四、企業(yè)行政管理之檔案管理-文庫吧
2025-01-28 06:41 本頁面
【正文】 三點一線裝訂 文件排列 ? 由單位檔案室集中歸檔的單位 :先將歸檔的文件材料按三個保管期限分開，同一保管期限的文件材料按照“機構(gòu)－時間”或時間先后排列。 ? 由各部門分別整理歸檔的單位： 先將歸檔文件按機構(gòu)分開，再將同一機構(gòu)的文件按三個保管期限分開，同一保管期限內(nèi)按時間先后排列。 ? 盡可能將關(guān)系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。 文件排列 ? 統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料、來文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時間先后排列。 ? 同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對穩(wěn)定。 ? 同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對穩(wěn)定。 文件編號 ? 歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。 全宗號 類別號 期 限 年 度 機 構(gòu) 件 號 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2023 機 構(gòu) 件 號 15 全宗號 ：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫） 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2023 機 構(gòu) 件 號 15 類別號 ：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為 A 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2023 機 構(gòu) 件 號 15 期限 ：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2023 機 構(gòu) 件 號 15 年度 ：以四位阿拉伯數(shù)字標注文件形成年度的公元紀年。 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2023 機 構(gòu) 件 號 15 機構(gòu) ：填寫文件形成或承辦部門的簡稱或代號（不分機構(gòu)編檔號的單位此欄可空）。 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2023 機 構(gòu) 件 號 15 件號 ：以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個流水號。件號應(yīng)做到不重號，不空號。 不分機構(gòu)編件號 年度 期 限 文件數(shù)量 件 號 2023 永久 45 1－ 45 長期 250 1－ 250 短期 285 1－ 285 2023 永久 58 1－ 58 長期 210 1－ 210 短期 280 1－ 280 分機構(gòu)編件號 年度 機構(gòu) 期 限 文件數(shù)量 件 號 2023 辦公室 永久 50 1－ 50 長期 200 1－ 200 短期 280 1－ 280 2023 業(yè)務(wù)科 永久 78 1－ 78 長期 185 1－ 185 短期 250 1－ 250 …… ….. ……. ? 在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應(yīng)年度已歸檔文件之后編目歸檔。 文件著錄 把歸檔文件的有關(guān)項目錄入檔案管理系統(tǒng)。 ? 著錄
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