【正文】 1 收文管理辦法 第一條 本辦法所指的文件是 1. 外部社會機構與公司之間關于管理、檢查、監(jiān)督、商請和業(yè)務銜接等事務的所有往來文函。 2. 公司內部公文。 第 二 條 收文處理。 一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 1. 集團公司或其他兄弟單位 發(fā)來的文件和 外 來文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收 ， 開拆 ， 登記 ，粘貼《文件處理單》后， 按不同類別進行分類處理 。 2. 對于閱件，行政部門可直接送領導或有關部門閱示 。 3. 對需要 辦理的公文，應先送 行政部經理 簽 注擬辦 意見，再 呈本單位 領導批示。 行政部經理 在簽 注擬辦 意見時，認為 不 需送領導批 示 的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門辦 理 。 4. 各單位 或部門 收到急件時，應 馬上處理，一 天內答復，一般要辦理的文件， 三天 內應辦理，最遲不能超過 七 天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。 5. 注有密級的 文件，行政部在送有關部門傳閱或辦理時，應嚴格禁止對文件進行復印。 6. 加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的 收 文，要認真督促、催辦， 避免 積壓或漏辦。各分 （子） 公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要 及時匯報貫徹執(zhí)行 情況。 附件 《收文登記表》 《收文處理單》 2 湖南芙蓉國企業(yè)集團有限公司 收文登記表 收文號 收文 來文單位 來文字號 文件標題 附件 份數 密級 緩急 承辦單位 簽收人 復文號 歸卷日期 歸入卷號 備注 月 日 3 湖南芙蓉國企業(yè)集團有限公司 收文處理單 來 文 單 位 日期 字號 內容摘要： 附 件 主辦部門 擬辦意見： 領導批示： 辦理結果： 歸卷日期 歸入卷號 4 發(fā)文管理辦法 第一條 本公司常用公文種類為：請示、批復、報告、通知、通報、通告、決定、函、會議紀要等。 第二條 以分（子）公司名義向集團公司呈報的請示、報告以及集團公司發(fā)布的文件等，發(fā)文字號為： XX 司字 【 XXXX】第 XX 號。一般工作聯(lián)系或業(yè)務往來可采用便函方式。 第三條 公文制發(fā) 承辦人擬稿后，由行政部門將《發(fā)文稿紙》附于清樣之上并隨文運轉。如文件涉及多個 單位或部門時，由主辦單位與有關單位協(xié)商，會簽；會簽單位在《發(fā)文稿紙》中的會簽部分簽名表示同意。公文在簽發(fā)前，須由單位負責人和行政部門審核；行政部門有權對文稿進行修改，內容不符，格式不正確的文稿應予以退回；單位領導終審后簽發(fā)文件；分（子）公司對外的重要發(fā)文，須報集團公司行政策劃部審核，否則不得擅自發(fā)文。 第四條 行政部門負責定稿的繕印、用印或送交領導人簽署。 第五條 行政部門負責發(fā)文的登記、傳遞或公布。有價值的發(fā)文草稿、定稿連同《發(fā)文稿紙》一道整理歸卷。 第六條 行政部門應對重要發(fā)文進行查辦，督促收文單位解決 有關問題或貫徹落實文件精神。 附件 《發(fā)文稿紙》 《發(fā)文登記表》 5 湖南芙蓉國企業(yè)集團有限公司 發(fā)文登記表 順序號 日期 發(fā)文部門 發(fā)文字號 文件標題 /事由 收文單位 份數 印章 用印人 批準 歸卷日期 歸入卷號 備注 月 日 6 湖南芙蓉國企業(yè)集團有限公司 發(fā) 文 稿 簽發(fā)： 核稿： 會簽： 標題： 主辦 擬稿人： 單位 負責人： 附件： 主題詞： 打字： 校對： 準印： 發(fā)文號：湘 芙集 字 [ ]第 號 年 月 日印發(fā) 7 合同 管理辦法 第一章 簽 訂 第一條 簽訂合同必須遵守國家法律、法規(guī)及相關政策。 第二條 對外簽訂經濟合同，除法定代表人外，簽約人必須持有法人委托書，而且必須在授權范圍內行使簽約權，否則無權簽約。 第三條 對外簽訂合同必須以維護公司合法權益和提高公司經濟效益為宗旨。 第四條 在簽訂經濟合同之前，相關責任人必須認真了解對方當事人的情況，確保所簽合同有利、有效。 第五條 合同簽訂內容，如涉及公司內部其他部門的，須事先協(xié)調。 第六條 合同一律采用書面格式，有行業(yè)標準合同的，按標準執(zhí)行。 第七條 合同對當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體，文字表述須清楚、準確。 第八條 合同內容應注意的問題 1. 金額在 3000 元（含）以上的采購和交易應簽訂書面合同，特殊情況經批準可采取其它方式約定有關事宜，不簽定書面合同。 2．文首部分，須寫明簽約雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。 3．正文部分，須具體明確雙方享有權利及承擔義務，合同標的的具體情況，明確付款方式及違約責任等。 4．結尾部分，須使用公章或合同專用章，不得使用財務專用章或業(yè)務章。注明合同有效期限。凡金額在 10 萬元以上的合同，必須一式陸份。 第二 章 合同審批與簽定 第九條 合同審查程序 1．部門負責人對合同的真實有效性予以審查。 2．分管領導對合同的專業(yè)技術性、經濟性予以審查。 3．本公司法律代表或法律顧問對合同的嚴密性和合法性進行審核。 8 以上人員在認真評審后須在合同會簽表上簽名以示承擔相應責任。 第十條 合同的批準 對于標的金額在 10 萬元以下、定金或預付貨款在 1 萬元以下的合同，由分（子）公司總經理負責簽定；標的金額在 10萬元以上、定金或預付貨款在 1萬元以上的合同，須同有關資料、附件等，報集團公司行政策劃部、審計部、財務部會審，并經董事長審查 并授權簽定。 第十一條 合同評審 對于分（子）公司與外部單位進行聯(lián)營、合資、合作，或者是標的金額在50萬元（含）以上、對公司經營發(fā)展有重大影響的合同，由分（子）公司總經理報集團公司領導、財務部、審計部、行政策劃部進行聯(lián)合評審，確定方案后交公司董事會審議。對于集團公司的對外項目，由總經理組織集團各職能部門確定方案后提交董事會審議。 第三章 履行和跟蹤管理 第十二條 合同簽訂后即具有法律效力。與合同有關的部門、人員都應該嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保履行。 第十三條 合同履行完畢的標準應按合同條款或 法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般以物貨交清、工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)為準。 第十四條 各分（子）公司總經理須密切關注合同履行情況，發(fā)現問題及時處理、匯報。 第四章 變更和解除 第十五條 因不可抗力或其它原因需要變更或解除合同的，應在法律規(guī)定的期限內與對方當事人進行協(xié)商，妥善處理。 第十六條 變更、解除合同必須符合有關法律的規(guī)定，必須維護公司合法利益。 9 第十七條 變更、解除合同的程序與審批程序相同。合同經過簽證或公證者，須到原工商行政管理部門備案或經公證處重新公證。 第十八條 變更、解除合同一律采用書面形式。 第十九條 變更、解除合同前仍應嚴格履行原合同。 第二十條 因變更、解除合同而使當事人的利益受損的，除法律允許免負責任外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。 第五章 糾紛處理 第二十一條 在履行合同過程中如與對方發(fā)生糾紛，應按有關法律法規(guī)和本辦法妥善處理。 第二十二條 合同糾紛原則上由承辦部門負責處理。涉及內部多個單位的，可以協(xié)商或由集團公司確定一個單位牽頭負責處理。 第二十三條 合同處理應在雙方友好協(xié)商的基礎上解決爭議。 第六章 合同文本管理 第二十四條 合同簽訂之后，原件、附件及相關資料由簽約單位行政部門和財務部門負責保管，如工作需要，其它部門可以持有復印件。行政部門負責已公文管理程序上已處理完畢合同的整理和歸卷工作。 第七章 責任承擔 第二十五條 未按合同管理辦法所定標準程序所簽訂的合同，一律無效，因此而造成的一切損失由簽約人承擔。 第二十六條 因疏忽大意、不負責任導致所簽合同損害公司利益的，按合同金額的 10— 50%賠償公司損失，并給予記過處分和 500— 5000 元 /次的 罰款；給公司造成較大損失的，除賠償損失外，予以除名。 第二十七條 在合同簽訂和履行中假公濟私、謀取私利者，按合同金額的20— 100%賠償公司損失，并以開除論處。除賠償損失外，觸犯刑法的，移送司法機關處理。 10 第二十八條 因個人原因，未能及時檢查合同履行情況，致使公司遭受損失的，給予責任人記過處分和 1000— 8000 元的罰款。 附件： 《 合同會簽單 》 湖南芙蓉國企業(yè)集團有限公司 合同會簽單 合同名稱 （全稱） 合同編號 經辦部門 經辦人 報送時間 法律部門意見 （行政部、法律顧問） 年 月 日 財務部 /審計部 意見 年 月 日 11 總經理意見 年 月 日 董事長意見 年 月 日 檔案工作管理辦法 第一章 總則 第一條 為加強本公司檔案工作，進一步提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司經營、管理以及其它各項工作中的作用，制定本辦法。 第二條 我公司檔案是指在從事生產、經營、研究、管理以及其它各項活動中直接形成的，對公司和社會具有保存價值的各種文字、圖表、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。 第三條 集團公司及各分（子）