會計信息化環(huán)境下的錯賬更正-文庫吧資料
2024-08-09 12:41本頁面
【正文】 通常發(fā)生在系統(tǒng)投入使用初期，或者會計人員崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間。因此，為了明確責(zé)任，防止會計人員隨意逆轉(zhuǎn)賬務(wù)處理程序，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能實(shí)施反向操作功能。 人。 （二）嚴(yán)格限制反向操作功能的使用。如果在財務(wù)軟件報表系統(tǒng)中設(shè)置了對報表變動的說明功能，當(dāng)月報表附注中將自動生成對以前月份出錯的說明及修改內(nèi)容。因此，要實(shí)現(xiàn)反記賬很簡單，只要將反記賬范圍內(nèi)的記錄中的記賬標(biāo)識、記賬人姓名及截止標(biāo)識去掉即可。當(dāng)需要增加、編輯或查詢未記賬憑證時 ，就將已打上記賬標(biāo)識的記錄過濾掉；當(dāng)需要查詢或打印賬簿時，就將沒有記賬標(biāo)識的記錄過濾掉。 。監(jiān)控功能是指在設(shè)計財務(wù)軟件時，設(shè)置對已記賬、已結(jié)賬又作反向操作的，計算機(jī)必須記錄下該操作的時間、操作人、修改原因、修改的地方，且定期打印并作為會計檔案保管，以給日后查證工作保留證據(jù)。 （一）重新設(shè)計，改進(jìn)反向操作 功能。如果直接使用財務(wù)軟件的反向操作功能來更正會計差錯既不能完全否定其作用，更不能忽視其弊端。具體方法是，首先由制單員填制一張與該張錯誤憑證除金額為紅字（負(fù)數(shù)）金額外，其他內(nèi)容完全一致的紅字憑證，即在總賬系統(tǒng)“填制憑證”窗口中，打開“制單”／“沖銷憑證”窗口，輸入要沖銷憑證的相關(guān)信息，系統(tǒng)將 自動生成一張紅字沖銷憑證；然后填制一張正確的記賬憑證；最后由相關(guān)操作員對這兩張憑證審核并記賬，才能完成對該張錯誤憑證進(jìn)行沖銷和更正。但這兩種情形均需在摘要欄中注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項變更的原因。因此，在系統(tǒng)中對已審核并記賬的錯誤憑證，按照“規(guī)范”第 18 條規(guī)定采用“紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法”進(jìn)行更正，這樣既能區(qū)分會計人員責(zé)任，又能留下審計線索，確保了會計信息的真實(shí)有效。 （二）會計差錯的“有痕跡”修改。而取消記賬結(jié)賬往往涉及到兩個或兩個以上數(shù)據(jù)庫的操作，在這個過程中容易導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)的 混亂或系統(tǒng)的崩潰。 上述第三情況下對錯誤憑證的無痕跡修改，雖然存在弊端，但從數(shù)據(jù)庫技術(shù)角度看，取消審核是將記賬憑證庫中“審核”字段的值清空，再對該庫其他相關(guān)字段的值進(jìn)行修改，這是在一個憑證數(shù)據(jù)庫中操作，與取消記賬結(jié)賬有本質(zhì)區(qū)別。由于會計人員業(yè)務(wù)水平及對軟件功能理解的偏差，在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時，不同年份會計科目體系可能發(fā)生了變化；反記賬的設(shè)計原理是按記賬時留下的“線索”進(jìn)行逆向處理，具體記賬次數(shù)及記賬后的后續(xù)處理業(yè)務(wù)等不可控，使得實(shí)際軟件設(shè)計時只保留重要線索；目前實(shí)施的大中型財務(wù)系統(tǒng)或 ERP 功能復(fù)雜，數(shù)據(jù)處理技術(shù)難度成倍增加，系統(tǒng)間的無縫連接 和數(shù)據(jù)間的實(shí)時傳遞以及記賬憑證的自動生成，也難以全面、準(zhǔn)確恢復(fù)到記賬結(jié)賬前狀態(tài)。如果企業(yè)缺乏嚴(yán)格周密的內(nèi)部控制制度，就會使會計造假等經(jīng)濟(jì)違法犯罪變得更加隱蔽，使會計信息化的安全性大打折扣。 二是為會計造假提供了方便。雖然財務(wù)軟件提供的反向功能可以實(shí)現(xiàn)無痕跡修改，方便會計人員事后糾錯，在清 除數(shù)據(jù)庫中冗余信息、確保賬證相符和數(shù)據(jù)安全等方面的作用不可忽視，但其廣泛使用也日益顯現(xiàn)了以下弊端： 一是與現(xiàn)行會計法規(guī)不符。對于這種情況下的錯誤憑證，要實(shí)現(xiàn)無痕跡修改，可采取完善措施之后的反向功能，即取消結(jié)賬、記賬與審核后直
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