【正文】 ，并在銷毀清冊(cè)上詳細(xì)注明。 。若有電子文檔，應(yīng)連同電子文檔一起交至檔案管理人員處存檔。 （二） 第 二步：部門主管審核。 自行 負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳遞、登記及保管工作。應(yīng)在正文末尾下空 1 行，左空 2 字，用 4 號(hào)宋體字表明“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。 2. 各部門內(nèi)部非涉密會(huì)議的會(huì)議記錄（紀(jì)要）。 3. 公司內(nèi)部培訓(xùn)的課件，包括 PPT 和其他相關(guān)的文字、音像材料。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 ，對(duì)于不完整的文件應(yīng)要求并督促來(lái)文 單位 /部門 予以補(bǔ)齊。部門主管對(duì)文件進(jìn)行初審，審查文件內(nèi)容是否與發(fā)文意圖相吻合，并于發(fā)文稿紙上簽寫審核意見。 ，各類公文上的附件一律不準(zhǔn)抽存。機(jī)要文件永久保存，重要文件保存十年，普通文件保存五年。 。送交檔案形成部門進(jìn)行初審的擬銷毀案卷的清冊(cè)，必須經(jīng)各部門 分管領(lǐng)導(dǎo) 簽字同意方可生效。 。 ， 各種附件一律不準(zhǔn)抽存。紅頭文件發(fā)文采用《發(fā)文稿紙》。 四 文件的收發(fā)規(guī)定 司所有外來(lái)文件行政人力部 指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)、傳遞、登記及保管工作 。 附件 要求： 是正文內(nèi)容的組成部分，與文件正文具有同等效力。 （三） 普通文件 （ C 類） 1. 各部門非涉密呈批文件。 4. 公司的簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)刊。附件應(yīng)與正文一起裝訂。 部門主管查閱，由部門領(lǐng)導(dǎo)視其重要程度決 定是否報(bào)上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 （三） 第三步：辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核。事情辦結(jié)后及時(shí)交文件管理 員歸檔。 九 借閱 ，檔案管理人員必須在《檔案借閱登記 表 》上登記。機(jī)要文件和重要文件檔案銷毀時(shí)，必須由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期， 監(jiān)銷人必須簽字以示負(fù)責(zé)。 8 保管部門 對(duì)保 管期滿，擬銷毀的檔案提出存或毀的初步意見，并對(duì)擬銷毀檔案按類別造冊(cè)登記，由檔案形成部門和檔案管理人員共同鑒定檔案，提出銷毀或續(xù)存的初步意見，分別送檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。 ，以便查找。 ，本公司內(nèi)部在日常經(jīng)營(yíng)管理中所形成的各種有保存價(jià)值的文件材料都要按本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。擬稿人根據(jù)工作需要以公司或者部門名義擬制文件，文件起草完畢后，附《 來(lái)文處理單 》，交與部門主管審核 。 注意： 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的各類文件內(nèi)容不得任意涂改。正文用 4 號(hào)宋體字，文中數(shù)字、年份不能分行。 7. 行政 類文件：規(guī)章制度、行政管理辦法、公司 內(nèi)部規(guī)章制度 等 ； 2 8. 人事類文件：各類人事檔案、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等； 9. 公司內(nèi)部會(huì)議 相關(guān)材料： 會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、決議、會(huì)議記錄（紀(jì)要） 、發(fā)放 /回收記錄 等； 10. 各部門的工作計(jì)劃、總結(jié) 等 ； 11. 本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng) 的剪報(bào)、照片、音像資料等； 12. 以公司名義參加的，由政府、各類社會(huì)團(tuán)體召開的各類會(huì)議、培訓(xùn)材料； 13. 各種形式的涉密文件，包括涉密的呈批文件、會(huì)議記錄（紀(jì)要）等； 14. 公司內(nèi)部培訓(xùn)的課件，包括 PPT 和其他相關(guān)的文字、音像材料。 5. 公司購(gòu)買的各類圖書、報(bào)紙、雜志。 成文日期： 是文件生效的時(shí)間，是文件的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 ，應(yīng)由收文部門附《 來(lái)文處理單 》，向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)。 對(duì)文件進(jìn)行再 審核、校正 ， 負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真查閱文件格式是否符合以及文字是否存在錯(cuò)別字等明顯錯(cuò)誤和漏洞 。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 （ A 級(jí)） 必須填寫《檔案 借 閱 申請(qǐng) 單》，經(jīng) 總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字 批準(zhǔn) 后 方能借閱。 銷毀清冊(cè)及有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的書面報(bào)告必須立卷歸檔 統(tǒng)一保管 。 十一 銷毀 ，對(duì)于沒有必要繼續(xù)保存的文件，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷毀。 ，根據(jù)規(guī)定的格式 7 逐件填寫 存檔文件目錄。 盡量 指定 固定人員 負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料 。 六 發(fā)文 上級(jí)主管部門需以正式文件形式向下級(jí)或相關(guān)部門發(fā)文時(shí)，應(yīng)遵循以下流程： （一） 第一步：相關(guān)人員起草文件。 （四） 其他文件格式 1. 其他文件格式參照 公司 已經(jīng)下發(fā) 的格式要求 執(zhí)行； 2. 若無(wú)具體 格式要求，可 自行確定行文格式。 正文要求：是文件的主體部分，正文的內(nèi)容要準(zhǔn)確，鮮明、 完整地表達(dá) 發(fā)文件 意圖、目的和要求。 （二） 重要文件 （ B 類） 1. 外來(lái)文件： 政府部門發(fā)來(lái)的與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的文件 、 各類標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、顧客提供的技術(shù)文件、供方的文件等 ； 2. 公司對(duì)外的正式發(fā)文，包括紅頭文件、請(qǐng)示匯報(bào)等； 3. 與公司經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表； 4. 合同類文件： 各類銷售合同、 采購(gòu)合同、合作協(xié)議書、備忘錄等； 5. 質(zhì)量管理體系文件：質(zhì)量手冊(cè)（包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)）、程序文件 、質(zhì)量記錄、作業(yè)文件 等； 6. 技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范、圖紙、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、任務(wù)書、協(xié)議書、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)審意見等。 6. 其他 公司定義的 普通文件。成文日期和落款用 4 號(hào)宋體字。 ，設(shè)立專門的《 收文薄 》以備查。檢查無(wú)誤后由擬稿人將文件打印出來(lái)， 辦公室負(fù)責(zé)人 人在發(fā)文稿紙上簽寫意見和建議并同文件呈報(bào) 分管 領(lǐng)導(dǎo)審核批示。 （含正件與附件、請(qǐng)示批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件等）一律由 行政人力部 統(tǒng)一收集管理。 （ B 級(jí)） 必須寫《檔案 借 閱 申請(qǐng) 單》，經(jīng)各 部門分管副總簽字批準(zhǔn)后方能 借閱。 十二 附則 1. 本制度由 公司行政人力部 負(fù)責(zé)解釋。 管理員負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)要及重要文的復(fù)印，其余人員不得私自復(fù)印或留存。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角標(biāo)注頁(yè)號(hào)，背面有文字的在左上角標(biāo)注頁(yè)號(hào)。 ，確保檔案的安全。 ，若相關(guān)部門或各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出疑問(wèn)，呈報(bào)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集反饋信 息，并將反饋信息以書面形式說(shuō)明后，再向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)。 （三） 任務(wù)督辦書 1. 主要用于 公司 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各部門下達(dá) 重要 任務(wù)時(shí)使用； 2. 承辦部門應(yīng)按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求，將任務(wù)執(zhí)行情況反饋至督辦部門； 3. 《任務(wù)督辦書》模板見 附件 MK/WJ03《任務(wù)督辦書》模板 。標(biāo)題用 3號(hào) 宋體 字 加粗 ，可分 1 行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞義完整（不能把完整的詞拆開）。 （一） 機(jī)要文件 （ A 類） 1. 公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、工商稅務(wù)登記證、 組織機(jī)構(gòu)代碼證、 工商變更登記材料、合同書、專利證書、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書等特別重要的 原始 文件； 2. 公司董事會(huì)、 經(jīng)營(yíng)層 會(huì)材料，包括會(huì)議通知、會(huì)議 材料、會(huì)議記錄（紀(jì)要）、會(huì)議決議 及《任務(wù)督辦書》 等； 3. 公司級(jí)年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)及相關(guān)材料； 4. 財(cái)務(wù)類各種 對(duì)內(nèi) 統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各類單據(jù)； 5. 公司 內(nèi) 重要的 核心 技術(shù)檔案 、技術(shù)成本預(yù)算等 ； 6. 所有涉及保密工作的文件資料； 7. 其他 有 所定義的機(jī)要文件。 三 文件制作規(guī)定 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本 規(guī)定 制作。為了