【正文】 做出了巨大的努力。 尋找一套適應(yīng)需求不斷變化和 組織不確定性的辦公自動化解決方式，建立一套能夠根據(jù)實際 組織結(jié)構(gòu)和應(yīng)用需求定制系統(tǒng)實際功能的智能化辦公自動化系統(tǒng)平臺，成為我國辦公自動化 建設(shè)的唯一出路。 對我國辦公涉及的要素和人們辦公習(xí)慣進行深入的研究、分析，終于找到了實現(xiàn)以上思 想的方案，那就是：將辦公自動化抽象成一個信息交換的平臺，即建立一個辦公自動化應(yīng)用 平臺，將平臺和實際應(yīng)用分離，然后在這個平臺上根據(jù)不同的需要和應(yīng)用來定制適合自己的 系統(tǒng)。而在本單位的組織結(jié)構(gòu)、辦公方式或者流程變化以后，只要根據(jù)新的情況對原來的定 制規(guī)則做簡單的適應(yīng)性修改就能夠滿 足新的應(yīng)用。 簡單來說就是：辦公系統(tǒng)平臺 +應(yīng)用自定義。 打個比方說，就是建立一個集交通網(wǎng)絡(luò)和交通控制的交通平臺，至于在這個交通平臺上 跑公共汽車、卡車還是小汽車，那就讓用戶來決定。而這些公共騎車、卡車與小汽車各種各 樣的行車路線，也可以由用戶來決定，并隨時改變。 基于上述思路，我們在與清華同方的技術(shù)人員的討論中完善了思路，在與多個使用者的 交流中成熟了設(shè)計，解決了種種問題，推出能自定義工作流程的辦公自動化平臺。 這是一個基于信息交換平臺的工作流平臺。通過這個平臺實現(xiàn)現(xiàn)實辦公中存在的直流、 橫流、分流、環(huán)流、 子流等等工作流的信息流動方式。信息在流動過程中可以攜帶目前計算 機所支持的任何類型的文件信息。而實際的工作流方式可以由用戶根據(jù)本單位的實際應(yīng)用自 行定義的。這樣就完全解決了因?qū)嶋H辦公需要出現(xiàn)“變數(shù)”所帶來軟件修改的問題，從而讓 客戶享受到能夠長期滿足自己組織需要的 OA 軟件。 靈活結(jié)構(gòu)辦公自動化工作流的實現(xiàn) 第 6 頁 可以說， “辦公系統(tǒng)平臺 +應(yīng)用自定義”基本上科學(xué)的地化解了具體需求不斷變化和軟件 生命周期之間長期存在的矛盾。 現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)的分析 現(xiàn)在市場上的 OA 產(chǎn)品主要分為以下幾種： 基于 C/S 結(jié)構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng) 基于 IBM Lotus Notes 或 Microsoft Exchange 進行開發(fā)的，基于群件系統(tǒng)的辦公自動化 系統(tǒng) 固定結(jié)構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng) 靈活結(jié)構(gòu)的基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的辦公自動化系統(tǒng) C/S 結(jié)構(gòu)的 OA C/S 結(jié)構(gòu)的 OA 其實是第一代的辦公自動化系統(tǒng)。它起源于政府公文和檔案管理的需求， 它實施了工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心， 辦公其實就是辦文，并形成了以后 OA 的基本體系。此時 OA 的架設(shè)也多在 C/S 下，無法很好 的支持遠程辦公和移動辦公，同時當(dāng)用戶達到一定程度時部署和管理難度將大大提高。隨著 時間的推移 ,使用這類 OA 系統(tǒng)的用戶越來越少。 actualize and anization’ s difficulty hard mobile office supported mobile office not supported easy B/S structure C/S structure 圖 B/S 辦公產(chǎn)品和 C/S 辦公產(chǎn)品之間的比較 Figure Compare B/S structure product with C/S structure product 基于群件的辦公自動化系統(tǒng) 基于群件的辦公自動化系統(tǒng)曾經(jīng)一度占領(lǐng)辦公系統(tǒng)市場的大半河山。 Notes/Domino 有較 強的安全管理機制，有比較好的流程管理功能。但它的缺點也是顯而易見的：其標準相對封 閉而且通用性較差，日后的數(shù)據(jù)整理挖掘、再次利用時都會出現(xiàn)很多問題。 2020 年 1 月 24 內(nèi)蒙古大學(xué)碩士學(xué)位論文 第 7 頁 日， IBM 公布了其 IBM Lotus Domino 平臺的未來遠景詳情以及 Lotus Domino 家族的未來方 向和產(chǎn)品路線圖。 Lotus Notes 和 Domino 未來遠景將允許客戶利用新的 IBM Workplace 功能 和 IBM DB2 集成，提供關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的支持。但就現(xiàn)在情況來說，Notes/Domino 能將傳統(tǒng)意 義上的辦公支持的很好，但可擴展性可以說是十分不好了，而擴展性往往是現(xiàn)在用戶優(yōu)先考 慮的條件。 Expansibility: Maintainability: strong strong weak Product based on Domino Product based on relational DB weak Product based on Domino Product based on relational DB 圖 基于群件的產(chǎn)品和基于數(shù)據(jù)產(chǎn)品之間的比較 Figure Compare product based on groupware with based on DB 固定結(jié)構(gòu)辦公自動化系統(tǒng) 固定結(jié)構(gòu)辦公自動化系統(tǒng)往往是用戶根據(jù)自身情況度身訂造的辦公自動化系統(tǒng)，但由于 需求的不斷變化，往往最終不能完全滿足用戶的要求。而且，當(dāng)開發(fā)基本完成后，每次修改 流程往往需要修改代碼，時間和人力的消耗往往令人難以接受。而且不同用戶的需求不盡相 同，往往不能復(fù)用，使得開發(fā)成本大大增加，或者根本不能完成產(chǎn)品化工作。 靈活結(jié)構(gòu)辦公自動化工作流的實現(xiàn) Accord with user’ s need Maintenace cost 第 8 頁 good Hi bad Flexible struture Fix struture lo Flexible struture Fix struture 圖 固定結(jié)構(gòu)與靈活結(jié)構(gòu)之間的比較 Figure Compare flexible structure With fix structure 系統(tǒng)構(gòu)架設(shè)計基本原則 平臺設(shè)計的基本思路 由于辦公自動化系統(tǒng)是一個規(guī)模龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、信息量大的綜合信息系統(tǒng)，因此，在 展開本項目時，一定要在設(shè)計規(guī)劃階段進行細致認真的工作，這樣才能保證項目的順利進行 和規(guī)避不必要的項目風(fēng)險。 總結(jié)現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的優(yōu)缺點， 我們對辦公平臺進行了設(shè)計。 將基本設(shè)計定位于： 基于 B/S 結(jié)構(gòu)、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的，使用 n 層結(jié)構(gòu)的自定義辦公自動化平臺。 在本軟件的設(shè)計規(guī)劃階段，根據(jù)系統(tǒng)的特點和業(yè)務(wù)的要求，我們將遵循以下設(shè)計原則：安全 性、先進性、實用性、易用性、可擴展性。 安全性 安全保密是 電子政務(wù)建設(shè)的關(guān)鍵。國務(wù)院規(guī)定，安全保密技術(shù)與信息技術(shù)發(fā)展同步 —— 也就是同步發(fā)展、同步規(guī)劃。政府各部門內(nèi)部的局域網(wǎng)都應(yīng)該設(shè)密碼。在加密、防黑客、防 病毒等信息安全技術(shù)還沒有應(yīng)用之前，政府內(nèi)部的局域網(wǎng)不應(yīng)該傳輸涉密文件，辦公系統(tǒng)就 不應(yīng)該接入互聯(lián)網(wǎng)。同時，系統(tǒng)提供多種安全策略，多種權(quán)限控制，高密度日志，從一定程 度上保證了系統(tǒng)使用的安全。 內(nèi)蒙古大學(xué)碩士學(xué)位論文 第 9 頁 先進性 作為支撐日常辦公的辦公自動化系統(tǒng)，該系統(tǒng)除了必須滿足當(dāng)前的應(yīng)用要求，在 整套系 統(tǒng)的設(shè)計過程中，還必須強調(diào)先進性。當(dāng)前的信息技術(shù)日新月異，如果這套系統(tǒng)只著眼與滿 足當(dāng)前的需求，而忽視了對系統(tǒng)技術(shù)和體系的前瞻性，可以預(yù)見在不久的將來，系統(tǒng)必將不 能滿足日益增長的需求，導(dǎo)致系統(tǒng)的生命周期縮短，從而增加在信息化建設(shè)上的投資。 本系統(tǒng)采用業(yè)界公認先進的和標準的軟件技術(shù)，符合信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，保證系統(tǒng)在 可預(yù)見的階段內(nèi)有相當(dāng)強大的生命力。在系統(tǒng)中，我們在以下兩個方面滿足系統(tǒng)對先進性的 要求： 技術(shù)先進性 保證系統(tǒng)的技術(shù)先進性，是保證整個系統(tǒng)生命周期的 重要環(huán)節(jié)。在本系統(tǒng)中，我們使用 了比較成熟而又有發(fā)展前途的先進技術(shù)，保證整套系統(tǒng)在一段時間內(nèi)的整體技術(shù)領(lǐng)先。 結(jié)構(gòu)先進性 對于技術(shù)先進性，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的先進性則更為重要，如果說技術(shù)先進性是保證系統(tǒng)生命周 期的重要環(huán)節(jié)，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的先進性則是保證系統(tǒng)生命周期的基礎(chǔ)。根據(jù)我們以往的項目經(jīng)驗， 一般一套龐大的系統(tǒng)不可能是在一段短時間內(nèi)就能開發(fā)完善的，它往往必須通過一段時間的 “使用 — 修改”過程才能夠比較好的滿足用戶的需要。這樣，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)就非常重要，系統(tǒng) 結(jié)構(gòu)是否設(shè)計得靈活，有利于擴 展；其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否設(shè)計得科學(xué)合理，對于系統(tǒng)日后的使用 和修改有著非常大的關(guān)系。從以往的經(jīng)驗可以看出，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的不合理，正是導(dǎo)致出現(xiàn)所謂 “信息孤島”現(xiàn)象的關(guān)鍵。為了避免這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，我們在設(shè)計這套系統(tǒng)時，將充分理解 需求，并在此基礎(chǔ)上對需求進行整合分析，再利用先進的數(shù)據(jù)建模的方法對系統(tǒng)進行規(guī)范設(shè) 計，保證整個系統(tǒng)的有機完整。在本系統(tǒng)中，體現(xiàn)了以下一些結(jié)構(gòu) 特點： 框架結(jié)構(gòu)：保證系統(tǒng)各個模塊在用戶權(quán)限管理和界面整合的一致性。 自定義結(jié)構(gòu)：可以根據(jù)用戶不斷變化的需求通過可視化、無代碼的方式調(diào)整系統(tǒng)各種屬 性。 完善而標準的擴展接口：滿足日后增加的需求，使系統(tǒng)具有良好的二次開發(fā)接口。 實用性 為確保系統(tǒng)的實用性，我們將針對我局的特點選用比較成熟而穩(wěn)定的技術(shù)，針對信息流 的特點采用合適的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使整個系統(tǒng)達到最高的性價比性能，并盡量簡化用戶的操作步 驟，使系統(tǒng)容易被使用。另外，對于一套部署范圍比較廣的系統(tǒng)，其培訓(xùn)成本和維護成本在 靈活結(jié)構(gòu)辦公自動化工作流的實現(xiàn) 第 10 頁 整個系統(tǒng)成本中占有非常大的比重，針對這一特點，我們使用了 B/S 模式的模式來設(shè)計系統(tǒng)， 降 低用戶的操作難度，也為降低系統(tǒng)維護和升級的成本打下很好的基礎(chǔ)。 易用性 我們必須正視普通用戶存在計算機水平參差不齊的可能性。因而，本辦公自動化系統(tǒng)的 界面并不一定如商業(yè)網(wǎng)站那樣華麗，其首要的要求應(yīng)是簡單實用，而不是華而不實。在系統(tǒng) 設(shè)計時，應(yīng)該對系統(tǒng)的整體風(fēng)格布局以實用、簡潔、易用為原則，具有一致、友好的客戶化 界面，注重于界面的整體效果，精心設(shè)計界面中諸如按鈕位置、數(shù)據(jù)表現(xiàn)方式等細節(jié)，使操 作者能夠方便地操作和比較容易地理解界面所表達的信息和內(nèi)容，便于用戶快速掌握系統(tǒng)的 使用。日常 辦公無需長時間的訓(xùn)練和磨合，在相當(dāng)短的周期內(nèi)就可以完成從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件 辦公向全面的無紙化辦公方式遷移。而對于系統(tǒng)的管理和維護人員，系統(tǒng)具有可管理和易于 維護的特點。力求以最少的人力資源和技術(shù)要求，就能夠很好地維護和管理系統(tǒng)的正常運行。 可擴展性 我們在前面提到整個系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的重要性，其中十分重要的一點就在于整套系統(tǒng)的可擴展 性。系統(tǒng)可擴展性的程度，直接影響到系統(tǒng)的生命周期。在系統(tǒng)中，我們主要使用以下方式 來保證系統(tǒng)的可擴展性：系統(tǒng)使用框架結(jié)構(gòu)、使用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、使用公開接口、提供自定 義工具等等。 工作流概述 工作流的概念起源于生產(chǎn)制造業(yè)與辦公自動化領(lǐng)域。工作流是一類能夠完全或部分自動 執(zhí)行的經(jīng)營過程，根據(jù)一系列過程規(guī)則，文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間傳遞、執(zhí)行。 工作流的目的是通過將工作分解成定義良好的任務(wù)、角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這 些任務(wù)并對它們進行監(jiān)控，達到提高辦事效率、實現(xiàn)辦公自動化。 為了實現(xiàn)對業(yè)務(wù)過程的工作流管理，需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)的支撐。此種軟件系統(tǒng)為工作 流管理系統(tǒng)（ Workflow Management System,WfMS） 。工作流管理系統(tǒng)是“一種在工作流形式 化表示的驅(qū)動下，通過軟件的執(zhí)行而完成工作流定義、管理及執(zhí)行的系統(tǒng)” ，其主要目標是對 業(yè)務(wù)過程中各活動發(fā)生的先后次序及同活動相關(guān)的相應(yīng)人力或信息資源的調(diào)用，進行管理而 實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程的自動化。工作流的過程定義是指對業(yè)務(wù)過程的形式化表示，它定義了過程運 行中的活動和所涉及到的各種信息。這些信息包括過程的開始和完成條件、構(gòu)成過程的活動 以及進行活動間導(dǎo)航的規(guī)則、用戶所需要完成的任務(wù)、可能被調(diào)用的應(yīng)用、工作流機的引用 關(guān)系以及與工作流數(shù)據(jù)的定義。其中活動指的是工作流中的一個邏輯 步驟；工作流實例指的 是工作流的一次執(zhí)行過程；工作流機是一個為工作流實例的執(zhí)行提供運行服務(wù)環(huán)境的軟件或 內(nèi)蒙古大學(xué)碩士學(xué)位論文 第 11 頁 “引擎” ，它是工作流執(zhí)行服務(wù)的核心，負責(zé)對解釋過程定義、控制過程實例的執(zhí)行、控制工 作流中各個活動的執(zhí)行順序、并完成與其它工作流機的交互與通訊。 根據(jù)工作流系統(tǒng)所采用的任務(wù)項傳遞機制的不同，工作流管理系統(tǒng)（主要有三種方式： （ 1）基于文件的工作流管理系統(tǒng) —— 以共享文件的方式來完成任務(wù)。這種類型的產(chǎn)品是產(chǎn)生 最早、發(fā)展最成熟、最具多樣性的，通常 包含有 Client/Server 模式的圖像、文檔與數(shù)據(jù)庫 管理系統(tǒng)。 （ 2）基于消息的工作流管理系統(tǒng) —— 通過用戶的電子郵件系統(tǒng)來傳遞文檔信息。 這種產(chǎn)品都實現(xiàn)了一種或多種電子郵件系統(tǒng)的集成。 （ 3）基于 Web 的工作流管理系統(tǒng) —— 隨 著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和 Inter 應(yīng)用的不斷普及， Web 技術(shù)因其界面的一致、簡單及與 平臺的無關(guān)性，在其出現(xiàn)之后就得了迅速發(fā)展。同時 Inter 的發(fā)展及單位 Intra 的構(gòu) 建為