【正文】 第 1 頁 共 62 頁 始興縣美景物業(yè)服務(wù)有限 公司 管理制度匯編 [2021 年 3 月 ] 編制：廣東 省始興縣美景物業(yè)服務(wù)有限 公司 辦公室 審核： 批準： 第 2 頁 共 62 頁 實施日期： 2021 年 3 月 21 日 目 錄 第一部分 行政辦公管理制度 ..................... 3 第一章 辦 公區(qū)域管理規(guī)定 .................................................................................. 3 第二章 工衣管理規(guī)定 ......................................................................................... 10 第 二 章 公文管理 ................................................................................................. 11 第 三 章 請示報告制度 ......................................................................................... 13 第 四 章 資料管理 ................................................................................................. 14 第 六 章 名片管理 ................................................................... 錯誤 !未定義書簽。 第 八 章 會議管理辦法 ......................................................................................... 16 第 九 章 辦公用品管理辦法 ................................................................................ 19 第十章 鑰匙管理辦法 ........................................................... 錯誤 !未定義書簽。 第十一 章 印章管理辦法 ......................................................................................... 21 第十 二 章 保密制度 ................................................................................................. 22 第二部分 人力資源管理制度 ..................... 25 第一章 招聘錄用管理制度 ................................................................................ 25 第三章 人事異動管理規(guī)定 ................................................................................ 33 第四章 培訓(xùn)管理制度 ........................................................... 錯誤 !未定義書簽。 第五章 薪酬福利管理制度 ................................................................................ 39 第六章 績效管理制度 ........................................................... 錯誤 !未定義書簽。 第七章 員工獎罰制度 ......................................................................................... 49 第八章 人事檔案管理辦法 ................................................................................ 55 第九章 勞動關(guān)系管理制度 ................................................................................ 57 第十章 員工關(guān)系管理制度 ................................................................................ 61 第十一章 修改與解釋 ............................................................................................. 62 第 3 頁 共 62 頁 第一部分 行政辦公管理制度 第一章 辦公區(qū)域管理規(guī)定 1． 目的： 規(guī)范辦公室的工作秩序，營造 良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。 2． 職責(zé) /權(quán)限： 辦公室 ：負責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件； 辦公 室人員及財產(chǎn)安全的監(jiān)管。 其他部門負責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。 3． 工作要求： 辦公室職員工作紀律： 1. 辦公室人員須保持儀容儀表整潔，一律按規(guī)定穿工衣 （周六 、周日 除外） 。 2. 文明禮貌待人，嚴禁大聲喧嘩。 3. 室溫 25℃以上方可以開啟空調(diào)，溫度調(diào)節(jié)不得低于 18℃（含）以下。 4. 保持個人辦公臺面整潔。 5. 做好日常清潔維護，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。 6. 原則上辦公室內(nèi)嚴禁吸煙，需要吸煙請到吸煙區(qū)。 7. 非客戶接洽、會議召開、集體討論，任何人不得私自占用會議室與洽談室。 8. 在使用公共場所（會議室 、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等）完畢后，使用人員應(yīng)當恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。 9. 除工作需要外，辦公室人員不準利用公司電腦上網(wǎng)。 10. 接打電話應(yīng)言簡意賅、長話短說，嚴禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公室接打私人電話。 11. 上班時間嚴禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進行集體討論時，在洽談室或會議室內(nèi)進行。 12. 公司內(nèi)部集會與會議，除特殊情況（需提前向會議主持人請假）外，皆須準時參加。 13. 前臺（前臺文員 /前臺 保安 員）要負責(zé)整個前臺區(qū) 、入門大廳 的管理。前臺禁 第 4 頁 共 62 頁 止無關(guān)人員閑坐。 14. 下午 17： 30— 18： 00，部門須將當 晚加班名單提 交 辦公室 ， 辦公室 核準后交前臺保安。 15. 下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機、復(fù)印機、門窗 等 。 16. 上班時間，公司內(nèi)部通用性語言為普通話，除業(yè)務(wù)上來往之外，一律不 講其他方言。 辦公室職員著裝要求： 1. 為樹立和保持公司良好的社會形象，實現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著裝 （周一至五著工裝） 。 2. 辦公室職員上班時間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。 3. 頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳，不得留長胡須，保持面部清潔；女職員上班提倡化淡妝。 4. 各部門負責(zé)人應(yīng)認真配合，督促屬下職員共同遵照 執(zhí)行。 4．具體日常工作管理： 復(fù)印管理―― 1. 有復(fù)印機部門安排專人負責(zé)復(fù)印機的維護與保養(yǎng)，任何人必須聽從安排，不得有故意損壞機器的行為。 2. 復(fù)印機發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機， 行政人事部 須做好標識注明，并第一時間通知維修公司前來維修，待復(fù)印機完全修好后方可作業(yè)。 3. 行政人事部 人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補充以使復(fù)印工作得以順利進行。 4. 節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域 整 潔。 5. 各部門復(fù)印用紙由 行政人事部 統(tǒng)一申購，復(fù)印時 行政人事部 要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。 6. 非公司人員嚴禁私自使用本公司復(fù)印機，禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料 。 7. 行政 人事部 人員上下班時應(yīng)檢查復(fù)印機的開關(guān)情況。 電話管理―― 1. 公司電話是公司與外界 、 內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原 第 5 頁 共 62 頁 則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門負責(zé)人同意后方可使用。 2. 正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長話短說，提高效率。通話時間應(yīng)控制在 3 分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過 5分鐘。 3. 公司對長途電話進行嚴格控管，一般分機電話只可拔打市話。 4. 電話鈴響 3聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。 5. 接聽電話須認 真仔細聽取對方講述的內(nèi)容，必要時可禮貌要求對方重復(fù)，重要事項要做 出書面記錄，并及時知會相關(guān)人員。 管理人員手機使用管 理―― 1. 對于公司已給予電話費補助的管理人員（包括特殊職位人員），其手機必須 24小時開機。 2. 管理人員休假時，其手機也必須正常開機；跨區(qū)域無網(wǎng)絡(luò)的，須公布備用號碼。 3. 管理人員不應(yīng)頻繁更換手機號碼，如因特殊原因需更換號碼的，須將新號碼及時通知 行政人事部 更新后公布。 4. 管理人員手機必須保持有話費，不足時 應(yīng) 及時繳費或充值。 5. 行政人事部 須不定時抽查開機情況，嚴禁出現(xiàn)停機 或關(guān) 機情況 。 6. 一個月出現(xiàn)三次停機或關(guān)機現(xiàn)象，對工作造成影響的，酌情取消相關(guān)管理人員該月話費補助。 7. 參加會議 或培 訓(xùn)時，手機一律關(guān)機或調(diào)為振動，中途需要接打電 話須向會議主持或培訓(xùn)講師舉手請假，同意后方可外出接打電話。 8. 手機補助話費按公司規(guī)定的職級標準發(fā)放，根據(jù) 職級 、工作性質(zhì) 的變動而調(diào)整。 辦公室職員接待訪客技能與禮儀―― 1. 前臺負責(zé)回答訪客的詢問，了解來訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員到前臺接待。 2. 部門會議及訪客接待由部門文員跟進，公司例會接待由 行政人事部 負責(zé) 跟進。 3. 訪客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排 當時會見， 第 6 頁 共 62 頁 就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請訪客進去，可按事先安排次序或以到達先后為次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。 4. 訪客接待基本禮儀： 客人來訪時，應(yīng)立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“ 您好 ”， 當對方遞過名片來時，應(yīng)用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。 引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會客室 時，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。 在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓 梯前應(yīng)先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。 在到達目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進入并指引落座；如果門向內(nèi)開，應(yīng)先進入，按住門后再請訪客入內(nèi)。 進入室內(nèi)后，應(yīng)請客人坐上位（離入口較遠處），并說“請坐，稍候”。退出會客室時，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門，掛上“訪客中”字樣的牌。 面談時，應(yīng)當在適當?shù)臅r候端飲料（茶、咖啡、奶茶），飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。面談時間過長，應(yīng)當在適當時間入內(nèi)添加茶水；面 談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報處理。 辦公室人員在訪客走后，要對會客室進行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除?？傊?，無論在何時，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。 前臺管理―― 1. 前臺為公司形象，由前臺文員與前臺 保安 員共同組成，負責(zé)訪客接待、辦公室人員 /大件 物品進出監(jiān)管。 2. 為樹立公司形象，前臺 保安 應(yīng)一律 在大門旁站崗，遇公司部門經(jīng)理 以上人員及客人來訪時要行禮 。 3. 前臺總機接聽電話時應(yīng)使用甜美標準的普通話講：“您好！ ??公司 ” 或“ ??公司 ，您好！”，或 將??公司 簡稱 。 第 7 頁 共 62 頁 4. 前臺人員未經(jīng)允許嚴禁離崗。有資料 /物品轉(zhuǎn)遞， 須與前臺保安打好招呼并盡快返回。 5. 前臺對公司員工或外訪客要禮貌大方、熱情周到。對找高層管理的客人，問清事先有無預(yù)約并立即電話通知文員或秘書安排接待。必要時可以引領(lǐng)至部門。 6. 各部門