【正文】 3 檔 案 管 理 制 度 1 總 則 為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用 檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營服務(wù)，特制定本制度。 本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經(jīng)營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。 公司所有部門和個人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。 公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式，共同維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營中的借鑒和利用。 本制度適用于公司所有檔案資料的管理。 2 檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé) 公司的檔案工作實行部門收集保管，管理部 統(tǒng)一歸檔的原則。 公司管理部 為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資 料實行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由 管理部 的檔案管理員負(fù)責(zé)。 公司各部門為檔案管理的分管部門，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。公司各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。 管理部 的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單須報到辦公室進(jìn)行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。 檔案工作人員出現(xiàn)工作變動或離職時，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。 所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司秘密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。 3 檔案管理 檔案的歸檔 公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項目檔案等。 文件編號： HCCXZD20xx/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 9 頁 共 69 頁 對于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。 除人事檔案由公司人事部門負(fù)責(zé)外，其它檔案資料均由管理部負(fù)責(zé)整理分類，立卷和歸檔管理。人事部門 的檔案管理亦遵循本制度。 公司各部門（ 人事部門 除外）的檔案工作人員應(yīng)于每 年的 12月 20日將本部門本年度的檔案材料移交到 管理部 。 檔案保管 公司所有檔案資料均進(jìn)行專人、專柜管理。 檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。 檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準(zhǔn)確、及時歸檔，并根據(jù)檔案的密級和保管期限的不同，分類進(jìn)行管理。 檔案工作人員應(yīng)參照國家的規(guī)定和公司《保密制度》，對檔案資料進(jìn)行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機(jī)密級和絕密級。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見《保 密制度》。 檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。 對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 檔案的查閱、借閱 公司員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱（借閱）手續(xù)，由檔案管理員對查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱、查閱（借閱）時間和歸還時間進(jìn)行詳細(xì)登記。 查閱（借閱）密級檔案時，如查閱人為《保密制度》中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫《檔案查閱（借閱）申請單》，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱（ 借閱）。公司員工不得查閱（借閱）檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案。 檔案查閱（借閱）的批準(zhǔn)權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批；秘密級檔案由行政總監(jiān)審批；機(jī)密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級檔案由董事長審批。 原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。 查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。 嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司《保密制度》的有關(guān)規(guī) 定 文件編號： HCCXZD20xx/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 10 頁 共 69 頁 予以處罰。 檔案的銷毀 對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案清單上報辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。 任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由總經(jīng)理審批，機(jī)密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。 檔案銷毀時應(yīng)有 2人以上進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。 4 附 則 本制度由公司 綜合管理部制定 ，并負(fù)責(zé)解釋和組織實施。 本制度報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時亦同。 本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章 制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準(zhǔn)。 本制度自頒布之日起施行。 文件編號： HCCXZD20xx/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 11 頁 共 69 頁 CCX— ZD— 004 保 密 管 理 制 度 1 總 則 為保障公司整體利益和長遠(yuǎn)利益，使公司能夠長期穩(wěn)定高效地發(fā)展，適應(yīng)激烈的市場競爭，根據(jù)公司實際情況特制定本制度。 公司秘密是指一切關(guān)系公司安全和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)人員知悉的事項。 公司日常保密監(jiān)督檢查工作由公司綜合管理部 負(fù)責(zé)。各部門負(fù)責(zé)人為本部門的保密工作責(zé)任人。 公司所有員工都有義務(wù)和責(zé)任保守公司秘密。 對 知曉 范圍執(zhí)行壓縮控制的原則，員工只在管轄范圍內(nèi)根據(jù)工作需要知曉相關(guān)的公司秘密。 本制度適用于公司全體員工。 公司保密范圍： 公司經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項。 公司技術(shù)方面的秘密事項。 公司做出的經(jīng)營管理方面的重大決策。 公司對外活動（包括外事活動）中的秘密事項以及對外承擔(dān)保密義務(wù)的事項。 維護(hù)公司安全和追查侵犯公司利益的經(jīng)濟(jì)犯罪中的秘密事項。 客戶檔案、合同及公司營銷網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)資料。 公司重要會議決議、重要決定中的秘密事項。 公司人事檔案資料。 其他公司秘密事項。 2 密級分類 公司秘密分為三類：絕密、機(jī)密、秘密 。 絕密是指與公司生存、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的事項，主要包括： 公司股份構(gòu)成 、投資情況及其載體。 公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、營銷策略、商務(wù)談判內(nèi)容及其載體、正式合同及協(xié)議文書、成本及利潤率。 文件編號： HCCXZD20xx/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 12 頁 共 69 頁 董事會和總經(jīng)理確定的按絕密級別處置的公司內(nèi)部重要決定及重要會議紀(jì)要。 公司生產(chǎn)技術(shù)的核心工藝配方和核心產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 其它屬于絕密級別的各種檔案資料。 機(jī)密是指與公司的生存、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會使公司安全和利益遭到嚴(yán)重?fù)p害的事項，主要包括： 尚未確定 的公司重要人事調(diào)整及安排情況。 公司與外部高層人士來往情況及其載體。 公司薪酬制度，財務(wù)專用印簽、賬號，保險柜密碼，月、季、年度財務(wù)預(yù)算、決算報告及各類財務(wù)、統(tǒng)計報表，電腦開啟密碼，重要磁盤、磁帶的內(nèi)容及其存放位置。 獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應(yīng)對策。 對外活動中內(nèi)部掌握的原則和政策。 供應(yīng)商和客戶檔案及相關(guān)資料。 公司生產(chǎn)方面的一般性工藝配方和產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 其它屬于機(jī)密級別的各種檔案資料。 秘密是指與公司生存、經(jīng)營、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受損害的事項，主要包括： 消 費層次調(diào)查情況，市場潛力調(diào)查預(yù)測情況，未來新產(chǎn)品市場預(yù)測情況及其載體。 廣告策劃、營銷企劃方案。 公司大事記。 人事部門 、財務(wù)中心等有關(guān)部門所調(diào)查的違法、違紀(jì)事件情況和載體。 財務(wù)部門的安全保衛(wèi)措施情況。 重大密級事項的檢查結(jié)果。 公司重要工作崗位人員資料。 其它屬于秘密級別的各種檔案資料。 3 各密級內(nèi)容知曉范圍 絕密級：董事會成員、總經(jīng)理及與絕密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員，允許知曉與本工作相關(guān)的機(jī)密事項。 機(jī)密級：總監(jiān)級別以上的管理人員以及與機(jī)密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員，允許知曉與本工作相關(guān) 文件編號： HCCXZD20xx/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 13 頁 共 69 頁 的機(jī)密事項。 秘 密級：部門經(jīng)理級別以上的管理人員以及與秘密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員，允許知曉與本工作相關(guān)的秘密事項。 4 保密措施 員工在公司任職期間的工作成果歸公司所有。 對外交往與合作中如需要提供公司的秘密事項，應(yīng)先由行政總監(jiān)批準(zhǔn)，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)。 員工對公司秘密必須承擔(dān)保密責(zé)任和義務(wù)。 嚴(yán)禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項。 不準(zhǔn)在私人交往中泄露公司秘密。 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時，應(yīng)立即采取補救措施并及時報告行政總監(jiān)，行政總監(jiān)須立即做出相應(yīng)處理。 有電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的 部門都要依據(jù)本制度制定本部門保密細(xì)則，并嚴(yán)格執(zhí)行。 掌握公司秘密的人員在工作變動時，應(yīng)即時辦理交接手續(xù)，并由直接上級和隔級上級簽字，必要時由總經(jīng)理簽字。 司機(jī)對領(lǐng)導(dǎo)在車內(nèi)的談話要嚴(yán)格保密。 5 保密環(huán)節(jié) 文件打印管理。 由文件原稿提供部門負(fù)責(zé)人簽字，簽字人對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)任，不得出現(xiàn)對公司不利或不該宣傳的內(nèi)容，同時確定文件編號、保密級別、發(fā)放范圍、打印份數(shù)。 文印員要做好登記，打印完畢后所有文件廢稿全部銷毀，計算機(jī)存盤視情況刪除或加密碼保存。 文件發(fā)送管理。 文件打印完畢，由文印員轉(zhuǎn)交發(fā)文部門，并作登記，不得轉(zhuǎn) 交無關(guān)人員。 嚴(yán)禁讓未轉(zhuǎn)正員工發(fā)送保密文件。 保密文件應(yīng)交由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人或其指定人員簽收，不得交給其他人員。 發(fā)文部門下發(fā)文件應(yīng)認(rèn)真做好發(fā)文登記，對于剩余文件應(yīng)妥善保管，不得遺失。 文件復(fù)印管理。 文件編號： HCCXZD20xx/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 14 頁 共 69 頁 原則上保密文件不得復(fù)印，特殊情況由行政總監(jiān)批準(zhǔn)。 文件復(fù)印應(yīng)做好登記。 復(fù)印件只能交給部門負(fù)責(zé)人或其指定人員，不得交給其他人員。 一般文件復(fù)印應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人簽字，注明復(fù)印份數(shù)。 復(fù)印廢件即時銷毀。 文件借閱管理：保密文件限下發(fā)范圍內(nèi)人員借閱，必須經(jīng)借閱方負(fù)責(zé)人、行政總監(jiān)簽字批準(zhǔn)。提供方加以專項登記，借閱人員不得 摘抄、復(fù)印、向無關(guān)人員透露。確需摘抄、復(fù)印時，須經(jīng)行政總監(jiān)簽字并注明。 傳真件管理。 保密文件傳遞，不得通過公用傳真機(jī)。 收發(fā)傳真件應(yīng)做好登記。 保密傳真件發(fā)件人只能為部門負(fù)責(zé)人或其指定人員。 音像制品管理。 董事長、總經(jīng)理等主要領(lǐng)導(dǎo)的講話，公司錄像等一切與公司利益安全關(guān)系重大的均為保密材料。 各部門音像制品統(tǒng)一由行政中心負(fù)責(zé)收集歸檔。 公司音像制品統(tǒng)一由檔案管理員集中存檔管理。 檔案室管理。 檔案室為資料保管重地，無關(guān)人員一律不準(zhǔn)入內(nèi)。 保密文件保管應(yīng)與普通文件區(qū)別，按等級、期限加強(qiáng)保護(hù)。 過期檔案銷毀應(yīng) 兩人以上參加，由行政總監(jiān)、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，并做好登記。 來賓管理。 來訪客人要遵 循 《出入公司管理制度 》。 客人在公司活動范圍應(yīng)嚴(yán)格遵照事先劃定的區(qū)域，陪同人對此負(fù)責(zé)。 客人到各部門參觀，不得讓其接觸公司保密文件。 會議管理。 所有重要會議由綜合管理部 協(xié)助相關(guān)部門做好保密工作。 參加會議人員應(yīng)嚴(yán)格控制，無關(guān)人員不準(zhǔn)參加。 會議召集部門應(yīng)認(rèn)真做好到會人員簽到、材料發(fā)放登記工作。 會議錄音、攝影、攝像人員由行政中心指定。 文件編號： HCCXZD20xx/01 杭州寸草心實業(yè)發(fā)展有限公司 第 15 頁 共 69 頁 重要會議的紀(jì)要由記錄員在指定地點整理。 6 實施辦法 各部門負(fù)責(zé)人要對本部門保密工作負(fù)責(zé)，要把 保守公司秘密列為日常工作。 各部門要按密級分類，清查本部門的涉密事項，明確直接責(zé)任人予以登記，并向行政中心提交清單備案。 對接觸公司秘密人員的管理規(guī)定。