【正文】 1 文件檔案管理 制度 一 總則 目的： 為使公司的文件 檔案 管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高辦公效率，特制定本制度。 范圍： 本制度適用于 四川興達(dá)明科機(jī)電工程有限公司 所有文件檔案管理 。 二 文件分類(lèi) 公司內(nèi)文書(shū)分 類(lèi)主要分 為 A 類(lèi) 機(jī)要文件、 B 類(lèi) 重要文件、 C 類(lèi) 普通文件三類(lèi)。 （一） 機(jī)要文件 （ A 類(lèi)） 1. 公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、工商稅務(wù)登記證、 組織機(jī)構(gòu)代碼證、 工商變更登記材料、合同書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)等特別重要的 原始 文件； 2. 公司董事會(huì)、 經(jīng)營(yíng)層 會(huì)材料，包括會(huì)議通知、會(huì)議 材料、會(huì)議記錄（紀(jì)要）、會(huì)議決議 及《任務(wù)督辦書(shū)》 等； 3. 公司級(jí)年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)及相關(guān)材料； 4. 財(cái)務(wù)類(lèi)各種 對(duì)內(nèi) 統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各類(lèi)單據(jù)； 5. 公司 內(nèi) 重要的 核心 技術(shù)檔案 、技術(shù)成本預(yù)算等 ； 6. 所有涉及保密工作的文件資料； 7. 其他 有 所定義的機(jī)要文件。 （二） 重要文件 （ B 類(lèi)） 1. 外來(lái)文件： 政府部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的文件 、 各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、顧客提供的技術(shù)文件、供方的文件等 ； 2. 公司對(duì)外的正式發(fā)文，包括紅頭文件、請(qǐng)示匯報(bào)等； 3. 與公司經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表； 4. 合同類(lèi)文件： 各類(lèi)銷(xiāo)售合同、 采購(gòu)合同、合作協(xié)議書(shū)、備忘錄等； 5. 質(zhì)量管理體系文件：質(zhì)量手冊(cè)（包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)）、程序文件 、質(zhì)量記錄、作業(yè)文件 等； 6. 技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范、圖紙、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)審意見(jiàn)等。 7. 行政 類(lèi)文件：規(guī)章制度、行政管理辦法、公司 內(nèi)部規(guī)章制度 等 ； 2 8. 人事類(lèi)文件：各類(lèi)人事檔案、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等； 9. 公司內(nèi)部會(huì)議 相關(guān)材料： 會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、決議、會(huì)議記錄（紀(jì)要） 、發(fā)放 /回收記錄 等； 10. 各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié) 等 ； 11. 本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng) 的剪報(bào)、照片、音像資料等； 12. 以公司名義參加的，由政府、各類(lèi)社會(huì)團(tuán)體召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議、培訓(xùn)材料； 13. 各種形式的涉密文件，包括涉密的呈批文件、會(huì)議記錄（紀(jì)要）等； 14. 公司內(nèi)部培訓(xùn)的課件，包括 PPT 和其他相關(guān)的文字、音像材料。 （三） 普通文件 （ C 類(lèi)） 1. 各部門(mén)非涉密呈批文件。 2. 各部門(mén)內(nèi)部非涉密會(huì)議的會(huì)議記錄（紀(jì)要）。 3. 公司內(nèi)部培訓(xùn)的課件，包括 PPT 和其他相關(guān)的文字、音像材料。 4. 公司的簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)刊。 5. 公司購(gòu)買(mǎi)的各類(lèi)圖書(shū)、報(bào)紙、雜志。 6. 其他 公司定義的 普通文件。 三 文件制作規(guī)定 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本 規(guī)定 制作。 （一） 紅頭文件 1. 紅頭文件適用于以公司名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)的正式發(fā)文； 2. 以紅頭文件形式對(duì)內(nèi)下發(fā)的文件具有極強(qiáng)的執(zhí)行要求，凡接到文件的公司或部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照文件內(nèi)容執(zhí)行； 3. 紅頭文件的格式 須嚴(yán)格按照公司的規(guī)定制作，具體格式要求 如下： 紅頭文件模板請(qǐng)參見(jiàn)附件 MK/WJ01《紅頭文件》模板 ； 用紙要求：標(biāo)準(zhǔn) A4 紙； 字號(hào)要求 ： 標(biāo)題 用 3 號(hào)宋體加粗，正文用 4 號(hào)宋體 ； 文件要素標(biāo)識(shí) ： 發(fā)文字號(hào)： 由發(fā)文 機(jī)構(gòu) 代字 、 年份和序號(hào)組成， 用 4 號(hào)宋體， 3 居中排列。 機(jī)構(gòu) 代字反映發(fā)文公司或部門(mén)的性質(zhì)，如“ 明科司發(fā)”是 四川興達(dá)明科機(jī)電工程有限公司 發(fā)文，“ 明科系統(tǒng)部 發(fā)”是 四川興達(dá)明科機(jī)電工程有限公司系統(tǒng)部發(fā)文； 年份置于六角括號(hào)〔 〕中，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)出全稱(chēng)，如 2020 年，不能簡(jiǎn)化為“ 12”；序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào) ， 保持 1 位虛位， 如 第 01 號(hào)。 簽發(fā)人標(biāo)識(shí)： 僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)于行首居左空 1 字，簽發(fā)人姓名于行尾居右空 1 字，用 4 號(hào)宋體字。 標(biāo)題 要求： 一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。標(biāo)題用 3號(hào) 宋體 字 加粗 ，可分 1 行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞義完整（不能把完整的詞拆開(kāi)）。 正文要求：是文件的主體部分，正文的內(nèi)容要準(zhǔn)確，鮮明、 完整地表達(dá) 發(fā)文件 意圖、目的和要求。正文用 4 號(hào)宋體字，文中數(shù)字、年份不能分行。 附件 要求： 是正文內(nèi)容的組成部分，與文件正文具有同等效力。應(yīng)在正文末尾下空 1 行，左空 2 字，用 4 號(hào)宋體字表明“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂。 成文日期： 是文件生效的時(shí)間，是文件的一項(xiàng)重要內(nèi)容。成文日期和落款用 4 號(hào)宋體字。為了加強(qiáng)其準(zhǔn)確性，成文日期要 用漢字（一二三四五六七八九〇）書(shū)寫(xiě)，例如二〇 一二 年 四 月十五日。 主題詞 ： 是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢(xún)的規(guī)范化詞語(yǔ)。用 4 號(hào)宋體字，詞目之間空 2 字，一般不超過(guò) 5 個(gè)主題詞 。 文件發(fā)送： 分為主送、抄送和抄報(bào)三種形式。主送，是主要收受文件的機(jī)關(guān)，指上級(jí)部門(mén)向同級(jí)部門(mén)或下級(jí)部門(mén)發(fā)送文件；抄送，是指除主送機(jī)關(guān)之外需要知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)；抄報(bào)，是下級(jí)部門(mén)向上級(jí)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送文件。 （二） 請(qǐng)示 呈批文件 4 1. 用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)文件。一般情況下，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)文件時(shí)都應(yīng)以呈批文件的形式上報(bào)，若文字內(nèi)容太多，或有表 格等其他文件時(shí)，則以呈批文件附件的形式上報(bào)； 2. 《呈批文件》模板見(jiàn) 附件 MK/WJ02《請(qǐng)示呈批文件》模板 。 （三） 任務(wù)督辦書(shū) 1. 主要用于 公司 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各部門(mén)下達(dá) 重要 任務(wù)時(shí)使用； 2. 承辦部門(mén)應(yīng)按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求，將任務(wù)執(zhí)行情況反饋至督辦部門(mén)； 3. 《任務(wù)督辦書(shū)》模板見(jiàn) 附件 MK/WJ03《任務(wù)督辦書(shū)》模板 。 （四） 其他文件格式 1. 其他文件格式參照 公司 已經(jīng)下發(fā) 的格式要求 執(zhí)行； 2. 若無(wú)具體 格式要求，可 自行確定行文格式。 注意： 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的各類(lèi)文件內(nèi)容不得任意涂改。 四 文件的收發(fā)規(guī)定 司所有外來(lái)文件行政人力部 指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收發(fā)、傳遞、登記及保管工作 。 自行 負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳遞、登記及保管工作。 ，對(duì)于不完整的文件應(yīng)要求并督促來(lái)文 單位 /部門(mén) 予以補(bǔ)齊。 部門(mén)主管查閱，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)視其重要程度決 定是否報(bào)上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 ，應(yīng)由收文部門(mén)附《 來(lái)文處理單 》，向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)。 ，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的《 收文薄 》以備查。 7.《收文 薄 》中應(yīng)注明收文日期、類(lèi)別、來(lái)文單位、題目、需送達(dá)部門(mén) /個(gè)人 、簽收人、 移交人 等基本要素。 ，應(yīng)在《 重要電話接聽(tīng)登記表 》上做好記錄，并與相關(guān)部門(mén)做好內(nèi)容交接。 文負(fù)責(zé)人應(yīng)正確地判斷文件的緊急程度，及時(shí)予以傳遞，不得延誤。 ，各部門(mén)收文人 員 應(yīng)在《 收文薄 》上簽收，并寫(xiě)明簽收時(shí)間。 5 五 文件的審批 須經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行 的文件需先填寫(xiě)《請(qǐng)示呈批文件》 。