【正文】 記錄由生產(chǎn)調(diào)度室統(tǒng)一管理，分級負責和配合。 生產(chǎn)調(diào)度室負責記錄的編號、標識、保存期、處置等項管理，各部門負責各自區(qū)域記錄的制定貯存、保護檢索等控制。 ⒉記錄要求： 記錄應(yīng)由責任人員認真填寫，做到真實及時、字跡清晰。應(yīng)按照有關(guān)要求正確填寫，文字表達應(yīng)準確簡練，應(yīng)記錄三要素 —— 參數(shù)（含文字）、責任人和時間。應(yīng)保管好記錄，嚴防記錄的丟失，禁止在記錄上胡劃。填寫時應(yīng)精神集中、慎重、盡量減 少差錯。記錄不應(yīng)涂改。如果出現(xiàn)差錯，在錯誤處劃上二橫，并在其上方寫上正確數(shù)據(jù)或文字。對出廠水泥原始記錄更應(yīng)謹慎，如有差錯，應(yīng)蓋上責任人手章。 ⒊記錄的標識： 記錄用記錄名稱、年、月、日和編號進行標識。 對裝訂好的記錄用封面上記錄名稱、年、月和編號進行標識。 檔案中的記錄用檔案封面上的記錄目錄來進行標識。 記錄的編號由三部分組成：（記錄縮寫 JL）、 (代號 )、（序號）。例如：JL企 08。記錄編號是記錄唯一性的標識。 ⒋記錄的貯存： 各部門的記錄應(yīng)貯存在一個專門文件柜，貯存條件應(yīng)具有干燥、通風、 防火、防潮 、防蟲、防丟失功能。 ⒌記錄的保護、檢索： 記錄應(yīng)保管好，不得損壞或丟失。各部門應(yīng)有一名職工承擔保管記錄的職責。 記錄保管方式應(yīng)便于存取和檢索，應(yīng)設(shè)架層或檔案，應(yīng)有明顯的標識，按不同記錄分別存放，不得隨意堆放，到處亂翻。每月記錄應(yīng)進行裝訂，封面上應(yīng)標識出記錄名稱、年月和編號。每年的記錄應(yīng)捆成捆，捆扎上應(yīng)有封面，注明記錄名稱和年限。臺賬一定要封面。 記錄一般不許外借，特殊情況需經(jīng)管理者代表批準而且只能在企業(yè)內(nèi)查閱，并有其部門職工在場，不得拿出企業(yè)外。 ⒍保存期： 記錄應(yīng)有一定的保存期，原始記錄保存三年，臺賬和 有關(guān)檔案應(yīng)長期保存，每種記錄的保存期詳見記錄清單。 ⒎記錄的處置： 到期的記錄應(yīng)辦理銷毀手段，銷毀時應(yīng)經(jīng)部門負責人批準，銷毀時應(yīng)有 2 人在場，應(yīng)進行銷毀登記。 五、記錄 ⒈ JL記 01 記錄清單 ⒉ JL記 02 記錄銷毀記錄 ⒊ JL記 03 借閱記錄登記 六、審批、生效時間 ⒈程序編號： HYS— 記 CX— B4— 20xx ⒉起 草： 楊 兵 20xx 年 1 月 26 日 ⒊審 核： 王國棟 20xx 年 1 月 28 日 ⒋批 準：吳錦禹 20xx 年 1 月 28 日 ⒌發(fā)布時間： 20xx 年 2 月 1 日 ⒍生效時間： 20xx 年 2 月 1 日 七、修改控制 序號 文件更改通知單號 頁 修改狀態(tài) 生效時間 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 武安市華冶水泥有限責任公司 （按 GB/T19001— 20xx 標準編制） 受控狀態(tài)： 分 發(fā) 號： 文件編號： HYS— 審 CX— B4— 20xx 發(fā)布時間： 20xx 年 2 月 1 日 生效時間： 20xx 年 2 月 1 日 一、 目的 定期對企業(yè)的質(zhì)量管理體系進行審核，確定其符合性和運行的有效性，采取糾正措施，確保質(zhì)量管理體系有效性和效率的提高。 二、適 用范圍 適用于企業(yè)質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核的控制活動。 三、職責 管理者代表負責內(nèi)部審核領(lǐng)導工作。 化驗室負責內(nèi)部審核的準備和跟蹤驗證。 內(nèi)審組長負責內(nèi)審的具體審核。 各責任部門負責不合格糾正措施的實施。 四、工作程序 定期對本企業(yè)的質(zhì)量管理體系進行內(nèi)部審核，以便確定是否符合產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃的安排和 GB/T19001— 20xx 標準要求以及建立的質(zhì)量管理體系要求，判定質(zhì)量管理體系是否有效實施，是否有效。 ⒈內(nèi)審的頻次 內(nèi)部審核每年 1 次。具體時間安排，以內(nèi)審年度計劃為準。 企業(yè)遇到內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了較大變化時； 企業(yè)出 現(xiàn)重大質(zhì)量事故或重大顧客投訴時； 出現(xiàn)大量的區(qū)域性不合格，需增加內(nèi)審頻次時； 外部質(zhì)量管理體系審核之前等。 企業(yè)遇到以上情況，可以增加內(nèi)審頻次，可以隨時審核，但遇到以上情況，生產(chǎn)調(diào)度室或另外的部門可向管理者代表申請，管理者代表批準后，向內(nèi)審組長下達審核通知。 ⒉審核的方式、方法 審核的方式分為集中審核和滾動審核。若是集中式審核，審核實施計劃應(yīng)注意企業(yè)質(zhì)量管理體系的所有部門和所有條款的覆蓋性。若是滾動式審核，審核實施計劃對一項或幾項活動的計劃較為簡單，但一個審核周期完成后，是否覆蓋了質(zhì)量管理體系內(nèi)的所有部門、 產(chǎn)品和所有條款，企業(yè)的內(nèi)審方式一般采用集中審核方式。 審核的方法即審核策略，常見有：順序追蹤、逆向追蹤、部門審核、條款審核四種。本企業(yè)內(nèi)審方法一般選擇部門審核，這種方法是以部門為 中心進行審核，一個部門往往承擔若干條款的職能，在審核時以其主要職能為主線進行審核，不可能也沒必要把這個部門有關(guān)的所有條款都查到，但不能遺漏主要職能。在整個審核過程不能遺漏任何一個條款。通過各部門進行審核，對整個質(zhì)量管理體系運行作出評價。 ⒊內(nèi)審員資格 ⑴ 內(nèi)審員條件： A、掌握有關(guān) IS09000 族標準、產(chǎn)品標準和質(zhì)量管理體系文件； B、掌握審核知識和技能； C、掌握一定的企業(yè)管理知識和質(zhì)量管理知識； D、正直、誠實、有一定的法規(guī)知識； ⑵ 內(nèi)審員職責： Ａ遵守相應(yīng)的審核要求，傳達和闡明審核要求； B 有效的策劃和履行被賦予的職責，編制檢查表； C 將觀察結(jié)果形成文件 —— 不合格報告，報告審核結(jié)果； D 驗證所采取的糾正措施有關(guān)文件； E 收存和保護與審核有關(guān)文件； F 配合并支持審核組長的工作。 ⑶ 內(nèi)審組長的任職條件： Ａ具備內(nèi)審員條件； B 具有較多的審核經(jīng)歷； C 了解產(chǎn)品和生產(chǎn)過程； D 具備策劃審核和控制審核組及審核過程的能力；｀ ⑷ 內(nèi)審組長的職責 ： A 制訂審核計劃； B 協(xié)助選擇審核組其他成員； C 代表審核組同審核方負責人接觸； D 對審核工作的實施和審核觀察結(jié)果做最后的決定； E 提交審核報告。 ⑸ 內(nèi)審員資格： A 中專以上學歷； B 參加工作三年以上； C 從事與質(zhì)量有關(guān)工作三年以上； D 經(jīng)過貫標、審核等專門培訓，并考試合格。 經(jīng)過企業(yè)資格確認，管理者代表批準，才可獲得內(nèi)審員資格。 化驗室主任 、管理者代表必須經(jīng)過貫標審核培訓。 ⒋審核過程的控制 審核組長必須對現(xiàn)場審核的全過程進行控制，以便使審核順利地按預(yù)期安排完成。 ⑴ 審核實施計劃的控制 通常情況在首次會 議上再次確認審核實施計劃，如需要局部調(diào)整可以調(diào)整。在審核過程中如受審核方出現(xiàn)原來沒有估計到因素，例如有關(guān)人員緊急出差，停電水等意外情況，可以局部調(diào)整審核計劃。 對審核組來說，如審核過程中發(fā)現(xiàn)重大系統(tǒng)性問題，為了進行跟蹤，也要進行局部調(diào)整審核計劃，但必須征求受審核方同意并表示歉意。當然盡量不要立即跟蹤，應(yīng)記錄下來，然后再補充調(diào)查。 ⑵ 審核過程的控制 審核過程應(yīng)沿著審核實施計劃和檢查表所規(guī)定的路線進行。 A 樣本策劃應(yīng)合理：應(yīng)隨機抽樣，要保證一定數(shù)量，又要分層抽樣，應(yīng)按產(chǎn)品、設(shè)備、生產(chǎn)線、崗位記錄、標識等 分層、抽樣要均衡，避免某部門過多過少。但應(yīng)注意，體系條款與有關(guān)部門不存在著抽樣多少問題，必須審核。 B 辨識關(guān)鍵過程：應(yīng)把主要精力集中到可能造成管理混亂，影響體系運行，危及產(chǎn)品質(zhì)量的問題上，不可把過多精力花在鎖碎問題上。 C 評定主要因素：應(yīng)能辯識影響過程的主要因素，評定人機料法環(huán)因素是否處于受控狀態(tài)。 D 重視控制結(jié)果：因行業(yè)、產(chǎn)品不同，質(zhì)量管理體系各要素的控制形式有多種方法，而審核員又習慣于一特定的形式，常常對受審核方控制形式提出異議。但由于 GB/T19001— 20xx 標準并沒有作出具 體規(guī)定，因此只要受審核方的質(zhì)量管理體系各條款的控制效果良好或未發(fā)生失控現(xiàn)象，審核員應(yīng)當加以確認和理解，沒有理由否定。 E 注意相關(guān)影響：一個企業(yè)質(zhì)量管理體系的各種活動并非各自孤立的而是互相滲透，互相影響，有因果關(guān)系，輸入、輸出關(guān)系，相關(guān)關(guān)系等各 種形態(tài)。因此在審核評價時均應(yīng)把有關(guān)資料綜合起來加以考察才能得出中肯的結(jié)論，如果孤立評價會得出錯誤的結(jié)論。 F 營造良好的審核氣氛：正確對待受審核方的各種態(tài)度，審核員始終保持耐心和禮貌，不介入受審核方內(nèi)部的爭論，態(tài)度誠懇，實事求是，努力確保審核的客觀和公正性，以達到 審核目的。另外應(yīng)掌握收集客觀證據(jù)的技術(shù)，保持對嚴重缺陷線索的敏感等。 ⑶ 審核結(jié)果的控制 在審核過程中發(fā)現(xiàn)了若干個不合格項。這時要采取謹慎態(tài)度，注意對審核結(jié)果進行控制。合格或不合格應(yīng)以事實為基礎(chǔ)；不合格事實要得到受審核方確認；道聽途說不能作為證據(jù)。審核組內(nèi)部要相互溝通，統(tǒng)一意見，確定不合格項。 ⒌審核方案的策劃 每年年初，管理者代表組織化驗室 有關(guān)人員和內(nèi)審員開會研究關(guān)于對本年度的內(nèi)部審核方案問題進行策劃，應(yīng)考慮本年度審核的過程，受審核區(qū)域的狀態(tài)和其重要性，應(yīng)考慮以往外審和內(nèi)審結(jié)果等等，通過以上 各方面的分析，確定本年度審核的準則、審核范圍、審核頻次和審核方法。審核方案的策劃的結(jié)果是年度審核計劃的基本內(nèi)容。 會后，化驗室根據(jù)會議策劃，編制本年度審核計劃，管理者代表批準后，按文件控制程序進行控制。 年度審核計劃應(yīng)確定本年度的審核依據(jù)、審核目的、審核范圍、審核頻次和時間、審核方法，還要確定本年度內(nèi)審組長、內(nèi)審員及其分工。內(nèi)審員選自“內(nèi)審員控制清單”，內(nèi)審組長應(yīng)是一名富有管理經(jīng)驗的內(nèi)審員。內(nèi)審員應(yīng)與受審核部門無直接利益關(guān)系，因為內(nèi)審員不能審核本部門工作。 ⒍內(nèi)審組長編制審核實施計劃 按照審核年度計劃，在內(nèi) 審前一個月或特殊情況下接到管理者代表批準進行內(nèi)審的通知后，內(nèi)審組長根據(jù)內(nèi)審目的、范圍等編制審核實施計劃，經(jīng) 化驗室 審核，管理者代表批準后，按“文件控制程序”發(fā)放到各有關(guān)部門和領(lǐng)導。使各有關(guān)部門和領(lǐng)導接到審核實施計劃后，便于做好準備接受審核。 審核實施計劃通常包括：審核目的、審核范圍、依據(jù)、審核組成員、審核日期、審核日程安排、主要審核活動安排、以及審核計劃的審批等。 審核范圍應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理體系各條款、產(chǎn)品范圍、體系涉及的部門和車間，包括企業(yè)的領(lǐng)導。 因企業(yè)的內(nèi)審策略是選擇部門審核，因此審核日程安排時應(yīng)以部門為主 。在安排部門審核時，應(yīng)把該部門所負責主要條款全部列出來，應(yīng)注意不可漏掉部門，不可漏掉條款，應(yīng)審核各領(lǐng)導。 ⒎內(nèi)審員編制檢查表 檢查表是審核員的工作文件、提綱或工具，是如何進行審核的策劃性成果。 檢查表能保持審核目標的清晰和明確，能保持審核內(nèi)容的周密和完整，能保持審核節(jié)奏的連續(xù)性，能減少審核員的偏見和隨意性。 檢查表的主要內(nèi)容有兩個方面：應(yīng)列出審核項目和要點，確保審核覆蓋面的完整，主要解決一個“查什么”的問題；另一是明確審核步驟和方法，進行抽樣式的設(shè)計，主要解決一個“怎么查”的問題。 在編制檢查表時應(yīng)注意：以 GB/T1900120xx 標準以及質(zhì)量管理體系文件為依據(jù)，以部門審核為主，應(yīng)列出有關(guān)的主條款的審核內(nèi)容和審核方法；注意邏輯順序，明確審核步驟，抓住重點，抽樣應(yīng)有代表性，不可簡單化等等。 各審核小組應(yīng)編制各自負責審核的檢查表。 在編制質(zhì)量管理體系審核檢查表應(yīng)注意：在列出審核項目和要點時要按責任部門的條款順序來安排，并且一定要有條款號。在列出要點時，不要把內(nèi)容都列上，應(yīng)列主要要點，而且每年應(yīng)不一樣，真正解決主要問題。在明確審核步驟和方法時，解決“怎么查”問題，詢什么人、查什么文件、查什么記錄。如果審核員業(yè)務(wù)熟 練，檢查表可簡單，文件抽樣一般 1— 3份，記錄抽樣一般 3— 5 份，另外樣本一定要有普遍性和可信度，抽樣要保證一定數(shù)量，做到分層抽樣。例如：編制審核一個部門檢查表時，首先檢查部門職責，如何落實質(zhì)量方針、目標，請有關(guān)人員介紹本部門工作，各條款是如何運作，問執(zhí)行人員是如何工作的，是否有文件規(guī)定，觀察執(zhí)行人員按照有關(guān)程序工作的情況，驗證是否有重要的記錄和文件等。 各審核小組的檢查表需經(jīng)內(nèi)審組長批準。 ⒏首次會議 首次會議是現(xiàn)場審核的序幕，首次會議的召開表明現(xiàn)場審核的正式開 始。首次會議由內(nèi)審組長主持，內(nèi)審組長重審審核計劃 、包括其中不明確的內(nèi)