公司文書歸檔工作程序-文庫吧
2025-07-18 23:57 本頁面
【正文】 卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。 五、 跨年度材料的處理: 除產(chǎn)品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的請示與批復, 放在批復年立卷； 沒有批復放在請示年立卷, 跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷, 跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷； 跨年度的會議放在開幕年立卷。 六. 具有長期保存的案卷, 卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復印, 連同原件一同歸檔。七. 卷內(nèi)文件的編號：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”, 并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。 八、 裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按“件”號順序排列裝盒，一盒為一卷。九、卷內(nèi)目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項要填寫齊全。序號：填寫文件的件號。文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號,合同可填寫合同號。責任者：應填寫文件形成的部門或以印章為準。題名：填寫文件標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明文件內(nèi)容的標題，應根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題，外加〔〕；會議記錄應在卷內(nèi)目錄的文件題名下寫明會議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對方單位。日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清楚責任者和年、月、日。頁號：填寫每份文件的頁數(shù)。十、 備考表的填寫: 每個案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明, 都應填在備考表內(nèi), 若無情況可說明,也應將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領導或案卷質(zhì)量審核者簽名。十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫題名。題名主要由三個部分組成：文件的主要制發(fā)機關、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機關后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司內(nèi)部文件，可以省略文件制發(fā)機關。十二、 歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內(nèi)容, 攝制人。照片要連同底片一起歸檔。十三. 歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內(nèi)應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。 股份公司檔案實體體系圖首信股份有限公司檔案全宗黨群工作類(A)經(jīng)營管理類(C)生產(chǎn)技術(shù)管理類(D)產(chǎn)品類(E)會計檔案類(I)設備儀器類(H)基本建設類(G)科學技術(shù)研究類(F)行政管理類(B)紙質(zhì)檔案聲、像檔案（錄音、錄像、照片）(Y、X、Z)電子檔案（光盤、軟盤）（G、R）實物檔案（獎品、證件）（SW）說明：股份公司的黨群工作類檔案主要是各種協(xié)會的管理、其它方面由集團總部管理。附件三檔案實體分類編號辦法 1 總 則 為了貫徹執(zhí)行國家檔案局頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》和《郵電工業(yè)檔案實體分類編號辦法》,提高檔案管理的科學化、規(guī)范化和標準化水平, 更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)、管理工作服務、特制定本辦法。 檔案分類原則, 是以公司全部檔案為對象, 根據(jù)管理職能,結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點, 保持檔案之間的有機聯(lián)系,便于科學管理和開發(fā)利用。 2 檔案類別的設置 檔案的類別共設置十個大類, 即: 黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。 根據(jù)職能活動和檔案形成的特點, 每個大類下設置若干個二級類目( 屬類 ), 不設置三級類目( 詳見附表 )。 錄音、錄像、照片、計算機軟盤( 磁盤 )和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案, 其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系, 不單獨設置類目, 視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)載體檔案對應分類編號。 各部門根據(jù)分類辦法組織整理案卷, 以利于分類標識和管理。 3 分類標識方法 企業(yè)檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序標識一級類目( 大類 )； 采用阿拉伯數(shù)字“ 雙位制”標識二級類目( 屬類 )。 檔案實體排架和編
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