【正文】 會(huì)議活動(dòng)、酒店行動(dòng)計(jì)劃、結(jié)算價(jià)格及方式 等會(huì)議細(xì)節(jié)。 2）請(qǐng)客人簽字確認(rèn)作為合約依據(jù)。 3）如果不是很復(fù)雜的會(huì)議可以根據(jù)雙方會(huì)談時(shí) 的會(huì)議談紀(jì)要手寫(xiě)稿，雙方簽字作為合約。 向各部通知會(huì)議接待計(jì) 劃 ? 根據(jù)客戶(hù)確認(rèn)的會(huì)議計(jì)劃制訂會(huì)議接待計(jì)劃 1） 將客戶(hù)確認(rèn)的會(huì)議接待計(jì)劃，按酒店辦公自 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 6 動(dòng)化模塊的格式輸入電腦。 2） 住宿計(jì)劃、會(huì)議活動(dòng)行程、酒店行動(dòng)計(jì)劃、 結(jié)算提示等各個(gè)細(xì)節(jié)都必須詳細(xì)、清晰。 3） 對(duì)照與客戶(hù)確認(rèn)的會(huì)議接待計(jì)劃，確認(rèn)無(wú)誤 后，向各部發(fā)送。 4） 發(fā)送計(jì)劃通知后，再與各部聯(lián)系，并查看宴會(huì)預(yù)訂、會(huì)議室預(yù)訂等信息確認(rèn)各部門(mén)收到了計(jì)劃。 5）環(huán)境布置方面向公關(guān)部開(kāi)具美工單，落實(shí)計(jì)劃。 會(huì)議確認(rèn)后抵店前的跟蹤 主動(dòng)與客戶(hù)聯(lián)絡(luò)，了解會(huì)議計(jì)劃有否變化 1）主動(dòng)聯(lián)系，先表示對(duì)客戶(hù)會(huì)議的重視和對(duì)客 戶(hù)的感謝。 2） 了解會(huì)議計(jì)劃有無(wú)變化。 有關(guān)客人事先未明確，需提供的名單、背景 文案內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)形式等內(nèi)容要及時(shí)提醒客戶(hù)，提前提供資料。 客戶(hù)會(huì)議計(jì)劃如有變動(dòng)，及時(shí)在接待計(jì)劃通 知中變更 1） 對(duì)于客戶(hù)會(huì)議計(jì)劃中變更的內(nèi)容及時(shí)在酒店接待計(jì)劃通知中變更。 2） 電話(huà)通知涉及變更的相關(guān)部門(mén)，并一定通知到餐飲部及大堂副理。 按照計(jì)劃通知中各部的行動(dòng)計(jì)劃，與各部確 認(rèn)準(zhǔn)備落實(shí)情況。 會(huì)議進(jìn)行中與客戶(hù)的溝通與跟蹤、變更、通知 與客戶(hù)保持暢通的溝通聯(lián)絡(luò)渠道 1） 經(jīng)常 與會(huì)務(wù)人員接觸，聆聽(tīng)需求，協(xié)調(diào)落實(shí) 各項(xiàng)活動(dòng)。 2） 記錄會(huì)務(wù)人員的電話(huà)及提供自己的聯(lián)絡(luò)方式給會(huì)務(wù)人員，保持溝通的暢通。 會(huì)議跟蹤日根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，按行程安排提前一天檢查，協(xié)調(diào)次日各項(xiàng)活動(dòng)，確認(rèn)各部能按時(shí)作好準(zhǔn)備。 按會(huì)議活動(dòng)日程，在每項(xiàng)活動(dòng)前 1 小時(shí) — 30分鐘確認(rèn)各項(xiàng)工作已落實(shí)到位。 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 7 1） 與餐飲部溝通，確保宴會(huì)用餐、會(huì)場(chǎng)工作的提前落實(shí)。 2） 與大堂副理協(xié)調(diào)，確保 VIP 服務(wù)、會(huì)場(chǎng)、用房等確保落實(shí)。 3） 與美工協(xié)調(diào)，確保環(huán)境布置的落實(shí)。 4） 將大堂副理、餐飲部等介紹給會(huì)務(wù)人員。 變更通知 1） 客戶(hù)如有任何計(jì)劃的變更，應(yīng)及時(shí)在會(huì)議 計(jì) 劃通知中更改。并同時(shí)電話(huà)通知相關(guān)部門(mén)。 2） 通知餐飲部、大堂副理、預(yù)訂等相關(guān)崗位有關(guān)更改內(nèi)容。 3） 跟蹤檢查變更后行動(dòng)計(jì)劃的落實(shí)。 會(huì)議的分房操作 接到會(huì)議信息時(shí)，立即進(jìn)行初步框房，將會(huì)議的大概時(shí)間、用房數(shù)、聯(lián)系人輸入電腦。 如在會(huì)議召開(kāi)前一周尚未接到會(huì)議通知單，則與電腦中輸入的聯(lián)系人聯(lián)系，確認(rèn)會(huì)議是否在店召開(kāi)。 在會(huì)議確認(rèn)后，根據(jù)會(huì)議通知單的要求生成戶(hù)籍。 在會(huì)議召開(kāi)前一天，對(duì)照會(huì)議通知單，核對(duì)電腦中的分房。 接到變更通知后，立即在電腦中作出相應(yīng)的修改，對(duì)通知相關(guān)部門(mén)。 會(huì)議意見(jiàn)的收集與反 饋 ? 會(huì)議結(jié)束后請(qǐng)會(huì)務(wù)人員填寫(xiě)意見(jiàn)反饋表 1） 會(huì)議結(jié)束后，務(wù)必要征詢(xún)會(huì)務(wù)人員及參會(huì)人 員對(duì)酒店的意見(jiàn)反饋表。 2） 顧客反應(yīng)一般、較差或投訴事項(xiàng)應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)明內(nèi)容，滿(mǎn)意的事項(xiàng)如可能也要寫(xiě)明內(nèi)容。 3） 盡可能多征詢(xún)幾個(gè)會(huì)務(wù)人員或參會(huì)人員的意見(jiàn)，注明提供意見(jiàn)人員姓名、聯(lián)絡(luò)方式，如可能請(qǐng)客人簽字。 4） 將意見(jiàn)反饋表交部門(mén)文員處，部門(mén)必須收到每檔會(huì)議的意見(jiàn)反饋表。 5） 一些重要反饋意見(jiàn)必須立即反饋部門(mén)，以便快中國(guó)管理資訊網(wǎng) 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 8 速對(duì)賓客進(jìn)行反饋。 6） 意見(jiàn)收集上報(bào)后，反饋表存檔于會(huì)議客戶(hù)歷 史檔案中，以便客戶(hù)將來(lái)再次會(huì)議時(shí)查詢(xún)， 使工作做得更細(xì)。 7） 將反饋的內(nèi)容收集入一周賓客意見(jiàn)反饋中上報(bào)相關(guān)行政管理部門(mén)、駐店經(jīng)理、營(yíng)業(yè)總經(jīng)理室。 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 9 銷(xiāo)售部（美工）： 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 會(huì)標(biāo)的設(shè)計(jì)、確認(rèn)、制作 根據(jù)每檔任務(wù)美工單對(duì)會(huì)標(biāo)的要求，按實(shí)際尺寸的比例進(jìn)行效果設(shè)計(jì)，并出稿件。 根據(jù)稿件應(yīng)標(biāo)明會(huì)議活動(dòng)名稱(chēng)、使用起訖時(shí)間、放置地點(diǎn)等內(nèi)容。 稿件設(shè)計(jì)完畢后交由相關(guān)會(huì)議跟蹤人員簽字 確認(rèn)。 按確認(rèn)后的內(nèi)容按時(shí)完成制作。 橫幅貼字完成后必須對(duì)照稿件再次審核。 打印稿完成后需對(duì)照稿件再次進(jìn)行審核。 背景板文字完成后張貼前對(duì)照稿件進(jìn)行檢查。 指示牌制作 完畢后通知前廳禮賓進(jìn)行安裝與擺放到位。 橫幅、指示牌需指示明確，通知工程部安裝到位。 移動(dòng)背景會(huì)標(biāo)或在固定背景處需特殊安裝工作的會(huì)標(biāo)，通知工程部將支架布幅安裝到位，應(yīng)明確安放位置、形式，布幅必須干凈、整齊無(wú)破損。 確認(rèn)工程部已按時(shí)、按要求安裝到位。 1通知刻字商按時(shí)將背景安裝到位。所有的文字或圖案內(nèi)容需布局美觀(guān)、整齊。 與工程部的合作 會(huì)議支架（含布幅）、橫幅及會(huì)議有關(guān)高空固定大型物件的布置，需提前一天通過(guò)電子郵件通知工程部，通知應(yīng)包括工作項(xiàng)目名稱(chēng)、地點(diǎn)、完成時(shí)間等內(nèi)容。 特殊環(huán)境布置需工程 制作的、需提前通知工程部，同時(shí)將設(shè)計(jì)稿交于工程部，通知應(yīng)寫(xiě)明完成時(shí)間。 通知工程部按時(shí)完成的項(xiàng)目，應(yīng)檢查確認(rèn)按要求到位。 特殊制作項(xiàng)目還應(yīng)及時(shí)與工程部指定工作人 員溝通尺寸、比例、制作工藝等事項(xiàng)。確保 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 10 按要求時(shí)間完成。 會(huì)標(biāo)安裝前后的檢查 ? 橫幅、會(huì)標(biāo)安裝前后 確認(rèn)字體無(wú)差錯(cuò)。 確認(rèn)文字內(nèi)容無(wú)差錯(cuò)。 確認(rèn)布幅必須整潔、牢固、易于固定。 確認(rèn)大小比例無(wú)差錯(cuò)。 確認(rèn)使用的美工材料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 確認(rèn)固定后比例與環(huán)境協(xié)調(diào)、美觀(guān)。 確認(rèn)固定程度良好，使用期間不會(huì)脫落。 會(huì)標(biāo)的收費(fèi) 使用房間的會(huì) 議收費(fèi)，制作完畢后開(kāi)具雜項(xiàng)收費(fèi)單總臺(tái)，統(tǒng)一向會(huì)議客戶(hù)收費(fèi)。 只使用宴會(huì)場(chǎng)所的客戶(hù)收費(fèi)，雜項(xiàng)收費(fèi)單交宴會(huì)預(yù)訂與會(huì)場(chǎng)費(fèi)一起向客戶(hù)收取。 標(biāo)明使用地點(diǎn)、時(shí)間、會(huì)標(biāo)名稱(chēng)及價(jià)格。 免費(fèi)項(xiàng)目同時(shí)列收雜項(xiàng)收費(fèi)單，標(biāo)明免費(fèi)。 審核會(huì)議特殊布置 審核會(huì)議客戶(hù)特殊布置方案，按照酒店規(guī)定確認(rèn)有無(wú)違反酒店規(guī)定的事項(xiàng) 1） 有無(wú)不利酒店形象的內(nèi)容或布置方式。 2） 有無(wú)損壞其它酒店客人感受的布置形式。 3） 有無(wú)會(huì)造成酒店設(shè)施損壞或不利于清潔留下后遺癥的布置形式。 4） 有無(wú)隱藏安全隱患的布置形式。 如有以上因素的應(yīng)予以明確否定或向部門(mén)提出意見(jiàn)。 在 方案上簽署個(gè)人意見(jiàn)或向客戶(hù)提供更好或變通的意見(jiàn)供跟蹤人員與客戶(hù)溝通。 確認(rèn)最后與客戶(hù)協(xié)商后的方案。 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 中國(guó)管理資訊網(wǎng) 11 二、前廳部： (一 )、會(huì)議用房控制程序 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 會(huì)議入住前一天 大堂副理每天上午查詢(xún)第二天到店的會(huì)議情況。 大堂副理查看會(huì)議通知單，是否有特殊要求，如有，應(yīng)提前準(zhǔn)備。 總臺(tái)查看一下房間是否已提前 BLOCK ，并且準(zhǔn)備好鑰匙，由大堂副理夜間核查確認(rèn)。 大堂副理通知好客房中心查看房間做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。 客房預(yù)訂、總臺(tái)應(yīng)控制好，預(yù)估第二天的出租情況，排房時(shí)應(yīng)靈活運(yùn)用，避免鎖房沖突 ，為酒店?duì)幦∽罡呃妗? 會(huì)議入住當(dāng)天 總臺(tái)需知曉用餐地點(diǎn)及相關(guān)情況。 總臺(tái)具體到店的客房數(shù)量和時(shí)間。 大堂副理 VIP 或特殊要求及特殊付款的相關(guān)情 況要了解清楚。 大堂副理應(yīng)了解會(huì)議當(dāng)中的特殊要求：會(huì)議室有否更改，會(huì)議室的布置，簽到臺(tái)及綠化的布置要求，幕布及指示牌有否特殊要求，會(huì)議中茶水點(diǎn)心的提供，用餐的具體要求，是否需要做好叫醒服務(wù)等。 大堂副理了解會(huì)議團(tuán)隊(duì)一天活動(dòng)情況。 大堂副理將有關(guān)情況通知好相關(guān)部門(mén)及負(fù)責(zé)人。 大堂副理提前檢查，確保每一項(xiàng)工作都已完成。 3．注意當(dāng)日用房情況 大堂副理通知客房中 心了解房態(tài)。 大堂副理了解客人確切的抵店時(shí)間、人數(shù)、用房數(shù)。 總臺(tái)上午根據(jù)客房實(shí)際情況制鎖房。 總臺(tái)下午根據(jù)客房中心釋