【正文】 門的表示分別為 : MT: 管理層（總經理、管理者代表） MS: 市場營銷部 FA: 財務部 HR: 人力資源部 PU: 采購部 PD: 生產部 EN: 工程部 QM: 質量管理部 中管網制造業(yè)頻道 中管網制造業(yè)頻道 Ps: 如果是外部二級第 1個文件歸屬于質管部 ,則編號為 : E2QM01。如果是本公司質量管理 部第 38份指導性文件則編號為 : ￥ 2QM38. 5. 3. 文件的版本規(guī)定 3?? X表示。 文件的版次用 0、 3?? .9表示。 ： 文件進行了小修訂后 ,必須更改文件的版次 ,如 → → .當文件進行了 9 次以上的修改或大修改時 ,須進行換版處理 ,如 → ,或 → . 5. 4. 文件的格式 文件的邊框距離規(guī)定 a. 裝訂線一側的空間距離 。 9 ￥ 文件及質量記錄控制 文件編號 ￥ 1HR01 管理 NO 版 本 頁 碼 3/6 b. 其它三邊的空間距離為 。 c. 本規(guī)定適用于于本本公司的所有文件 /資料。 a． 封面格式（附件一） b． 下文的格式由表頭、正文組成 表頭格式 ￥ 質量手冊及程序性文件 文件編號 管理 NO 版 本 頁 碼 正文的格式為（ 、 二級 文件 (指導性文件 )的格式 a． 封面格式（附件二），部分指導性文件不須封面格式，視具體情況而定。 b． 正文格式由表頭和正文組成。 表頭的格式 正文的格式視具體文件而定 三級文件 (表單和表格 )的格式 :各種表格和表單的格式視具體情況而定（所有表單、表格均須有版號和表單編號）。 文件的編制、審核、會簽、批準和控制規(guī)定如下： 文件的名稱 文件級別 編制人 審核人 會簽部門 批準人 控制部門 中管網制造業(yè)頻道 中管網制造業(yè)頻道 質量手冊 及程序文件 一級 質管部經理 及相關部門主管 管理者代表 文件中所涉及的部門 總經理 及管理者代表 文控中心 指導性文件 二級 相關部門主管 部門經理 文件中所涉及的部門 管理者代表 或總經理 文控中心 表格、表單 三級 相關部門主管 部門經理 表單中相關部門 管理者代表 或總經理 文控中心 經批準的本公司各級文件原稿均須歸檔到文控中心進行統(tǒng)一管理 ,并填寫“文件 /資料歸檔登記表”。 與質量管理體系相關的所有外部文件均須歸檔到文控中進行統(tǒng)一管理 ,并填寫“外部文件資料歸檔管理表”。 由 文控中心負責人視各部門需要而填寫“文件發(fā)放 /領用審批表”經管理者代表審批后 ,做好發(fā)放的準備。 10 所發(fā)放的文件必須加蓋藍色的“受控文件”印章或紅色的“非受控文件”印章并在“文件發(fā)放領用審批表 ” 上的對應欄目簽名，部分三級文件的發(fā)放不須加蓋印章。 、二級和必須加蓋藍色受控印章進行管理，禁止使用無受控印章及自行復印的文件。對于部分三級文件的發(fā)放雖不必加蓋藍色受控印章，但必須確保是現(xiàn)行有效版本。 :作為指導性文件而發(fā)放的需蓋受控印章 。不做指導性文件的而發(fā)放時 ,則蓋非受控印章。（如對外發(fā)放圖紙或指導性文件時）。 因業(yè)務、服務或其他需要，對外部進行文件資料發(fā)放時，須填寫“文件 /資料對外發(fā)放記錄表”，并在相應欄目上簽名。 為了確保各相關部門所使用的 文件均為有效文件 ,文控中心負責人每月須對各相關部門所用的文件進行有效性確認 ,防止使用失效文件 ,并把確認情況記錄于“在用文件有效性管理表”中。 a. 當需要對文件更改時 ,須口頭取得部門經理的同意 ,由部門經理口頭向文控中心負責人提出更改文件的要求 ,文控負責人將所需更改的文件利用再用紙復印一份并加蓋“文件更改”專用章后 ,交給申請部門經理進行文件更改，同時發(fā)給“文件資料更改申請（歸檔）表”。 ￥ 文件及質量記錄控制 文件編號 ￥ 1HR01 管理 NO 版 本 頁 碼 4/6 中管網制造業(yè)頻道 中管網制造業(yè)頻道 b. 文件更改完成后 ,須得到原審核人以及原批準人的同意 ,并在“文件更改申 請歸檔表”上簽名同意。 c. 文件中心負責人把更改好的文件進行打印 ,換版歸檔、發(fā)放。 ,只做更換版次的處理。 b. 當文件的改動較大時 ,須做更換版本的處理。 。 更改文件的發(fā)放 ，文控中心負責人用“文件資料繳回通知單”通知相關部門繳回更改前的文件 /資料。 ,并在“文件資料繳回發(fā)放登記表”中簽名 ,該文件的原稿要加蓋“文件保留”印章 ,其余文件要 銷毀 ,并記錄在“作廢文件資料保留 /銷毀登記表”。 ,原則上定為 1年，個別文件視具體情況而定。須在“作廢文件資料保留 /銷毀管理表”中相應欄目記錄保留期限。 、遺失和補發(fā) 11 文件損壞當文件使用者不小心把所發(fā)的文件損壞時 ,經部門經理同意后到文控中心辦理文件補發(fā)的手續(xù)并上繳損壞的文件 ,由文控中心負責人進行銷毀并記錄表中 . 文件使用者不小心把文件遺失時 ,根據遺失文件的輕重對責任人進行批評或適當?shù)奶幜P .補發(fā)時須填寫書面申請，經部門經理同意后到文控中心辦理文件補發(fā)手續(xù) . 需臨時借閱文件的人員 ,可口頭向文控員提出申請 ,填寫 ” 文件資料借閱申請單 ” ,經人資部負責人批準方可借閱 ,并由文件管理員填寫 ” 文件資料 借閱登記表 ” ,借閱者應在指定日期歸還文件 ,到期未歸還由文件管理員收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 外部文件的歸檔、發(fā)放、更改和銷毀等管理與本公司文件管理相同。 外部文件有效性的控制為了確保本公司所使用的下列外部文件為有效版本 .文控中心負責人必須每月向有關部門進行確認一次 ,并把確認情況記錄于“在用文件 /資料有效性檢查記錄表”表中。 外部文件包括如下 : a. 國家及行業(yè)的法律、法規(guī)性文件 ￥ 文件及質量記錄控制 文件編號 ￥ 1HR01 管理 NO 版 本 頁 碼 5/6 中管網制造業(yè)頻道 中管網制造業(yè)頻道 b. 國際國家標準 c. 行業(yè)標準及企業(yè)標準 d．客 戶圖紙 /產品規(guī)格、規(guī)范等 、儲存、維護原則 質量記錄編號采單據編碼者，依單據號連續(xù)編成順序排列。 質量記錄編號采流水號碼者，依流水碼由小到大連續(xù)編成。 無流水號或單據編號者，依記錄日期依序歸檔。 ：每日整理方式（日報表）、每月整理方式（月報表）、每季整理方式（日報 / 周報 /月報）、每半年整理方式（月報）、每年整理方式（月報、年報）。 歸檔標示：整理歸檔完成時，質量記錄之外部、封箱外部加以標示，質量記錄內容及期間之質 量記錄，以達到易于取閱之原則，如標示于檔案夾之外部或整理成疊之報表封面上。 儲存原則：儲存于檔案夾中，或裝訂成冊置于箱中，擺放整齊。 質量記錄保存期限依“質量記錄歸檔清單”所載，逾期之質量記錄由總經理及本公司務部視情況決定銷毀或繼續(xù)保存。 質量記錄應妥善保管，以防止損壞、變質、遺失。 12 6．相關文件 無 7．相關表單 文件資料歸檔登記表 ￥ 3HR01 外部文件資料歸檔登記表 ￥ 3HR02 文件資料發(fā)放（領用）審批表 ￥ 3HR11 文件資料對外發(fā)放記錄表 ￥ 3HR03 在用內部 /外部文件有效性檢查記錄表 ￥ 3HR13 文件資料 更改申請 (歸檔 )表 ￥ 3HR05 文件資料繳回通知單 ￥ 3HR06 文件資料繳回再發(fā)放登記表 ￥ 3HR07 文件 /資料作廢、保留、銷毀登記記錄 ￥ 3HR08 文件 /資料借閱申請單 ￥ 3HR09 文件資料借閱登記表 ￥ 3HR10 ￥ 文件及質量記錄控制 文件編號 ￥ 1HR01 管理 NO 版 本 頁 碼 6/6 中管網制造業(yè)頻道 中管網制造業(yè)頻道 ￥ 3HR11 8．附件 13 ￥ 管 理 承 諾 文件編號 ￥ 1MT01 管理 NO 版 本 頁 碼 1/1 總經理為了建立和改進質量管理體系并確保持續(xù)改進的有效性，在此作出如下承諾： 通過培訓或會議的形式向本公司全員傳達滿足顧客和法律、法規(guī)要求的重要性。（見會議通知單￥ 3MT02，培訓需求申請表￥ 3HR29）。 制定適于本公司發(fā)展的質量方針（￥ 1MT03）。 提供資 源，按標準、法律、法規(guī)要求建立質量管理體系，確?！百|量目標”的制定及實現(xiàn)（￥ MT04）。 每年進行一次管理評審 ,必要時增加“管理評審”的次數(shù) (￥ 1MT09)。 在質量管理體系的運行中 ,為保證各個過程有效和持續(xù)改進 ,本公司確保各過程可獲得必要的資源。 （資源提供￥ 1MT10） 中管網制造業(yè)頻道 中管網制造業(yè)頻道 17 ￥ 以 顧 客 為 關 注 焦 點 文件編號 ￥ 1MT02 管理 NO 版 本 頁 碼 1/2 目的 確保本公司全員都能以顧客為關注焦點而進行日常工作，全員的工作目標是滿足顧客要求并盡力超越顧客的期望，最終達到使本公司永立于不敗之地而長期成功的目的。 范圍 凡與顧客有關聯(lián)活動的部門和人員均適用。 （注：與顧客有關的過程將在 ￥ 1MS01 中規(guī)定） 定義 無 職責 4． 1 副總經理負責與本公司產品有關的市場調研 , 并識別顧客未來的需要。 4． 2 市場營銷部負責每年一次的 “顧客滿意度調查”，“顧客滿意度評價”及“顧客滿意度調查不滿事項改善管理”的組織、跟蹤管理工作，并由“一般事項”中識別出顧客未來的需要，與總經理、品質管理部溝通；確保本公司能超越顧客的期望。 4． 3 本公司的品質管理部全力配合各部門的相關工作，確保顧客滿意并盡力超越顧客的期望。 作業(yè)內容 中管網制造業(yè)頻道 中管網制造業(yè)頻道 5． 1 確保已確定的顧客要求得到滿足 市場營銷部負責人為了確保把顧客的需要和期望轉化為已確定的顧客要 求 ,須進行必要的內部及與顧客的溝通 ,且留下記錄 ,并跟蹤管理顧客要求實現(xiàn)過程 , 促進過程的結果達到顧客滿意。 5． 2 盡力超越顧客的期望 了解顧客當前的需要 “顧客滿意度調查 ”，對象為銷量最大的前 10 名顧客。 B 在調查表中顯示出不滿意的事項即為顧客當前的需要，市場營銷部協(xié)同相關部門須在 2 日之內進行“顧客滿意度的評價”并用“顧客滿意度調查不滿事項改善管理表”來舉行會議，決議出改善方案，改善期限、責任部門及責任人，并指派專人跟蹤管理改善實施狀況，及時報告進度情 況和改善效果，促使顧客不滿事項的及時改善，以便盡早回復顧客，讓顧客滿意。 了解顧客未來的需要，滿足顧客要求并盡力超越顧客期望。 A在“顧客滿意度調查”中，凡被顧客評定為“一般”的事項，包含有顧客潛在的未來的需要，本公司副總經理或市場營銷部的相關人員必須通過電話等形式向顧客了解評定為一般事項的緣由，并從中識別出顧客未來的需要，及時與顧客溝通，將這些未來需要予以書面化文件的形式讓顧客確定。 B 市場營銷部將已確定的顧客的未來需要，進行充分的策劃，并責