【正文】 公司編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。 作業(yè)指導書編號 HJ WI □□□ 指導書流水號 作業(yè)指導書代號，為英文字母縮寫。 公司編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。 表單編號： □□ □□□ □□ 表單版次 表單流水號 部門編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。 部門編號如下：總 經(jīng) 理 辦 公室人 事 行 政 部產(chǎn) 品 開 發(fā) 部生 產(chǎn) 部品 質(zhì) 部營 銷 中 心財 務 部ZJRSCPSCPZYXCW編制審核批準日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次6/9 文件版次號（包括表單格式版次號以A、B、C……26個英文字母編列 ）A) 首版一律為：文件版次號：A0或格式版次：A0B) 每修訂一次，順次提升版本/版次號，如：第一次修訂，版本號：A1；第二次修訂，版本號：A2；……C) 所有文件修改5次后換版,（質(zhì)量手冊換版參照《質(zhì)量手冊》中的規(guī)定） 文件架構(gòu) 質(zhì)量手冊架構(gòu)：按ISO9001：2000條款，排列順序編訂各章節(jié)及項目，并明確體現(xiàn)章節(jié)內(nèi)項目所對應的程序文件、作業(yè)指導書。 程序文件架構(gòu)：A) 目的；B) 范圍；C) 定義；D) 職責；E) 流程圖；F) 程序；G) 支持性文件；H) 記錄；I) 附錄。 作業(yè)指導書架構(gòu)：作業(yè)指導書的架構(gòu)參照程序文件架構(gòu)，其中C、D、E、G可根據(jù)實際情況選擇是否需要。 文件標準格式： 封面按“RSA0001”（附件一）格式制作； 發(fā)放范圍及修改記錄按“RSA0002”（附件二）格式制作； 正文頁按“RSA0003”（附件三）格式制作，并統(tǒng)一編排頁次。 文件制訂、修訂、廢止 文件制訂：A) 根據(jù)實際工作需要，由文件編寫部門提出《文件制修訂申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員審核后。制修訂承辦者參照“文件標準格式”擬訂文件內(nèi)容，確定文件版次號。聯(lián)同《文件制修訂申請表》呈相關(guān)人員審批，審批權(quán)限按本文件第四條款執(zhí)行；B) 在文件審核、批準階段，若有任何意見由制修訂部門負責修改完善。 文件修訂： 編制審核批準日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次7/9A) 文件需更改、修訂時，文件編寫部門提出《文件制修訂申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員核準后，由原制修訂部門職位承辦人參照“文件標準格式”修訂內(nèi)容，確定文件版次號，聯(lián)同《文件制修訂申請表》呈交相關(guān)責任人員審批，審批權(quán)限見第四條；B) 文字錯誤，而不影響實質(zhì)文義時，則直接由各制修訂部門在文件上更改簽章后，一并納入下次新版修訂內(nèi)容之一。 文件廢止：A) 當整份文件不適合公司運作或考慮簡化運作需要刪減文件時，可由文件編寫部門提出文件廢止申請；B) 文件廢止后原文件編號不得重復使用；C) 文件廢止由申請部組填寫《文件廢止申請表》報原文件職位審批人批準后可予以廢止。 文件發(fā)行及借閱管理 公司所有運作文件的發(fā)放均需以受控文件形式發(fā)放且由文控中心負責，文控中心需確保發(fā)放到各部門使用的文件是最新有效版本； 各部門提交受控文件時須在“任何使用場所都必須有相應適用文件”的原則填寫“文件發(fā)放范圍”，文控中心按此范圍規(guī)定份數(shù)復印，在副本每頁正面蓋上藍色“受控副本”印章，填上副本編號后分發(fā)至相關(guān)部門，在受控文件正本每頁背面蓋上綠色“受控正本”印章，后分類歸檔保存； 受控文件的發(fā)放由文控中心填寫《文件收發(fā)記錄表》，并由文件接收部門簽收確認； 文控中心須制訂受控文件的《受控文件最新版一覽表》作為受控文件的主控清單； 當使用部門需要增發(fā)受控文件副本時,需書面向文控中心申請，經(jīng)副管理者代表批準后予以發(fā)放。 文件及資料查閱、借閱管理A) 受控文件正本不得借閱,如有需要可在文控中心查閱；B) 因工作需要向公司借閱文件資料時，可書面向文控中心申請借閱副本，申請經(jīng)部經(jīng)理/總監(jiān)和副管理者代表批準生效，公司保密文件（如供應商資料等）借閱需總經(jīng)理批準；C) 文控中心須登記記錄借閱文件情況。 文件回收 文件進行換版時，文控中心應于分發(fā)新版時按“文件發(fā)放范圍”收回所有的舊版文件并蓋上紅色“作廢文件”印章后銷毀，正本則蓋紅色“作廢文件”印章后作相應保存； 文件回收時，文控中心須在《文件收發(fā)記錄表》回收欄記錄，并于確認欄確認； 借出類文件回收保管時，須進行登記、注銷； 有需銷毀作廢文件均由文控中心進行銷毀，并申請?zhí)顚憽段募N毀申請表》經(jīng)副管理者代表批準后方編制審核批準日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次8/9可執(zhí)行銷毀，并記錄。 文件管理 A) 受控文件不可用鉛筆填寫或用涂改液修正，不可亂涂畫，除文控中心人員外，其他任何人員不可私自復印或打印，否則，嚴肅處理；B) 所有有效文件都必須用文件夾進行管理，文件夾必須進行統(tǒng)一標識； C）文件在損壞、磨損、字跡不清時，文件保管部門須及時向文控中心申請更換。 受控文件遺失處理A) 當受控文件使用部門不慎遺失文件時，須及時填寫《受控文件遺失報告》，經(jīng)部門經(jīng)理級及以上人員審核、副管理者代表批準后，文控中心予以發(fā)放并保存此遺失報告；B) 對遺失紙張類受控文件人員將按5元/頁文件予以處罰，如將受控文件復印、外傳者，按100元/份文件予以