【正文】 第 1 頁(yè) 共 62 頁(yè) 始興縣美景物業(yè)服務(wù)有限 公司 管理制度匯編 [2021 年 3 月 ] 編制：廣東 省始興縣美景物業(yè)服務(wù)有限 公司 辦公室 審核： 批準(zhǔn)： 第 2 頁(yè) 共 62 頁(yè) 實(shí)施日期： 2021 年 3 月 21 日 目 錄 第一部分 行政辦公管理制度 ..................... 3 第一章 辦 公區(qū)域管理規(guī)定 .................................................................................. 3 第二章 工衣管理規(guī)定 ......................................................................................... 10 第 二 章 公文管理 ................................................................................................. 11 第 三 章 請(qǐng)示報(bào)告制度 ......................................................................................... 13 第 四 章 資料管理 ................................................................................................. 14 第 六 章 名片管理 ................................................................... 錯(cuò)誤 !未定義書簽。 第 八 章 會(huì)議管理辦法 ......................................................................................... 16 第 九 章 辦公用品管理辦法 ................................................................................ 19 第十章 鑰匙管理辦法 ........................................................... 錯(cuò)誤 !未定義書簽。 第十一 章 印章管理辦法 ......................................................................................... 21 第十 二 章 保密制度 ................................................................................................. 22 第二部分 人力資源管理制度 ..................... 25 第一章 招聘錄用管理制度 ................................................................................ 25 第三章 人事異動(dòng)管理規(guī)定 ................................................................................ 33 第四章 培訓(xùn)管理制度 ........................................................... 錯(cuò)誤 !未定義書簽。 第五章 薪酬福利管理制度 ................................................................................ 39 第六章 績(jī)效管理制度 ........................................................... 錯(cuò)誤 !未定義書簽。 第七章 員工獎(jiǎng)罰制度 ......................................................................................... 49 第八章 人事檔案管理辦法 ................................................................................ 55 第九章 勞動(dòng)關(guān)系管理制度 ................................................................................ 57 第十章 員工關(guān)系管理制度 ................................................................................ 61 第十一章 修改與解釋 ............................................................................................. 62 第 3 頁(yè) 共 62 頁(yè) 第一部分 行政辦公管理制度 第一章 辦公區(qū)域管理規(guī)定 1． 目的： 規(guī)范辦公室的工作秩序，營(yíng)造 良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。 2． 職責(zé) /權(quán)限： 辦公室 ：負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件； 辦公 室人員及財(cái)產(chǎn)安全的監(jiān)管。 其他部門負(fù)責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。 3． 工作要求： 辦公室職員工作紀(jì)律： 1. 辦公室人員須保持儀容儀表整潔，一律按規(guī)定穿工衣 （周六 、周日 除外） 。 2. 文明禮貌待人，嚴(yán)禁大聲喧嘩。 3. 室溫 25℃以上方可以開啟空調(diào)，溫度調(diào)節(jié)不得低于 18℃（含）以下。 4. 保持個(gè)人辦公臺(tái)面整潔。 5. 做好日常清潔維護(hù)，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。 6. 原則上辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙請(qǐng)到吸煙區(qū)。 7. 非客戶接洽、會(huì)議召開、集體討論，任何人不得私自占用會(huì)議室與洽談室。 8. 在使用公共場(chǎng)所（會(huì)議室 、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等）完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。 9. 除工作需要外，辦公室人員不準(zhǔn)利用公司電腦上網(wǎng)。 10. 接打電話應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說(shuō)，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公室接打私人電話。 11. 上班時(shí)間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進(jìn)行集體討論時(shí)，在洽談室或會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行。 12. 公司內(nèi)部集會(huì)與會(huì)議，除特殊情況（需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假）外，皆須準(zhǔn)時(shí)參加。 13. 前臺(tái)（前臺(tái)文員 /前臺(tái) 保安 員）要負(fù)責(zé)整個(gè)前臺(tái)區(qū) 、入門大廳 的管理。前臺(tái)禁 第 4 頁(yè) 共 62 頁(yè) 止無(wú)關(guān)人員閑坐。 14. 下午 17： 30— 18： 00，部門須將當(dāng) 晚加班名單提 交 辦公室 ， 辦公室 核準(zhǔn)后交前臺(tái)保安。 15. 下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺(tái)面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、門窗 等 。 16. 上班時(shí)間，公司內(nèi)部通用性語(yǔ)言為普通話，除業(yè)務(wù)上來(lái)往之外，一律不 講其他方言。 辦公室職員著裝要求： 1. 為樹立和保持公司良好的社會(huì)形象，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著裝 （周一至五著工裝） 。 2. 辦公室職員上班時(shí)間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。 3. 頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳，不得留長(zhǎng)胡須，保持面部清潔；女職員上班提倡化淡妝。 4. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促屬下職員共同遵照 執(zhí)行。 4．具體日常工作管理： 復(fù)印管理―― 1. 有復(fù)印機(jī)部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)，任何人必須聽從安排，不得有故意損壞機(jī)器的行為。 2. 復(fù)印機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機(jī)， 行政人事部 須做好標(biāo)識(shí)注明，并第一時(shí)間通知維修公司前來(lái)維修，待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)。 3. 行政人事部 人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作得以順利進(jìn)行。 4. 節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域 整 潔。 5. 各部門復(fù)印用紙由 行政人事部 統(tǒng)一申購(gòu)，復(fù)印時(shí) 行政人事部 要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。 6. 非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印機(jī)，禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料 。 7. 行政 人事部 人員上下班時(shí)應(yīng)檢查復(fù)印機(jī)的開關(guān)情況。 電話管理―― 1. 公司電話是公司與外界 、 內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原 第 5 頁(yè) 共 62 頁(yè) 則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可使用。 2. 正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō)，提高效率。通話時(shí)間應(yīng)控制在 3 分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過 5分鐘。 3. 公司對(duì)長(zhǎng)途電話進(jìn)行嚴(yán)格控管，一般分機(jī)電話只可拔打市話。 4. 電話鈴響 3聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語(yǔ)言。 5. 接聽電話須認(rèn) 真仔細(xì)聽取對(duì)方講述的內(nèi)容，必要時(shí)可禮貌要求對(duì)方重復(fù)，重要事項(xiàng)要做 出書面記錄，并及時(shí)知會(huì)相關(guān)人員。 管理人員手機(jī)使用管 理―― 1. 對(duì)于公司已給予電話費(fèi)補(bǔ)助的管理人員（包括特殊職位人員），其手機(jī)必須 24小時(shí)開機(jī)。 2. 管理人員休假時(shí)，其手機(jī)也必須正常開機(jī)；跨區(qū)域無(wú)網(wǎng)絡(luò)的，須公布備用號(hào)碼。 3. 管理人員不應(yīng)頻繁更換手機(jī)號(hào)碼，如因特殊原因需更換號(hào)碼的，須將新號(hào)碼及時(shí)通知 行政人事部 更新后公布。 4. 管理人員手機(jī)必須保持有話費(fèi)，不足時(shí) 應(yīng) 及時(shí)繳費(fèi)或充值。 5. 行政人事部 須不定時(shí)抽查開機(jī)情況，嚴(yán)禁出現(xiàn)停機(jī) 或關(guān) 機(jī)情況 。 6. 一個(gè)月出現(xiàn)三次停機(jī)或關(guān)機(jī)現(xiàn)象，對(duì)工作造成影響的，酌情取消相關(guān)管理人員該月話費(fèi)補(bǔ)助。 7. 參加會(huì)議 或培 訓(xùn)時(shí)，手機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)為振動(dòng)，中途需要接打電 話須向會(huì)議主持或培訓(xùn)講師舉手請(qǐng)假，同意后方可外出接打電話。 8. 手機(jī)補(bǔ)助話費(fèi)按公司規(guī)定的職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，根據(jù) 職級(jí) 、工作性質(zhì) 的變動(dòng)而調(diào)整。 辦公室職員接待訪客技能與禮儀―― 1. 前臺(tái)負(fù)責(zé)回答訪客的詢問，了解來(lái)訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員到前臺(tái)接待。 2. 部門會(huì)議及訪客接待由部門文員跟進(jìn)，公司例會(huì)接待由 行政人事部 負(fù)責(zé) 跟進(jìn)。 3. 訪客接待基本技能：既要機(jī)敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細(xì)傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來(lái)意與理由。如果不能安排 當(dāng)時(shí)會(huì)見， 第 6 頁(yè) 共 62 頁(yè) 就表示遺撼，并為他安排以后會(huì)見。按順序請(qǐng)?jiān)L客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記，記上時(shí)間、名字、職務(wù)、來(lái)訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。 4. 訪客接待基本禮儀： 客人來(lái)訪時(shí)，應(yīng)立刻從椅子上站起來(lái)，并禮貌性招呼一聲“ 您好 ”， 當(dāng)對(duì)方遞過名片來(lái)時(shí)，應(yīng)用雙手接過來(lái)，并念出對(duì)方的姓名和公司名稱。 引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會(huì)客室 時(shí)，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。 在走廊、樓梯陪同訪客行走時(shí)，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓 梯前應(yīng)先有所指示動(dòng)作，讓訪客明白所往去處。 在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座；如果門向內(nèi)開，應(yīng)先進(jìn)入，按住門后再請(qǐng)?jiān)L客入內(nèi)。 進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請(qǐng)客人坐上位（離入口較遠(yuǎn)處），并說(shuō)“請(qǐng)坐，稍候”。退出會(huì)客室時(shí)，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門，掛上“訪客中”字樣的牌。 面談時(shí)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候端飲料（茶、咖啡、奶茶），飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請(qǐng)用的手式。面談時(shí)間過長(zhǎng)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時(shí)間入內(nèi)添加茶水；面 談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對(duì)方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報(bào)處理。 辦公室人員在訪客走后，要對(duì)會(huì)客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來(lái)久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來(lái)臨有一段時(shí)間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除。總之，無(wú)論在何時(shí)，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。 前臺(tái)管理―― 1. 前臺(tái)為公司形象，由前臺(tái)文員與前臺(tái) 保安 員共同組成，負(fù)責(zé)訪客接待、辦公室人員 /大件 物品進(jìn)出監(jiān)管。 2. 為樹立公司形象，前臺(tái) 保安 應(yīng)一律 在大門旁站崗，遇公司部門經(jīng)理 以上人員及客人來(lái)訪時(shí)要行禮 。 3. 前臺(tái)總機(jī)接聽電話時(shí)應(yīng)使用甜美標(biāo)準(zhǔn)的普通話講：“您好！ ??公司 ” 或“ ??公司 ，您好！”，或 將??公司 簡(jiǎn)稱 。 第 7 頁(yè) 共 62 頁(yè) 4. 前臺(tái)人員未經(jīng)允許嚴(yán)禁離崗。有資料 /物品轉(zhuǎn)遞， 須與前臺(tái)保安打好招呼并盡快返回。 5. 前臺(tái)對(duì)公司員工或外訪客要禮貌大方、熱情周到。對(duì)找高層管理的客人，問清事先有無(wú)預(yù)約并立即電話通知文員或秘書安排接待。必要時(shí)可以引領(lǐng)至部門。 6. 各部門