【正文】 成都某知名房地產(chǎn)公司管理制度匯編 總經(jīng)辦 檔案管理制度及流程 一、總則 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。 本制度所稱的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。 二、適用范圍 本制度適用于天府置信各部門。 三、 檔案機(jī)構(gòu)及職責(zé) 公司檔案工作由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理，采用科學(xué)手段 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。 總經(jīng)辦設(shè)檔案管理專員一名，負(fù)責(zé)本公司檔案文件資料的收集工作，根據(jù)歸檔范圍負(fù)責(zé)區(qū)分鑒別本公司應(yīng)向集團(tuán)歸檔的文件資料并整理立卷，建立目錄，其分類方法和 1 原則與集團(tuán)保持一致性，對(duì)上年度形成的檔案文件資料要求在下年度 5月份以前整理完，6月份由總經(jīng)辦正式向集團(tuán)檔案室移交。財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)類檔案的收集、整理與保管。 公司各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的基礎(chǔ)處理工作。對(duì)準(zhǔn)備存檔的文件應(yīng)檢查其紙質(zhì)，字跡，折疊方式等是否規(guī)范。對(duì)本部門所轄范圍內(nèi)的文件進(jìn)行歸卷整理，注意 查漏補(bǔ)缺，保證歸檔文件的完整和案卷的質(zhì)量，負(fù)責(zé)建立本部門目錄，定期向本公司檔案管理專員移交，保留移交記錄。 各部門將本部門兼職檔案管理人員名單報(bào)總經(jīng)辦備案，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)書面通知總經(jīng)辦。各部門兼職檔案管理人員在崗位異動(dòng)或辭職時(shí)務(wù)必將手中資料照目錄全數(shù)移交，并作好移交記錄。 公司所有職員均有保護(hù)檔案的義務(wù)。 四、歸檔范圍及保管期限 類目名稱 基本內(nèi)容 保管期限 文書類 管 理 類 公司工商登記及工商變更系列文件 永久 有關(guān)股份制改造、股權(quán)變更文件 永久 董事會(huì)及公司正式行文、重要 通知 長(zhǎng)期或永久 公司的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置與變更 永久 各公司年度綜合性的工作計(jì)劃、總結(jié) 永久 人力資源工作的有關(guān)文件如公司的人事變動(dòng)、員工的招聘、培訓(xùn)、福利等 長(zhǎng)期或永久 重要事件的記錄及來(lái)往信函 長(zhǎng)期或永久 內(nèi)部出版物 長(zhǎng)期永久 事務(wù)性文件、重要會(huì)議紀(jì)要 短期或長(zhǎng)期 置信生活方式與社區(qū)文明建設(shè)有關(guān)文件 短期或長(zhǎng)期 公司有關(guān)質(zhì)量體系及運(yùn)行的相關(guān)文件 短期或長(zhǎng)期 對(duì)外關(guān)系及往來(lái)的文書、文件 短期 2 營(yíng) 銷 類 本公司發(fā)展規(guī)劃、重大經(jīng)營(yíng)決策 永久 經(jīng)營(yíng)模式的選擇、更改及 運(yùn)行情況總結(jié) 長(zhǎng)期 項(xiàng)目與品牌的策劃及營(yíng)銷方案 (含市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告 ) 長(zhǎng)期或永久 新聞媒介發(fā)布的有關(guān)公司的各種記錄 短期或長(zhǎng)期 銷售及連鎖營(yíng)運(yùn)業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表、報(bào)告等 短期 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的大宗采購(gòu)合同、協(xié)議，與廠家或代理商的代理合同或供貨協(xié)議，相關(guān)的授權(quán)文書 短期或長(zhǎng)期 培訓(xùn)教學(xué)類 上級(jí)針對(duì)培訓(xùn)學(xué)校學(xué)科設(shè)置、培訓(xùn)要求的文件 長(zhǎng)期 教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)等方面的規(guī)定、辦法、報(bào)告、批復(fù)； 永久 教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、培訓(xùn)總結(jié)及評(píng)估 長(zhǎng)期 課程建設(shè)要求及安排、典型教案及重要備課記錄 長(zhǎng)期 財(cái) 會(huì)類 財(cái) 會(huì) 類 財(cái)務(wù)工作管理性文件、財(cái)務(wù)狀況分析、財(cái)務(wù)審計(jì)等 長(zhǎng)期或永久 各種原始憑證、記帳憑證 十五年 日記帳、總帳、明細(xì)分類帳、固定資產(chǎn)明細(xì)帳 十五年 現(xiàn)金出納帳 ,銀行存款 二十五年 會(huì)計(jì)月、季報(bào)表 五年 年終決算報(bào)表 永久 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 十五年 會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊(cè) 二十五年 科技類 房 地 產(chǎn) 項(xiàng) 項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告和批復(fù) 永久 計(jì)劃任務(wù)書 永久 規(guī)劃、環(huán)保、消防、衛(wèi)生防疫等部門審批文件 永久 征地批文及紅線圖、拆遷補(bǔ)償文件 永久 工程地質(zhì)勘察報(bào)告 永久 工程監(jiān)理、招投標(biāo)文件及有關(guān)合同 ,協(xié)議書等 永久 開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要 短期 概、預(yù)算書 短期 3 目 房 地 產(chǎn) 項(xiàng) 目 施工圖 短期 設(shè)計(jì)修改通知單及附圖 永久 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 永久 原材料、半成品、成品質(zhì)量證明及試驗(yàn)文件材料 (鋼材、水泥、磚、沙石、構(gòu)件等 ) 永久 混凝土、沙漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告 永久 沉陷、位移、變形等觀測(cè)記錄 永久 工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料 永久 工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料 永久 施工技術(shù)總結(jié) 永 久 水電設(shè)備安裝工程施工文件 永久 竣工報(bào)告 ,竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久 竣工決算報(bào)告 永久 各專業(yè)竣工圖 永久 其它竣工資料 (園林綠化等 ) 永久 五、檔案管理細(xì)則 查閱 嚴(yán)格執(zhí)行文件、檔案的查閱制度及保密紀(jì)律。 公司各部門只能進(jìn)行與其有關(guān)的內(nèi)容查閱，若查閱其它無(wú)直接關(guān)系的資料、文件，則必須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人在《工作銜接函》上審核、批準(zhǔn)，并由總經(jīng)辦主任簽字認(rèn)可后，方可查閱。 外來(lái)單位來(lái)公司查閱資料，須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，方可查閱。如需借閱須由在本公司內(nèi)部業(yè) 務(wù)相關(guān)部門派人代為辦理。 查閱時(shí)不得將資料、文件帶出檔案室，查閱不得擅自抄錄、涂改、復(fù)印。 借閱 4 各部門只能進(jìn)行與其有關(guān)的內(nèi)容借閱。 嚴(yán)格并完整填寫《資料借 /領(lǐng)用申請(qǐng)單》。 借閱資料的狀態(tài)為復(fù)印件，須由本部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)單上簽字，重要文件還須總經(jīng)辦主任簽字。 借閱資料為原件，除本部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)單上簽字外還須總經(jīng)辦主任簽字。借閱重要文件原件（如：開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的五證等），必須有分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。 借閱的資料不得未經(jīng)允許轉(zhuǎn)借他人，不得任意毀壞、修改、抄 錄、公布。 原件的借閱期限為一周，到期必須歸還，如須繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。如逾期無(wú)故不還，總經(jīng)辦應(yīng)出具工作銜接函對(duì)該部門作出不再進(jìn)行資料查閱及借領(lǐng)用的決定，情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)通報(bào)公司綜合管理中心請(qǐng)求協(xié)助處理。 領(lǐng)用 資料領(lǐng)用須嚴(yán)格并完整填寫《資料借 /領(lǐng)用申請(qǐng)單》。 領(lǐng)用資料的狀態(tài)為復(fù)印件，須由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)單上簽字，重要文件還須總經(jīng)辦簽字。 領(lǐng)用資料為原件，除領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)單上簽字外，還須總經(jīng)辦主任簽字批準(zhǔn)。 外來(lái)單位來(lái)公司辦理領(lǐng)用資料， 須持其單位開(kāi)具的介紹信，并經(jīng)我公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意，方可領(lǐng)用。 領(lǐng)用的資料必須嚴(yán)格按照申請(qǐng)單上注明的用途使用，如挪作他用，檔案管理部門應(yīng)通報(bào)公司綜合管理中心，情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)上報(bào)集團(tuán)辦公室處理。 領(lǐng)出的文件資料必須進(jìn)行嚴(yán)格的登記，并留下審批單備案（審批單必須按要求填寫完整）。 其他 5 員工離開(kāi)公司，應(yīng)還清所借檔案資料，并由檔案管理人員簽字認(rèn)可，方可辦理其他相關(guān)離職手續(xù)。如有遺失，責(zé)任人應(yīng)予以賠償。 文件、資料在使用期內(nèi)，因特殊需要，管理人員有權(quán)催還，借用人必須全 力配合。 原則上房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目前期報(bào)建文件不提供電話查詢。 房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目前期報(bào)建文件、資料的查閱、借閱及歸還，經(jīng)辦人必須到檔案管理部門辦理，不得傳真或郵件《資料借 /領(lǐng)用申請(qǐng)單》并要求檔案管理人員通過(guò)傳真等方式借閱。 六、處理辦法 違反檔案管理制度，資料收集不完整、歸檔混亂、未按規(guī)范要求管理者，對(duì)責(zé)任人處以人民幣 50 元的罰款。 違反檔案管理制度，造成資料遺失或損毀者，未給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，處以責(zé)任人當(dāng)月收入 5%的罰款；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和惡劣影響的，按照《過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究制度》承 擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 6 印章管理制度 一、總則 印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為加強(qiáng)印章的管理，維護(hù)公司的利益，防止不必要事件的發(fā)生，特制定本辦法。 天府置信公司總經(jīng)理授權(quán)由總經(jīng)理辦公室全面負(fù)責(zé)公司的印章管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章的保管和使用。 二、適用范圍 本辦法適用于天府置信各部門。 三、印章的種類 公司印章根據(jù)其重要程度分為兩類。 一類印章：指涉及公司重要權(quán)利義務(wù)的印章，包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)章、法人章。 二類印章：指部門章，即刻有公司部門名稱的 印章；其不對(duì)外單位的部門章可加注“對(duì)內(nèi)專用”。 四、印章的刻制、領(lǐng)取和保管 公司各類印章由總經(jīng)辦統(tǒng)一報(bào)所屬公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后安排刻制。 總經(jīng)辦應(yīng)建立《印章管理登記表》，詳細(xì)記錄印章領(lǐng)取、保管和歸還情況。 一類印章應(yīng)由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理，在留存印模后由總經(jīng)辦派專人領(lǐng)取并保管。 二類印章由各部門派專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。 7 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。如有遺失，必須及時(shí)向其直接領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)辦報(bào)告。 印章持有情況須納入職員離職時(shí)移交工作的一部分，如職員持有公司印章的，必須辦理歸還印章手續(xù) 后方可辦理離職手續(xù)。 五、印章的使用規(guī)定 一類印章的使用決定權(quán)由總經(jīng)辦根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。 總經(jīng)理批準(zhǔn)：公司文件、公司辦理抵押貸款業(yè)務(wù)所需資料、代訂經(jīng)濟(jì)合同類的授權(quán)經(jīng)營(yíng)委托書、辦理出境手續(xù)所需證明材料、涉及對(duì)外承諾的有關(guān)文件，及所有報(bào)建資料。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)：對(duì)外財(cái)務(wù)報(bào)表。 公司各級(jí)人員使用一類印章須按要求填寫《用印申請(qǐng)單》，將其與所需用印的文件一并上報(bào)，經(jīng)公司有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。 印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和用印申 請(qǐng)單上載明的簽署情況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的方可蓋章，并于《用印申請(qǐng)單》上加蓋使用的印章存檔。 一類印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫《用印申請(qǐng)單》，載明事項(xiàng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。 二類印章由各部門負(fù)責(zé)人決定使用，無(wú)須經(jīng)上述程序。 六、處罰辦法 凡違反本辦法，未造成損失的，處以責(zé)任人當(dāng)月收入 5%— 10%的罰款；造成損失的，按《過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究制度》承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 8 綜合管理中心 考勤及假期管理制度 一、 總則 為維護(hù)良好的工作秩序，提高工作效率，保證公司經(jīng)營(yíng)工 作的順利進(jìn)行，為使職員保持良好的身體素質(zhì)和旺盛的精力，特制定本制度。 二、 適用范圍 本制度適用于成都天府置信實(shí)業(yè)有限公司全體職員。 三、 考勤管理 公司實(shí)行每周 40小時(shí)工作制，周一至周五為標(biāo)準(zhǔn)工作日，周六上午為職員交流時(shí)間。行政班上班時(shí)間為 9： 00— 12： 00， 13： 30— 18： 00，膳食時(shí)間為 12： 00— 13：30。根據(jù)行業(yè)及崗位的不同，除行政班外，具體工作時(shí)間安排，由各部門根據(jù)工作需要而定，同時(shí)在綜合管理中心備案。 公司實(shí)行每天上班前、下班后兩次打卡制。每位職員務(wù)必自覺(jué)遵照?qǐng)?zhí)行。公司總經(jīng)理助理以上人員和特殊崗位的 管理人員因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)較多，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可不打卡。 考勤內(nèi)容 遲到：上班時(shí)間已到而未打卡到崗者。 早退：未到下班時(shí)間而提前離崗者。 擅離職守：工作時(shí)間內(nèi)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自離開(kāi)工作崗位者。 曠工：遲到、早退或擅離職守超過(guò) 1小時(shí)（含 1小時(shí)），或未經(jīng)準(zhǔn)假而不到班者。 職員因公外出或因其他公務(wù)上班未打卡者，必須于當(dāng)日下班前持《職員公務(wù)考勤簽注表》由直接負(fù)責(zé)人在該表上核準(zhǔn)并簽注理由，否則視為曠工半天；職員因公務(wù)下班未打卡者，必須在第二個(gè)工作日上午由直接負(fù)責(zé)人在表上核準(zhǔn)簽注理由，否則 視為曠工半天。有需次日外出辦公者，一般情況下須先到公司打卡后再行外出，特殊情況須在前一天報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人因公未打卡者，需由綜合管理中心負(fù)責(zé)人在《職員公務(wù)考勤簽注表》上核準(zhǔn)簽注理由，綜合管理中心負(fù)責(zé)人因公未打卡者，需由公司分管領(lǐng)導(dǎo)在《職員公務(wù)考勤簽注表》上核準(zhǔn)簽注理由。 職員若遇急事或急癥，應(yīng)在當(dāng)天上班半小時(shí)內(nèi)通知部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)認(rèn)可后可不到崗，但須在上班后提供相關(guān)的有效資料。如果沒(méi)有聯(lián)系到直接負(fù)責(zé)人，可直接打電話到綜合管理中心請(qǐng)假備案。職員未經(jīng)有關(guān)程序批準(zhǔn)而擅自不到崗，將被視為無(wú)正當(dāng)理由缺 9 勤，并按曠 工處理。若遇不可抗力，必須于事后兩天內(nèi)完成補(bǔ)假手續(xù)。 職員上下班必須自行打卡，如有下列情形之一者，每次均以曠工一天論處： 委托他人代打卡、并且遲到超過(guò) 1小時(shí)（含 1小時(shí)）者； 故意損毀考勤卡者； 遲到超過(guò) 1小時(shí)（含 1小時(shí)）后不打卡者。 考勤打卡的審核、統(tǒng)計(jì)工作由公司綜合管理中心負(fù)責(zé)，每月 5日前，綜合管理中心將上月的考勤情況匯總，經(jīng)綜合管理中心負(fù)責(zé)人審核后交所在公司財(cái)務(wù)部。 考勤管理處罰辦法： 對(duì)一個(gè)月內(nèi)遲到或早退者，第一次罰款人民幣 20元，第二次罰款人民幣 50 元，第三 次罰款人民幣 100 元，第四次罰款人民幣 200 元，第五次行政記過(guò)，第六次行政記大過(guò)直至辭退。 曠工一天扣發(fā)當(dāng)月收入的 10％，一個(gè)月內(nèi)曠工兩天以上（含兩天），行政記大過(guò)直至辭退。 對(duì)一個(gè)月內(nèi)遲到不打卡者，第一次罰款人民幣 100 元，第二次行政記過(guò)，第三次行政記大過(guò)直至辭退。