【正文】 年 月 日 檔案工作管理辦法 第一章 總則 第一條 為加強本公司檔案工作，進一步提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營、管理以及其它各項工作中的作用，制定本辦法。 第二條 我公司檔案是指在從事生產(chǎn)、經(jīng)營、研究、管理以及其它各項活動中直接形成的，對公司和社會具有保存價值的各種文字、圖表、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。 第三條 集團公司及各分（子）公司 必須重視和健全檔案工作，并在人員、經(jīng)費、設(shè)備等方面予以保證。 第四條 立卷歸檔以我公司各部門、各分（子）公司產(chǎn)生的文件材料為主，須將反映本部門、本公司職能活動所產(chǎn)生的具有長期和重要查考價值的文件材料（與這類文件有密切聯(lián)系的社會機構(gòu)的來文）作為立卷歸檔的重點。 第五條 按年度歸檔的部門，應(yīng)在每年 6 月底以前完成上一年度的立卷歸檔工作；某一項目完成后須在兩個月內(nèi)完成立卷歸檔工作。 第二章 檔案類目 案卷編號 第六條 檔案分類視文件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按全宗、大類、小類三級分類。先 以全宗區(qū)分，然后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第七條 如因文件類型較多、三級分類不夠應(yīng)用時，須在第三級之后增設(shè)第四級“細類”。 第八條 同一“小類”的文件以裝訂于一個卷宗為原則，并賦予一個案卷號，一個全宗內(nèi)不得有相同的案卷號。如文件較多，一個卷宗不夠時，可以兩個以上的卷宗裝訂，并于案卷號后增設(shè)“卷次”編號，以便查考，同一案卷號后不得有相同的卷次號。 第九條 案卷索引表中的檔案號的表示方式如下 X1— X2— X3— X4 其中 X1 為全宗代號， X2 為小類號， X3 為案卷號， X4 為卷次號。 第十條 《檔案分類編號表》確定了集團公司及分（子）公司立卷類目。 第十一條 立卷類目一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第三章 平時歸卷 第十二條 公文承辦人員須及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)保存的文件材料搜集齊全，加以整理，送交行政部門整理歸卷，專業(yè)性文件材料（財務(wù)、人事、審計方面的）交相關(guān)職能部門。 第十三條 行政部門對文件進行點收后，按照“案卷類目”條款，將文件材料放入平時保存的文件盒內(nèi)，并在《收發(fā)文登記薄》上注明。 第四章 案 卷整理 目錄編制 第十四條 案卷裝訂應(yīng)以符合卷內(nèi)文件書寫格式，保證卷內(nèi)文件材料完整以及便于查考為原則。 第十五條 檔案管理部門須編制完整的《卷內(nèi)文件目錄》、《案卷索引表》、《分類文件目錄表》，在向集團公司檔案管理部門移交檔案時，一并上交。 第五章 調(diào)卷 第十六條 員工因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)審批。在檔案室當(dāng)場借閱者，免填《檔案調(diào)閱申請單》。 第十七條 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案立即歸入檔架?！稒n案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 第十八條 《檔案調(diào)閱申請單》以一單一案為原則，借閱時間以一周為限。如有特殊情形需延長，按調(diào)閱程序重新辦理。 第十九條 調(diào)卷人對于所調(diào)閱檔案，不得抽換增損。 第二十條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如需調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件，須經(jīng)行政部門主管同意。調(diào)閱設(shè)定密級的檔案，必須呈請總經(jīng)理批準(zhǔn)。 附件 《 檔案分類編號表 》 《 卷內(nèi)目錄表 》 《 備考表 》 《 案卷索引表 》 《 分類文件目錄表 》 《 檔案調(diào)閱申請單 》 檔案分類編號表 公司檔案序列編制模式 公司檔案分 類深度設(shè)二級類目，范圍分九大類， 65 個子目，具體類目及分項內(nèi)容與代碼為： A 行政管理 （ A 為大類代碼，下同） A1 規(guī)章、制度、辦法、守則（失效件在原件上加蓋失效?。? A2 文件（按收發(fā)日期順序編排） A3 戰(zhàn)略規(guī)劃 A4 目標(biāo)管理（含年計劃、目標(biāo)責(zé)任狀、月計劃、總結(jié)、經(jīng)營分析等） A5 企業(yè)文化建設(shè)（畫冊、內(nèi)部報刊、媒體報導(dǎo)等） A6 監(jiān)察、審計與處分、處理 A7 各類項目方案（可研報告，市場調(diào)查、分析、預(yù)測等） A8 公司各種證照，公司設(shè)立、變更資料 A9 公司財產(chǎn) A10 訴訟 A11 其他 B 合同（協(xié)議） B1 項目合同（含租賃、合作、轉(zhuǎn)讓、經(jīng)營管理等） B2 勞動人事合同（失效件加蓋失效印、標(biāo)準(zhǔn)時間） B3 購銷合同 B4 工程合同（含設(shè)計、施工、監(jiān)理等） B5 營銷合同（含廣告、宣傳等） B6 商品房銷售合同 B7 公司物業(yè)租賃合同 B8 其它合同 C 人力資源 C1 工資福利、勞動保險 C2 員工檔案（入職資料、考評、任免、獎懲等） C3 人力資源信息庫（注：不作明確分類，但歸檔應(yīng)分類集中） C4 員工培訓(xùn)、學(xué)習(xí) C5 人事合同（失效的加蓋失效 印、標(biāo)注時間） C6 其他（含參考文獻、法律法規(guī)） D 營銷 D1 營銷策劃、方案（含銷售資料、調(diào)查報告等） D2 廣告媒體 D3 重點客戶資料 D4 售后服務(wù)、物業(yè)管理 D5 營銷合同 D6 其它（含參考文獻、法律法規(guī)） E 財務(wù)管理 E1 憑證 E2 帳薄 E3 財務(wù)報告（報表、財務(wù)情況說明書） E4 預(yù)決算資料 E5 報稅資料 E6 財務(wù)合同 E7 其它 F 工程技術(shù) F1 項目資料（可研報告、國土、規(guī)劃、報建、立項、政策文件等） F2 項目技術(shù)資料（設(shè)計、 規(guī)劃方案、圖表、技術(shù)文件） F3 工程管理 F4 工程合同 F5 其它（法律法規(guī)，已失效的加蓋失效?。? G 客房業(yè)務(wù) G1 服務(wù) G2 布草 G3 PA G4 員工管理 G5 重點客戶資料 G6 其它 H 餐飲業(yè)務(wù) H1 服務(wù) H2 廚房 H3 員工管理 H4 重點客戶資料 H5 其它 I 其它業(yè)務(wù) 湖南 XX 企業(yè)集團有限公司 卷 內(nèi) 目 錄 檔號： 順 序號 文 號 責(zé)任者 題 名 日期 頁 號 備 注 卷內(nèi)備考表 單位名稱： 立卷時間： 案卷目錄號： 案卷號： 立卷人： 監(jiān)督人： 本卷內(nèi)的文件張數(shù)： 本卷內(nèi)需說明的情況： 湖南 XX 企業(yè)集團有限公司 案卷索引表 序號 案卷號 案卷題名 建檔 日期 儲存 位置 保存期限 湖南 XX 企業(yè)集團有限公司 分類文件目錄表 順序號 案卷號 文件號 文件標(biāo)題 （文件內(nèi)容） 責(zé)任人 歸卷日期 備注 湖南 XX 企業(yè)集團有限公司 檔案調(diào)閱申請單 編號： 申請部門 部門負責(zé)人 調(diào)卷人 / 經(jīng)辦人 檔案名稱及代碼 用途 是否設(shè)密及密級 調(diào)閱時間 行政部經(jīng)理 審批 總經(jīng)理審批 歸檔記載 管檔人 公務(wù)車輛管理辦法 第一章 適用范圍 第一條 公司轎車、貨車、客車等 的使用、保養(yǎng)、修理、事故處理，均適用本辦法。 第二章 車輛使用 第二條 每輛車由指定專門的駕駛員負責(zé)駕駛，非公司駕駛員不得駕駛公司車輛。 第三條 因公務(wù)需要用車，由行政部門統(tǒng)一調(diào)度，長途出車，應(yīng)事先填寫《派車單》；市內(nèi)出車，須在《出車記錄表》上詳細登記。車輛返回后，駕駛員將《派車單》填寫完整，并由用車人簽字認(rèn)可，作為報帳附件。 第四條 駕駛員在車輛使用前應(yīng)對車輛作車況檢查，如有故障或損壞等，應(yīng)立即報行政部門處理。 第五條 不出車時，駕駛員須將車停放于指定位置，并做好安全防范工作，如因失職造成損失，責(zé)任人應(yīng)負責(zé)賠償。 第三章 保養(yǎng) 第六 條 司機必須時刻保持車輛干凈整潔。 第七條 車輛零件設(shè)備由該車駕駛員負責(zé)保管，須保證完好。 第四章 修理 第八條 凡公司車輛的修理或保養(yǎng)事宜，除緊急狀況外，司機應(yīng)事先申請，在獲得批準(zhǔn)后，方可在行政部其他人的陪同下，送公司指定維修廠維修或榜樣。 第九條 公務(wù)車行駛途中，發(fā)生故障，需緊急送修的，應(yīng)先報所在行政部門負責(zé)人核準(zhǔn)。 第五章 事故處理 第十條 駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則。公司車輛因公違反交通規(guī)則時，如為司機個人過失，其罰款由當(dāng)事人自行負擔(dān)；如因車輛本身原因或由不可抗拒因素造成，罰款由公司負責(zé)。 第十一條 車輛如在途中發(fā)生交 通事故，司機應(yīng)及時向交警和保險公司報案，并即刻與所在單位行政部負責(zé)人聯(lián)絡(luò)，行政部負責(zé)人應(yīng)派人前往現(xiàn)場協(xié)調(diào)處理。 第十二條 與 交通事故 有 關(guān)的保險理賠作業(yè)，當(dāng)事司機應(yīng)配合行政部負責(zé)處理。 第十三條 未經(jīng)公司許可，擅自使用公車者，所發(fā)生事故與公司無關(guān)，由當(dāng)事人自行承擔(dān)一切責(zé)任，公司保留進一步追究其責(zé)任的權(quán)力。 第六章 費用管理 第十四條 由財務(wù)部門根據(jù)車輛的使用情況核定費用計劃和備用金標(biāo)準(zhǔn)，行政部為每輛車建立費用檔案和維修檔案；經(jīng)行政部審核之后，司機方可報帳。 第十五條 集團內(nèi)車輛的調(diào)配使用，用車單位應(yīng)向集團公司 行政策劃部申請，發(fā)生的費用由用車單位承擔(dān)，其結(jié)算方式和程序按財務(wù)制度執(zhí)行，司機要認(rèn)真作好出車登記。 湖南 XX 企業(yè)集團有限公司 派車單 編號： 用車申請人 目的地 車號 用車時間 月 日 時至 月 日 時 事由 行政部 使用人簽字 使用情況記載 （由司機填寫） 路橋費 里程表 起 油料費 止 湖南 XX 企業(yè)集團有限公司 出 車記錄 （適用于市內(nèi)）