【正文】 淺談如何做好公文管理和保密工作 第一篇：淺談如何做好公文管理和保密工作 淺談如何做好公文管理和保密工作 摘要：無論是機關(guān)、企業(yè)還是學(xué)校辦公室，做好公文管理和保密工作都是一項重要的任務(wù)，在當(dāng)代信息時代新形勢下，對于公文的管理和保密就顯得更加重要，它確保著公文的有效運轉(zhuǎn)，對于提高工作效率具有十分重要的意義。本文將從秘書的角度，分別從公文管理存在的問題、公文的利用及公文的保密、公文的處理等幾個方面來探討如何做好公文的管理和保密工作。 關(guān)鍵字：公文；管理；保密 引言 公文管理與保密工作是企業(yè)單位的一項重要工作，做好公文管理與保密，是促進企業(yè)單位工作，確保公文有效運轉(zhuǎn)以及提高工作效率的重要保障。一般重大事項都是以公文的形式來傳遞，從而公文的保管、保密、監(jiān)督利用以及處理就成為重要的涉密工作，對確保企業(yè)單位的信息傳遞及有效運轉(zhuǎn)起著關(guān)鍵作用。 一、公文管理概述 公文在現(xiàn)代是指政府黨政機關(guān)、社會團體及企事業(yè)單位在行政管理過程中或者處理公務(wù)的活動中所產(chǎn)生的以文件傳達(dá)信息的形式，是有傳遞信息和記錄作用的載體文件，具有特定的效能和影響力。 公文管理是對公文的創(chuàng)制、管理和處置，從公文的形 成、運轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存儲、歸檔到銷毀的完整周期，用特定的方法完善公文進行創(chuàng)制加工和保管料理，使其獲得一定的功效。 公文所承載的信息內(nèi)容都是涉密的，一般包括秘密資料、經(jīng)濟數(shù)據(jù)、科技成果以及一些其他的重要信息。公文保密始終是一項重要任務(wù)，它是明法傳令和指揮工作的依據(jù)；是聯(lián)系公務(wù)和溝通感情的標(biāo)本；是記錄事實，承載實事的憑證。將公文按密級劃分，對于保障公文等級的層次性具有很好的控制作用。 二、公文管理中存在的問題 公文在企業(yè)應(yīng)用中具有十分重要作用，所以必須加強對公文的管理。但是在實際工作中，公文管理還是存在不少的 問題，主要為以下幾點： 分工不清，多頭運行 一些機關(guān)、企業(yè)單位在公文運行辦理的過程中，基本是多渠道運行，既要承辦外來公文，又要起草下發(fā)公文，職責(zé)不清，實行多頭管理也就不足為奇。公文在運轉(zhuǎn)期間，環(huán)節(jié)過多，不便于明確責(zé)任，容易造成公文在辦理期間推諉、滯待，從而影響工作質(zhì)量和效率。公文管理專職人員往往急于定稿，忽視底稿的保存，或者有時將底稿與私人物品混在一起，極易丟失，從而造成公文內(nèi)容沒有安全保障，泄密難以避免。在銷毀公文的過程中，必須遵守二人監(jiān)銷原則，而由專人負(fù)責(zé)的公文管理中，單人銷毀的現(xiàn)象屢見不鮮，最終造 成重大失密事件。 缺少保障制度，按習(xí)慣辦事 辦公室公文管理人對公文管理的認(rèn)識不足，難以形成完整的概念，無法使用完整的體系，僅將其認(rèn)為是整理材料和文件保管的瑣事。很多單位將《公文處理辦法》拋之腦后，完全憑借經(jīng)驗做事，最終釀成有章不循、有法不依、我行我素的習(xí)慣。有的企業(yè)在實施公文管理的過程中沒有建立有關(guān)制度，缺少規(guī)范，工作漏洞百出，最終出現(xiàn)公文管理不善，而造成嚴(yán)重后果。 重視上級來文，輕視下級行文 公文管理的對象不僅包括進出上行文，也包括對下行文和平行文的收發(fā)。服從領(lǐng)導(dǎo)，無 可厚非，但是極度重視上級來文 ，對于下來文件過于隨意是不可取的。一些單位在收到上級來文時，很快落實，保管嚴(yán)格，飛速辦理編號入冊歸檔；而收到下級行文時便不急不忙的將行文送于各方領(lǐng)導(dǎo)閱示后，隨之丟于一邊，等到其他類似文件集中一并歸檔。 三、如何做好辦公室管理和保密工作 增強保密意識，完善制度和措施 制度規(guī)范是企事業(yè)單位的管理手段之一，做好公文的管理與保密主要在于建立嚴(yán)格的公文管理制度，規(guī)范程序化。做到有章可循，有法可依，使公文管理和保密在一方面可以依靠制度來抓，在另一方面在執(zhí)行制度的過程中又可以進一步完善規(guī)范制度。通過建章立制，必須做到 以下三個規(guī)范： 第一，嚴(yán)格借閱規(guī)范。設(shè)立文件借閱登記手續(xù)，明確借閱人、借閱時間和歸還日期，做到 誰借閱誰歸還，對密級文件的借閱嚴(yán)格把關(guān)，對于不按時歸還文件的要緊密跟蹤，并讓其寫出情況說明，注明原因。 第二，嚴(yán)格存放制度。辦公室每天基本都會收到很多的文件資料，在眾多資料當(dāng)中，應(yīng)該 將公文管理放入重點。公文的存放要規(guī)范，堅持三分開原則，即密級文件與其他秘密文件分開、秘密公文與一般公文分開，一般公文與其他資料分開存放，確保公文管理的保密規(guī)范。 第三，建立嚴(yán)格的傳閱流程和手續(xù)。堅持文件傳閱的制度，制定相關(guān)的傳閱流程圖和跟蹤 卡。對于一些絕密、機密和急件，必須做到當(dāng)天送，當(dāng)天收。如果領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)，沒有一次性看完，根據(jù)此類文件內(nèi)容的重要性質(zhì)，也要將其收走，等領(lǐng)導(dǎo)回來再送。對于業(yè)務(wù)性文件，要按由主辦到協(xié)辦，先正職后副職的次序來進行傳閱。同時，對于需要傳閱的所有文件，必須制定相應(yīng)的傳閱流程，辦理相關(guān)手續(xù)跟蹤傳閱。 做好文件清退、銷毀工作，確保密級文件不遺失 在對文件銷毀期間，做到本單位所收到的文件特別是對密級文件要對照收文登記進行一次清點。對于清退 沒有保存價值的公文資料要按規(guī)定銷毀。公文銷毀有兩種方式：一是自行焚燒，對公文集中焚燒銷毀，一定要做到不留片字，徹底銷毀；二是將公文送至指定造紙廠化成紙漿。無論哪種方法，公文的銷毀一定要是二人或以上監(jiān)銷，不得私自銷毀。特別是對密級公文的銷毀，監(jiān)銷人員不得擅離職守。 正確處理公文的利用與保密關(guān)系 嚴(yán)格公文管理和利用的原則是保持一致的，公文管理人員一定要重視公文的利用。但是，不要只片面強調(diào)公文的利用，忽視管理和保密，將公文任意傳達(dá)或傳閱，不該傳達(dá)的也傳達(dá)，使機密外泄；也不要只是單純?yōu)榱吮Ｃ?，該傳達(dá)的不傳達(dá)，耽 誤了公文的時效性，影響工作效率。將利用和管理相結(jié)合，即不為了保密而忽視利用，不為了利用而忽視保密，做到靈活管理，從而推動各項工作的開展。 加強公文管理隊伍的建設(shè) 建立一致高素質(zhì)的公文管理隊伍是做好公文管理工作的重要保障。強化文件管理人員責(zé)任、提高業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，定時組織其學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)法律及企業(yè)單位的規(guī)章制度，讓其了解公文管理的重要性、公文管理的意義和其自身的責(zé)任，讓其警鐘長鳴。合理實施表揚和激勵，從而進一步增強其事業(yè)心和榮譽感。 獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，保證文件管理工作到位 領(lǐng)導(dǎo)是涉密的主要對象，是公文閱辦的主體，是企業(yè)單位公文管理與保密的實施人。取得領(lǐng)導(dǎo)對公文管理與保密的重視和支持，通過對公文管理與保密的宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)了解保密工作的具體內(nèi)容和丟失密級文件引發(fā)泄密事件的嚴(yán)重后果，讓其配合管理工作，確保公文在送閱過程中的安全與保密。 參考文獻： [1]唐傳喜 .如何搞好公文管理與保密 .秘書工作 .2021.(12):27 [2]侯舒怡 .淺談高校的公文管理與保密