【正文】 成都某知名房地產公司管理制度匯編 總經辦 檔案管理制度及流程 一、總則 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制定本制度。 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 二、適用范圍 本制度適用于天府置信各部門。 三、 檔案機構及職責 公司檔案工作由總經辦統(tǒng)一管理，采用科學手段 逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。 總經辦設檔案管理專員一名，負責本公司檔案文件資料的收集工作，根據歸檔范圍負責區(qū)分鑒別本公司應向集團歸檔的文件資料并整理立卷，建立目錄，其分類方法和 1 原則與集團保持一致性，對上年度形成的檔案文件資料要求在下年度 5月份以前整理完，6月份由總經辦正式向集團檔案室移交。財務部指定專人負責會計類檔案的收集、整理與保管。 公司各部門設兼職檔案管理員，負責本部門文件資料的基礎處理工作。對準備存檔的文件應檢查其紙質，字跡，折疊方式等是否規(guī)范。對本部門所轄范圍內的文件進行歸卷整理，注意 查漏補缺，保證歸檔文件的完整和案卷的質量，負責建立本部門目錄，定期向本公司檔案管理專員移交，保留移交記錄。 各部門將本部門兼職檔案管理人員名單報總經辦備案，如有變動應及時書面通知總經辦。各部門兼職檔案管理人員在崗位異動或辭職時務必將手中資料照目錄全數移交，并作好移交記錄。 公司所有職員均有保護檔案的義務。 四、歸檔范圍及保管期限 類目名稱 基本內容 保管期限 文書類 管 理 類 公司工商登記及工商變更系列文件 永久 有關股份制改造、股權變更文件 永久 董事會及公司正式行文、重要 通知 長期或永久 公司的規(guī)章制度、機構設置與變更 永久 各公司年度綜合性的工作計劃、總結 永久 人力資源工作的有關文件如公司的人事變動、員工的招聘、培訓、福利等 長期或永久 重要事件的記錄及來往信函 長期或永久 內部出版物 長期永久 事務性文件、重要會議紀要 短期或長期 置信生活方式與社區(qū)文明建設有關文件 短期或長期 公司有關質量體系及運行的相關文件 短期或長期 對外關系及往來的文書、文件 短期 2 營 銷 類 本公司發(fā)展規(guī)劃、重大經營決策 永久 經營模式的選擇、更改及 運行情況總結 長期 項目與品牌的策劃及營銷方案 (含市場調查報告 ) 長期或永久 新聞媒介發(fā)布的有關公司的各種記錄 短期或長期 銷售及連鎖營運業(yè)務的統(tǒng)計分析報表、報告等 短期 經營活動中的大宗采購合同、協(xié)議，與廠家或代理商的代理合同或供貨協(xié)議，相關的授權文書 短期或長期 培訓教學類 上級針對培訓學校學科設置、培訓要求的文件 長期 教學改革、培養(yǎng)目標等方面的規(guī)定、辦法、報告、批復； 永久 教學計劃、教學大綱、培訓總結及評估 長期 課程建設要求及安排、典型教案及重要備課記錄 長期 財 會類 財 會 類 財務工作管理性文件、財務狀況分析、財務審計等 長期或永久 各種原始憑證、記帳憑證 十五年 日記帳、總帳、明細分類帳、固定資產明細帳 十五年 現(xiàn)金出納帳 ,銀行存款 二十五年 會計月、季報表 五年 年終決算報表 永久 會計移交清冊 十五年 會計檔案保管及銷毀清冊 二十五年 科技類 房 地 產 項 項目申請報告和批復 永久 計劃任務書 永久 規(guī)劃、環(huán)保、消防、衛(wèi)生防疫等部門審批文件 永久 征地批文及紅線圖、拆遷補償文件 永久 工程地質勘察報告 永久 工程監(jiān)理、招投標文件及有關合同 ,協(xié)議書等 永久 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 短期 概、預算書 短期 3 目 房 地 產 項 目 施工圖 短期 設計修改通知單及附圖 永久 隱蔽工程驗收記錄 永久 原材料、半成品、成品質量證明及試驗文件材料 (鋼材、水泥、磚、沙石、構件等 ) 永久 混凝土、沙漿等配合比及試驗報告 永久 沉陷、位移、變形等觀測記錄 永久 工程質量事故記錄及處理的文件材料 永久 工程質量檢驗及評定文件材料 永久 施工技術總結 永 久 水電設備安裝工程施工文件 永久 竣工報告 ,竣工驗收報告 永久 竣工決算報告 永久 各專業(yè)竣工圖 永久 其它竣工資料 (園林綠化等 ) 永久 五、檔案管理細則 查閱 嚴格執(zhí)行文件、檔案的查閱制度及保密紀律。 公司各部門只能進行與其有關的內容查閱，若查閱其它無直接關系的資料、文件，則必須經本部門負責人在《工作銜接函》上審核、批準，并由總經辦主任簽字認可后，方可查閱。 外來單位來公司查閱資料，須經相關部門負責人簽字同意，方可查閱。如需借閱須由在本公司內部業(yè) 務相關部門派人代為辦理。 查閱時不得將資料、文件帶出檔案室，查閱不得擅自抄錄、涂改、復印。 借閱 4 各部門只能進行與其有關的內容借閱。 嚴格并完整填寫《資料借 /領用申請單》。 借閱資料的狀態(tài)為復印件，須由本部門負責人在申請單上簽字，重要文件還須總經辦主任簽字。 借閱資料為原件，除本部門負責人在申請單上簽字外還須總經辦主任簽字。借閱重要文件原件（如：開發(fā)項目的五證等），必須有分管領導簽字批準。 借閱的資料不得未經允許轉借他人，不得任意毀壞、修改、抄 錄、公布。 原件的借閱期限為一周，到期必須歸還，如須繼續(xù)借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。如逾期無故不還，總經辦應出具工作銜接函對該部門作出不再進行資料查閱及借領用的決定，情節(jié)嚴重的應通報公司綜合管理中心請求協(xié)助處理。 領用 資料領用須嚴格并完整填寫《資料借 /領用申請單》。 領用資料的狀態(tài)為復印件，須由領用部門負責人在申請單上簽字，重要文件還須總經辦簽字。 領用資料為原件，除領用部門負責人在申請單上簽字外，還須總經辦主任簽字批準。 外來單位來公司辦理領用資料， 須持其單位開具的介紹信，并經我公司相關部門負責人簽字同意，方可領用。 領用的資料必須嚴格按照申請單上注明的用途使用，如挪作他用，檔案管理部門應通報公司綜合管理中心，情節(jié)嚴重的應上報集團辦公室處理。 領出的文件資料必須進行嚴格的登記，并留下審批單備案（審批單必須按要求填寫完整）。 其他 5 員工離開公司，應還清所借檔案資料，并由檔案管理人員簽字認可，方可辦理其他相關離職手續(xù)。如有遺失，責任人應予以賠償。 文件、資料在使用期內，因特殊需要，管理人員有權催還，借用人必須全 力配合。 原則上房地產開發(fā)項目前期報建文件不提供電話查詢。 房地產開發(fā)項目前期報建文件、資料的查閱、借閱及歸還，經辦人必須到檔案管理部門辦理，不得傳真或郵件《資料借 /領用申請單》并要求檔案管理人員通過傳真等方式借閱。 六、處理辦法 違反檔案管理制度，資料收集不完整、歸檔混亂、未按規(guī)范要求管理者，對責任人處以人民幣 50 元的罰款。 違反檔案管理制度，造成資料遺失或損毀者，未給公司造成經濟損失者，處以責任人當月收入 5%的罰款；給公司造成經濟損失和惡劣影響的，按照《過錯責任追究制度》承 擔相應責任。 6 印章管理制度 一、總則 印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，為加強印章的管理，維護公司的利益，防止不必要事件的發(fā)生，特制定本辦法。 天府置信公司總經理授權由總經理辦公室全面負責公司的印章管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章的保管和使用。 二、適用范圍 本辦法適用于天府置信各部門。 三、印章的種類 公司印章根據其重要程度分為兩類。 一類印章：指涉及公司重要權利義務的印章，包括公章、合同專用章、財務章、法人章。 二類印章：指部門章，即刻有公司部門名稱的 印章；其不對外單位的部門章可加注“對內專用”。 四、印章的刻制、領取和保管 公司各類印章由總經辦統(tǒng)一報所屬公司總經理批準后安排刻制。 總經辦應建立《印章管理登記表》，詳細記錄印章領取、保管和歸還情況。 一類印章應由總經辦統(tǒng)一管理，在留存印模后由總經辦派專人領取并保管。 二類印章由各部門派專人依職權領取并保管。 7 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。如有遺失，必須及時向其直接領導和總經辦報告。 印章持有情況須納入職員離職時移交工作的一部分，如職員持有公司印章的，必須辦理歸還印章手續(xù) 后方可辦理離職手續(xù)。 五、印章的使用規(guī)定 一類印章的使用決定權由總經辦根據實際工作需要進行授權。 總經理批準：公司文件、公司辦理抵押貸款業(yè)務所需資料、代訂經濟合同類的授權經營委托書、辦理出境手續(xù)所需證明材料、涉及對外承諾的有關文件，及所有報建資料。 財務部負責人批準：對外財務報表。 公司各級人員使用一類印章須按要求填寫《用印申請單》，將其與所需用印的文件一并上報，經公司有關人員審核，并最終由具有該印章使用決定權的人員批準后方可交印章保管人蓋章。 印章保管人應對文件內容和用印申 請單上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章，并于《用印申請單》上加蓋使用的印章存檔。 一類印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫《用印申請單》，載明事項，經總經理批準后由兩人以上共同攜帶使用。 二類印章由各部門負責人決定使用，無須經上述程序。 六、處罰辦法 凡違反本辦法，未造成損失的，處以責任人當月收入 5%— 10%的罰款；造成損失的，按《過錯責任追究制度》承擔相應責任。 8 綜合管理中心 考勤及假期管理制度 一、 總則 為維護良好的工作秩序，提高工作效率，保證公司經營工 作的順利進行，為使職員保持良好的身體素質和旺盛的精力，特制定本制度。 二、 適用范圍 本制度適用于成都天府置信實業(yè)有限公司全體職員。 三、 考勤管理 公司實行每周 40小時工作制，周一至周五為標準工作日，周六上午為職員交流時間。行政班上班時間為 9： 00— 12： 00， 13： 30— 18： 00，膳食時間為 12： 00— 13：30。根據行業(yè)及崗位的不同，除行政班外，具體工作時間安排，由各部門根據工作需要而定，同時在綜合管理中心備案。 公司實行每天上班前、下班后兩次打卡制。每位職員務必自覺遵照執(zhí)行。公司總經理助理以上人員和特殊崗位的 管理人員因對外業(yè)務較多，經總經理批準后可不打卡。 考勤內容 遲到：上班時間已到而未打卡到崗者。 早退：未到下班時間而提前離崗者。 擅離職守：工作時間內未經領導批準擅自離開工作崗位者。 曠工：遲到、早退或擅離職守超過 1小時（含 1小時），或未經準假而不到班者。 職員因公外出或因其他公務上班未打卡者，必須于當日下班前持《職員公務考勤簽注表》由直接負責人在該表上核準并簽注理由，否則視為曠工半天；職員因公務下班未打卡者，必須在第二個工作日上午由直接負責人在表上核準簽注理由，否則 視為曠工半天。有需次日外出辦公者，一般情況下須先到公司打卡后再行外出，特殊情況須在前一天報上級領導批準。部門負責人因公未打卡者，需由綜合管理中心負責人在《職員公務考勤簽注表》上核準簽注理由，綜合管理中心負責人因公未打卡者，需由公司分管領導在《職員公務考勤簽注表》上核準簽注理由。 職員若遇急事或急癥，應在當天上班半小時內通知部門負責人，經認可后可不到崗，但須在上班后提供相關的有效資料。如果沒有聯(lián)系到直接負責人，可直接打電話到綜合管理中心請假備案。職員未經有關程序批準而擅自不到崗，將被視為無正當理由缺 9 勤，并按曠 工處理。若遇不可抗力，必須于事后兩天內完成補假手續(xù)。 職員上下班必須自行打卡，如有下列情形之一者，每次均以曠工一天論處： 委托他人代打卡、并且遲到超過 1小時（含 1小時）者； 故意損毀考勤卡者； 遲到超過 1小時（含 1小時）后不打卡者。 考勤打卡的審核、統(tǒng)計工作由公司綜合管理中心負責，每月 5日前，綜合管理中心將上月的考勤情況匯總，經綜合管理中心負責人審核后交所在公司財務部。 考勤管理處罰辦法： 對一個月內遲到或早退者，第一次罰款人民幣 20元，第二次罰款人民幣 50 元，第三 次罰款人民幣 100 元，第四次罰款人民幣 200 元，第五次行政記過，第六次行政記大過直至辭退。 曠工一天扣發(fā)當月收入的 10％，一個月內曠工兩天以上（含兩天），行政記大過直至辭退。 對一個月內遲到不打卡者，第一次罰款人民幣 100 元，第二次行政記過，第三次行政記大過直至辭退。