn)是基于系統(tǒng)管理理論的系統(tǒng)分析模型之上，確立了項目管理理論的九大知識領(lǐng)域，分別是：項目整體管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風(fēng)險管理、項目采購管理。更為重要的是，項目管理理論對于每一個分系統(tǒng)都詳細(xì)描述了其功能、結(jié)構(gòu)、目標(biāo)和進(jìn)行管理的相關(guān)技術(shù)，充分運(yùn)用定性和定量的分析方法，統(tǒng)籌考慮項目所涉及的每一個環(huán)節(jié)，并運(yùn)用辨證思維分析各個知識領(lǐng)域之間的相互關(guān)系， 用理論指導(dǎo)實踐，成為管理歷史上劃時代的標(biāo)志，并在實踐中取得了巨大的成功。 項目整體管理 基本任務(wù)是項目計劃開發(fā)、項目計劃實施、全程變化控制。 項目范圍管理 闡述了項目的可交付成果和為提交這些可交付成果而必須開展的工作。項目范圍的確定必須慎重考慮與權(quán)衡工具、數(shù)據(jù)來源、方法論、過程與程序、以及其他因素，確保項目范圍與項目的大小、復(fù)雜程度和重要性對稱，將影響到項目的整體成功。項目范圍管理包括界定范圍和項目分解。 項目時間管理 確定項目按時完成必須實施的各項過程及完 成的時間節(jié)北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 5 點(diǎn)。項目時間管理包括活動排序、活動持續(xù)時間估算、制定進(jìn)度表三個方面。 項目費(fèi)用管理 項目質(zhì)量管理 項目人力資源管理 項目溝通管理 項目風(fēng)險管理 項目采購管理 項目管理的廣泛運(yùn)用 （略） 5 .北京奧運(yùn)會檔案工作實踐 基于忠于歷史、著眼未來的使命，在對全國大型運(yùn)動會檔案工作調(diào)研的基礎(chǔ)上，在系統(tǒng)學(xué)習(xí)項目管理理論的前提下，課題組緊密結(jié)合奧運(yùn)籌辦工作的實際，于 2020年 4 月完成北京奧運(yùn)會檔案工作總體規(guī)劃的制訂工作。 總體規(guī)劃 指導(dǎo)思想 舉辦一屆“有特色、高水平”的奧運(yùn)會是黨中央、國務(wù)院確立的總體目標(biāo)，是實施奧運(yùn)檔案管理工作的指導(dǎo)思想。 工作依據(jù) 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《第 29 屆奧林匹克運(yùn)動會組織委員會工作規(guī)則》的規(guī)定，北京奧組委應(yīng)將北京奧運(yùn)會籌辦過程中直接形成的各種文字、圖表、實物、聲像等歷史記錄歸檔后永久保存。 工作目標(biāo) 收集全面，整理規(guī)范，歸檔及時，移交到位，豐富主辦城市檔案館藏，構(gòu)建舉辦國家奧林匹克運(yùn)動記憶工程。 工作原則 的法律法規(guī)。 ，實行系統(tǒng)管理、全面收集。 ，實行統(tǒng)籌安排、分級管理。 工作重點(diǎn) 機(jī)構(gòu)設(shè)置 由秘書行政部牽頭，北京市檔案局（館）、國家體育總局、京外賽區(qū)城市檔案局共同參與，形成涵蓋各歸檔機(jī)構(gòu)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。即：檔案工作協(xié)調(diào)小組、檔案管理機(jī)構(gòu)、專兼職檔案隊伍、殘奧會檔案隊伍、專家顧問隊伍。 培訓(xùn)督導(dǎo) 檔案工作人員培訓(xùn)納入北京奧組委培訓(xùn)工作體系，采取專業(yè)培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、操作培訓(xùn)、專項培訓(xùn)方式。 建章立制 北京奧運(yùn)會檔案 管理制度框架主要包括 5 個方面： 規(guī)范不同載體檔案的制度； 北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 6 規(guī)范不同類別檔案的制度； 規(guī)范文件歸檔過程的制度； 規(guī)范檔案管理過程的制度； 規(guī)范不同工作重點(diǎn)的制度。 工作機(jī)制 協(xié)調(diào)溝通機(jī)制； 通報推動機(jī)制； 歸檔責(zé)任機(jī)制； 驗收移交機(jī)制。 檔案歸屬 不同載體的檔案歸屬 不同類別的檔案歸屬 檔案目錄的歸屬 京外賽區(qū)的檔案歸屬 檔案歸屬程序與備忘錄 時間節(jié)點(diǎn) 2020 年 5 月 31 日完成全部檔案的驗收、移交工作。 項目時間管理 項目時間管理的目的是：計劃項目時間，對項目進(jìn)行分解，根據(jù)總體規(guī)劃和急緩程度確定任務(wù)何時開始與結(jié)束；監(jiān)控項目進(jìn)度，根據(jù)整體任務(wù)實際進(jìn)展，并且參照預(yù)期進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，調(diào)配資源加強(qiáng)或減少執(zhí)行某一項任務(wù)的力量，以保證任務(wù)協(xié)調(diào)運(yùn)行；測定工作負(fù)荷，根據(jù)人力資源數(shù)量確定工作負(fù)荷，將任務(wù)合理地分解到人、月、天；實施檢查督導(dǎo)，以期提高效率，按時完成任務(wù)。北京奧運(yùn)會檔案項目時間 管理實踐分為三個部分：編制項目進(jìn)度表、監(jiān)控項目進(jìn)度、實施督導(dǎo)。 編制時間進(jìn)度表 北京奧運(yùn)會檔案項目采用甘特圖的方法編制進(jìn)度表。在甘特圖中，橫軸表示時間，縱軸表示活動，線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況。它直觀地表明任務(wù)計劃進(jìn)行時間及實際進(jìn)展與計劃要求的對比。管理者由此極為便利地了解一個項 目進(jìn)行的情況 ,并可評估工作是提前還是滯后 ,亦或正常進(jìn)行 ,是一種理想的控制工具。 為將甘特圖更好地運(yùn)用到北京奧運(yùn)會檔案管理中，我們將甘特圖進(jìn)行變形。 編制橫軸 在甘特圖中，橫軸是一維的時間 概念，用月份標(biāo)注。 北京奧運(yùn)會檔案項目時間管理采用多維的時間概念：第一是年份標(biāo)注，因為本項目從 2020 年開始， 2020 年年底結(jié)束，時間跨度為兩年；第二是月份標(biāo)注，是甘特圖北 京 奧 運(yùn) 會 檔 案 管 理 研 究 7 的標(biāo)準(zhǔn)時間維度；第三是賽事標(biāo)注，結(jié)合奧運(yùn)籌辦工作實際，用圖標(biāo)的方式標(biāo)注競賽項目、場館名稱、賽事時間和地點(diǎn)，方便檔案員和督導(dǎo)團(tuán)隊更直觀地將賽事和檔案管理工作結(jié)合起來。時間管理橫軸如圖 51（片段）： 2020年度 1 月 2 月 3 月 4 月 奧體中心 北航 國體館 游泳中心 北科大 奧體 中心 射擊館 游泳中心 北理工 擊劍館 國家體育場 512 2024 2026 15 1924 2629 1423 1021 1620 1621 1820 1819 20 圖 51 編制縱軸 在甘特圖中，縱軸表示具體的任務(wù)，如圖 52。 根據(jù)北京奧運(yùn)會檔案工作整體管理，第一欄為第一級工作分解為 7 個子項目： 總體規(guī)劃、制度框架、配備人員、人員培訓(xùn)、檔案收集、督導(dǎo)檢查、