【正文】 Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊(cè) 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 1 頁(yè) 共 100 頁(yè) Office 辦辦 公公 軟軟 件件 系系 列列 培培 訓(xùn)訓(xùn) 手手 冊(cè)冊(cè) 二 O 一一年八月 Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊(cè) 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 2 頁(yè) 共 100 頁(yè) 第一部分 Word 文字處理軟件 第 1 講 Word 概述 教學(xué)目標(biāo)： 了解 Office 辦公軟件功能，發(fā)展史及軟件組成 掌握新建、保存、打開(kāi) word 文檔 掌握復(fù)制粘貼，查找替換，插入特殊符號(hào)等操作 教學(xué)重點(diǎn)： 新建、保存、打開(kāi) word 文檔 復(fù)制粘貼，查找替換，插入特殊符號(hào)等操作 教學(xué)難點(diǎn)： 復(fù)制粘貼，查找替換，插入特殊符號(hào)等操作 第一節(jié) Microsoft Office 辦公軟件概述 一． Office 辦公軟件的功能： Microsoft Office 是微軟公司開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件，使用 Office 辦公軟件，可以幫助我們更好地完成日常辦公和公司業(yè)務(wù)。 Office 辦公軟件是電腦應(yīng)用最多，最基礎(chǔ)的一個(gè)軟件。因?yàn)樾〉阶鲆粋€(gè)通知，大到編輯出版一本書，都可以用 Office 辦公軟件來(lái)處理。也是大家學(xué)好后續(xù)課程的一個(gè)基礎(chǔ)。 二． 簡(jiǎn)敘 Offfice 發(fā)展史及組成： Office 辦公軟件的發(fā)展經(jīng)歷了 Office 97 ， Office 98, Office 2020, Office XP、20 2020 等幾代，這一軟件組成從功能、操作、處理及界面風(fēng)格等多方面均有了明顯的進(jìn)步。我們今天要講述的 Office 2020，功能強(qiáng)大，外觀漂亮，而且使用方便。 三． Office 套裝軟件由 7個(gè)軟件組成： 微軟公司推出其劃時(shí)代的辦公應(yīng)用軟件產(chǎn)品 —— Microsoft Office 2020 及其中文版，充分凝聚和發(fā)揮了軟件技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的各自優(yōu)勢(shì)，能最有效地激發(fā)廣大用戶的Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊(cè) 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 3 頁(yè) 共 100 頁(yè) 創(chuàng)造力和生產(chǎn)力。 Microsoft Office 2020 中包含了以下應(yīng)用程序： Microsoft Word 2020（文字處理應(yīng)用軟件）、 Microsoft Excel 2020（電子表格應(yīng)用軟件）、 Microsoft Outlook 2020（郵件及信息管理軟件）、 Microsoft PowerPoint 2020(幻燈片演示軟件 )、 Microsoft Access 2020（數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用軟件）、 Microsoft FrontPage 2020（網(wǎng)站管理應(yīng)用軟件）、 Microsoft Share point Team Services（群組作業(yè)網(wǎng)站）。 WORD 2020 是辦公套裝軟件 OFFICE 2020 組件，專門用于文字編輯、排版的軟件，是目前 WINDOWS 環(huán)境下最受歡迎的文字處理軟件之一，功能強(qiáng)大，操作簡(jiǎn)單。生成的文件擴(kuò)展名為 *.doc。 第二節(jié) Word 概述 Word 課程設(shè)置： 基礎(chǔ)操作 主要內(nèi)容： 一． 啟動(dòng) Word 及界面認(rèn)識(shí) 二． 基本操作 (制作一份通知 )(重點(diǎn) ) 1)輸入和修改文字 2)簡(jiǎn)單的文檔排版 3)復(fù)制與移動(dòng)操作 4)查找與替換 三． 保存與退出 Word（重點(diǎn)） 四． 新建與打開(kāi)文檔（重點(diǎn)） 五． 多窗口拆分技術(shù) 一． 啟動(dòng) Word 及界面認(rèn)識(shí) (1)啟動(dòng) Word ? 快捷方式：雙擊桌面上的 word 快捷方式圖標(biāo) (注意，如果桌面上沒(méi)有，可以從 “ 程序中 ” 用右鍵創(chuàng)建快捷方式。 ) ? 常規(guī)方法：就是在 Windows 下運(yùn)行一個(gè)應(yīng)用程序的操作。從 “ 開(kāi)始菜單 “ 啟動(dòng) Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊(cè) 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 4 頁(yè) 共 100 頁(yè) (2)界面認(rèn)識(shí) 當(dāng) Word 啟動(dòng)后，首先看到的是 Word 的標(biāo)題屏幕，然后出現(xiàn) Word 窗口并自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名為 “ 文檔 1” 的新文檔。 Word 窗口由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、工作區(qū)和狀態(tài)欄等部分組成。 1)標(biāo)題欄： 窗口最上端的一欄是標(biāo)題欄，標(biāo) 題欄左邊顯示的是正在處理的文件的文件名。對(duì)于新建的文檔一般默認(rèn)是： “ 文檔 1”. 2)菜單欄： 標(biāo)題欄的下面是菜單欄，菜單欄中有 “ 文件 ”“ 編輯 ” 等 9 個(gè)菜單項(xiàng)，對(duì)應(yīng)每個(gè)菜Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊(cè) 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 5 頁(yè) 共 100 頁(yè) 單項(xiàng)包含有若干個(gè)命令組成的下拉菜單，這些下拉菜單包含了 Word 的各種功能。例如：“ 文件 ” 下拉菜單中包含了有關(guān)文件操作的各種命令。單擊菜單欄中的菜單項(xiàng)可以拉出相應(yīng)菜單項(xiàng)的下拉菜單。 關(guān)于菜單命令的約定： ：正常的菜單命令是用黑色字符顯示，表示此命令當(dāng)前有效，可以選用。用灰色字符顯示的菜單命令表示當(dāng)前情形下此命令無(wú)效， 不能選用。例如：編輯菜單中 “ 剪貼，復(fù)制 ” （??）的菜單命令：表示選定該命令后，將打開(kāi)一個(gè)相應(yīng)的對(duì)話框，以便進(jìn)一步輸入某種信息或改變?cè)O(shè)置參數(shù)。例如： “ 文件 ” — “ 打開(kāi) ” 或 “ 插入 ” 菜單 。 “√” 記號(hào)的菜單命令：該符號(hào)是一個(gè)選擇標(biāo)記，當(dāng)菜單命令前有此符號(hào)時(shí)，表示該命令生效。通過(guò)再次選擇該命令項(xiàng)可以刪除此選擇標(biāo)記，它不再起作用。例如： “ 視圖 ” — “ 工具欄 ” ， “ 標(biāo)尺 ” 。 “” 記號(hào)的菜單選項(xiàng)：這種選項(xiàng)表示該項(xiàng)已經(jīng)選用。在同組的這些選項(xiàng)中，只能有一個(gè)且必須有一個(gè)被選用，被選 用的菜單項(xiàng)前面出現(xiàn) “” 記號(hào)，如果選中其中一個(gè)，則其他選項(xiàng)自動(dòng)失效。 “ ?” 的命令項(xiàng)：表示該命令項(xiàng)后還有下一級(jí)子菜單。 ：有時(shí)候，菜單命令之間用線條分開(kāi)，形成若干菜單命令組。這種分組是按照菜單的功能組合的。 3)工具欄： a.“ 常用 ” 工具欄：集中了 23 個(gè) Word 操作中常用的命令按鈕，它包含了有關(guān)文件管理、文本編輯、視圖操作的一些常用命令。將鼠標(biāo)指針指向某一圖標(biāo)并在圖標(biāo)上稍停片刻，就會(huì)顯示該圖標(biāo)功能的簡(jiǎn)明提示。 b.“ 格式 ” 工具欄：以下拉列表框和形象化的圖標(biāo)方式列出了常用的 排版命令，可對(duì)文字的樣式，字體，字號(hào)，對(duì)齊方式，顏色，段落編號(hào)等進(jìn)行排版。 注：除在窗口中默認(rèn)出現(xiàn)的 “ 常用 ” 和 “ 格式 ” 工具欄外，還有 “ 繪圖 ”“ 圖片 ”等工具欄，可單擊 “ 視圖 ” 下拉菜單中的 “ 工具欄 ” 級(jí)聯(lián)菜單中的相應(yīng)工具欄名來(lái)打開(kāi)或關(guān)閉。 4)工作區(qū)：進(jìn)行對(duì)文檔的輸入或編輯操作。 Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊(cè) 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 6 頁(yè) 共 100 頁(yè) 5)狀態(tài)欄：位于 Word 的最下端，用來(lái)顯示當(dāng)前的一些狀態(tài)，例如當(dāng)前光標(biāo)所在的頁(yè)號(hào)，行號(hào)，列號(hào)和位置。 狀態(tài)欄右端的四個(gè)呈灰色的方框各表示一種工作方式，雙擊某個(gè)方框可以啟動(dòng)或關(guān)閉該工作方式。當(dāng)啟動(dòng)某工作方式時(shí)，該方框中的文字即成黑 色。例如：雙擊 “ 改寫 ”方框，此時(shí) “ 改寫 ” 兩字呈 “ 黑色 ” ，表示輸入處于 “ 改寫 ” 狀態(tài)。再雙擊 “ 改寫 ” 方框一次， “ 改寫 ” 兩字又呈灰色，表示目前處于 “ 插入 ” 狀態(tài)。在 “ 改寫 ” 狀態(tài)下，則插入點(diǎn)右面的字符或文本被新輸入的文字或字符所替代。插入時(shí)，插入點(diǎn)右面的字符和文字隨著新的文字的輸入逐一向右移動(dòng)。 6) “ 任務(wù)窗格 ” 面板：將常用命令集中在里面，用戶可以邊使用命令邊工作。 7)標(biāo)尺：用來(lái)使用標(biāo)尺改變文檔的頁(yè)邊距，并設(shè)置單個(gè)段落的縮進(jìn)和制表位 8)滾動(dòng)條，上箭頭，下箭頭：利用鼠標(biāo)左鍵單擊滾動(dòng)條兩端的箭頭或者直接拖動(dòng)滾動(dòng) 條中間的方形滑塊，可以查看不同部位的內(nèi)容。 視圖與視圖切換按鈕：所謂 “ 視圖 ” 簡(jiǎn)單說(shuō)就是查看文檔的方式。同一個(gè)文檔可以在不同的視圖下查看，雖然文檔的顯示方式不同，但是文檔的內(nèi)容是不變的。 Word 提供了五種視圖方式：普通視圖、 Web 版式視圖、頁(yè)面視圖、大綱視圖、閱讀版式。對(duì)文檔的操作要求不同，可以采用不同的視圖。視圖之間的切換可以使用 “ 視圖 ” 下拉菜單中的命令。 ? 普通視圖 —— 以通用格式顯示文檔，不顯示頁(yè)邊距、頁(yè)眉、頁(yè)腳，可以方便編輯文檔。 ? Web 版式 —— 顯示文本，不顯示分頁(yè)符，只顯示最小的邊距，文本擴(kuò)展到整 個(gè)窗口，可顯示指定的背景顏色和圖片，適用于閱讀文檔。 ? 頁(yè)面視圖 —— 完全按照文檔打印出來(lái)時(shí)的外觀顯示文本和圖形，包括所有的頁(yè)邊距、頁(yè)眉、頁(yè)腳，但在該視圖下， WORD 可能比普通視圖下運(yùn)行稍慢，滾動(dòng)也不很平滑。 ? 大綱視圖 —— 顯示文檔的組織結(jié)構(gòu)，可以看到不同級(jí)別的詳細(xì)內(nèi)容。 ? 閱讀版式 —— 這是 2020 獨(dú)有的一項(xiàng)，適合閱讀時(shí)用。 打印預(yù)覽 —— 顯示一張（多張）打印頁(yè)面的圖像，并允許調(diào)整頁(yè)面設(shè)置。 顯示比例 —— 不會(huì)影響文本存儲(chǔ)或打印時(shí)的實(shí)際大小，只影響在窗口中查看文檔時(shí)的顯示比例 . （ 菜單 ： “ 視圖 |顯示比例 ” ， 工具欄 ： 全屏顯示 —— 菜單 “ 視圖 |全屏顯示 ”( 退出 :ESC 或按鈕 )） Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊(cè) 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 7 頁(yè) 共 100 頁(yè) 二． 基本操作 (1)輸入和修改文字 在 Word 中最基本的就是輸入文字。輸入文字：輸入法切換 :Ctrl+Shift。 在第一行、第一列有一個(gè)閃爍的垂直條，稱為插入點(diǎn)。 輸入特殊符號(hào)：有時(shí)候需要輸入一些鍵盤上沒(méi)有的符號(hào)：如算術(shù)符號(hào)，版權(quán)號(hào)等。 “ 插入 ” 菜單 —— “ 符號(hào) ” 《》★ ⑤ 、◆ % ?? (2)簡(jiǎn)單的文檔排版 歡迎同學(xué)們來(lái)到北師大培訓(xùn)中心學(xué)習(xí)，希望大家能在這里度過(guò)美好的時(shí)光。 選定文字： A．用鼠標(biāo)選定文本：首先將 “I” 形鼠標(biāo)指針移到所要選頂文本區(qū)的開(kāi)始處，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)直到所選定文本區(qū)的最后一個(gè)文字并松開(kāi)鼠標(biāo)右鍵。這樣鼠標(biāo)拖過(guò)的區(qū)域被選定。 B．選定一行：將 “I” 形鼠標(biāo)指針移到這一行左端的選定區(qū)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成向右上方指的箭頭時(shí)，單擊一下就可以選定一行文本了。 C．選定一段：將 “I” 形鼠標(biāo)指針移到這一段左端的選定區(qū)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成向右上方指的箭頭時(shí)，雙擊就可以選定一段文本了。 D．選定整個(gè)文檔：將 “I” 形鼠標(biāo)指針移到的文檔左側(cè)的選定區(qū)，連續(xù)快速三擊 或快捷鍵 Ctrl+A E．選定連續(xù)區(qū)域：按 Shift。首先用鼠標(biāo) 指針單擊選定區(qū)域的開(kāi)始處，然后按住Shift 鍵，在配合滾動(dòng)條將文本翻到選定區(qū)域的末尾，單擊選定區(qū)域的末尾，則兩次單擊范圍中所包括的文本就被選定。 F．選定不連續(xù)區(qū)域：按 Ctrl。 修飾文本： 歡迎同學(xué)們來(lái)到北師大培訓(xùn)中心學(xué)習(xí)，希望大家能在這里度過(guò)美好的時(shí)光。 格式工具欄：設(shè)置字體，字號(hào)，對(duì)齊方式，顏色，加粗，傾斜 刪除文字，撤消操作（ Ctrl+Z） ,取消撤消操作（ Ctrl+Y）改變顯示比例 (3)復(fù)制與移動(dòng)操作 在輸入文本和編輯文檔的時(shí)候，常常會(huì)重復(fù)輸入一些前面已經(jīng)輸入過(guò)的文本，使用復(fù)制操作可以減 少鍵入錯(cuò)誤提高效率。以及需要把文本從一個(gè)位置移動(dòng)到另一個(gè)位置，Office 辦公軟件系列培訓(xùn)手冊(cè) 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓(xùn)中心 電話： 13814510941 第 8 頁(yè) 共 100 頁(yè) 叫移動(dòng)。 復(fù)制： 三種方法：選定要復(fù)制（移動(dòng)）的內(nèi)容 1．通過(guò) “ 常用 ” 工具欄上的 “ 復(fù)制 ” 和 “ 粘貼 ” 按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)文本的復(fù)制。 具體步驟如下：首先，選定要復(fù)制的內(nèi)容，單擊復(fù)制按鈕，將選定內(nèi)容的副本臨時(shí)保存到剪貼板上。將插入點(diǎn)移到文本要復(fù)制到新位置，單擊 “ 粘貼 ” 按鈕。此位置可以是在另一個(gè)文檔上 2．快捷鍵：復(fù)制 Ctrl+C 粘貼 Ctrl+V 剪貼 Ctrl+X 3．使用鼠標(biāo)拖動(dòng)復(fù)制文本：如果所要復(fù)制的文本塊比較短小，而且復(fù)制的的目標(biāo)位置就 在同一屏幕中，那么用鼠標(biāo)拖動(dòng)復(fù)制顯得更為簡(jiǎn)捷。直接拖動(dòng)是移動(dòng)，按住 Ctrl鍵拖動(dòng)是復(fù)制（一般用于文檔內(nèi)部）。 (4）查找和替換 (Ctrl+H) 在輸入的文字比較多的時(shí)候，如果要查找某項(xiàng)內(nèi)容，以便修改，可以利用 Word 的查找功能。步驟如下： “ 編輯 ” 菜單中，選擇 “ 查找 ” 或 “ 替換 ” 命令