【正文】 檔案管理 第 1 頁 共 40 頁 項(xiàng)目一 認(rèn)識(shí)檔案、檔案工作 任務(wù)一 認(rèn)識(shí)檔案 一、檔案的起源 ? 前文字說 ? 檔案起源于原始社會(huì)的原始記事 ? 結(jié)繩 ? 刻契 ? 編貝 ? 文字說 ? 檔案和文字是同時(shí)產(chǎn)生的，當(dāng)人們第一次用文字來記錄和交流信息時(shí)，檔案就出現(xiàn)了。 ? 國家說 ? 檔案起源于國家出現(xiàn)后，當(dāng)國家第一次用以進(jìn)行階級統(tǒng)治和國家管理的文件就被有意識(shí)地保存起來時(shí)，檔案就出現(xiàn)了。 二、檔案載體的演變 （一）我國多種多樣的檔案形式 ? 甲骨檔案 ? 中國古代以龜甲、獸骨為載體的原始記錄。殷墟甲骨檔案于清光緒年間出土于河南安陽小屯村一帶。內(nèi)容廣涉當(dāng)時(shí)社會(huì)的階級與國家狀況、農(nóng)業(yè)生產(chǎn) 、思想文化等各方面。 ? 產(chǎn)生時(shí)間：商周時(shí)期，距今 3000多年 ? 特點(diǎn)：記載內(nèi)容翔實(shí)，保存完整，已達(dá)到一定水平。 ? 金石檔案 金文檔案和石刻檔案統(tǒng)稱金石檔案 ? 金文檔案：中國古代以青銅器（鐘、鼎、盤、盂等）為載體的書史銘文，盛行于殷商末期及兩周。金文又稱銘文。 ? 產(chǎn)生時(shí)間： 始于商代 檔案管理 第 2 頁 共 40 頁 ? 特點(diǎn)：是鑄刻在金屬鼎上的一種銘文，也稱鐘鼎文，堅(jiān)固耐久，但比較笨重。 ? 金石檔案 金文檔案和石刻檔案統(tǒng)稱金石檔案 ? 石刻檔案：以石為載體的書史銘文 ? 產(chǎn)生時(shí)間：殷代 ? 特點(diǎn) ：流傳久遠(yuǎn)，始于殷代，東周以后逐漸增多，秦漢以后大量出現(xiàn)，直到明清、民國 仍有所見，保留了很多歷史資料。 ? 簡牘檔案 ? 中國古代以竹木為載體的公私文書。簡指竹片，稱竹簡；牘指木片，稱木犢、木札、木簡。兩者又可通稱為簡。形狀狹長，稍寬的木簡又稱為方。中國古代紙張出現(xiàn)以前，簡牘曾是一種主要的書寫材料，最早約產(chǎn)生于先秦，歷經(jīng)春秋戰(zhàn)國、秦漢，直至東晉末年（ 5世紀(jì)初）紙張普遍應(yīng)用后才基本絕跡 。 ? 產(chǎn)生時(shí)間：商周 ? 特點(diǎn)：笨重，不利于傳遞 。 ? 縑帛檔案 ? 中國古代以絲織物為載體的公私文書?？V帛是古代絲織品的通稱。縑帛質(zhì)地優(yōu)良、柔軟輕便、幅面寬廣，宜于繪畫書寫，所以春秋時(shí)已用作書寫材料?？V帛檔案最早發(fā) 現(xiàn)于 1942年被盜掘的長沙子彈庫戰(zhàn)國楚墳?zāi)梗扔形淖?，又有圖畫，但原件已流失國外。 ? 產(chǎn)生時(shí)間：幾乎與簡犢檔案同時(shí)產(chǎn)生 ? 特點(diǎn)：輕便，便于傳遞，但造價(jià)昂貴 ? 紙質(zhì)檔案 ? 以紙張作為載體的檔案。紙張是中國古代四大發(fā)明之一，公元 2世紀(jì)后，紙逐漸在中國內(nèi)地和西北地區(qū)廣為使用。 1986年在甘肅天水放馬灘一座西漢墓中，出土了約公元前 179——前 150年間的紙質(zhì)地圖殘片，是目前所知世界上最早的紙質(zhì)檔案。 ? 產(chǎn)生時(shí)間：漢代 ? 特點(diǎn)：書寫方便，便于傳遞和保存，造價(jià)低廉 （二）國外檔案的演變 ? 泥板檔案 ? 紙草檔案 ? 蠟板檔案 ? 羊皮檔案 ? 棕 櫚檔案 檔案管理 第 3 頁 共 40 頁 ? 請利用網(wǎng)路、書刊等資源搜集信息，了解上述檔案形成年代、地區(qū)、記載內(nèi)容，完成一份報(bào)告，以 “外國檔案載體演變情況 ”為內(nèi)容，圖文并茂，提交電子稿。 三、檔案的詞源 ? 檔案從一開始將叫 “檔案 ”嗎？ ? 對檔案最早的稱呼：冊、典 ? 甲骨文中就有 “冊 ”、 “典 ”這兩個(gè)字 ? 周代：中 ? 商周以后：簡、牘、簡策、簡牘、簡書、帛書、竹帛 ? 漢唐以后：文案、案牘、文牘、文書、簿書 ? 檔案一詞，最早出現(xiàn)清代 ? 檔案的外文詞 ? 檔案： Archive,其原意為行政機(jī)關(guān)所在地，進(jìn)而兼指保存與這些地方的檔案。 ? 文件： Record 中外詞匯比較 四、 檔案的定義 檔案的定義 ? 檔案是國家機(jī)構(gòu) 、社會(huì)組織和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄 。 ? 檔案的來源 161。170。161。170。廣泛性 ? 內(nèi)容領(lǐng)域 161。170。161。170。豐富性 ? 形成過程 161。170。161。170。限定性 第一，必須是具有一定查考利用價(jià)值的文件。 第二，必須是按照一定的程序和條理集中保存起來的文件。 第三，必須是辦理完畢的文件。 ? 形式是 161。170。161。170。多樣性 ? 本質(zhì)屬性 161。170。161。170。原始記錄性 問題：請說出下列哪些屬于檔案 檔案管理 第 4 頁 共 40 頁 五、檔案的屬性與價(jià)值 （一）一般屬性 ? 知識(shí)性 ? 信息性 （二）檔案的基本作用（基本價(jià)值） Archive value ? 檔案是歷史的真實(shí)憑證 ——憑證作用 ? 檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案自身的因素所決定的。 ? 檔案是第一手的參考資料 ——參考作用 ? 檔案的參考作用主耍在于其可靠性和廣泛性。 六、檔案的分類 ? 按檔案形成的時(shí)間劃分： ? 分為 古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案 。 ? 按檔案的來源標(biāo)準(zhǔn)劃分：檔案形成者 ? 公務(wù)檔案 國家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案 等 ? 私人檔案 ? 按檔案的內(nèi)容 ? 劃分為十大類 ? 文書檔案、科技檔案、專門檔案 任務(wù)二 認(rèn)識(shí)檔案工作 一、檔案工作的內(nèi)容 ? 對檔案工作的描述 ? 從廣義上講 ，它包括 檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作等。 檔案管理 第 5 頁 共 40 頁 ? 從狹義上講 ，通常所說的檔案工作，是指檔案館室）所從事的 檔案業(yè)務(wù)工作 ，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。 ? 檔案工作的內(nèi)容 ? Archive Work ? 其基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等八項(xiàng)工作，通常稱為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。 ? 8項(xiàng)工作中，除鑒定和統(tǒng)計(jì)之外的 6項(xiàng)工作基本構(gòu)成一個(gè)流程性的工作過程。 ? 8項(xiàng)工作內(nèi)容，從理論上可劃分成兩個(gè)基本方面： 檔案實(shí)體管理和檔案信息的開發(fā)利用。 二、檔案工作的基本性質(zhì) 檔案工作的基本性質(zhì) ? 檔案工作是一項(xiàng) 服務(wù)性、輔助性 的工作 ? 從檔案的主耍作用和與其他工作的關(guān)系來悅，檔案工作是屬于服務(wù)性的、條件性的工作。這是檔案工作的一個(gè)主耍特點(diǎn)。 ? 通過管理和提供檔案資料為各項(xiàng)工作服務(wù)，是檔案工作與社會(huì)上其他服務(wù)工作的區(qū)別所在。 ? 檔案工作是一項(xiàng) 管理性 的工作 ? 檔案工作是科學(xué)地管理檔案的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)。 ? 由于檔案工作是專門管理檔案的一項(xiàng)科學(xué)性工作，因而耍求檔案工作人員必須具備相應(yīng)的知識(shí)和技能： 檔案專業(yè)知識(shí) ； 歷史知識(shí)和本行業(yè)專業(yè)知識(shí) ； 科學(xué)文化知識(shí) 。 ? 檔案工作的 政治性、機(jī)密性 等 三、檔案工作的基本原則 ? 我國檔案工作的基本原則是在實(shí)賤中逐步完善的， 《 中華人民共和國檔案法 》 中對檔案工作的基本原則作了明確的規(guī)定： “檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。 ” ? 檔案工作的這一基本原則，確定了檔案工作的組織原則和管理體制，提出了檔案管理的基本要求，體現(xiàn)了檔案工作的根本目的和檔案管理 第 6 頁 共 40 頁 主要標(biāo)準(zhǔn)。 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中管理國家全部檔案，是我國檔案工作的組織原則和管理體制。 ? 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理 ? 國家全部檔案由各級檔案機(jī)構(gòu)分別集中 保存，實(shí)行黨政檔案的統(tǒng)一管理。 ? 全國檔案工作由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分層地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 維護(hù)檔案的完整、安全是檔案管理的 最基本要求 ，只有保證檔案的完整和安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。 便于社會(huì)各方面的利用， 這是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)．它體現(xiàn)了檔案工作的 根本目的 。 ? 便于社會(huì)各方面利用這一思想，必須貫穿在檔案工作的各個(gè)方面和檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，使檔案工作者從當(dāng)前和長遠(yuǎn)利用的需要這一點(diǎn)去開展工作，并以此為主耍標(biāo)準(zhǔn)去檢查檔案工作的效果。 ? 從這個(gè)意義上講，這一原則是檔案工作基本原則中一個(gè)最 重耍的方面。 四、檔案機(jī)構(gòu) ? 檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu) ? 檔案室 ?檔案館 檔案室： record office 、 achives 雙重性 ? 是本單位工作的重要組成部分； ? 是國家檔案工作組織體系中的基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。 檔案室的幾種類型： ? 文書檔案室 檔案管理 第 7 頁 共 40 頁 Administrative Achives ? 科技檔案室 Scientific and technical Achives ? 綜合檔案室 Comprehensive Achives ? 人事檔案室 Personnel Achives ? 專門檔案室 Specialized Archives 綜合檔案室 檔案室的職責(zé) ? 指導(dǎo) 、監(jiān)督本單位文件材料的歸檔工作 ? 接收 本單位的全部檔案，對檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)，并編制必要的檢索工具、文件匯編和參考資料，積極提供利用，為本單位的工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)； ? 把具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案 移交 給國家檔案館； 檔案館 archives ? 檔案館是收集、保管檔案的機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)接收、征集、管理檔案和開展檔案利用等 。 ? 永久保存檔案的基地 檔案館的具體任務(wù) ? 接收和征集 本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料， 科學(xué)地管理； ? 通過多種方式，積極開展檔案資料的 利用 工作； ? 參與 編修史志 工作。 檔案館 設(shè)置 的幾種情況： 檔案管理 第 8 頁 共 40 頁 ? 綜合檔案館 Comprehensive archives 國家級： 中央檔案館、一史館、二史館 地方級：省級、市級、區(qū)級 ? 專業(yè)檔案館 Specialized archives 中央檔案館 ? 檔案行政管理機(jī)構(gòu) ——檔案局、處 ? 檔案行政管理機(jī)構(gòu) Archival Administrative Department ? 各級檔案行政管理部門，是我國檔案工作組織系統(tǒng)中的行政管理系統(tǒng)。國家授權(quán)各級檔案行政管理 部門主管全國和各行政區(qū)域的檔案工作，對各地區(qū)、各專業(yè)系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行分層、分專業(yè)管理。 項(xiàng)目二 檔案的收集 一、檔案收集的概述 ? 定義 ? 檔案收集工作就是按照黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各單位、單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的檔案，以及散失在社會(huì)上的零散檔案，分別集中到有關(guān)的檔案室和各級各類檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 ? 工作內(nèi)容 ? 接收 Accession ? 檔案室的接收 ：接收本單位文書部門或業(yè)務(wù)、職能部門整理后的移交檔案。 ? 已歸檔檔案的接收 ? 未及歸檔檔案的補(bǔ)充收集 ? 檔案館的接收 ： 檔案館接收各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)移交的需要永久或長期保存的檔案。 ? 征集 Acquisition ? 按照國家規(guī)定的征收在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。 檔案管理 第 9 頁 共 40 頁 見 《 檔案法 》 第十六條 ? 征集的方法 ——收購、征購、捐贈(zèng) ? 檔案收集工作的意義 ? 檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)。 ? 檔案館（室）所管理的檔案，主耍不是由檔案館（室）自已產(chǎn)生的，而是依靠長期收集，逐步積累和補(bǔ)充起來的。 ? 檔案收集工作是實(shí)行檔案集中管理原則的前提和保證。 ? 檔案收集工作是檔案工作各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。 ? 從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來說，收集工作是檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)。收集 工作的質(zhì)量決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量。 ? 檔案收集工作的基本要求 ? 豐富和優(yōu)化的館（室） ? 數(shù)量充分 、 質(zhì)量優(yōu)化 、 成份充實(shí) 、 結(jié)構(gòu)合理 ? 加強(qiáng)館（室）外調(diào)查研究 ? 既耍防止把檔案形成機(jī)關(guān)尚在經(jīng)常使用的檔案 過早地集中 起來； ? 又要防止忽視整體的需要，把需要集中的檔案當(dāng)做 “小家底 ”據(jù)為己有，或者 “拒之門外 ’不愿接收。 ? 推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化 ? 堅(jiān)持全宗不可分散性原則 ? 在收集過程中，必須把一個(gè)單位的檔案全部集中到一個(gè)檔案館（室） 。 二、文件管理工作的基本要求 ? 要提高檔案與檔案工作的質(zhì)量，不能單純地依靠提高檔案管理水平來實(shí)現(xiàn)，更 重要的是嚴(yán)格控制文件管理過程。 設(shè)立機(jī)構(gòu) ? 大型機(jī)構(gòu)，工作量大，需要設(shè)立專門的文件處理機(jī)構(gòu)，如辦公廳（室），秘書處（室），綜合處 ? 小型機(jī)構(gòu)，設(shè)立一至兩名專職或者兼職人員 健全制度 ? 文件工作制度體系包括： ? 文件形成制度 ? 文件處理制度 ? 文件傳遞制度 檔案管理 第 10 頁 共 40 頁 ? 文件清退制度 ? 文件銷毀制度 ? 平時(shí)歸卷制度 控制文件數(shù)量 ? 文件數(shù)量增長的原因： ? 社會(huì)實(shí)踐的豐富