【正文】 河北恒生集團行政管理制度匯編二零一四年十一月目錄目錄……………………………………………………………………………………2第一章 固定資產管理制度…………………………………………………………3第二章 辦公用品管理制度…………………………………………………………12第三章 公務車輛管理制度…………………………………………………………19第四章 員工宿舍管理制度…………………………………………………………25第五章 衛(wèi)生管理制度………………………………………………………………29第六章 門衛(wèi)管理制度………………………………………………………………35第七章 餐廳管理制度………………………………………………………………40第八章 電話網絡管理制度…………………………………………………………48第九章 例會制度……………………………………………………………………50第十章 檔案管理制度………………………………………………………………54第十一章 印章管理制度……………………………………………………………57第一章 固定資產管理制度為規(guī)范固定資產采購、分配、保管、使用、轉移、報廢程序，確保集團資產的安全與完整，提高使用效益，特制定本制度。一、適用范圍（一）本制度適用于集團及各分子公司。（二）本制度所指固定資產是指企業(yè)擁有的單位價值500元以上、使用期限超過一年的房屋、建筑物、機械、設備、交通運輸工具以及其他與生產經營有關物品。部分物品雖價值不足500元，但使用期限超過一年的，也可按照固定資產進行管理。（三）本制度固定資產的范圍不同于稅法、會計準則的規(guī)定。財務部門記賬、報稅應按照會計準則及稅法相關規(guī)定執(zhí)行。（四）不論通過何種渠道、何種經費取得的固定資產，包括接受贈送、以投資形式轉入的固定資產均適用于本制度。 二、固定資產管理歸口（一）行政部門作為固定資產的統(tǒng)一管理部門，在集團財務的指導下，具體負責固定資產的管理，并監(jiān)督、指導各相關部門保管、使用、維護固定資產。（二）固定資產的管理遵循“誰使用、誰保管、誰維護”的原則，行政部對各項固定資產的安全、完整和有效使用負有監(jiān)管責任，各部門對配屬本部門使用的固定資產負有保管、使用和養(yǎng)護的責任。（三）固定資產財務記賬、費用分攤及折舊計提由財務部門負責。三、固定資產購置（一）購置申請各部門/單位根據實際需求并結合本部門預算填寫《固定資產申購單》，經部門經理、單位負責人、行政部負責人、財務負責人、常務副總裁逐級審批后方可購買。單位價值超過20000元的，還需經總裁批準后方可購買。（二）采購程序常用辦公固定資產采購由行政部負責；生產設備等固定資產采購由申請部門負責，行政部進行監(jiān)督；常用固定資產應建立供應商名錄，以便于追溯。大額固定資產（采購總價超過20000元的）應提報成本合約部通過招標形式采購，并簽訂采購合同。特殊情況不經過招標的，必須經過總裁批準。采購員接到審批完畢的《固定資產申購單》后，首先檢視是否可以通過內部調劑滿足需要，通過內部調劑確實無法滿足需要的，須在規(guī)定時間內組織采購。在規(guī)定時間內無法完成采購的，應及時通知申報部門，以便其提前規(guī)劃工作。固定資產采購回來后，采購員要及時與固定資產管理員進行交接。固定資產管理員須認真清點固定資產數目、型號，清點無誤后填寫入庫單，兩人共同在入庫單上簽字。需要安裝、調試的設備，由使用單位組織驗收，并于安裝調試完畢、確認達到設計的性能指標后方可辦理入庫手續(xù)。入庫單一式兩聯(lián)，一份由辦公用品管理員留存，一份由采購員報銷時作為附件交財務部門記賬。采購員憑發(fā)票、《固定資產購置申請單》及固定資產管理員簽字的入庫清單，經逐級審批后報銷采購費用。四、固定資產的使用保管（一）固定資產管理員應建立固定資產臺賬，詳細登記各類固定資產的名稱、型號、數量、采購時間、供應商及領用情況。（二）員工領用固定資產，須填寫《固定資產領用登記表》，履行審批程序后方可領用。固定資產領取須由本人簽字領取，領用人即為保管人，負有妥善保管和合理使用的責任。多人合用的固定資產，由部門負責人領用，部門負責人為保管責任人。（三）固定資產無特殊情況禁止他人代領和代人領?。ǜ笨偨浝硪陨霞墑e可由行政部代領，但必須有使用人簽字確認）。（四）各部門應建立各崗位員工固定資產配備清單。新員工入職，行政部憑人事部門出具的新員工入職證明為新員工配備固定資產。固定資產領用原則上以固定資產配置清單為依據，特殊情況需要單獨配備的，須經主管副總裁批準。對于大件器具類固定資產應本著多人合用原則分配領用。（五）固定資產管理實行采購、發(fā)放兩條線管理。采購的固定資產必須先由固定資產管理員驗收入庫，后領用。嚴禁自采、自發(fā)、自用。（六）在庫固定資產應分類存放，做到類別明晰、擺放有序，防蟲防鼠防潮。（七）固定資產管理員至少每半年對固定資產進行一次盤點，并與固定資產賬目進行核對，做到賬目相符。（八）員工如發(fā)生工作調動或離職等情況，須將個人領用的固定資產交回行政部。部門內部需要繼續(xù)留用的，或多人合用的辦公用品，應及時變更使用人。（九）需隨調動人轉移的固定資產，應由本人填寫《固定資產調撥單》，按規(guī)定履行審批程序后方可辦理固定資產的轉移手續(xù)。（十）辦公用固定資產需要維修的，應報行政部，由行政部統(tǒng)一安排維修。生產用固定資產，一般由配屬部門報行政部同意后，自行聯(lián)系維修，行政部監(jiān)督維修。對于非正常損壞的固定資產，由損壞人/使用人照價賠償。 （十一）生產設備、實驗儀器、測量儀器等，需要定期年檢的，由配屬部門按照檢驗標準進行自檢，自檢合格后方可報檢。（十二）政府部門到公司對生產設備、儀器等進行檢查的，由設備配屬部門負責接待。相關部門在接到通知后應立即通知單位負責人及集團常務副總裁。單位負責人負責按照相關標準先組織內部自檢，自檢過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向常務副總裁匯報，并提出應對方案，經常務副總裁批準后實施。（十三）測量儀器統(tǒng)一納入固定資產管理，由行政部負責保管。各部門有需要時填寫《測量儀器借用登記表》借用，用完后及時歸還。行政部負責驗收。五、固定資產的清查（一）固定資產清查從盤點實物開始。在盤點過程中，要認真核對固定資產型號、數量、目前狀態(tài)等。（二）盤點過程中如果發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧和固定資產毀損，由負責保管或負責使用的部門查明原因，寫出書面報告后按程序處理。（三）公司出售、轉移固定資產必須經集團總裁確認后辦理，出售收入減除清理費用和固定資產凈值的差額，計入當年損益。（四）分公司之間固定資產調撥或集團與分公司之間固定資產調撥須經常務副總裁批準。（五）對于經過清查核實的固定資產，屬于需要進行清理的，應及時清理，該入賬的要入賬，該報廢的要報廢。做到手續(xù)完備，賬目清楚，一般應在年度決算前處理完畢。六、 固定資產處置的管理（一）各部門暫時閑置和不需用的固定資產應報行政部備案，或辦理固定資產退還手續(xù)，退回行政部統(tǒng)一保管、重新調配或處置。 （二）固定資產出租的，由配屬部門填寫《固定資產處置申請表》，說明出租原因,按程序經部門負責人、單位負責人、行政經理、財務經理、常務副總、總裁同意，并應簽定合同。合同內容應包括雙方如何負擔固定資產的修繕保養(yǎng)費用及稅費，租金金額、支付時間、支付方式等，運輸費用由誰負擔，歸還期限，歸還時的固定資產狀況，附屬設備明細表，違反合同的懲罰條款等。（三）固定資產出售的，由配屬部門填寫《固定資產處置申請表》，說明出售原因、按程序經部門負責人、單位負責人、行政經理、財務經理、常務副總、總裁審批后方可辦理。固定資產出售應簽訂正式合同。合同內容應包括售價、對方單位、付款方式、付款時間、交貨方式等內容。（四）固定資產的報廢正常的固定資產報廢，由配屬部門填寫《固定資產處置申請表》，說明該項資產的購買、領用或調入時間、規(guī)格型號、報廢原因、原價及殘值處理情況等，按程序經部門負責人、單位負責人、行政經理、財務經理、常務副總裁、總裁逐級批準后辦理注銷。（五）非正常報廢的固定資產分不同情況進行處理：由于意外事故或不可抗力造成的固定資產報廢，以固定資產賬面凈額與清理費用之和扣除保險公司賠償金額和殘料價值后的余額計入當期損益。由于有關人員故意或過失造成的固定資產損壞、報廢，應追究相關人員責任，令其全部或部分賠償。固定資產賬面凈額與清理費用之和扣除責任人賠款、保險公司賠償金額和殘料價值后的余額計入當期損益。附：固定資產管理流程任務名稱責 任 標 準備注采 購使用部門填寫《固定資產申購單》按程序履行審批手續(xù)后報行政部。行政部根據申購單，確定固定資產采購方式：一般辦公用固定資產由行政部采購；生產性固定資產由使用部門采購；大額固定資產采購（超過20000元的），提交成本合約部組織招標。入 庫采購到位，采購員與管理員進行交接。清點核對無誤，管理員填寫入庫單雙方簽字后辦理入庫手續(xù)。專業(yè)性設備或需要安裝、調試的設備，還需經申報部門驗收合格、達到設計性能方可入庫。領 用領用人填寫《固定資產領用登記表》。管理員發(fā)放固定資產/辦理固定資產移交手續(xù)。員工離職、調動等，固定資產必須收回或變更保管人。維修維護 使用部門通知行政部； 行政部了解情況或現(xiàn)場查看； 行政部安排維修； 專業(yè)設備由行政部授權使用部門聯(lián)系維修，并進行監(jiān)督。報廢處置 閑置不用的固定資產報辦公室備案或退回辦公室； 固定資產出租出售的，庫存管理每半年至少進行一次盤點，盤點表報行政經理；固定資產申購單申購人部 門單 位申購日期申購物品名稱申購數量預計金額規(guī)格或技術性能要求部門經理申購單位單位負責人： 板塊副總： 行政經理財務板塊財務經理： 財務副總： 總裁常務副總： 總裁： 固定資產處置申請表申請人部 門單 位填表日期處置物品名稱購置時間處置方式□出租 □出售處置物品詳情及處置計劃處置原因部門經理業(yè)務板塊單位負責人： 板塊副總： 行政經理財務板塊財務經理： 財務副總： 總裁常務副總： 總裁： 固定資產領用登記表編號名稱規(guī)格/型號領用數量領用人批準人備注122345678910111213141516171819202122232425262728293031固定資產盤點表編號名稱規(guī)格/型號數量配屬部門保管人122345678910111213141516171819202122232425262728293031第二章 辦公用品管理制度未規(guī)范辦公用品采購、分配、保管、使用、轉移程序，確保集團資產的安全與完整，提高使用效益，特制定本制度。一、適用范圍（一）本制度適用于集團及各分子公司。（二）本制度所指辦公用品是指企業(yè)擁有的單位價值500元以下、使用期限在一年以內、不作為固定資產核算的辦公用品用具、食堂宿舍用品、勞保用品、保潔用品、福利用品及煙酒副食品、耗材或其它低值易耗品。生產一線使用的原材料、耗材不在本制度管轄范圍。（三）本制度辦公用品的范圍不同于稅法、會計準則的規(guī)定。財務部門記賬、報稅應按照