【正文】 本程序規(guī)定了與質(zhì)量管理體系運行及與產(chǎn)品相關(guān)的文件的控制程序，以確保各相關(guān)場合所使用的文件現(xiàn)行有效受控，防止使用非受控或作廢文件。 本程序適用于本公司質(zhì)量管理體系文件及與產(chǎn)品相關(guān)的文件，亦適用于適當范圍的外來文件，如標準和顧客提供的圖樣等。 引用標準及文件 GB/T1900120xx《質(zhì)量管理體系要求》 ZL01A 《質(zhì)量手冊》 CX424《質(zhì)量記錄控制程序》 3 、術(shù)語和定義 本程序 出現(xiàn)的術(shù)語和定義均采用 GB/T1900020xx《質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語》和 GB/T1900120xx《質(zhì)量管理體系要求》中的術(shù)語和定義。 4 職責 a） 管理部負責文件的收集、歸檔、回收、發(fā)放、借閱和更改等具體 綜合 管理，負責質(zhì)量管理體系文件的編制、更改， 負責外來標準、參考資料的綜合管理； b）各職能部門負責編制相關(guān)的管理文件和技術(shù)文件； 負責本部門專用文件和相應記錄的歸檔、保管； c） 總工程師負責審批各類外來技術(shù)文件的發(fā)放范圍；負責審查批準發(fā)布各類 重要技術(shù)文件和報告； d）總經(jīng)理負責《質(zhì)量手冊》及其程序 文件的適用性審查、批準和發(fā)布。 5 要求 文件的分類 a）質(zhì)量管理體系法規(guī)性文件、支持性文件、證實性文件； b）管理性文件； c）技術(shù)性文件； d）外部文件。 文件的標識 a）管理部按文件的類別和性質(zhì)統(tǒng)一編號： 質(zhì)量管理體系法規(guī)性文件、支持性文件、證實性文件的類別編號為 ZL； 管理性文件的類別編號為 GL； 技術(shù)性文件的類別編號為 JS； 外部文件的類別編號為 WL； 記錄的類別編號為 JL。 b）確保對質(zhì)量管理體系運行起重要作用的各個場所，都能得到相應文件的有效版本，受控文件注明分發(fā)號。 文件的編寫 a）質(zhì)量管理體系文件由管理部負責組織編寫； b）技術(shù)文件由技術(shù)質(zhì)量部負責組織編寫； c）管理性文件由各相關(guān)職能部門負責組織編寫。 文件的批準和發(fā)布 a）總經(jīng)理負責《質(zhì)量手冊》及其程序文件的適用性審查、批準和發(fā)布； b）總工程師負責審查批準發(fā)布各類重要技術(shù)文件和報告； c）副總經(jīng)理負責審查批準發(fā)布與所主管業(yè)務有關(guān)的管理文件； d）區(qū)域負責人審批經(jīng)授權(quán)的本區(qū)域內(nèi)的文件。 文件的發(fā)放 a）文件的發(fā)放由審批文件的部門確定發(fā)放范圍，管理部按要求執(zhí)行，設(shè)計文件和其他外來技術(shù)文件由總工程師確定 發(fā)放范圍； b）發(fā)放的文件必須是現(xiàn)行有效的，并有受控標識； c）領(lǐng)取受控文件時，領(lǐng)用人須在 “文件發(fā)放登記簿 ”上簽名； d）領(lǐng)用人不得擅自將文件轉(zhuǎn)借或復印，需要時，須經(jīng)本部門負責人批準和管理部負責人批準，按管理部規(guī)定辦理登記手續(xù)； e）現(xiàn)場使用的文件破損、污染，影響正常使用時，使用人應及時到管理部辦理更換手續(xù)。 文件的更改 a）技術(shù)文件由更改人員依照技術(shù)質(zhì)量部簽署完整的更改單進行更改，并分類登記； b）《質(zhì)量手冊》、程序文件的更改按《 質(zhì)量手冊管理規(guī)定》執(zhí)行， 其他法規(guī)性質(zhì)量文件、作業(yè)指導文件的更改，由原 編寫部門出具更改單，更改單的審批和簽署要求同原文件； c）質(zhì)量記錄原則上不允許更改，因筆誤等情況確需更改時，必須采取劃改的方式，并在劃改處作更改人標記或簽章，在更改當頁上標明更改標記、簽署更改人姓名、更改日期等文字內(nèi)容。 文件的更換和作廢 a）文件換版或替代時，原版或被替換的文件即時收回，加蓋 “作廢 ”章，并在 “文 件發(fā)放登記簿 ”上作收回記錄； b）管理部收回的作廢文件，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后統(tǒng)一銷毀； c）失效和作廢的文件由原發(fā)放單位從發(fā)放和使用場所及時收回，以防誤用； d）為法律或積累知識的目的所保留的作 廢或失效文件，管理部分門別類收集、整理后作為檔案資料備查，采用專柜存放，并加蓋標識章標識、建立作廢保留文件清單。 文件的保存和借閱 a）文件經(jīng)擬制、審查和批準后，原版交管理部保存，文件管理人員進行登記，存入軟盤的文件也必須進行登記，所有存入軟盤的文件均應隨時備份； b）需借閱文件的人員，經(jīng)管理部認可后方可借閱，借閱者應在指定日期內(nèi)歸還； c）外單位人員需查閱、借閱文件時，須經(jīng)管理部領(lǐng)導批準。 6 相關(guān)記錄 a）《文件發(fā)放登記簿》 b）《文件更改登記簿》 c) 《受控文件清單》 d) 《文件更改通知單》 對記錄進行控制和管理，為產(chǎn)品質(zhì)量滿足規(guī)定要求的程度、質(zhì)量管理體系運行的有效性提供客觀證據(jù)，為證實可追溯性采取預防和糾正措施提供依據(jù)，為保持和改進質(zhì)量管理體系提供信息。 a）管理部負責 監(jiān)督、管理各部門記錄的使用情況，并 建立質(zhì)量記錄清單； b）各職能部門負責建立、控制和管理相關(guān)的質(zhì)量記錄 。 建立并保持記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。記錄應保持清晰、易于識別和檢索。 應編制《記錄控制程序》，規(guī)定對記錄的控制，以確保： a）記錄必須保持清晰，簽署完整、填寫正確、格式規(guī)范、字跡清晰、保護得當、易于識別和檢索； b）執(zhí)行《記錄控制程序》，對記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置加以控制； c）公司的記錄實行分類控制管理，由相關(guān)職責的單位分別控制管理。 CX424《記錄控制程序》 附： CX424《記錄控制程序》 CX424記錄控制程序 1目的和范圍 本程序規(guī)定了對質(zhì)量管理體系所要求的質(zhì)量記錄的分類，以及標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理的控制，以提供產(chǎn)品、過程符合要求，質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)，同時為保持和改進質(zhì)量管理體系提供信息。 本程序適用于本公司產(chǎn)品生產(chǎn)全過程與產(chǎn)品質(zhì)量形成以及與質(zhì)量管理體系運行相關(guān)的質(zhì)量記錄的控制。 2 引用標準及文件 GB/T1900120xx《質(zhì)量管理體系要求》 ZL01A 《質(zhì)量手冊》 CX4231《文件控制程序》 3 術(shù)語和定義 本程序出現(xiàn)的術(shù)語和定義均采用 GB/T1900020xx《質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語》和 GB/T1900120xx《質(zhì)量管理體系要求》中的術(shù)語和定義。 4 職責 a）技術(shù)質(zhì)量部負責 監(jiān)督、管理各部門質(zhì)量記錄的使用情況，并 建立、控制和管理 計量檢定和計量管理記錄 ； b）生產(chǎn)采購部負責建立、控制和管理采購產(chǎn)品所形成的相關(guān)質(zhì)量記錄； c）各生產(chǎn)單位負責建立、控制和管理本單位生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄； d）各職能部門負責建立、控制和管理相關(guān)的質(zhì)量記錄。 5 要求 質(zhì)量記錄的分類 a）質(zhì)量記錄分為質(zhì)量管理體系運行記錄和產(chǎn)品記錄； b）質(zhì)量管理體系運行記錄 包括：內(nèi)部審核記錄、文件控制記錄、采購控制記錄、培訓記錄、檢驗測量和試驗設(shè)備的校準記錄、設(shè)備管理記錄、信息管理記錄、糾正預防和改進措施記錄以及其他與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄； c）產(chǎn)品記錄包括：合同評審記錄、產(chǎn)品檢驗試驗記錄、產(chǎn)品生產(chǎn)過程記錄、產(chǎn)品標識及追溯記錄、不合格品處理記錄、產(chǎn)品統(tǒng)計分析記錄、顧客服務記錄及其他與產(chǎn)品有關(guān)的記錄； d）質(zhì)量記錄的媒介形式可以是紙介質(zhì)、磁介質(zhì)或其他適宜的介質(zhì)。 質(zhì)量記錄的標識、分級、貯存、保護、檢索、保存期限和處置 a）質(zhì)量記錄應有準確說明其屬性和內(nèi)容的名稱 /標 題，作為標識； b）質(zhì)量記錄實行按部門分別控制管理，由 產(chǎn)生 記錄的單位分別控制管理； c） 職能部門 收集 本部門質(zhì)量管理體系運行過程中產(chǎn)生的 質(zhì)量管理體系運行記錄和產(chǎn)品 質(zhì)量記錄，負責整理、編目、歸檔、貯存和保管； d） 生產(chǎn)單位收集生產(chǎn)過程中本單位形成的質(zhì)量記錄、并負責整理、編目、歸檔、貯存和保管； e) 質(zhì)量記錄的保存期限不得少于產(chǎn)品的壽命周期； f）對已超過保存期限或已失去利用價值的質(zhì)量記錄，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由保存單位銷毀。 查閱、使用 a）本公司職工可以根據(jù)所在崗位業(yè)務工作需要，按文件資料借閱制度查閱、 使用。 b）合同要求時，可提供給顧客查閱。 c）未經(jīng)主管領(lǐng)導批準，質(zhì)量記錄不得作為向外提供質(zhì)量信息的依據(jù)。 質(zhì)量記錄的填寫 a）質(zhì)量記錄必須簽署完整、填寫正確、格式規(guī)范、字跡清晰、保護得當、 便于檢索； b）質(zhì)量記錄一般情況下 不允許追記，必須追記時要有可靠的證據(jù)并經(jīng)主管領(lǐng)導批準； c）質(zhì)量記錄形成后發(fā)現(xiàn)記錄錯誤時，由原記錄人員進行更改，只允許采用劃改的方式，并按要求做更改標記。 6 相關(guān)記 錄 《 質(zhì)量記錄清單》 5管理職責 管理承諾最高管理者應對 其建立、實施質(zhì)量管理體系并持續(xù)改進其有效性的承諾 提供證據(jù)。 職責最高管理者（總經(jīng)理）負責履行管理。 最高管理者（總經(jīng)理）向所有顧客鄭重承諾：建立、實施、持續(xù)改進質(zhì)量管理體系，并通過以下質(zhì)量活動及其有效實施來提供證據(jù)： a）進行質(zhì)量意識教育，利用培訓、會議、宣傳、文件等溝通方式在員工中樹立質(zhì)量意識，確保全體員工充分認識到滿足顧客和法律法規(guī)要求的重要性； b）制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，確保在公司的相關(guān)職能和層次上建立質(zhì)量目標，明確對質(zhì)量的追求； c）每年至少進行一次管理評審，間隔時間不超過 12個月。通過管理評審來評價質(zhì)量管理體系的適 宜性、充分性和有效性，促進質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進； d）確保必要資源的獲得，以滿足建立、實施和持續(xù)改進質(zhì)量管理體系的需求，以及增強顧客滿意所需資源的獲得。 最高管理者應以增強顧客滿意為目的，確保顧客的要求得到確定并予以滿足。 最高管理者（總經(jīng)理）負責管理。 確定顧客的需求和期望，在實施質(zhì)量管理時，以增強顧客滿意為目的，在制定質(zhì)量方針和目標以及進行質(zhì)量策劃時，充分考慮顧客的要求和期望，盡力滿足顧客要求，以確保： a）將顧客的需 求和 期望通過調(diào)查、研究、分析以 及與顧客溝通等方式，完整、準確的識別并確定顧客的要求，包括對產(chǎn)品的要求、法律 法規(guī)的要求、過程的要求和質(zhì)量管理體系的要求； b）以明確的要求以及公司可以利用的資源作為輸入進行質(zhì)量策劃，對所需的過程進行有效的控制，并規(guī)定測量方法； c）對識別并確定的顧客要求，要在公司內(nèi)部充分溝通，以使所有的員工都能了解顧客的要求，并為實現(xiàn)顧客要求作出努力； d）公司在識別、確定產(chǎn)品質(zhì)量要求、處理質(zhì)量問題等活動中應充分考慮顧客的意見； e）提供的產(chǎn)品應滿足顧客的要求、有關(guān)法律法規(guī)的要求以及顧客提出的需要附加的要求； f）通過調(diào) 查、研究、分析以及與顧客有效的溝通，了解顧客滿意程度，提出持續(xù)改進的方向，通過持續(xù)改進，不斷增強顧客滿意程度。 質(zhì)量方針應能闡明公司在質(zhì)量方面運作的策略和意圖，體現(xiàn)公司的宗旨和發(fā)展方向，明確公司在質(zhì)量方面的追求，并為質(zhì)量目標的制定提供框架。 最高管理者（總經(jīng)理）負責制定和管理。 最高管理者（總經(jīng)理）要確保質(zhì)量方針： a）與公司的宗旨相適應； b）包括對滿足顧客要求、法律法規(guī)要求和其他相關(guān)方面要求的承諾，以及對持續(xù)改進質(zhì)量管理體系有效性的承諾； c）為制定質(zhì)量目 標提供框架和依據(jù)； d）在公司內(nèi)部得到溝通和理解； e）在持續(xù)適宜性方面得到評審。 以質(zhì)量求生存， 向管理要效益； 靠 服務 贏信譽 , 用 創(chuàng)新 促發(fā)展。 最高管理者（總經(jīng)理）負責制定與發(fā)布公司的質(zhì)量方 針，并 組 織宣傳和貫徹，確保質(zhì)量方針在公司內(nèi)部得到 溝 通，使全體員工理解、掌握質(zhì)量方針及其內(nèi)涵， 全員參與貫徹實施。 最高管理者（總經(jīng)理）在管理評審或其他必要時，組織管理層人員及其他必要人員，對質(zhì)量方針的充分性、適宜性和有效性進行評價，根據(jù)需要進行修訂，以確保質(zhì)量 方針是充分、適宜和有效的。 最高管理者要確保在公司的相關(guān)職能和層次上建立質(zhì)量目標，并對實現(xiàn)公司的質(zhì)量目標進行管理策劃。 最高管理者（總經(jīng)理）負責組織策劃。 最高管理者（總經(jīng)理）要確保在公司的相關(guān)職能和層次上建立質(zhì)量目標，并在相關(guān)職能和層次上得到體現(xiàn)： a）在質(zhì)量方針所提供的框架內(nèi)展開； b）質(zhì)量目標包括滿足產(chǎn)品要求的內(nèi)容； c）包括滿足顧客要求、服務要求和適用的法律法規(guī)要求； d）包括對持續(xù)改進的承諾； e）質(zhì)量目標應具有可測量性，并 與質(zhì)量方針保持一致； f）質(zhì)量目標應具有可實現(xiàn)性，并按年度監(jiān)視測量。 a）管理者代表負責組織制定公司的質(zhì)量目標； b）最高管理者（總經(jīng)理）應采用各種方式在公司內(nèi)部進行溝通，使全體員工 都能充分理解、掌握公司質(zhì)量目標的內(nèi)涵，并能為實現(xiàn)質(zhì)量目標作出貢獻； c）各生產(chǎn)單位和職能部門要依據(jù)公司質(zhì)量目標建立各自的質(zhì)量目標，做到層層分解，層層落實。 d）本公司的質(zhì)量目標： 質(zhì)量事故為零，產(chǎn)品一次交檢合格率 98％ 合同履約率 100%,顧客滿意度 97%，三年內(nèi)