【正文】 1 行 政 管 理 制 度 (暫行 ) 目 錄 第一章 檔案文件資料管理規(guī)定 ......................................................................... 2 第二章 圖書(shū)及報(bào)刊雜志管理規(guī)定 ..................................................................... 6 第三章 會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定 ................................................................................. 8 第四章 辦公用品管理規(guī)定 ............................................................................... 8 第五章 公章使用管理規(guī)定 ............................................................................. 10 第六章 打字、復(fù)印和傳真管理規(guī)定 ......................................................... 10 第七章 合同（協(xié)議）簽訂管理規(guī)定 ......................................................... 10 第八章 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定 ........................................................................... 11 第九章 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 ............................................................................... 13 第十章 車(chē)輛管理規(guī)定 ....................................................................................... 14 第十一章出入安全管理規(guī)定 ............................................................................... 19 第十二章 員工外出管理規(guī)定 ......................................................................... 19 第十三章 長(zhǎng)途電話(huà)使用規(guī)定 ........................................................................... 20 第十四章 移動(dòng)話(huà)費(fèi)費(fèi)用的管理規(guī)定 ............................................................. 20 第十五章 員工著裝管理規(guī)定 ......................................................................... 21 第十六章 公司各類(lèi)新聞器材的管理 ............................................................. 21 2 第一章 檔案文件資料管理規(guī)定 為保證公司文件、管理制度、工作文案等原始資料的完整性、保密性、可再利用性，確保公司資源不受損失，特制定本管理規(guī)定。 一、檔案的定義及與文件資料的關(guān)系 各種文件材料是公司為了處理事務(wù)的需要而產(chǎn)生的，由于工作的持續(xù)和發(fā)展，有些文件須備日后查考，必須保存下來(lái)，就轉(zhuǎn)化成為檔案。 公司檔案是指公司在日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中 ，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲像及其他各種方式和載體的文件材料。不是一切的文件都無(wú)條件的轉(zhuǎn)化為檔案，文件轉(zhuǎn)化為檔案要具有三個(gè)條件： 1. 正在承辦中的文件不是檔案，檔案一般的說(shuō)是完成了傳達(dá)和記述等現(xiàn)行使命而備查考的文件。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。 2. 對(duì)日后實(shí)際工作和研究有一定查考價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存。文件是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。 3. 按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)，才能最后形成檔案。文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。 二、文件資料的收集及立卷 1. 外部來(lái)文：在文件辦理完畢后（ 文件辦理包括傳閱及催辦）按年度立卷，即一年后集中整理歸檔一次。 2. 本公司文件：由相關(guān)檔案管理人員登記編號(hào)發(fā)放后，檔案室對(duì)每份文件均留原件存檔，并根據(jù)仁 (深 )字、仁 (深 )財(cái)字、仁 (深 )辦字、仁 (深 )工字、仁 (深 )營(yíng)字、仁 (深 )采字分類(lèi)立卷。 3. 投資項(xiàng)目檔案的收集和立卷：投資項(xiàng)目檔案按各個(gè)投資項(xiàng)目分別立卷，或成立一個(gè)子公司（則多立一卷），投資項(xiàng)目檔案的收集應(yīng)視當(dāng)時(shí)報(bào)批要求材料而定。 4. 固定資產(chǎn)有關(guān)材料： 行政用品的有關(guān)材料：如交通工具，通訊工具、電腦、辦公家具（參照固定資產(chǎn)管理辦法）等有關(guān)材料。 3 房屋租賃有關(guān)材料：公 司所有權(quán)證明、使用維修說(shuō)明、技術(shù)狀況圖表及其他相關(guān)的原始資料。 三、檔案的整理和編目 公司檔案室的檔案由公司檔案管理員負(fù)責(zé)整理、立卷、存檔。各部門(mén)檔案由部門(mén)資料員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔。 1. 卷內(nèi)文件材料整理： 文件材料排列：主要以文件形成時(shí)間的先后次序來(lái)排列。 卷內(nèi)文件編號(hào)：卷內(nèi)文件編號(hào)以卷內(nèi)文件順序號(hào)為主，每個(gè)案卷用獨(dú)立的順序流水號(hào)，同一案卷內(nèi)不能有重復(fù)件號(hào)。文件號(hào)一般標(biāo)注于每份文件首頁(yè)的右上角。 卷內(nèi)文件以左邊取齊裝訂。 2. 卷內(nèi)文件編目： 卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括卷內(nèi)文件順序號(hào)、文件形成時(shí)期、所在頁(yè)號(hào)、備注等 項(xiàng)。 卷內(nèi)文件備考表包括卷內(nèi)文件情況說(shuō)明（如文件數(shù)量、份數(shù)、頁(yè)數(shù)；質(zhì)量－完整性、準(zhǔn)確性以及卷內(nèi)文件的變化情況）、立卷人、立卷時(shí)間等。 3. 編制案卷封面與案卷目錄： 案卷封面應(yīng)包括立檔名稱(chēng)、卷內(nèi)文件起止年月與份數(shù)、頁(yè)數(shù)、案卷保管期限。 案卷目錄是以案卷為記錄單位，表示案卷內(nèi)容、保管期限、編號(hào)情況的一種檢索工具。 四、公司檔案文件資料管理職能部門(mén)設(shè)置、管理權(quán)限及職責(zé) 1. 公司檔案文件資料管理部門(mén)設(shè)置： 公司設(shè)立總經(jīng)理辦公室檔案室，檔案管理員一名；各部門(mén)設(shè)資料管理崗位，各有資料管理員一名。 2. 管理權(quán)限： 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)保 管的檔案資料：各部門(mén)對(duì)日后實(shí)際工作和研究有一定查考價(jià)值的檔案及重要的文件；公司的一級(jí)文件、部分二級(jí)文件由公司級(jí)檔案管理員保管。 各部門(mén)負(fù)責(zé)保管的檔案資料：正在承辦中的文件；短期內(nèi)有參考價(jià)值的文件；平時(shí)部門(mén)的利用率很高，有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件，暫由各部門(mén)資料員管理 (具體細(xì)則詳見(jiàn)文件檔案管理辦法 )。 3. 管理職責(zé)： 4 總經(jīng)理辦公室檔案員的管理職責(zé)：負(fù)責(zé)公司總經(jīng)理辦公室檔案室檔案資料的登記、索引、歸類(lèi)、保管、提供利用；負(fù)責(zé)公司所有部門(mén)資料檔案管理的監(jiān)督工作；負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)資料的跟蹤。 各部門(mén)資料員的職責(zé)：負(fù)責(zé)各部門(mén)重要檔案 的臨時(shí)整理、歸類(lèi)，送行總經(jīng)理辦公室檔案室保存；負(fù)責(zé)部門(mén)各類(lèi)檔案、文件及日常文件的收發(fā)工作；負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)內(nèi)部短期檔案管理，并及時(shí)請(qǐng)示上級(jí)將一些不必要的文件銷(xiāo)毀。 五、保密級(jí)別界定及檔案保存期限 1. 文件的保密級(jí)別界定： 一級(jí)：所有原始證照、公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)文件、人事檔案、原始立項(xiàng)資料、竣工圖、批復(fù)圖紙、設(shè)計(jì)方案、以公司名義與政府各部門(mén)簽訂的合同、協(xié)議、公司財(cái)務(wù)資料。歸檔時(shí)狀態(tài)應(yīng)為： “不公開(kāi) ”,且不設(shè) “經(jīng)辦人 ”。查閱時(shí)應(yīng)出具公司總經(jīng)理簽批的檔案借閱單方可獲取該文件的影印件或借出原件。公司財(cái)務(wù)資料、財(cái)務(wù)文件應(yīng)由財(cái)務(wù) 人員在場(chǎng)的情況下查閱，不得復(fù)印或借出原件。（注：原件交公司檔案室保管，