【正文】 河北恒生集團(tuán)行政管理制度匯編二零一四年十一月目錄目錄……………………………………………………………………………………2第一章 固定資產(chǎn)管理制度…………………………………………………………3第二章 辦公用品管理制度…………………………………………………………12第三章 公務(wù)車輛管理制度…………………………………………………………19第四章 員工宿舍管理制度…………………………………………………………25第五章 衛(wèi)生管理制度………………………………………………………………29第六章 門衛(wèi)管理制度………………………………………………………………35第七章 餐廳管理制度………………………………………………………………40第八章 電話網(wǎng)絡(luò)管理制度…………………………………………………………48第九章 例會(huì)制度……………………………………………………………………50第十章 檔案管理制度………………………………………………………………54第十一章 印章管理制度……………………………………………………………57第一章 固定資產(chǎn)管理制度為規(guī)范固定資產(chǎn)采購、分配、保管、使用、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢程序，確保集團(tuán)資產(chǎn)的安全與完整，提高使用效益，特制定本制度。一、適用范圍（一）本制度適用于集團(tuán)及各分子公司。（二）本制度所指固定資產(chǎn)是指企業(yè)擁有的單位價(jià)值500元以上、使用期限超過一年的房屋、建筑物、機(jī)械、設(shè)備、交通運(yùn)輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)物品。部分物品雖價(jià)值不足500元，但使用期限超過一年的，也可按照固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。（三）本制度固定資產(chǎn)的范圍不同于稅法、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定。財(cái)務(wù)部門記賬、報(bào)稅應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及稅法相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）不論通過何種渠道、何種經(jīng)費(fèi)取得的固定資產(chǎn)，包括接受贈(zèng)送、以投資形式轉(zhuǎn)入的固定資產(chǎn)均適用于本制度。 二、固定資產(chǎn)管理歸口（一）行政部門作為固定資產(chǎn)的統(tǒng)一管理部門，在集團(tuán)財(cái)務(wù)的指導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理，并監(jiān)督、指導(dǎo)各相關(guān)部門保管、使用、維護(hù)固定資產(chǎn)。（二）固定資產(chǎn)的管理遵循“誰使用、誰保管、誰維護(hù)”的原則，行政部對各項(xiàng)固定資產(chǎn)的安全、完整和有效使用負(fù)有監(jiān)管責(zé)任，各部門對配屬本部門使用的固定資產(chǎn)負(fù)有保管、使用和養(yǎng)護(hù)的責(zé)任。（三）固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)記賬、費(fèi)用分?jǐn)偧罢叟f計(jì)提由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。三、固定資產(chǎn)購置（一）購置申請各部門/單位根據(jù)實(shí)際需求并結(jié)合本部門預(yù)算填寫《固定資產(chǎn)申購單》，經(jīng)部門經(jīng)理、單位負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、常務(wù)副總裁逐級(jí)審批后方可購買。單位價(jià)值超過20000元的，還需經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可購買。（二）采購程序常用辦公固定資產(chǎn)采購由行政部負(fù)責(zé)；生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)采購由申請部門負(fù)責(zé)，行政部進(jìn)行監(jiān)督；常用固定資產(chǎn)應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，以便于追溯。大額固定資產(chǎn)（采購總價(jià)超過20000元的）應(yīng)提報(bào)成本合約部通過招標(biāo)形式采購，并簽訂采購合同。特殊情況不經(jīng)過招標(biāo)的，必須經(jīng)過總裁批準(zhǔn)。采購員接到審批完畢的《固定資產(chǎn)申購單》后，首先檢視是否可以通過內(nèi)部調(diào)劑滿足需要，通過內(nèi)部調(diào)劑確實(shí)無法滿足需要的，須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織采購。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)無法完成采購的，應(yīng)及時(shí)通知申報(bào)部門，以便其提前規(guī)劃工作。固定資產(chǎn)采購回來后，采購員要及時(shí)與固定資產(chǎn)管理員進(jìn)行交接。固定資產(chǎn)管理員須認(rèn)真清點(diǎn)固定資產(chǎn)數(shù)目、型號(hào)，清點(diǎn)無誤后填寫入庫單，兩人共同在入庫單上簽字。需要安裝、調(diào)試的設(shè)備，由使用單位組織驗(yàn)收，并于安裝調(diào)試完畢、確認(rèn)達(dá)到設(shè)計(jì)的性能指標(biāo)后方可辦理入庫手續(xù)。入庫單一式兩聯(lián)，一份由辦公用品管理員留存，一份由采購員報(bào)銷時(shí)作為附件交財(cái)務(wù)部門記賬。采購員憑發(fā)票、《固定資產(chǎn)購置申請單》及固定資產(chǎn)管理員簽字的入庫清單，經(jīng)逐級(jí)審批后報(bào)銷采購費(fèi)用。四、固定資產(chǎn)的使用保管（一）固定資產(chǎn)管理員應(yīng)建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，詳細(xì)登記各類固定資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、供應(yīng)商及領(lǐng)用情況。（二）員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)，須填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，履行審批程序后方可領(lǐng)用。固定資產(chǎn)領(lǐng)取須由本人簽字領(lǐng)取，領(lǐng)用人即為保管人，負(fù)有妥善保管和合理使用的責(zé)任。多人合用的固定資產(chǎn)，由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)用，部門負(fù)責(zé)人為保管責(zé)任人。（三）固定資產(chǎn)無特殊情況禁止他人代領(lǐng)和代人領(lǐng)?。ǜ笨偨?jīng)理以上級(jí)別可由行政部代領(lǐng)，但必須有使用人簽字確認(rèn)）。（四）各部門應(yīng)建立各崗位員工固定資產(chǎn)配備清單。新員工入職，行政部憑人事部門出具的新員工入職證明為新員工配備固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)領(lǐng)用原則上以固定資產(chǎn)配置清單為依據(jù)，特殊情況需要單獨(dú)配備的，須經(jīng)主管副總裁批準(zhǔn)。對于大件器具類固定資產(chǎn)應(yīng)本著多人合用原則分配領(lǐng)用。（五）固定資產(chǎn)管理實(shí)行采購、發(fā)放兩條線管理。采購的固定資產(chǎn)必須先由固定資產(chǎn)管理員驗(yàn)收入庫，后領(lǐng)用。嚴(yán)禁自采、自發(fā)、自用。（六）在庫固定資產(chǎn)應(yīng)分類存放，做到類別明晰、擺放有序，防蟲防鼠防潮。（七）固定資產(chǎn)管理員至少每半年對固定資產(chǎn)進(jìn)行一次盤點(diǎn)，并與固定資產(chǎn)賬目進(jìn)行核對，做到賬目相符。（八）員工如發(fā)生工作調(diào)動(dòng)或離職等情況，須將個(gè)人領(lǐng)用的固定資產(chǎn)交回行政部。部門內(nèi)部需要繼續(xù)留用的，或多人合用的辦公用品，應(yīng)及時(shí)變更使用人。（九）需隨調(diào)動(dòng)人轉(zhuǎn)移的固定資產(chǎn)，應(yīng)由本人填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，按規(guī)定履行審批程序后方可辦理固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移手續(xù)。（十）辦公用固定資產(chǎn)需要維修的，應(yīng)報(bào)行政部，由行政部統(tǒng)一安排維修。生產(chǎn)用固定資產(chǎn)，一般由配屬部門報(bào)行政部同意后，自行聯(lián)系維修，行政部監(jiān)督維修。對于非正常損壞的固定資產(chǎn)，由損壞人/使用人照價(jià)賠償。 （十一）生產(chǎn)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)儀器、測量儀器等，需要定期年檢的，由配屬部門按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自檢，自檢合格后方可報(bào)檢。（十二）政府部門到公司對生產(chǎn)設(shè)備、儀器等進(jìn)行檢查的，由設(shè)備配屬部門負(fù)責(zé)接待。相關(guān)部門在接到通知后應(yīng)立即通知單位負(fù)責(zé)人及集團(tuán)常務(wù)副總裁。單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)先組織內(nèi)部自檢，自檢過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向常務(wù)副總裁匯報(bào)，并提出應(yīng)對方案，經(jīng)常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后實(shí)施。（十三）測量儀器統(tǒng)一納入固定資產(chǎn)管理，由行政部負(fù)責(zé)保管。各部門有需要時(shí)填寫《測量儀器借用登記表》借用，用完后及時(shí)歸還。行政部負(fù)責(zé)驗(yàn)收。五、固定資產(chǎn)的清查（一）固定資產(chǎn)清查從盤點(diǎn)實(shí)物開始。在盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真核對固定資產(chǎn)型號(hào)、數(shù)量、目前狀態(tài)等。（二）盤點(diǎn)過程中如果發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧和固定資產(chǎn)毀損，由負(fù)責(zé)保管或負(fù)責(zé)使用的部門查明原因，寫出書面報(bào)告后按程序處理。（三）公司出售、轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)必須經(jīng)集團(tuán)總裁確認(rèn)后辦理，出售收入減除清理費(fèi)用和固定資產(chǎn)凈值的差額，計(jì)入當(dāng)年損益。（四）分公司之間固定資產(chǎn)調(diào)撥或集團(tuán)與分公司之間固定資產(chǎn)調(diào)撥須經(jīng)常務(wù)副總裁批準(zhǔn)。（五）對于經(jīng)過清查核實(shí)的固定資產(chǎn)，屬于需要進(jìn)行清理的，應(yīng)及時(shí)清理，該入賬的要入賬，該報(bào)廢的要報(bào)廢。做到手續(xù)完備，賬目清楚，一般應(yīng)在年度決算前處理完畢。六、 固定資產(chǎn)處置的管理（一）各部門暫時(shí)閑置和不需用的固定資產(chǎn)應(yīng)報(bào)行政部備案，或辦理固定資產(chǎn)退還手續(xù)，退回行政部統(tǒng)一保管、重新調(diào)配或處置。 （二）固定資產(chǎn)出租的，由配屬部門填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》，說明出租原因,按程序經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人、行政經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、常務(wù)副總、總裁同意，并應(yīng)簽定合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方如何負(fù)擔(dān)固定資產(chǎn)的修繕保養(yǎng)費(fèi)用及稅費(fèi)，租金金額、支付時(shí)間、支付方式等，運(yùn)輸費(fèi)用由誰負(fù)擔(dān)，歸還期限，歸還時(shí)的固定資產(chǎn)狀況，附屬設(shè)備明細(xì)表，違反合同的懲罰條款等。（三）固定資產(chǎn)出售的，由配屬部門填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》，說明出售原因、按程序經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人、行政經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、常務(wù)副總、總裁審批后方可辦理。固定資產(chǎn)出售應(yīng)簽訂正式合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括售價(jià)、對方單位、付款方式、付款時(shí)間、交貨方式等內(nèi)容。（四）固定資產(chǎn)的報(bào)廢正常的固定資產(chǎn)報(bào)廢，由配屬部門填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》，說明該項(xiàng)資產(chǎn)的購買、領(lǐng)用或調(diào)入時(shí)間、規(guī)格型號(hào)、報(bào)廢原因、原價(jià)及殘值處理情況等，按程序經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人、行政經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、常務(wù)副總裁、總裁逐級(jí)批準(zhǔn)后辦理注銷。（五）非正常報(bào)廢的固定資產(chǎn)分不同情況進(jìn)行處理：由于意外事故或不可抗力造成的固定資產(chǎn)報(bào)廢，以固定資產(chǎn)賬面凈額與清理費(fèi)用之和扣除保險(xiǎn)公司賠償金額和殘料價(jià)值后的余額計(jì)入當(dāng)期損益。由于有關(guān)人員故意或過失造成的固定資產(chǎn)損壞、報(bào)廢，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任，令其全部或部分賠償。固定資產(chǎn)賬面凈額與清理費(fèi)用之和扣除責(zé)任人賠款、保險(xiǎn)公司賠償金額和殘料價(jià)值后的余額計(jì)入當(dāng)期損益。附：固定資產(chǎn)管理流程任務(wù)名稱責(zé) 任 標(biāo) 準(zhǔn)備注采 購使用部門填寫《固定資產(chǎn)申購單》按程序履行審批手續(xù)后報(bào)行政部。行政部根據(jù)申購單，確定固定資產(chǎn)采購方式：一般辦公用固定資產(chǎn)由行政部采購；生產(chǎn)性固定資產(chǎn)由使用部門采購；大額固定資產(chǎn)采購（超過20000元的），提交成本合約部組織招標(biāo)。入 庫采購到位，采購員與管理員進(jìn)行交接。清點(diǎn)核對無誤，管理員填寫入庫單雙方簽字后辦理入庫手續(xù)。專業(yè)性設(shè)備或需要安裝、調(diào)試的設(shè)備，還需經(jīng)申報(bào)部門驗(yàn)收合格、達(dá)到設(shè)計(jì)性能方可入庫。領(lǐng) 用領(lǐng)用人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》。管理員發(fā)放固定資產(chǎn)/辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。員工離職、調(diào)動(dòng)等，固定資產(chǎn)必須收回或變更保管人。維修維護(hù) 使用部門通知行政部； 行政部了解情況或現(xiàn)場查看； 行政部安排維修； 專業(yè)設(shè)備由行政部授權(quán)使用部門聯(lián)系維修，并進(jìn)行監(jiān)督。報(bào)廢處置 閑置不用的固定資產(chǎn)報(bào)辦公室備案或退回辦公室； 固定資產(chǎn)出租出售的，庫存管理每半年至少進(jìn)行一次盤點(diǎn)，盤點(diǎn)表報(bào)行政經(jīng)理；固定資產(chǎn)申購單申購人部 門單 位申購日期申購物品名稱申購數(shù)量預(yù)計(jì)金額規(guī)格或技術(shù)性能要求部門經(jīng)理申購單位單位負(fù)責(zé)人： 板塊副總： 行政經(jīng)理財(cái)務(wù)板塊財(cái)務(wù)經(jīng)理： 財(cái)務(wù)副總： 總裁常務(wù)副總： 總裁： 固定資產(chǎn)處置申請表申請人部 門單 位填表日期處置物品名稱購置時(shí)間處置方式□出租 □出售處置物品詳情及處置計(jì)劃處置原因部門經(jīng)理業(yè)務(wù)板塊單位負(fù)責(zé)人： 板塊副總： 行政經(jīng)理財(cái)務(wù)板塊財(cái)務(wù)經(jīng)理： 財(cái)務(wù)副總： 總裁常務(wù)副總： 總裁： 固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表編號(hào)名稱規(guī)格/型號(hào)領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人批準(zhǔn)人備注122345678910111213141516171819202122232425262728293031固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表編號(hào)名稱規(guī)格/型號(hào)數(shù)量配屬部門保管人122345678910111213141516171819202122232425262728293031第二章 辦公用品管理制度未規(guī)范辦公用品采購、分配、保管、使用、轉(zhuǎn)移程序，確保集團(tuán)資產(chǎn)的安全與完整，提高使用效益，特制定本制度。一、適用范圍（一）本制度適用于集團(tuán)及各分子公司。（二）本制度所指辦公用品是指企業(yè)擁有的單位價(jià)值500元以下、使用期限在一年以內(nèi)、不作為固定資產(chǎn)核算的辦公用品用具、食堂宿舍用品、勞保用品、保潔用品、福利用品及煙酒副食品、耗材或其它低值易耗品。生產(chǎn)一線使用的原材料、耗材不在本制度管轄范圍。（三）本制度辦公用品的范圍不同于稅法、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定。財(cái)務(wù)部門記賬、報(bào)稅應(yīng)按照