【正文】 品的發(fā)票有問題。哪出問題了？是貨物的單價(jià)和原來的不一樣，我審的時(shí)候沒太注意。那怎么辦呀？好吧，我讓采購部盡快跟供應(yīng)商聯(lián)系一下。（重新拿起電話給鐘秘書打電話）高：鐘秘書，請你幫我找出前幾天設(shè)備購買的相關(guān)檔案資料，特別是將其中的訂貨單、交貨單和發(fā)票的復(fù)印件盡快給我送過來。什么？你沒有將這些東西復(fù)印，我沒告訴你？難道你不知道這些東西都是要必須復(fù)印存檔的嗎？連這么點(diǎn)基本常識都沒有還做什么秘書？（扔下電話淡出）參考答案：能夠主持好協(xié)調(diào)會，啟發(fā)和引導(dǎo)大家積極地發(fā)展意見。對在商討重要會議議題前，能夠提前通知有關(guān)部門根據(jù)會議議題廣泛收集意見，做好會前的相關(guān)準(zhǔn)備。對在會議組織中，能夠引導(dǎo)會議，先提出上些建設(shè)性的意見，供大家參考。對對于下屬提供的有用信息注意及時(shí)的確認(rèn)和形成書面文字。對 知道在辦公用品的采購計(jì)劃和預(yù)算中考慮交貨的時(shí)間和售后服務(wù)有關(guān)的細(xì)節(jié)問題。對能夠檢查出政府采購的招標(biāo)文書中所存在的問題（如沒有寫清招標(biāo)文件的發(fā)售時(shí)間和地點(diǎn)、詢標(biāo)的時(shí)間和地點(diǎn)）。對能夠在開展參與政府采購項(xiàng)目之前，主動了解政府采購招、投標(biāo)的主要內(nèi)容。對在與會人員發(fā)生矛盾沖突時(shí)，能夠限制影響會議決議的行為，盡量消除交流的障礙，以保證團(tuán)隊(duì)成員的交流，盡可能的有效和諧。對在會議主持中以問題為導(dǎo)向，不斷引導(dǎo)與會者形成討論的結(jié)論。對在辦公設(shè)備和用品進(jìn)貨時(shí)，能夠帶領(lǐng)下屬認(rèn)真核查數(shù)量，但未能認(rèn)真地檢查相關(guān)的票據(jù)錯(cuò)誤。錯(cuò)1沒有事先提醒下屬將設(shè)備采購的相關(guān)票據(jù)復(fù)印存檔。錯(cuò)1在下屬工作出現(xiàn)漏洞和問題時(shí)，不能耐心地指導(dǎo)下屬，態(tài)度比較簡單粗暴。錯(cuò)模擬試題二（一）單項(xiàng)選擇題擔(dān)任會議主持工作的秘書，要努力促成會議形成決議，就應(yīng)BA、多提封閉式的問題 B、限制具有威脅性和挑釁性的行為C、及時(shí)打斷固執(zhí)已見的人員發(fā)言 D、多向他人提出積極有益的批評和建議（二）多項(xiàng)選擇題會議記錄的要求包括BCDA、有言必錄 B、速度要快 C、內(nèi)容真實(shí) D、資料性強(qiáng)對會議籌備方案進(jìn)行全面審核，審核的內(nèi)容應(yīng)包括ABCDA、審核會議的議程和內(nèi)容是否在法定權(quán)力或組織權(quán)力之內(nèi)。B、審核主持人的條件是否與會議要求相符。C、審核是否已有專人負(fù)責(zé)對特殊情況作緊急處理。D、審核是否有專人負(fù)責(zé)會議決議整理與處理。（三）案例分析題錄像場景：公司會議室、秘書辦公室、經(jīng)理辦公室時(shí)間：某日上午人物：宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理辦公室秘書：鐘苗、初萌行政經(jīng)理：蘇明總經(jīng)理：王成部門經(jīng)理：高經(jīng)理、崔經(jīng)理物品：幾個(gè)裝計(jì)算機(jī)的大箱子、裝有空調(diào)的會議室、消防栓、辦文單（文件辦理單）、辦公用品的箱子、簡報(bào)的報(bào)頭、錄音機(jī)、人名臺簽情景一（在公司會議室）正準(zhǔn)備召開總經(jīng)現(xiàn)辦公會，提前10分鐘，秘書與初秘書檢各座位上的文件和茶水。鐘：（對初萌）今天的總經(jīng)理辦公會將重點(diǎn)討論綜合樓項(xiàng)目的資金籌措問題，你幫助檢查一下，錄音機(jī)和磁帶準(zhǔn)備好了沒有。還有我來公司時(shí)間不長，認(rèn)識的人不多，請你把出席人員的座位圖給我出一份。初：桌上不是有人名臺簽嗎？鐘：（不悅）我坐在邊上，有的人名不是看不見嗎？讓你幫點(diǎn)忙怎么話這么多。（氣氛有點(diǎn)緊張） 鐘：（緩和了口氣）初秘書，你覺不覺得這屋子有點(diǎn)涼？初：是挺涼的，空調(diào)溫度可能太低了。鐘：（過去調(diào)空調(diào)溫度）我說這么涼呢，溫度在15度以下，以后設(shè)在20度左右就行了。（人們陸續(xù)進(jìn)來入座，王總宣布會議開始，鐘秘書桌前有記錄本和錄音機(jī)、磁帶）王總：下面我們開會，今天的會議內(nèi)容很重要，關(guān)系到我們綜合樓項(xiàng)目的建設(shè)問題。（畫面淡出 鐘秘書埋頭記錄）情景二（鐘秘書辦公室）鐘秘書正在起草《情況簡報(bào)》（電腦屏幕）：宏遠(yuǎn)信息有限責(zé)任公司情況簡報(bào)第8期2006年6月5日宏遠(yuǎn)信息有限責(zé)任公司辦公室初：（推門進(jìn)來）鐘秘書，蘇經(jīng)理讓我來問總經(jīng)理辦公會下發(fā)的文件都收回來了沒有。鐘：（頭也不抬）我還沒顧上呢，等我把簡報(bào)打完再說吧。初：鐘秘書，綜合樓項(xiàng)目高經(jīng)理后天要出差，急需這些文件資料，讓我過來取一下。鐘：會議文件的清通不用那么著急。高經(jīng)理要帶相關(guān)文件我再給出一套。初：這是總經(jīng)理辦公會定下的有關(guān)第三季度各位領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作安排，蘇經(jīng)理請你制成一份第三季度的會議時(shí)間表。第三季度領(lǐng)導(dǎo)主要工作安排（2006年7月——9月） 王總：7月前兩周到上海參加客戶洽談會，8月的第二周到香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會。劉副總：在8月的每個(gè)星期三要參加公司內(nèi)部的銷售部門的工作會。趙副總：每周的周一參加公司的辦公會，9月第三周要開一個(gè)全公司的分公司銷售會議，9月的最后一周安排休假。情景三（蘇經(jīng)理辦公室）蘇經(jīng)理：（拿起電話）是鐘秘書嗎，請到我辦公室來一下。鐘：（推門而進(jìn)）蘇經(jīng)理，你找我？蘇：你這份第三季度會議計(jì)劃表編制得有問題，看不出是哪位領(lǐng)導(dǎo)去開會，第幾周去開會，你把9三個(gè)月份的會各放在一個(gè)欄目中，既看不出第幾周，也不知道是誰去開，領(lǐng)導(dǎo)怎么根據(jù)這個(gè)計(jì)劃表安排時(shí)間呢？第三季度會議時(shí)間表（2006年7月——9月）七月份八月份九月份上海會議每周的周一參加公司的辦公會到香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會。每周的周一參加公司的辦公會每個(gè)星期三要參加公司內(nèi)部的銷售部門的工作會休假每周的周一參加公司的辦公會（蘇經(jīng)理指著表，會議時(shí)間表的大特寫，鐘秘書不好意思）鐘：我就是太忙了，沒太仔細(xì)設(shè)計(jì)，我回去重新編一下。（轉(zhuǎn)身欲走）蘇：你先等一下，上次關(guān)于綜合樓項(xiàng)目的會議下發(fā)文件為什么到現(xiàn)在還沒有收齊？鐘：我收的晚了點(diǎn)，有幾個(gè)經(jīng)理不知道文件放在哪兒了，一時(shí)半會兒找不到。蘇：文件清退必須要及時(shí)，否則很容易造成丟失，這些文件中涉及到項(xiàng)目投標(biāo)內(nèi)容，一旦泄露會給公司帶來嚴(yán)重的后果。鐘：（一臉不高興）我明天一定收齊，要是沒別的事，我回去馬上編制會議計(jì)劃表。蘇：那就這樣吧！情景四（鐘打電話）鐘：崔經(jīng)理嗎？你前兩天跟我說讓我提供一份發(fā)文處理的流程圖，我做了一份，現(xiàn)在傳真給你，你們可以根據(jù)這個(gè)流程圖建立你們相關(guān)的文件處理的規(guī)定。發(fā)文登記用印審核撰寫議擬交擬 → →（流程表特寫，撥打傳真電話開始發(fā)傳真，傳真機(jī)卡紙，將原稿抽出重發(fā)）鐘：（重新拿起電話）崔經(jīng)理，傳真件收到了嗎？收到了，那再見。（推門走出辦公室看見樓道邊有幾個(gè)計(jì)算機(jī)的大箱子擋住了她的門口）鐘：這是哪個(gè)部門的大箱子呀？趕快拿走，別擋在通道上，多礙事呀。（左右看看沒有人回應(yīng)，自言自語）這是誰干的好事，真缺德，放在別人門口怎么不放自己門口呀？（將箱子往前使勁推，推離了自己的門口，檔在了消防栓前）參考答案：能夠提前10分鐘到會議地點(diǎn)檢查會議的準(zhǔn)備情況。對能夠事先準(zhǔn)備好與會人員的文件和茶水。對能夠做好會議記錄前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好了記錄本和錄音機(jī)、錄音磁帶。對知道在會議桌上擺放人名臺簽，以便與會者正確落座和做好記錄。對在對公司情況不熟的前提下，能夠?yàn)闀h事先備好座次表。對在指導(dǎo)下屬工作中，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧。錯(cuò)在檢查會議地點(diǎn)時(shí)注意了溫度的控制，能夠指導(dǎo)下屬將室溫控制在適度的范圍內(nèi)。對在進(jìn)行會議記錄時(shí)，為了保證記錄的準(zhǔn)確性，能夠同時(shí)運(yùn)用手工記錄和錄音機(jī)記錄。對情況簡報(bào)的文頭不正確，情況簡報(bào)四字應(yīng)在單位名稱下居中。錯(cuò)簡報(bào)的印發(fā)日期應(yīng)寫在間隔線的右側(cè)，編印單位應(yīng)寫在與印發(fā)日期平行的左側(cè)。錯(cuò)1保密會議下發(fā)的文件應(yīng)及時(shí)清退。錯(cuò)1編制領(lǐng)導(dǎo)會議時(shí)間表時(shí)，應(yīng)注明不同月份的周次。錯(cuò)1注明參加會議的領(lǐng)導(dǎo)人名。錯(cuò)1缺乏保密意識，在重要的會議文件出現(xiàn)丟失的情況下，不及時(shí)加以追回，也未及時(shí)匯報(bào)。錯(cuò)1發(fā)文工作處理的流程圖不準(zhǔn)確、不完整、缺少簽發(fā)、印制等重要環(huán)節(jié)。錯(cuò)1在傳真文件時(shí)，不能正確地使用傳真機(jī)，出現(xiàn)卡紙，違反操作規(guī)定，硬往外抽。錯(cuò)1注意到辦公環(huán)境的管理，能夠及時(shí)將擋在通道上的箱子移開。對1在移動箱子時(shí)，忘記了安全隱患的管理規(guī)定，將箱子擋了消防栓前造成了隱患。錯(cuò)考試題型示例二（一）單項(xiàng)選擇題示例撰寫會議總結(jié)應(yīng)注意BA、新穎 B、及時(shí) C、效率 D、前蟾性（二）多項(xiàng)選擇題示例會議總結(jié)的目的是ABCDA、檢查會議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況 B、檢查小組分工執(zhí)行情況C、對比分析自我總結(jié)與集體總結(jié) D、獎懲相關(guān)人員模擬試題三（一）單項(xiàng)選擇題收集會議文件資料的要求有DA、確定收集內(nèi)容 B、確定收集人員C、確定是否歸檔 D、確定收集范圍清退會議文件資料時(shí)首先應(yīng)BA、辦理清退手續(xù) B、確定清退文件資料的范圍C、整理清退文件資料 D、填寫“文件清退登記表”會議決定事項(xiàng)的傳達(dá)要求是DA、實(shí)用 B、審核 C、建立催辦制度 D、及時(shí)到位（二）多項(xiàng)選擇題會議總結(jié)的要求是ABCA、有理有據(jù) B、一分為二 C、探求辦會規(guī)律 D、建立規(guī)章制度需要收集的會議期間產(chǎn)生的文件有BCDA、通告 B、決定 C、議案 D、會議記錄對會議主持人評估的要素包括BCDA、領(lǐng)導(dǎo)能力 B、業(yè)務(wù)水平 C、對會議進(jìn)程的控制能力 D、對會議時(shí)間的控制能力（三）工作實(shí)務(wù)題背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。便條鐘苗：為規(guī)范公司對于文件的收集和整理的行為，公司擬召開一次座談會。請你將會議文件收集的要求和內(nèi)容、會議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。謝謝。 行政經(jīng)理 蘇明 2007年3月15日參考答案：備忘錄發(fā)自：秘書鐘苗發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明日期：2007年3月15日主題：會議文件收集整理的要求和內(nèi)容，會議文件立卷歸檔的意義內(nèi)容：收集會議文件資料的要求（1）確定會議文件資料的收集范圍（2）收集會議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。（3）選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。（4）與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)；及時(shí)采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。（5）收集整理過程中要注意保密。需收集的文件資料（1）會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件。（2）會議期間產(chǎn)生的文件。包括決定、決議、議案、提案、會議記錄、會議簡報(bào)等。（3）會后產(chǎn)生的文件。包括會議紀(jì)要、傳達(dá)提綱、會議新聞報(bào)導(dǎo)等。會議文件的立卷歸檔 會議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點(diǎn)：第一， 保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。第二， 保持歷史的真實(shí)面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。第三， 保護(hù)會議文件的完整與安全，便于保存和保管。第四， 保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。第二章 事務(wù)管理考試題型示例一（一）單項(xiàng)選擇題示例接待規(guī)格可分為高規(guī)格接待、低規(guī)格接待和對等接待，最常用的接待方式是AA、對等接待 B、低規(guī)格接待 C、正規(guī)接待 D、非正規(guī)接待（二）多項(xiàng)選擇題示例制定接待計(jì)劃時(shí)，要了解來訪者的基本情況，如所在單位的全稱、姓名、性別、身份、民族（國籍）、宗教信仰與ABCDA、業(yè)務(wù)范圍 B、來訪的目的 C、發(fā)展態(tài)勢 D、來訪者人數(shù)（三）案例分析題示例錄像時(shí)間：上午10點(diǎn)地點(diǎn)：宏遠(yuǎn)公司營銷部辦公室人物：秘書鐘苗，女某公司公司王經(jīng)理經(jīng)理兆良，男營銷部文員方小姐物品：各類文件夾、電話機(jī)、筆、留言紙、樣品介紹冊、訂貨單、信封、郵票、印泥盒和印章、滅火器、大紙箱情景一宏遠(yuǎn)公司營銷部辦公室（特寫）鐘苗正在打電話，她把電話夾在肩膀與脖子之間，用手在一堆文件里翻：“王經(jīng)理您好！非常感謝您在上個(gè)季度對我們銷售工作的支持和幫助，我們經(jīng)理想跟您談?wù)劷窈罄^續(xù)合作的事，您看什么時(shí)候方便，咱們一起吃個(gè)飯？”王經(jīng)理：“對不起，你是哪位？我聽不出來。”“??？我是誰？我是宏遠(yuǎn)公司的鐘苗呀?！贝藭r(shí)一位女同事走進(jìn)來，站在鐘苗的辦公桌，鐘看了她一眼，毫無反應(yīng)，繼續(xù)打電話：“這個(gè)周五晚上您方便嗎？我們經(jīng)理在迎賓樓請您?！呛?，就這么說定了！周五晚上見。”鐘苗放下電話后，對同事說：“有事嗎，小方？”小方：“我想領(lǐng)A4的打印紙。印著一半材料沒紙了?！辩娒纾骸澳愕鹊取！鞭D(zhuǎn)身身走到柜子旁邊打開柜門看：“呀，糟糕！A4的沒有了。前天打印了好多訂貨單，用光了?！毙》剑骸澳窃趺崔k？我的材料要在下午的會上用，一人一份。”鐘苗：“別急，我有辦法?！瘪R上打電話：“喂！張民嗎？我是宏遠(yuǎn)公司的鐘苗。你能馬上給我們送兩箱A4的紙嗎？急等著用！好，那就謝謝了?！狈畔码娫?，對小方：“半個(gè)小時(shí)內(nèi)送到，還來得及吧？”小方：“那就太好了！不過我也別白跑一趟，你給我一瓶膠水、兩支簽字筆，上次發(fā)的快用完了?！辩娒纾骸昂??！贝蜷_柜子拿文具，遞給小方：“給你。過一會兒再來領(lǐng)紙吧。”小方接過文具：“好吧。紙送過來以后你打個(gè)電話告訴我吧?！辩娒缋^續(xù)在桌子上找東西：“你沒看見我這么多事情！還是你自己想著點(diǎn)兒吧?！毙》狡沉怂谎?，轉(zhuǎn)身走了。情景二（周五下午五點(diǎn)）鐘苗在打字經(jīng)理兆良走進(jìn)來?！扮娒?，是不是該走了？約王經(jīng)理幾點(diǎn)到？”鐘苗看表，“跟他約的6點(diǎn)，還有一個(gè)小時(shí)，來得及吧?！闭琢迹骸爸苣┤菀锥萝?，還