《建和中恒投資公司行政管理制度doc》-文庫吧
2025-05-05 16:24 本頁面
【正文】 實物類檔案 。 其他檔案：由使用人提出需要歸檔管理的 重要文件、材料等 。 （二） 歸檔管理 文 件 檔案由 企管中心管理專員在 定稿后一周內(nèi)交 行政專員 歸檔。 要件歸檔，由 行政 專員在 辦理相關(guān)手續(xù)后歸檔，需隨資產(chǎn)、設(shè)備同行的要件，需到行政專員處登記備案后使用。 合同檔案歸檔，由行政專員 在合同簽訂一周內(nèi)收回合同原件，以傳真件 為原件的，合同中必須 注明“傳真件有效”字樣，否則視為無效原件。 人事檔案歸檔， 由人事專員 在正式手續(xù)辦完（或發(fā)放完）后一周內(nèi)歸檔。 財務(wù)賬簿、憑證、報表及財務(wù)的相關(guān)文件，按 季度 送檔案室歸檔。 特殊介質(zhì)檔案，應(yīng)由責(zé)任部門在形成后 1 個月內(nèi)移交檔案室歸檔，檔案管理人員應(yīng)隨時收集具有保存價值的聲像資料 及其它實物類檔案 。 其他檔案由使用人在檔案原件注明“需要歸檔備查”字樣，送檔案室登記歸檔。 建和中恒投資有限公司企管中心管理制度 4 行政專員 負責(zé) 對上述檔案歸檔 按時 跟蹤 、收集、催要 ， 審計部負責(zé)按月審計歸檔情況， 未按上述要求歸檔，每 項 扣罰 50 元。 （三） 檔案保管 行政專員負責(zé)檔案室及檔案的管理，各類檔案必須分類分柜保管，其中：人事檔案、財務(wù)檔案設(shè)專柜保管，專柜鑰匙由人事部和財務(wù)指定專人保管，行政專員負責(zé)其他箱柜鑰匙及檔案室門鑰匙的保管。 無論專用箱柜還是普通箱柜中的各類檔案，在歸檔時必須填寫《檔案 移交收進登記表 》 ，由 歸檔人與行政專員簽字確認。 （四） 檔案的借閱 查、借閱檔案的審核按以下程序執(zhí)行： 查閱本部門所屬檔案，需填寫《 行政事務(wù)申請單》 ，經(jīng)查閱部門經(jīng)理簽字后方可查閱。 查閱非本部門所屬檔案、或需要借出的，需填寫 《 行政事務(wù)申請單》 ，總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 查、借閱檔案不得圈劃、涂改、增冊、抽頁、剪裁、折疊、損壞、丟失、違者每項處以 100 元以上罰款； 行政專員負責(zé)對查、借閱檔案的回收做驗收、記錄，檔案發(fā)生丟失、壞損、找不到責(zé)任人時，由行政專員承擔(dān)。 （五） 檔案保存期限與銷毀 人事檔案、財務(wù)檔案的保存期限，以人力資源中心、財務(wù)中心要求為準； 其他檔案的保存期限，由行政專員每年與檔案所屬部門確認一次，如無保留必要，列清單經(jīng)所屬部門經(jīng)理簽字確認、報請企管中心審核、總經(jīng)理審批后銷毀。 附表 2：《 檔案移交收進登記表 》 、附表 4《 行政事務(wù)申請單》 四、文件 管理 （一） 范圍 規(guī)章制度、管理辦法、實施細則、通知、公告； 業(yè)務(wù)流程、設(shè)計文件、操作手冊； 填報的各種報表、紀要、記錄等。 建和中恒投資有限公司企管中心管理制度 5 （二） 文件的制定管理 各類文件的制定，由歸屬部門起草、企管中心統(tǒng)一組織討論通過，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 各類文件的審批流程按 OA 中文件審批流程執(zhí)行。 （三） 文件的編號管理 “規(guī)章制度、管理辦法、實施細則”等，按 OA 編號原則編號； “業(yè)務(wù)流程、設(shè)計文件、操作手冊”按 ERP 編號原則編號； 填報的各種報表、紀要、記錄等，屬 OA 中流轉(zhuǎn)的，按 OA 編號執(zhí)行；屬 ERP 中流轉(zhuǎn)的按 ERP 編號執(zhí)行； OA、 ERP 以外的報表、紀要、記錄參照 OA、 ERP 執(zhí)行。 （四） 文件的傳達、使用管理 規(guī)章制度、管理辦法、實施細則、通知、公告、紀要文件的傳達由 企管中心 負責(zé)。 OA、 ERP 中各類文件均實行級別權(quán)限查閱。 五、 實物 資產(chǎn)管理 （一） 范圍： 使用年限在一年以上，單價在 20xx 元以上的 實物資產(chǎn)，即 固定資產(chǎn) 。 單位價值在 20xx 元以下， 100 元（含）以上，并且使用年限在一年以上的 實物資產(chǎn)，即 低值易耗品 。 固定資產(chǎn)及低值易耗品以下統(tǒng)稱為 實物 資產(chǎn)。 （二） 實物 資產(chǎn)的購置管理： 需要添置資產(chǎn)的部門 依據(jù) 標準， 于每月 25 日前向企管中心提報 計劃 ，填寫《資產(chǎn)購置申請》 。辦公用品 為季度采購，每季度末月 25 日 報下季
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