【正文】 關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？會(huì)議概述什么是會(huì)議？會(huì)議由哪些要素組成？哪幾個(gè)是最基本的要素？會(huì)議是人類群體有組織地會(huì)晤、議事的行為或過(guò)程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問(wèn)題，而且這種行為和過(guò)程是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會(huì)議要素：形式要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。內(nèi)容要素：會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議議題、會(huì)議目的、會(huì)議任務(wù)、會(huì)議作用、會(huì)議結(jié)果。程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。最基本的會(huì)議要素會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議程序。會(huì)議的種類有幾種？根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見(jiàn)的會(huì)議種類有：按組織類型分：內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議；按會(huì)期分：定期會(huì)議和不定期會(huì)議；按出席對(duì)象：聯(lián)席會(huì)(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等；按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動(dòng)員性、紀(jì)念性等；按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；按規(guī)模大?。禾卮笮?萬(wàn)人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或數(shù)人)等；按召開(kāi)方式：常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)等；按與會(huì)者的國(guó)籍及議題的范圍：國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議等。會(huì)議有什么作用？（一）會(huì)議的積極作用1．交流信息，互通情報(bào)。通過(guò)會(huì)議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識(shí)上的主觀局限性。2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過(guò)會(huì)議可能聽(tīng)取各種不同意見(jiàn)，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會(huì)議是人與人的直接接觸，通過(guò) 交流思想，總結(jié)工作，開(kāi)展批評(píng)與自我批評(píng)淪，有助于加強(qiáng)上下 級(jí)之間、同級(jí)之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。4．統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)。通過(guò)會(huì)議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動(dòng)工作的開(kāi)展，防上各行其是，減少相互矛盾。5．帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬(wàn)的會(huì)議，已經(jīng)形成“會(huì)議產(chǎn)業(yè)”。(二)會(huì)議的負(fù)面作用。1．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。美國(guó)一位管理學(xué)家說(shuō)過(guò)“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁?huì)議中度過(guò)”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會(huì)議比重占指揮員和專家工作時(shí)間的30％～33％?！比毡拘蕝f(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長(zhǎng)以上管理班人員工作時(shí)間的40％是在開(kāi)會(huì)?！痹谖覈?guó)，領(lǐng)導(dǎo)人員開(kāi)會(huì)的比重究竟占多少，目前尚無(wú)人去研究，大約不會(huì)低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會(huì)海，哪里會(huì)有時(shí)間和精力去做他們?cè)撟龅氖履? 2．金錢的浪費(fèi)。開(kāi)會(huì)就要用錢，越高級(jí)、越長(zhǎng)、越大型的會(huì)議，一般說(shuō)來(lái)用錢越多。會(huì)議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會(huì)只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級(jí)意見(jiàn)，或者為會(huì)而會(huì)，走過(guò)場(chǎng)、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長(zhǎng)文牘主義。4．滋長(zhǎng)不正之風(fēng)。長(zhǎng)期以來(lái)，有少數(shù)干部成了專門開(kāi)會(huì)的“職業(yè)開(kāi)會(huì)者”，還有些人極力爭(zhēng)取參加各種會(huì)議，無(wú)非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開(kāi)會(huì)”外，別無(wú)他事，開(kāi)完會(huì)并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會(huì)議型官僚主義者。近年來(lái)還出現(xiàn)利用會(huì)議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。課堂討論：你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？會(huì)議申報(bào)與審批的形式有哪些？口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。會(huì)議申報(bào)應(yīng)遵循什么原則？精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則有哪些？準(zhǔn)備充分；組織嚴(yán)密；服務(wù)周到；確保安全。會(huì)議成本意識(shí)開(kāi)會(huì)時(shí)要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來(lái)說(shuō)會(huì)議人工成本是這樣計(jì)算的： 會(huì)議成本= 2ABT 式中 A —與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）。B —參加會(huì)議的人數(shù)。T —會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。A為與會(huì)者平均工資的3倍是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因?yàn)殚_(kāi)會(huì)時(shí)經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計(jì)入其中，成本就將更高昂。而會(huì)議的總成本還需要加上開(kāi)會(huì)所需的經(jīng)費(fèi)。會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù) 1，組織的工作主要包括：(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。2．文書(shū)工作主要包括：(1)會(huì)議文書(shū)的起草；(2)會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)；(3)會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。3．生活管理工作主要包括：(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會(huì)議的保密工作；(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。從以上秘書(shū)工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會(huì)議工作對(duì)秘書(shū)的組織能力、寫(xiě)作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書(shū)辦會(huì)，離不開(kāi)辦文、辦事能力。會(huì)議工作最能集中反映出秘書(shū)的綜合素質(zhì)。會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容會(huì)務(wù)工作流程圖會(huì)前：確定會(huì)議主題與議題→確定會(huì)議名稱→確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會(huì)議所需設(shè)備和工具→確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期→ 確定與會(huì)者名單→ 選擇會(huì)議地點(diǎn)→ 安排會(huì)議議程和日程→ 制發(fā)會(huì)議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會(huì)議文件材料→ 制作會(huì)議證件 → 制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會(huì)場(chǎng) →會(huì)場(chǎng)檢查 會(huì)中：報(bào)到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會(huì)議記錄→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 → 會(huì)議信息工作 → 編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作→ 做好會(huì)議保密工作 →做好后勤保障工作會(huì)后：安排與會(huì)人員離會(huì)→ 撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要 → 會(huì)議的宣傳報(bào)道→ 會(huì)議文書(shū)的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會(huì)議總 結(jié)一、確定會(huì)議籌備方案（大中型）議題確定后，秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會(huì)議籌備方案。會(huì)議籌備方案就是會(huì)議計(jì)劃。它包括會(huì)議主題、議題名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。具體如下：（一）確定會(huì)議主題和議題。（二）確定會(huì)議名稱。（三）確定會(huì)議議程。（四）確定會(huì)議的時(shí)間和日期。（五）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（六）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（八）確定會(huì)議住宿和餐飲安排(九)大型會(huì)議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。會(huì)議籌備方案示例如下：可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)(籌備方案)一、會(huì)議主題為了增強(qiáng)本公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開(kāi)此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開(kāi)技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競(jìng)賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的