【正文】 公司編號(hào)，按漢語(yǔ)拼音的開(kāi)頭兩個(gè)漢字的第一個(gè)字母組合。 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編號(hào) HJ WI □□□ 指導(dǎo)書(shū)流水號(hào) 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)代號(hào)，為英文字母縮寫(xiě)。 公司編號(hào)，按漢語(yǔ)拼音的開(kāi)頭兩個(gè)漢字的第一個(gè)字母組合。 表單編號(hào)： □□ □□□ □□ 表單版次 表單流水號(hào) 部門(mén)編號(hào)，按漢語(yǔ)拼音的開(kāi)頭兩個(gè)漢字的第一個(gè)字母組合。 部門(mén)編號(hào)如下：總 經(jīng) 理 辦 公室人 事 行 政 部產(chǎn) 品 開(kāi) 發(fā) 部生 產(chǎn) 部品 質(zhì) 部營(yíng) 銷 中 心財(cái) 務(wù) 部ZJRSCPSCPZYXCW編制審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號(hào)HJOP001頁(yè) 次6/9 文件版次號(hào)（包括表單格式版次號(hào)以A、B、C……26個(gè)英文字母編列 ）A) 首版一律為：文件版次號(hào)：A0或格式版次：A0B) 每修訂一次，順次提升版本/版次號(hào)，如：第一次修訂，版本號(hào)：A1；第二次修訂，版本號(hào)：A2；……C) 所有文件修改5次后換版,（質(zhì)量手冊(cè)換版參照《質(zhì)量手冊(cè)》中的規(guī)定） 文件架構(gòu) 質(zhì)量手冊(cè)架構(gòu)：按ISO9001：2000條款，排列順序編訂各章節(jié)及項(xiàng)目，并明確體現(xiàn)章節(jié)內(nèi)項(xiàng)目所對(duì)應(yīng)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。 程序文件架構(gòu)：A) 目的；B) 范圍；C) 定義；D) 職責(zé)；E) 流程圖；F) 程序；G) 支持性文件；H) 記錄；I) 附錄。 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)架構(gòu)：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的架構(gòu)參照程序文件架構(gòu)，其中C、D、E、G可根據(jù)實(shí)際情況選擇是否需要。 文件標(biāo)準(zhǔn)格式： 封面按“RSA0001”（附件一）格式制作； 發(fā)放范圍及修改記錄按“RSA0002”（附件二）格式制作； 正文頁(yè)按“RSA0003”（附件三）格式制作，并統(tǒng)一編排頁(yè)次。 文件制訂、修訂、廢止 文件制訂：A) 根據(jù)實(shí)際工作需要，由文件編寫(xiě)部門(mén)提出《文件制修訂申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員審核后。制修訂承辦者參照“文件標(biāo)準(zhǔn)格式”擬訂文件內(nèi)容，確定文件版次號(hào)。聯(lián)同《文件制修訂申請(qǐng)表》呈相關(guān)人員審批，審批權(quán)限按本文件第四條款執(zhí)行；B) 在文件審核、批準(zhǔn)階段，若有任何意見(jiàn)由制修訂部門(mén)負(fù)責(zé)修改完善。 文件修訂： 編制審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號(hào)HJOP001頁(yè) 次7/9A) 文件需更改、修訂時(shí)，文件編寫(xiě)部門(mén)提出《文件制修訂申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員核準(zhǔn)后，由原制修訂部門(mén)職位承辦人參照“文件標(biāo)準(zhǔn)格式”修訂內(nèi)容，確定文件版次號(hào)，聯(lián)同《文件制修訂申請(qǐng)表》呈交相關(guān)責(zé)任人員審批，審批權(quán)限見(jiàn)第四條；B) 文字錯(cuò)誤，而不影響實(shí)質(zhì)文義時(shí)，則直接由各制修訂部門(mén)在文件上更改簽章后，一并納入下次新版修訂內(nèi)容之一。 文件廢止：A) 當(dāng)整份文件不適合公司運(yùn)作或考慮簡(jiǎn)化運(yùn)作需要?jiǎng)h減文件時(shí)，可由文件編寫(xiě)部門(mén)提出文件廢止申請(qǐng)；B) 文件廢止后原文件編號(hào)不得重復(fù)使用；C) 文件廢止由申請(qǐng)部組填寫(xiě)《文件廢止申請(qǐng)表》報(bào)原文件職位審批人批準(zhǔn)后可予以廢止。 文件發(fā)行及借閱管理 公司所有運(yùn)作文件的發(fā)放均需以受控文件形式發(fā)放且由文控中心負(fù)責(zé)，文控中心需確保發(fā)放到各部門(mén)使用的文件是最新有效版本； 各部門(mén)提交受控文件時(shí)須在“任何使用場(chǎng)所都必須有相應(yīng)適用文件”的原則填寫(xiě)“文件發(fā)放范圍”，文控中心按此范圍規(guī)定份數(shù)復(fù)印，在副本每頁(yè)正面蓋上藍(lán)色“受控副本”印章，填上副本編號(hào)后分發(fā)至相關(guān)部門(mén)，在受控文件正本每頁(yè)背面蓋上綠色“受控正本”印章，后分類歸檔保存； 受控文件的發(fā)放由文控中心填寫(xiě)《文件收發(fā)記錄表》，并由文件接收部門(mén)簽收確認(rèn)； 文控中心須制訂受控文件的《受控文件最新版一覽表》作為受控文件的主控清單； 當(dāng)使用部門(mén)需要增發(fā)受控文件副本時(shí),需書(shū)面向文控中心申請(qǐng)，經(jīng)副管理者代表批準(zhǔn)后予以發(fā)放。 文件及資料查閱、借閱管理A) 受控文件正本不得借閱,如有需要可在文控中心查閱；B) 因工作需要向公司借閱文件資料時(shí)，可書(shū)面向文控中心申請(qǐng)借閱副本，申請(qǐng)經(jīng)部經(jīng)理/總監(jiān)和副管理者代表批準(zhǔn)生效，公司保密文件（如供應(yīng)商資料等）借閱需總經(jīng)理批準(zhǔn)；C) 文控中心須登記記錄借閱文件情況。 文件回收 文件進(jìn)行換版時(shí)，文控中心應(yīng)于分發(fā)新版時(shí)按“文件發(fā)放范圍”收回所有的舊版文件并蓋上紅色“作廢文件”印章后銷毀，正本則蓋紅色“作廢文件”印章后作相應(yīng)保存； 文件回收時(shí)，文控中心須在《文件收發(fā)記錄表》回收欄記錄，并于確認(rèn)欄確認(rèn)； 借出類文件回收保管時(shí)，須進(jìn)行登記、注銷； 有需銷毀作廢文件均由文控中心進(jìn)行銷毀，并申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)副管理者代表批準(zhǔn)后方編制審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號(hào)HJOP001頁(yè) 次8/9可執(zhí)行銷毀，并記錄。 文件管理 A) 受控文件不可用鉛筆填寫(xiě)或用涂改液修正，不可亂涂畫(huà)，除文控中心人員外，其他任何人員不可私自復(fù)印或打印，否則，嚴(yán)肅處理；B) 所有有效文件都必須用文件夾進(jìn)行管理，文件夾必須進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識(shí)； C）文件在損壞、磨損、字跡不清時(shí)，文件保管部門(mén)須及時(shí)向文控中心申請(qǐng)更換。 受控文件遺失處理A) 當(dāng)受控文件使用部門(mén)不慎遺失文件時(shí)，須及時(shí)填寫(xiě)《受控文件遺失報(bào)告》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理級(jí)及以上人員審核、副管理者代表批準(zhǔn)后，文控中心予以發(fā)放并保存此遺失報(bào)告；B) 對(duì)遺失紙張類受控文件人員將按5元/頁(yè)文件予以處罰，如將受控文件復(fù)印、外傳者，按100元/份文件予以