【正文】 淺談如何做好公文管理和保密工作 第一篇：淺談如何做好公文管理和保密工作 淺談如何做好公文管理和保密工作 摘要：無(wú)論是機(jī)關(guān)、企業(yè)還是學(xué)校辦公室，做好公文管理和保密工作都是一項(xiàng)重要的任務(wù)，在當(dāng)代信息時(shí)代新形勢(shì)下，對(duì)于公文的管理和保密就顯得更加重要，它確保著公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)于提高工作效率具有十分重要的意義。本文將從秘書的角度，分別從公文管理存在的問(wèn)題、公文的利用及公文的保密、公文的處理等幾個(gè)方面來(lái)探討如何做好公文的管理和保密工作。 關(guān)鍵字：公文；管理；保密 引言 公文管理與保密工作是企業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，做好公文管理與保密，是促進(jìn)企業(yè)單位工作，確保公文有效運(yùn)轉(zhuǎn)以及提高工作效率的重要保障。一般重大事項(xiàng)都是以公文的形式來(lái)傳遞，從而公文的保管、保密、監(jiān)督利用以及處理就成為重要的涉密工作，對(duì)確保企業(yè)單位的信息傳遞及有效運(yùn)轉(zhuǎn)起著關(guān)鍵作用。 一、公文管理概述 公文在現(xiàn)代是指政府黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及企事業(yè)單位在行政管理過(guò)程中或者處理公務(wù)的活動(dòng)中所產(chǎn)生的以文件傳達(dá)信息的形式，是有傳遞信息和記錄作用的載體文件，具有特定的效能和影響力。 公文管理是對(duì)公文的創(chuàng)制、管理和處置，從公文的形 成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存儲(chǔ)、歸檔到銷毀的完整周期，用特定的方法完善公文進(jìn)行創(chuàng)制加工和保管料理，使其獲得一定的功效。 公文所承載的信息內(nèi)容都是涉密的，一般包括秘密資料、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、科技成果以及一些其他的重要信息。公文保密始終是一項(xiàng)重要任務(wù)，它是明法傳令和指揮工作的依據(jù)；是聯(lián)系公務(wù)和溝通感情的標(biāo)本；是記錄事實(shí)，承載實(shí)事的憑證。將公文按密級(jí)劃分，對(duì)于保障公文等級(jí)的層次性具有很好的控制作用。 二、公文管理中存在的問(wèn)題 公文在企業(yè)應(yīng)用中具有十分重要作用，所以必須加強(qiáng)對(duì)公文的管理。但是在實(shí)際工作中，公文管理還是存在不少的 問(wèn)題，主要為以下幾點(diǎn)： 分工不清，多頭運(yùn)行 一些機(jī)關(guān)、企業(yè)單位在公文運(yùn)行辦理的過(guò)程中，基本是多渠道運(yùn)行，既要承辦外來(lái)公文，又要起草下發(fā)公文，職責(zé)不清，實(shí)行多頭管理也就不足為奇。公文在運(yùn)轉(zhuǎn)期間，環(huán)節(jié)過(guò)多，不便于明確責(zé)任，容易造成公文在辦理期間推諉、滯待，從而影響工作質(zhì)量和效率。公文管理專職人員往往急于定稿，忽視底稿的保存，或者有時(shí)將底稿與私人物品混在一起，極易丟失，從而造成公文內(nèi)容沒(méi)有安全保障，泄密難以避免。在銷毀公文的過(guò)程中，必須遵守二人監(jiān)銷原則，而由專人負(fù)責(zé)的公文管理中，單人銷毀的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，最終造 成重大失密事件。 缺少保障制度，按習(xí)慣辦事 辦公室公文管理人對(duì)公文管理的認(rèn)識(shí)不足，難以形成完整的概念，無(wú)法使用完整的體系，僅將其認(rèn)為是整理材料和文件保管的瑣事。很多單位將《公文處理辦法》拋之腦后，完全憑借經(jīng)驗(yàn)做事，最終釀成有章不循、有法不依、我行我素的習(xí)慣。有的企業(yè)在實(shí)施公文管理的過(guò)程中沒(méi)有建立有關(guān)制度，缺少規(guī)范，工作漏洞百出，最終出現(xiàn)公文管理不善，而造成嚴(yán)重后果。 重視上級(jí)來(lái)文，輕視下級(jí)行文 公文管理的對(duì)象不僅包括進(jìn)出上行文，也包括對(duì)下行文和平行文的收發(fā)。服從領(lǐng)導(dǎo)，無(wú) 可厚非，但是極度重視上級(jí)來(lái)文 ，對(duì)于下來(lái)文件過(guò)于隨意是不可取的。一些單位在收到上級(jí)來(lái)文時(shí)，很快落實(shí)，保管嚴(yán)格，飛速辦理編號(hào)入冊(cè)歸檔；而收到下級(jí)行文時(shí)便不急不忙的將行文送于各方領(lǐng)導(dǎo)閱示后，隨之丟于一邊，等到其他類似文件集中一并歸檔。 三、如何做好辦公室管理和保密工作 增強(qiáng)保密意識(shí)，完善制度和措施 制度規(guī)范是企事業(yè)單位的管理手段之一，做好公文的管理與保密主要在于建立嚴(yán)格的公文管理制度，規(guī)范程序化。做到有章可循，有法可依，使公文管理和保密在一方面可以依靠制度來(lái)抓，在另一方面在執(zhí)行制度的過(guò)程中又可以進(jìn)一步完善規(guī)范制度。通過(guò)建章立制，必須做到 以下三個(gè)規(guī)范： 第一，嚴(yán)格借閱規(guī)范。設(shè)立文件借閱登記手續(xù)，明確借閱人、借閱時(shí)間和歸還日期，做到 誰(shuí)借閱誰(shuí)歸還，對(duì)密級(jí)文件的借閱嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于不按時(shí)歸還文件的要緊密跟蹤，并讓其寫出情況說(shuō)明，注明原因。 第二，嚴(yán)格存放制度。辦公室每天基本都會(huì)收到很多的文件資料，在眾多資料當(dāng)中，應(yīng)該 將公文管理放入重點(diǎn)。公文的存放要規(guī)范，堅(jiān)持三分開(kāi)原則，即密級(jí)文件與其他秘密文件分開(kāi)、秘密公文與一般公文分開(kāi)，一般公文與其他資料分開(kāi)存放，確保公文管理的保密規(guī)范。 第三，建立嚴(yán)格的傳閱流程和手續(xù)。堅(jiān)持文件傳閱的制度，制定相關(guān)的傳閱流程圖和跟蹤 卡。對(duì)于一些絕密、機(jī)密和急件，必須做到當(dāng)天送，當(dāng)天收。如果領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)，沒(méi)有一次性看完，根據(jù)此類文件內(nèi)容的重要性質(zhì)，也要將其收走，等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)再送。對(duì)于業(yè)務(wù)性文件，要按由主辦到協(xié)辦，先正職后副職的次序來(lái)進(jìn)行傳閱。同時(shí)，對(duì)于需要傳閱的所有文件，必須制定相應(yīng)的傳閱流程，辦理相關(guān)手續(xù)跟蹤傳閱。 做好文件清退、銷毀工作，確保密級(jí)文件不遺失 在對(duì)文件銷毀期間，做到本單位所收到的文件特別是對(duì)密級(jí)文件要對(duì)照收文登記進(jìn)行一次清點(diǎn)。對(duì)于清退 沒(méi)有保存價(jià)值的公文資料要按規(guī)定銷毀。公文銷毀有兩種方式：一是自行焚燒，對(duì)公文集中焚燒銷毀，一定要做到不留片字，徹底銷毀；二是將公文送至指定造紙廠化成紙漿。無(wú)論哪種方法，公文的銷毀一定要是二人或以上監(jiān)銷，不得私自銷毀。特別是對(duì)密級(jí)公文的銷毀，監(jiān)銷人員不得擅離職守。 正確處理公文的利用與保密關(guān)系 嚴(yán)格公文管理和利用的原則是保持一致的，公文管理人員一定要重視公文的利用。但是，不要只片面強(qiáng)調(diào)公文的利用，忽視管理和保密，將公文任意傳達(dá)或傳閱，不該傳達(dá)的也傳達(dá)，使機(jī)密外泄；也不要只是單純?yōu)榱吮Ｃ?，該傳達(dá)的不傳達(dá)，耽 誤了公文的時(shí)效性，影響工作效率。將利用和管理相結(jié)合，即不為了保密而忽視利用，不為了利用而忽視保密，做到靈活管理，從而推動(dòng)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。 加強(qiáng)公文管理隊(duì)伍的建設(shè) 建立一致高素質(zhì)的公文管理隊(duì)伍是做好公文管理工作的重要保障。強(qiáng)化文件管理人員責(zé)任、提高業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，定時(shí)組織其學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)法律及企業(yè)單位的規(guī)章制度，讓其了解公文管理的重要性、公文管理的意義和其自身的責(zé)任，讓其警鐘長(zhǎng)鳴。合理實(shí)施表?yè)P(yáng)和激勵(lì)，從而進(jìn)一步增強(qiáng)其事業(yè)心和榮譽(yù)感。 獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，保證文件管理工作到位 領(lǐng)導(dǎo)是涉密的主要對(duì)象，是公文閱辦的主體，是企業(yè)單位公文管理與保密的實(shí)施人。取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文管理與保密的重視和支持，通過(guò)對(duì)公文管理與保密的宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)了解保密工作的具體內(nèi)容和丟失密級(jí)文件引發(fā)泄密事件的嚴(yán)重后果，讓其配合管理工作，確保公文在送閱過(guò)程中的安全與保密。 參考文獻(xiàn)： [1]唐傳喜 .如何搞好公文管理與保密 .秘書工作 .2021.(12):27 [2]侯舒怡 .淺談高校的公文管理與保密