【正文】 文與打印管理 公司行文由業(yè) 務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印 — ９ — 制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級；部門負(fù)責(zé)人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號打印，由起草人校對 (對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) )修正后，及時送交給有關(guān)部門和人員，或由行政部發(fā)出。 打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴?、?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項(xiàng)透露給他人。 五、發(fā)文管理 公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。 部門和個人收文應(yīng)在行政部 發(fā)文登記冊中簽名。 公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。 公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。 六、收文管理 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治?、記錄、傳送、歸檔。 公司收文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。 急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。 七、 所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。 第五章 辦公用品 管理 一、辦公用品的購置 每月月底，各部門負(fù)責(zé)人將本部所需要的辦公用品計(jì)劃，以書面形式提交行政部。 行政部制定采購計(jì)劃及預(yù)算，經(jīng)財(cái)務(wù)部和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后購回，按計(jì)劃分發(fā)各個部門。 因工作需要由部門自行購買的辦公用品，應(yīng)事先辦理申請審批手續(xù)，購買后報 — １０ — 行政備案。 辦公用品要做到質(zhì)優(yōu)價廉、庫存合理、開支適當(dāng)、保管良好，并建立帳本和入庫手續(xù)。 二、辦公用品領(lǐng)用及管理 辦公用品通常由部門領(lǐng)導(dǎo)按計(jì)劃在行政部領(lǐng)回，出庫時領(lǐng)取人員簽字。 新入員工的辦公用品，由行政部根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單配 備。 計(jì)算器、訂書機(jī)、打孔機(jī)等耐用文具列入移交。如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人照價賠償或自購。 第六章 圖書報刊管理 一、圖書、報刊種類 公司的報刊指各種報紙和期刊（專業(yè)與非專業(yè)），圖書即 各種工具書和專業(yè)用書 。 二、圖書、報刊的訂購管理 公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要和各部門的要求制定年度報刊訂閱計(jì)劃，行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理訂閱手續(xù)。 各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要制定圖書購買計(jì)劃和預(yù)算，報行政部預(yù)審，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由所需部門或行政部統(tǒng)一購買。 報刊和圖書由行政部負(fù)責(zé)登記、分發(fā)、保管、借閱管理。 對不 遵守規(guī)定和損害圖書報刊的行為，行政部有權(quán)制止，并按照公司規(guī)定予以處罰。 第七章 檔案管理 一、 公司檔案：公司的章程、規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會議記錄、決議、決定、委任書、聘書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、可行性研究報告、通知、 相關(guān) 產(chǎn)權(quán)證、工程圖紙文件和涉及 公司 的各類文件、批復(fù)、竣工檔案資料以及 — １１ — 員工薪資、人事檔案等具有保存和參考價值的文件材料。 二、 檔案由專人負(fù)責(zé)管理，并明確具體責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。 三、人事檔案 員工個人檔案。在職員工個人檔案由公司 負(fù)責(zé)保管；離職員工檔案保存期限為一年；列為儲備人才的人員資料，保存期限為半年。 其它人事資料。公司規(guī)章制度資料永久保存；有關(guān)章程制訂的文件保存五年；有關(guān)員工任用、崗位變動的文件保存一年；工資表及獎金、補(bǔ)貼等相關(guān)資料保存二年。 四、其它檔案的保存期限 （一）永久保存 有關(guān)儀式、慶典、紀(jì)念的重要文件； 建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工檔案資料及圖紙、資料； 土地取得及處分的重要文件（土地證、土地評估資料）； 建筑物取得及處分的重要文件（房產(chǎn)證、房產(chǎn)評估資料）； 公司章程。 （二） 保存 10 年 有關(guān)年度及每月的決算文件； 有關(guān)賬目的決算記錄及整理的重要文件（總決算表、現(xiàn)金收支表）； 有關(guān)賬目傳票的記錄； 有關(guān)收入、支出的原始憑證； 有關(guān)財(cái)產(chǎn)的評估及折舊的文件； 有關(guān)稅收方面的文件。 （三）保存五年 會議記錄、紀(jì)要、決議； 有關(guān)政府法令的文件； 有關(guān)訴訟的文件； 有關(guān)政府機(jī)關(guān)重要的許可申請及報告文件； — １２ — 有關(guān)政府機(jī)關(guān)的指示及各種命令傳達(dá)書； 有關(guān)重要的合同、契約、協(xié)定及備忘錄文件； 有關(guān)勞動協(xié)約及工會協(xié)定的文件； 有關(guān)經(jīng)營協(xié)議及團(tuán)體聯(lián) 系的文件； 有關(guān)貸款的重要文件； 有關(guān)投資及融資的重要文件。 （四）保存三年 經(jīng)營會議、部門會議、辦公會議記錄； 發(fā)文薄、收文薄； 有關(guān)規(guī)定的制定，及施行的文件； 有關(guān)政府機(jī)關(guān)簡易的許可、申請?jiān)S可及報告的文件； 有關(guān)安全管理的文件； 有關(guān)轉(zhuǎn)賬整理的文件。 （五）保存二年 有關(guān)登記簡易的文件； 有關(guān)和政府機(jī)關(guān)交涉聯(lián)絡(luò)的文件； 有關(guān)簡易的契約協(xié)定及備忘錄文件； 重要的統(tǒng)計(jì)資料； 有關(guān)建筑物及保存物品、火災(zāi)保險的文件； 有關(guān)銀行存款及轉(zhuǎn)賬存款的文件。 五、 檔案借閱 公司領(lǐng)導(dǎo)借閱非密級檔案，可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。 公司其他人員借閱檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。 借閱的檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借。如工作需要摘錄和復(fù)制，密級檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案資料由各部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。 — １３ — 六、檔案的銷毀 任何部門或個人無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。 按規(guī)定需要銷毀時，密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。 經(jīng)批準(zhǔn)銷 毀的檔案，由檔案管理員填寫銷毀清單，專人監(jiān)督銷毀。 第八章 車輛、駕駛員管理 一、車輛的調(diào)度與管理 公司車輛的調(diào)度、維護(hù)、審驗(yàn)、繳費(fèi)以及辦理有關(guān)證照、保險等由行政部統(tǒng)一管理。各部門公務(wù)用車須按公司車輛使用規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)，向行政部申請派遣，行政部按規(guī)定嚴(yán)格控制車輛的使用。 車輛按統(tǒng)一調(diào)配、急用優(yōu)先、保證重點(diǎn)、兼顧一般的原則進(jìn)行使用管理。 車輛與駕駛?cè)藛T相對固定，駕駛?cè)藛T對分配給自己的車輛負(fù)有日常管理、保潔、養(yǎng)護(hù)， 及時發(fā)現(xiàn)問題、及時維修保養(yǎng)，保持 性能良好的責(zé)任。 公務(wù)用車按規(guī)定收取使用費(fèi)。 出車須有行政部簽字的派車單，出車過程中不得用于私人事務(wù)，返回后駕駛員填寫派車單有關(guān)內(nèi)容交用車人簽字后交回行政部。 二、 辦公 事能騎自行車的盡量不派車；能合并用車的就不重復(fù)派車，合并乘車的費(fèi)用共同分?jǐn)偂? 三、車輛派遣條件與使用范圍 派車條件。接送公司來賓，公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車，財(cái)務(wù)提取現(xiàn)款和遠(yuǎn)距離的轉(zhuǎn)賬、進(jìn)帳、辦理貸款等公務(wù)，提、送或購置個人攜帶困難的公物，辦理緊急公務(wù)，參加體現(xiàn)公司形象的活動，以及目的地離公司（始發(fā)地）四公里以上的公務(wù)辦理。 長途用車。公務(wù)長途用車，應(yīng)提前一天報行政部，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后安排 出車。 借車。外單位借車原則上謝絕。重要關(guān)系單位借車需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借車手續(xù)，退還時當(dāng)面查驗(yàn)車況。 私人用車。公司車輛原則上不得私用，員工若出現(xiàn)家庭重要事件急需用車，應(yīng) — １４ — 報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并根據(jù)情況收取相應(yīng)費(fèi)用。 車輛停放。車輛歸來后停放在公司指定地點(diǎn)，未經(jīng)行政部門同意不得駛離停放地點(diǎn)。 四、車輛維修 車輛維修須到公司指定的修理廠進(jìn)行。進(jìn)廠維修或購買配件，本車駕駛員提出書面申請，行政部審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn)施行。修理過程發(fā)現(xiàn)需增加的報修項(xiàng)目或更換零部件，須請示行政部同意。 車輛行駛途中，發(fā) 生故障急需修復(fù)或更換零件視實(shí)際需要酌情處理，但要盡可能先與行政部取得聯(lián)系通報情況。 駕駛?cè)藛T應(yīng)愛護(hù)車輛，精心駕駛。由于駕駛員操作不當(dāng)或疏于保養(yǎng)而造成車輛損壞或機(jī)械故障，所需維修費(fèi)用視情況由駕駛員承擔(dān)一定比例。 五、車輛油耗與費(fèi)用 車輛加油由公司統(tǒng)一辦理加油證定點(diǎn)加油。加油時憑證核對車號，嚴(yán)禁牌證不符或另備其他容器加油。 行車過程中所產(chǎn)生的停車費(fèi)由使用部門人員簽字，按實(shí)報實(shí)銷；過路費(fèi)單據(jù)須注明何時、何地、過何收費(fèi)站、辦什么事，經(jīng)相關(guān)人員簽字證明后給予報銷。 駕駛?cè)藛T應(yīng)厲行節(jié)約、反對浪費(fèi)，降低行 車油耗和費(fèi)用。行政部嚴(yán)格審核駕駛?cè)藛T填報的各種單據(jù)，不合理的費(fèi)用一概不予簽字報銷。 六、車輛保養(yǎng)與檢查 定期保養(yǎng)。原則上每行駛一萬公里送指定的修理廠定期保養(yǎng)，由行政部辦理。 每星期洗車 2 次，車內(nèi)每季度全面清洗一次。平時由駕駛員隨臟隨洗，保持車容車貌整潔。 車輛一周未使用時，由駕駛員發(fā)動一次，預(yù)熱 510 分鐘。 七、車載量嚴(yán)格按規(guī)定限制，不得超載 八、注意車內(nèi)衛(wèi)生、保持車內(nèi)清潔 九、違規(guī)的處理 車輛因駕駛員駕駛、管理不當(dāng)失竊或損壞，除保險公司的賠償外，剩余部分按 — １５ — 交警裁決的責(zé)任比例由駕駛員承擔(dān) 相應(yīng)責(zé)任。 超速、超載、任意停車及其他違反交通規(guī)則的一切罰款由駕駛員自行負(fù)責(zé)。 如把車隨便交由他人駕駛而發(fā)生違規(guī)、車輛損壞等罰款或損傷，除保險公司負(fù)責(zé)賠償部份外，其余均由駕駛員承擔(dān)相應(yīng)賠償。 駕駛員如將車交與無證照人員駕駛，造成車損或人傷，立即解雇，并承擔(dān)所有經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 駕駛中如系本身操作不當(dāng)發(fā)生車禍，除保險公司負(fù)責(zé)賠償?shù)牟糠萃猓Ｓ嗖糠职唇痪脹Q的責(zé)任比例由駕駛員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 十一、安全行車 出車前，駕駛員應(yīng)先檢查車況（車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎、油料等），發(fā)現(xiàn)損壞及不良情況應(yīng)及時采 取措施并向行政部報告。行車過程，要 謹(jǐn)慎駕駛，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，集中精力確保行車安全。車輛停放時要選擇合適地點(diǎn)，采取必要的防損防盜措施。 嚴(yán)禁無證開車、酒后開車，凡因違章、違規(guī)肇事，當(dāng)事人應(yīng)負(fù)全部法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 行車途中不幸發(fā)生交通事故，應(yīng)首先搶救受傷人員，保護(hù)現(xiàn)場并向交警部門報案，及時與行政部聯(lián)系協(xié)助處理。輕微事故未造成人員及車輛損害的由駕駛?cè)藛T酌情處理。 十二、駕駛?cè)藛T行為規(guī)范 遵紀(jì)守法，遵守交通規(guī)則和公司有關(guān)規(guī)定。 有良好的職業(yè)道德和技術(shù)水平，服從管理，聽從調(diào)度，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，恪 盡職守。 服裝整潔、講究衛(wèi)生、注意言談舉止，保持良好的個人形象，維護(hù)公司形象。 對乘車人應(yīng)熱情接待、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，乘車人下車辦事時一般不得離車，乘車人帶有大件物品時應(yīng)提供幫助。 遵守保密規(guī)定，不得隨意泄露乘車人的個人隱私或談?wù)摰纳虡I(yè)機(jī)密。 — １６ — 第九章 來賓接待管理 一、 來賓的接待工作由行政部負(fù)責(zé)安排。 二、一般 來賓由行政部協(xié)同有關(guān)部門人員，在會客室、會議室接待。 三、 貴賓來訪，按公司領(lǐng)導(dǎo)通知的方式招待，并協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)安排陪同人員。 四 、 外來協(xié)助作項(xiàng)目的人員，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)接待。 五 、 未經(jīng)核準(zhǔn)的來賓， 行政部有權(quán)拒絕接待、謝絕參觀；員工擅自帶人來公司參觀，行政部有權(quán)制止。 第十章 保密制度 一、公司全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)，在對外的交往與合作中，不得泄露公司秘密，更不允許出賣公司秘密。 二、公司秘密關(guān)系公司的利益和發(fā)展，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉。公司秘密包括下列秘密事項(xiàng)：