【正文】 誤 。 3． 權(quán)責(zé) 即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé) ， 一般時(shí)常會就相 關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡單敘述 ， 但是亦有公司只敘述和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé) 。 4． 定義 亦即名詞解釋 ， 針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語 、 英文縮寫做明確說 明 ， 會令文件內(nèi)容更清楚明白 。 9 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 5． 作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法 、 過程和要求 ， 一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個部份 。 （ 1） 流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序 ， 會更容易了解文件內(nèi)容 ， 但是并非每份文件都需流程圖 ， 完全視乎文件類型 。 （ 2） 文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時(shí) ， 一定需注意 5W1H（ WHO， WHEN， WHERE， WHAT， WHY， HOW） 結(jié)合 ， 即由誰 （ WHO） ， 在何時(shí) （ WHEN） ， 在何地 （ WHERE） ， 做何事（ WHAT） ， 為什么做 （ WHY） ， 怎樣做 （ HOW） ， 缺少任何一個 W或 H， 都有可能使文件的內(nèi)容不易理解 。 10 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 6． 參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料 ， 在索引文件時(shí) ， 最 好將文件的編號同時(shí)附在文件名之后 ， 以及便查找 ， 但是不可 將文件版本附上 。 7． 附件 一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單 ， 公司所 有的表單都應(yīng)從此而來 ， 最好將表單的編號附在名稱后 ， 但是 也不可以附版本 。 8． 以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu) ， 為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu) 。 但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu) ， 鑒于文件的內(nèi)容的 需要 ， 可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目 。 11 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 在編制文件的過程中 ， 適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D ， 會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象 ， 流程的制作不拘形式 ， 最主要的是能做到清楚明了即可 。 1． 流程圖常用的符號 12 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 例一：收貨流程 供應(yīng)商 送貨 本公司倉庫 核對送貨 單與實(shí)物 收貨 13 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 此范例將工作單位以 表示而將執(zhí)行的工作以 來區(qū)分 ， 這是一個最簡單的流程圖 ， 您可以任意發(fā)揮 。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員 產(chǎn)品生產(chǎn)日報(bào) 14 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目 、 負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明 ， 易看易懂 ， 也是制作流程圖的常用方法之一 。 總之 ， 使用流程圖的目的就是清晰 、 一目了然 ， 如果有些工作太過繁雜和繁瑣 ， 當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白 ， 所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī) 。 15 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 五、編寫文件的五忌 （ 一 ） 、 忌簡單草率 ， 未將所有的工作要求都納入體系 。 （ 二 ） 、 忌過于彈性化 ， 失去可操作性 。 （ 三 ） 、 忌理想主義化 ， 導(dǎo)致無法實(shí)施 。 （ 四 ） 、 忌部門主義化 ， 導(dǎo)致其它部門無法配合 。 （ 五 ） 、 忌咬文嚼字 ， 理解困難 。 16 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 六、文件的審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司 ， 文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用 ， 但是對于規(guī)模較大的公司 ， 這種做法欠妥當(dāng) ，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題 ， 但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用 ，掩蓋了其它部門的要求的意見 ， 在使用中難免會對其它部門造成困撓 ， 甚至引起磨擦 ， 所以對于文件的審查和核準(zhǔn) ， 許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式 ， 例： 17 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 六、文件的審查、批準(zhǔn) 陽光企業(yè)有限公司公司文件審查 、 核準(zhǔn) 文件類別 審 查 核 準(zhǔn) 手冊 各部門主管 董事長 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 總經(jīng)理 圖紙 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見 ， 并加以修訂補(bǔ)充 ， 以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性 。 18 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 七．質(zhì)量手冊范例 現(xiàn)以 ISO9001ISO14001標(biāo)