大型會務工作接待活動安排-文庫吧
2024-09-28 22:54 本頁面
【正文】 （3）制發(fā)會議通知。會議通知內容必須具備以下幾個要素，即會名、會議時間和期限、地點、會議主要內容、參加會議人員范圍、入場憑證和籌辦會議的聯系單位、電話。會議的食宿、交通工具、需攜帶的文件和其它特殊要求，應視需要寫入通知。會議通知發(fā)出后，還應跟蹤落實，用電話與參加會議單位或人員聯系，了解對方是否接到通知，能否如期出席，以作出相應的安排。 （4）布置會場。會場布置要根據會議內容需要而定?？偟脑瓌t是講究氣氛、方便開會。 會場氣氛。慶祝、歡迎會，會場布置要反映出熱烈的氣氛。履行法定程序的會場要布置得莊嚴。座談會會場要顯得氣氛和諧。工作會、報告會會場布置要簡單樸實。 主席臺的設置。一般來講，各種代表大會和其它大型會議會場設主席臺，與代表席成面對面的形式。一般工作會議不設主席臺。設主席臺和組織大會發(fā)言的會議需設講臺，講臺面向代表席。 座位的擺放形式。要根據會議內容和人數以及會場容量而定。常見的擺法，以作報告、大會發(fā)言為主的會議，一般擺為長方形，代表席面對主席臺或講臺。以討論問題為主的會場應擺為方形、園形、蹄形，使與會人員面面相對，不明顯區(qū)分主次，以方便視聽，形成民主氣氛。 會場布置還包括會場四周裝飾性布置，如會標、標語口號的內容、字體和橫幅顏色的選擇，畫像、旗幟的懸掛，花卉的擺法等。此外，會場的音響、照明、溫度和通風、衛(wèi)生、茶水杯盤等設施的配備，以及錄音錄相設備的裝置，都要根據條件一一安排。主席臺名次的排列和桌簽的放置、話筒的擺設等，也是會場布置中的重要工作。主席臺座次，以上主席臺人員的職務（或社會地位、聲望）高低排列，最高的排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次，其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌簽，座次須報領導審定（排法見后）。 （5）做好會議接待的各項準備工作，包括聯系住宿館所，分配房間，安排就餐，車輛編
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