【正文】 。 一名優(yōu)秀的采購主管必需要能善用時間，原則是： （ 1）即“重要、又緊急”的事最優(yōu)先處理； （ 2）其次處理“重要、不緊急”的事， （ 3）再其次是“不重要、但緊急”的事； （ 4）最后才是“不重要、又不緊急”的事。凡事必需有輕重緩急之分，凡是對自己任務達成最關鍵的事情應最優(yōu)先處理，與事情的緊急性無關。 采購人員善用時間上，最好準備一個本“記事本”，預先記錄已以預定好的工作事項，如此工作才能有條不紊，達到“事半功倍”的效果。無論如何，這五大項工作應平均分配，而不能只做哪一項。 （一）市調： 毛主席講得好：“沒有調查，就沒有發(fā)言權”。市調工作在開店后，很容易被采購主管遺忘掉，有些采購漸漸養(yǎng)成“好逸惡勞”的習慣，喜歡坐在“象牙塔”內辦公，誤以為“秀才不出門，能知天下事”， 或者“多一事不如少一事”，這都是“吃大鍋飯”的概念。天合的采購必需把市調當做一個重要的事情來做，至于“緊急”“或不緊急”，要看當時的情況及需要而定。 市調的內容包括： （ 1）調查競爭對手的商品結構、價格、包裝、質量、促銷、貨源、陳列方式、質量??等等。 （ 2）參加展銷會、了解市場趨勢。 （ 3）開發(fā)新的供應商，改善商品結構，增加銷售、利潤于其他收入。 （ 4）與新老供應商研究市場的現(xiàn)狀與趨勢，及業(yè)績 /毛利增長點。 （ 5）與采購本部、生鮮本部、商品本部或各兄弟公司的對口采購人員交流成功的 經(jīng)驗。 有時候如果只是臨時要了解某一競爭對手的幾個商品的價格，采購主管可以請采購助理或供應商業(yè)務人員代勞，不必親自去做，否則時間可能不夠用。 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 談 判 采購主管或經(jīng)理在談判上花 20%的時間是值得的。談判并不是要爭得面紅耳赤，或不歡而散。談判是為了達成“雙贏”而進行的一種“協(xié)商過程”。談判是一種藝術，談判能力與每一個人的經(jīng)歷、商業(yè)經(jīng)驗、生活經(jīng)驗、及個人的綜合素質有關，我們不能期望一個剛畢業(yè)的高校畢業(yè)生有高超的談判能力，除非他（她）們在大學時期已經(jīng)有很多這方面的經(jīng)驗。 采購談判的項目包括：“質量 、包裝、價格、訂貨量、折扣、付款條件、交貨期、送貨條件、售后服務、促銷、廣告及其他贊助費用”等等。 但談判之前，雙方應互相了解彼此的經(jīng)營情況、實力、未來的發(fā)展?jié)摿Α⑹袌鲂星?、市場份額等，有了一個雙方互相認識的過程后，才可進行實質的談判 采購員的工作職責 盡最大可能選擇和保持豐富的商品品，為顧客提供商品的最大價值和最好的服務。 培訓供應商按照公司的和序來做事。 熟悉市場了解商品： — 參加各類商品展示會，了解新商品的動態(tài)。 — 去其他零售走勢，清除滯銷商品，尋找適合自已的商品。 — 了解商品的銷售走勢 ，清除滯銷商品，為新商品讓出空間。 — 制訂季節(jié)的商品銷售計劃，提供行業(yè)商品種類報告。 采購的策略 1）質量： 質量的傳統(tǒng)解釋是“好”，或“優(yōu)良”，對采購人員而言，質量的定義應是：“符合買賣約定的要求或規(guī)格就是好的質量”。故采購人員應設法了解供應商對本身商品質量的認訓或了解的程度，管理制度較完善的供應商應有下列有關質量的文件： ● 質量合格證 ● 商檢合格證 采購人員應向供應商取得以上的資料，以利未來的交易。在我國商品的產(chǎn)品執(zhí)行標準有國家標準、專業(yè)（部）標準及企業(yè)標準，其中又分為強制性標準和推薦性標 準。但通常在買賣的合同或訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的： ● 市場上商品的等級 ● 品牌 ● 商業(yè)上常用的標準 ● 物理或化學的規(guī)格 ● 性能的規(guī)格 ● 工程圖 ● 樣品（賣方或買方） ● 以上的組合 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 采購人員在采購時應首先與供應商對商品的質量達成互相同意的質量標準，在可能的情況下，對一引起產(chǎn)品，如大米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應要求供應商提供樣品封存，以避免后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或在倉儲運輸過程損壞 的商品，采購人員在采購時應要求退貨或退款。 （ 2） 包裝： 包裝可分為兩種“內包裝”（ PACKAGING），及“外包裝”（ PACKING）。內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在自選式量販的營業(yè)方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。 外包裝若不夠堅固，倉儲運輸?shù)膿p壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供應商成本增加，采購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。 設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉，采購人員應說服供應 商在這方面向好的企業(yè)學習，并加以改進，以利彼此的銷售此外，采購人員在采購包裝的項目時，應先了解超市的政策，進而與供應商協(xié)商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。 （ 3） 價格： 除了質量與包裝之外，價格是所有采購事項中最重要的項目。我們在客戶心目中的形象就是“高質量低價格”，若采購人員對任何所擬采購的商品，以進價加上合理的毛利后，連自已都判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供應商采購。 在采購之前，采購人員應事先調查市場價格，不可憑供應商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查 ，應參考類似商品的市價。 在采購價格時，最重要的就是要能列舉供應商產(chǎn)品經(jīng)超市銷售的好處。 此外，公平而合理的價格，還可通過單獨與供應商進行采購或由數(shù)家供應商競標的方式來取得。單獨與供應商進行采購進，采購人員最好先分析成本或價格；數(shù)家供應商進行競標時，采購人員應選擇兩、三家較低標的供應商，再分別與他們采購，求得公平而合理的價格。但在使用競標方式時，采購人員切勿認為，能提供最低價格的供應商即為最好的供應商。我們必須綜合徇一個供應商其送貨、售后服務、釧銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候我們會 放棄與提供極低價格給我們的大批發(fā)商的全作，而選擇不愿意提供極低價格給我們的制造商或生產(chǎn)廠商與我們合作，因為通常制造商通常在產(chǎn)品質量、貨源保證、售后服務、促銷活動及其他贊助上會有更多的營銷費用支持。 總而言之，價格采購是所有商業(yè)采購中最第三的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰(zhàn)性，這也是采購工作特別吸引人之處，超市采購人員應體會認識這一點，并運用各種采購技巧去達成這項艱巨的任務。 （ 4） 訂購量： 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 在超市分店數(shù)仍少的時候，訂購量往往很難令供應商滿意，所以在采購時，應盡量籠統(tǒng)，不必 透露明確的訂購數(shù)量，如果 因此而導致采購陷入僵局時，應轉到其他項目上。 在沒有把握決定訂購數(shù)量時，采購人員不應訂購供應商希望的數(shù)量，否則一旦造成存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金的積壓及空間的浪費。 但采購人員應與供應商協(xié)商一個合理的最小訂貨金額或數(shù)量，最好以金額表示。否則，如果沒有最小訂貨金額或數(shù)量限制，日后由樓面人員下單訂貨或運用 OPL 訂單訂貨時，每次下單的訂貨量太小，要求供應商頻繁送貨，會增加供應商的成本。進而導致超市的價格無優(yōu)勢。相反，如果最小訂貨數(shù)量或金額太 高，則會造成超市庫存過高，導致壓倉、滯銷、削價求售等風險。 （ 5） 折扣（讓利）： 折扣通常有新產(chǎn)品引進折扣、數(shù)量折扣、會款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節(jié)性折扣、經(jīng)銷折扣等數(shù)種。有些供應商可能會由全無折扣做為采購的起點，有經(jīng)驗的采購人員會引述各種形態(tài)折扣，要求供應商讓步。 采購人員應向供應商說明超市的部份顧客為“專業(yè)客戶”，換名話說專業(yè)客戶都是很會精打細算的，若供應商的折扣數(shù)無法大到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供應商訂貨，這一關系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故 最好不要向該供應商采購。 （ 6） 付款天數(shù)（帳期）： 超市的付款方式與商品的采購方式緊密相關，通常經(jīng)銷的商品采取“貨到的 XX到”的方式結款，代銷、聯(lián)營的商品采取“月結 XX 天”的方式付款（詳細請參考供應商手冊“超市的采購方式”一節(jié)）。 付款天數(shù)（帳期）與采購價格息息相關，在國內一般供應商的付款天數(shù)（帳期）是月結 30~90 天左右，視不同的商品周轉率和產(chǎn)品的市場占有率而定。對于超市而言，我們通常要求“一般的食品干貨類商品帳期在貨到 45 天以上”，“百貨類商品的帳期在貨到 60 天以上”。而且由于超市衽每月統(tǒng) 一付款，供應商實際收到貨款的時間要比合同平均延長 15 天《（ 0 天 +30 天） /2》。精明的供應商業(yè)務人員會對此進行計算，故身為采購人員不可不知?？偠灾?，采購人員應計算對超市最有利的付款天數(shù)（帳期），對于慣于外銷或市場占有率大的供應商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現(xiàn)金或預付款，但這全憑采購人員的經(jīng)驗與說服力。 在正常情況下，超市的付款作業(yè)是在交易所齊全時，按買賣雙方約定的付款天數(shù)（帳期），由銀行直接劃款至供應商的帳戶，這是超市的一大優(yōu)勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆藉口 ，延遲付款，造成供應商財務調節(jié)器度的困難。 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 對于新進供應商來說，采購人員對此還有一個很重要的工作就是必須請供應商詳細新聞記者超市“供應商手冊”有關付款部分的內容，并對超市的付款流程詳細予以說明。在以往的經(jīng)驗中，由于超市采用了國際上先進的商業(yè)運作模式，與國內傳統(tǒng)的商業(yè)作業(yè)模式有很大的區(qū)別，一些供應商（尤其是內陸城市的供應商）對此相當陌生，另外超市開業(yè)初期，許多流程尚未順暢，導致供應商付款不及時，影響超市與供應商之間的配合與合作。 （ 7） 交貨期： 一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率 增加，訂購的數(shù)量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。對于有長期承諾的訂購數(shù)量，采購人員應要求供應商商分批送貨，減少庫存的壓力。 由于超市電腦計算訂單數(shù)量的公式中，交貨期是個重要的參數(shù)，采購人員應設法與供應商采購較短的交貨期，降低存貨的投資。但是不切實際上壓短交貨期，將會降低供應商商品的質量，同時也會增加供應商的成本，反而最終影響超市的價格優(yōu)勢及服務水平。故采購人員應隨時了解供應商的生產(chǎn)善，以確立合理及可行的交貨期。一般而言，本地供應商的交貨期為 2~3 天，外埠供應商的交貨期為 7~10 天。 （ 8） 送貨條件： 超市系超大型的自選式的超市，商品的進出量極大，若供應商無法在送貨作業(yè)上與超市密切配合，將嚴懲影響超市的運作。送貨條件包括：按指定日期及時間送貨、免費送貨到指定地點、負責裝卸貨并整齊將商品碼放在棧板上，以及在指定包裝位置上由好超市店內碼（或印國際條碼）等等。這些事情看來簡單，但若采購在采購時，對供應商沒有提出要求，則有些供應商人員將會經(jīng)常出錯，對超市的運作影響其他大。對于經(jīng)常出錯的低應商，建議采取一些必要的警告或罰款措施。 （ 9） 售后服務保證： 對于需要售后維修的 家電或電子產(chǎn)品，采購人員就要求供需尖商提供免費的1~3 年的售后服務，并將保修卡放置在包裝盒內，保修卡應標明本商圈內的維修商地址及電話，并且今后若維修商的名字、地址及電話一蛙發(fā)生更換，供應商應于第一時間通知超市采購人員，由采購人員及時通知賣場相關的退換貨處人員及樓面主客。 走私貨由于貨品來源不明，同時售后服務也成問題，而且他們逃漏國家稅收，是違法行為，因此超市采購人員千萬不可去碰它，否則后患無窮。 （ 10） 退換貨 超市有限公司大部份商品采取經(jīng)銷形式，即買斷經(jīng)營，理論上不應該豐在退貨的問題但在實際 運作中，由于供應商產(chǎn)品質量的問題、殘損有因判斷錯誤或由于供應商業(yè)務人員的誤導，形勢估計過于樂觀等因素，造成買進的商品庫存過高，或商品滯銷的情況，有誠售與遠見的供應商銷售業(yè)務人員，應主動解決超市相關業(yè)務人員的困擾。如果供需尖商的業(yè)務人員不積極配合，超市面上不會繼續(xù)與其合作的。因為通常情況下，供應商會有較多的銷售渠道處理此種滯銷商品。 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () 中國管理資訊網(wǎng) 企業(yè) () （ 11） 促銷活動： “超市快訊”是超市營銷最重要的武器，但快訊的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門，通常我們“超市快訊”所選擇的品項都 是一些暢銷的、高回轉的、大品牌子的民生消費品（詳細請參考“超市快訊”一節(jié)）。在采購員人員采購中，應強調超市每個門店的每期快訊發(fā)行數(shù)量達到30000~50000 份，直接郵寄到公司的目標顧客群中，影響力極大，對提高供應商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔心快訊價格會擾亂其市場價格體的供應商，超市采購人員則應強調超市歡是衽會員帛的超市，會員顧客與非會員顧客之間享受不同的類別待遇，我們可以采取“非會員顧客不得購買”或采取“會員價與百會員價”方法，甚