會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的錯(cuò)賬更正-文庫吧
2025-06-28 12:41 本頁面
【正文】 修改。具體而言，首先由具有結(jié)賬權(quán)限的操作員在“結(jié)賬”向?qū)б坏倪x擇月份窗口中，選擇要取消結(jié)賬的月份并按“ Ctrl＋ Shift＋ F6”鍵，在“確認(rèn)口令”窗口中輸入口令，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)；然后按上述方法調(diào)出錯(cuò)誤憑證取消記賬、取消審核并進(jìn)行修改，再重新審核、記賬和結(jié)賬即可。雖然財(cái)務(wù)軟件提供的反向功能可以實(shí)現(xiàn)無痕跡修改，方便會(huì)計(jì)人員事后糾錯(cuò)，在清 除數(shù)據(jù)庫中冗余信息、確保賬證相符和數(shù)據(jù)安全等方面的作用不可忽視，但其廣泛使用也日益顯現(xiàn)了以下弊端： 一是與現(xiàn)行會(huì)計(jì)法規(guī)不符。使用反向功能更正會(huì)計(jì)差錯(cuò)時(shí)，由于財(cái)務(wù)軟件很少甚至沒有留下任何痕跡，完全違背了《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入的基本要求和有關(guān)會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法的規(guī)定，會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員不負(fù)責(zé)任地更改會(huì)計(jì)記錄，在很大程度上削弱了會(huì)計(jì)工作的嚴(yán)肅性。 二是為會(huì)計(jì)造假提供了方便。在會(huì)計(jì)信息化下，由于財(cái)務(wù)軟件對(duì)更改的會(huì)計(jì)事項(xiàng)沒有提供完整的、真正意義上的有痕跡記錄，只在操作日志中記錄了何人何時(shí)使用過這些反向功 能，至于操作了系統(tǒng)中哪些具體事項(xiàng)則無從得知。如果企業(yè)缺乏嚴(yán)格周密的內(nèi)部控制制度，就會(huì)使會(huì)計(jì)造假等經(jīng)濟(jì)違法犯罪變得更加隱蔽，使會(huì)計(jì)信息化的安全性大打折扣。 三是可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和財(cái)務(wù)混亂。由于會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)水平及對(duì)軟件功能理解的偏差，在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時(shí)，不同年份會(huì)計(jì)科目體系可能發(fā)生了變化；反記賬的設(shè)計(jì)原理是按記賬時(shí)留下的“線索”進(jìn)行逆向處理，具體記賬次數(shù)及記賬后的后續(xù)處理業(yè)務(wù)等不可控，使得實(shí)際軟件設(shè)計(jì)時(shí)只保留重要線索；目前實(shí)施的大中型財(cái)務(wù)系統(tǒng)或 ERP 功能復(fù)雜，數(shù)據(jù)處理技術(shù)難度成倍增加，系統(tǒng)間的無縫連接 和數(shù)據(jù)間的實(shí)時(shí)傳遞以及記賬憑證的自動(dòng)生成，也難以全面、準(zhǔn)確恢復(fù)到記賬結(jié)賬前狀態(tài)。因此，線索的不完整與部分處理的“不可逆”，都將導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不一致，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、財(cái)務(wù)混亂。 上述第三情況下對(duì)錯(cuò)誤憑證的無痕跡修改，雖然存在弊端，但從數(shù)據(jù)庫技術(shù)角度看，取消審核是將記賬憑證庫中“審核”字段的值清空，再對(duì)該庫其他相關(guān)字段的值進(jìn)行修改，這是在一個(gè)憑證數(shù)據(jù)庫中操作，與取消記賬結(jié)賬有本質(zhì)區(qū)別。這種情況下采用無痕跡修改方法是可行的。而取消記賬結(jié)賬往往涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上數(shù)據(jù)庫的操作，在這個(gè)過程中容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的 混亂或系統(tǒng)的崩潰。因此，上述第四、五種情況下的錯(cuò)誤憑證如果沒有采取完善措施，最好采用有痕跡修改方法。 （二）會(huì)計(jì)差錯(cuò)的“有痕跡”修改。財(cái)務(wù)系統(tǒng)中往往是通過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。因此，在系統(tǒng)中對(duì)已審核并記賬的錯(cuò)誤憑證，按照“規(guī)范”第 18 條規(guī)定采用“紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法”進(jìn)行更正，這樣既能區(qū)分會(huì)計(jì)人員責(zé)任，又能留下審計(jì)線索，確保了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)有效。 “記賬”后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸科目無誤，只是憑證金額多計(jì)，可采用負(fù)數(shù)更正法，即將多計(jì)金額填寫一張同樣科目和記賬方向的正確憑證 ，其金額為負(fù)數(shù)，用以沖銷多計(jì)金額；相反，憑證金額少計(jì)時(shí)，可采用補(bǔ)充憑證法，將其差額部分填制一張記賬憑證，然后由審核員進(jìn)行“審核憑證”操作，由記賬員進(jìn)行“記賬”操作即可。
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