【正文】 執(zhí)行公司《檔案管理辦法》。 合同規(guī)定時，在商定期內，顧客或其代表可以在評價時，按公司《檔案管理辦法》的規(guī)定查閱。 記錄的銷毀 保存期滿后的記錄，各部門 /單位填寫《記錄銷毀單》，報管理者代表批準后銷毀，檔案 銷毀執(zhí)行《檔案管理辦法》。 相關文件 《文件控制程序》 公司《檔案管理辦法》 記錄 記錄清單 記錄銷毀單 13 信息溝通程序 編碼： SZS/CX/B— 04 共 6頁 第 1頁 編 制： 吳淑華 審 批： 王文治 發(fā)布： 20xx0520 實施： 20xx0520 目的 確保公司在不同層次和職能部門之間，公司與顧客及相關方之間，就質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的實施和有效性及目標完成情況和顧客及相關方的滿意度進 行溝通。掌握有關信息，作為持續(xù)改進的輸入。 適用范圍 適用于公司內部溝通，公司與顧客及相關方的溝通。 本程序包括 GB/T19001— 20xx 、 、 條款；GB/T24001— 1996 條款； GB/T28001— 20xx 條款。 職責 發(fā)展部 負責組織制定本程序及公司體系運行信息的溝通。 工程部 ⑴組織分析顧客及相關方反饋的信息，組織制定措施并監(jiān)督實施 . ⑵負責工程竣工后的服務和溝通。 營銷中心 負責工程合同簽定前、執(zhí)行中有關合同事宜與 顧客溝通。 安保部 ⑴ 負責職業(yè)健康安全管理信息與外部相關方溝通。 ⑵ 負責與公司員工代表進行溝通。 行政部 負責公司辦公 /生活區(qū)域環(huán)境管理信息，職業(yè)健康信息與外部相 14 信息溝通程序 共 6頁 第 2頁 關方溝通。 公司員工代表 ⑴定期收集員工對勞動保護、職業(yè)健康安全管理的意見和建議。 ⑵代表公司員工與公司領導和安全管理部門溝通。 相關部室 負責提供管理過程的有關信息。 工程項目部 /分公司 ⑴負責提供管理過程的有關信息。 ⑵負責工程施工過程中有關質量、環(huán)境因素、安全控制等與顧客或相關方溝通。 管理者代表 負責重大質量、環(huán)境、安全信息向最高管理者匯報。 術語和定義 引用公司《管理手冊》中的有關術語和定義。 工作程序 顧客信息的獲取及溝通 公司營銷中心負責工程合同簽定前、施工中有關合同條款執(zhí)行問題與甲方溝通。溝通的主要內容： ⑴甲方對公司以往的產品、服務滿意程度； ⑵合同實施過程中，是否與原合同有矛盾并達到甲方滿意。 溝通中反映的一般問題， 營銷中心 負責解決并達到甲方 滿意。重大問題立即向公司主管領導匯報，研究解決辦法。 工程項目部 /分公司在與甲方或監(jiān)理單位的工作例會、日常工作接觸、與公司文件往來中，獲取顧客信息。 15 信息溝通程序 共 6頁 第 3頁 工程項目部 /分公司在分項工程、單位工程質量檢驗及竣工驗收過程中，從甲方、監(jiān)理單位處獲得質量滿意信息。 工程項目部 /分公司有關人員應與甲方、工程監(jiān)理及相關單位定期進行溝通。溝通內容：甲方、監(jiān)理對工程質量、 進度的滿意程度，有關環(huán)境控制的信息。 工程竣工后的服務及溝通 工程竣工后，公司及時同顧客簽定工程保修合同。 工程部依據保修合同制定工程質量回訪計劃，回訪內容：存在的施工質量問題，甲方或管理單位對工程施工質量的滿意度。 對回訪中發(fā)現的質量問題，甲方或管理單位日常反映的施工質量問題，工程部應及時報告管理者代表。按照工程保修合同 ,工程部組織工力進行維修，并負責驗收。 溝通的頻次及信息處理 溝通的方式采用走訪或座談。工期六個月以內的工程，溝通 2 次；工期六個月以上的 工程，每季度溝通一次。 當走訪或座談結果為甲方或監(jiān)理對工程質量不滿意時；通過 、 的方式，了解甲方或監(jiān)理反映的有關工程質量、工程進度、環(huán)境保護等問題時；接到顧客或相關方的投訴、抱怨后。接到信息的部門應立即分析原因，制定糾正措施。并將信息報公司工程部，重大信息同時報管理者代表。 公司工程部負責匯總工程項目部反饋的顧客滿意度信息，并進行分析。檢查工程項目部制定的糾正措施的實施效果。 環(huán)境管理的信息溝通 有關法律法規(guī)的獲取、識別執(zhí)行《法律法規(guī)和其他要求 16 信息溝通 程序 共 6頁 第 4頁 控制程序》。 環(huán)境信息交流的方式 ,可采用通訊、電子郵件、公布投訴電話、張貼公告、簡報等形式。 工程項目部 /分公司在工程開工前或施工過程中，對施工可能造成的重要環(huán)境影響，并能影響到施工現場附近的社區(qū)、單位時，應選擇環(huán)境信息交流方式，通知或通報施工現場附近的社區(qū)和單位。 各有關部門 /單位接到環(huán)境的外部信息，作好記錄，按信息發(fā)出部門的要求回復。需要公司部門間協調解 決的環(huán)境問題，以“信息處置交流單”的形式通知相關部門解決。 工程項目部 /分公司及公司控制重要環(huán)境因素的部室，接 到外部有關環(huán)境因素的反映或投訴后，應根據實際情況，作出處置，必要時制定相應的改進措施。接到重大信息，應向管理者代表 匯報。管理者代表組織召開相關人員會議，研究決定處置方案。并迅速向有關單位傳達處置意見或方案，立即實施。 當出現環(huán)境緊急或異常情況時，相關部門 /單位應按照應急預案規(guī)定的方式方法傳遞信息。 職業(yè)健康安全協商和溝通 公司工會主席為員工代表，公司工會建立“ 勞動保護監(jiān)督檢查委員會”，項目部 /分公司設勞動保護監(jiān)督員。員工代表、勞動保護監(jiān)督員定期收集員工對勞動保護及公司職業(yè)健康安全管理工作的意見和建議，向公司有關管理部門和公司領導反饋。 公司安保部組織，行政部參加，每季度采用座談的形式和公司員工代表、勞動保護監(jiān)督檢查委員會進行溝通。溝通內容： ⑴公司職業(yè)健康安全方針、指標和目標的制定評審； 17 信息溝通程序 共 6頁 第 5頁 ⑵安全風險評價、風險控制的實施； ⑶ 使用新的機械設備、原材料、化學品、技術和操作規(guī)程。 公司職業(yè)健康安全管理部門，可以利用安全簡報、宣傳單、信息公告欄等形式，與公司員工和進入現場的相關方進行溝通。保證相關方人員了解現場安全規(guī)定。 內部溝通 公司最高管理者確保在公司不同層次和職能部門之間，就公司管理體系實施過程中的問題和有效性，進行溝通。達到相互了解，確保接口，協調行動，提高過程實施的有效性。 溝通的方式，可采用：通訊、計算機網絡、簡報、例會等。 公司各部門 /工程項目部 /分公司的領導，應向員工傳達公 司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系運行要求的有關信息。 上下溝通 每季度，公司總經理或其授權人主持召開公司工作例會。工程項目部 /分公司的經理、公司部室負責人參加。到會人員匯報討論施工生產、質量環(huán)境職業(yè)健康安全管理及顧客反饋等方 面的情況。針對反映的問題，公司主管領導組織相關部門研究，采取相應的措施，確保公司管理體系的正常運行。 每半年，工程項目部 /分公司 /公司相關部室對本單位質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的運行情況進行總結，針對存在的問題，提出改進措施。 部門之間的溝通 公司管理部 門之間、公司部室與工程項目部之間需要協調溝通 的事宜，可隨時進行交流，也可在公司季度例會上提出或向公司主管領導匯報，由公司領導協調解決。 18 信息溝通程序 共 6頁 第 6頁 部門內部溝通 每季度，公司相關部門 /單位內部召開一次例會，討論本部門質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康分目標實現情況及存在的問題，以便采取相應的糾正或預防措施。 相關文件 《糾正措施控制程序》 《預防措施控制程序》 《法律 法規(guī)和其他要求控制程序》 《北京市建筑工程質量保修實施辦法》（ 97）質監(jiān)督站第82 號 《建筑工程項目管理規(guī)定》 GB/T5032620xx 記錄 外部信息溝通記錄 工程質量回訪計劃 保修期內工程質量問題整改通知單 信息處置交流單 工程維修驗收記錄 顧客（管理單位）投訴記錄 顧客滿意度測試表 19 管理評審程序 編碼： SZS/CX/B— 05 共 5頁 第 1頁 編 制： 吳淑華 審 批： 王文治 發(fā)布： 20xx0520 實施： 20xx0520 目的 按策劃的時間間隔評審公司管理體系，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。確保公司管理方針和目標適應公司自身發(fā)展的需要，尋求持續(xù)改進的機會，不斷完善公司管理體系。 適用范圍 適用于對公司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的評審。 本程序包括： GB/T1900120xx 條款； GB/T240011996 條款； GB/T2800120xx 條款； 職責 總經理 ⑴主持管理評審活動，批準管理評審計劃和管理評審報告。 ⑵決定特殊情 況下追加管理評審。 管理者代表 ⑴負責向總經理報告質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行情況，提出改進建議； ⑵批準和組織實施糾正或預防措施和改進措施計劃。 副總經理、三總師 參加管理評審會議，對分管部門的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行情況進行分析，并提出改進建議。 發(fā)展部 ⑴負責制定管理評審計劃并發(fā)至相關部門； ⑵匯總管理評審所需的資料； ⑶負責評審會議記錄； 20 管理評審程序 共 5頁 第 2頁 ⑷起草《管理評審報告》； ⑸對評審決議的落實進行跟蹤驗證； ⑹保存管理評審的相關記錄。 各相關部門 /單位 ⑴參加管理評審活動，負責提供與本部門 /單位工作有關的評審所需資料。 ⑵提出本部門 /單位的措施和建議。 ⑶根據評審決議，制定實施糾正或預防措施。 術語和定義 引用公司《管理手冊》中的有關術語和定義。 工作程序 管理評審計劃 管理評審每年至少進行一次，時間間隔不超過十二個月。 當出現下列情況之一時可增加臨時管理評審。 ⑴公司組織機構、產品范圍、資源配置發(fā)生重大變化時； ⑵ 發(fā)生重大質量事故、安全事故、環(huán)境事故或相關方對某一環(huán)節(jié)有嚴重投訴或投訴連續(xù)發(fā)生時； ⑶當法律、法規(guī)、標準及其他要求有變化時； ⑷市場需求發(fā)生重大變化時； ⑸即將進行第二、三方審核或法律、法規(guī)規(guī)定的審核時； ⑹質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系審核中發(fā)現嚴重不符合時； ⑺其他情況需要時。 發(fā)展部負責編制管理評審計劃，報管理者代表審核，總 21 管理評審程序 共 5頁 第 3頁 經理批準。評審計劃主要內容包括：⑴評 審時間；⑵評審目的；⑶評審范圍；⑷參加評審部門（人員）；⑸評審依據；⑹評審內容。 管理評審輸入 管理評審輸入應包括與以下方面有關的當前的業(yè)績和改進的機 會 ： 審核結果；包括第一方、第二方、第三方對質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系審核的結果。 顧客的反饋，包括顧客滿意程度的測量結果及與顧客溝通的結果等。 過程的業(yè)績和產品質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全的符合性，包括過程、產品質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全的監(jiān)視和測量的結果。 改進、預防和糾正措施及合理化建議的實施情況，對內部審 核和日常發(fā)現不合格項采取的糾正和預防措施的實施及其有效性的監(jiān)控結果。 以往管理評審跟蹤措施的實施及有效性。 可能影響質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的變更，包括內外環(huán)境的變化，如法律、法規(guī)的變化，新技術、新工藝、新設備的開發(fā)等。 質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行情況，包括方針和目標的適宜性和有效性。 改進的建議。評價持續(xù)改進項目實施的有效性，并提出新的改進目標和項目。 管理評審準備 發(fā)展部擬定管理評審計劃，報管理者代表審核，總經理 22 管理評審程序 共 5頁 第 4頁 批準 后發(fā)至各部門 /單位，各部門 /單位按計劃做好相應準備。 發(fā)展部根據管理評審輸入的要求，收集評審資料。 管理評審的實施 管理評審一般采用會議的方式進行，總經理主持管理評審會議，宣布管理評審的目的、內容。 管理者代表分析