【正文】 據(jù)獨立存放，在恢復時可有選擇的進行恢復。6． 集中備份、集中恢復備份所有賬套的數(shù)據(jù)，集中備份的數(shù)據(jù)只能由集中恢復來完成。這種方法不能用來單獨備份和恢復某個賬套的數(shù)據(jù)。一、 注意事項1．“財務主管”輸入時要注意，在首次使用其他模塊時，軟件要求輸入的操作員姓名就是財務主管，日后再由財務主管為普通操作分配權限。2．“建賬日期”輸入的時候，要特別的謹慎，建賬日期可理解為“領取電子賬本日期”，一般指計算機正式記賬的月份。例如：您在6月份安裝使用本模塊，您又想從同年4月份開始輸入憑證做賬，那么“建賬日期”應該是4月份而不是系統(tǒng)默認的6月份。3．為了保證數(shù)據(jù)的安全，所有的計算機操作員必須責任明確，職能分離，為此本軟件設定了三類操作員：系統(tǒng)管理員、財務主管、和普通操作員，該部分“核算管理單位”功能必須完全由系統(tǒng)管理員來掌握，而系統(tǒng)管理員本身是不涉足任何的會計業(yè)務。關于財務主管和普通操作員的關系，將在以后的說明中進一步的闡述。賬務管理系統(tǒng)概述賬務處理是整個財務過程的根本，“賬務管理系統(tǒng)”模塊也是整套財務軟件的核心部分。在“賬務管理系統(tǒng)”中，按業(yè)務將總在功能劃分為以下幾個子模塊：1． 初始設置2． 日常賬務3． 部門核算4． 預算管理5． 系統(tǒng)管理6． 切換賬套7． 切換用戶在這幾個模塊中，“初始設置”是需要首先完成的。若不完成初始工作，軟件將阻止對其他模塊的操作（“系統(tǒng)管理”除外）?！俺跏荚O置”包含了很多的重要的操作，像會計科目體系建立、記賬憑證設置、憑證錄入等等，為保證賬冊數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性，還必須輸入各種明細科目的年初余額、年初到建賬日期期間的借貸雙方的累計發(fā)生額。初始設置是手工賬到電腦賬的銜接過程。初始設置工作的質量對日后的正常賬務處理有直接的影響。在初始工作完成以后，其它幾個子模塊才可以使用，同時“初始設置”也已不起作用，不能再進入?！叭粘Ｙ~務”是這個賬務處理模塊的核心，大部分的日常賬務處理如憑證錄入修改、憑證審核、記賬、結賬和各類賬表打印等都在這里處理?！安块T核算”內容是以查詢，統(tǒng)計為主?！邦A算管理”是指對本年度按科目、部門方式進行預算設置已經(jīng)統(tǒng)計。“系統(tǒng)管理”中具有“切換賬套”、“切換用戶”、切換年度等很多的重要功能。初始設置在使用“賬務管理系統(tǒng)”前，先要運行“核算單位”進行設置，待分配到核算單位后才可以進行具體的操作。用鼠標雙擊“賬務”圖標，進入選擇賬套界面，選擇賬套并登錄后出現(xiàn)系統(tǒng)主工作界面。如下圖： 圖3 點擊“初始設置”圖標，進進入初始設置窗口。在窗口左側有若干子菜單： 圖4財務制度設置如果賬套是沿用的舊財務制度，則在2010年的初始化模塊中，會提供切換至新財務制度的選項，您在2010年初必須完成新財務制度的切換工作?？颇吭O置科目代碼寬度設置點擊相應子菜單“科目代碼寬度設置”，在右方彈出對話框 圖5設置會計科目體系當中最基礎的參數(shù)：科目總級數(shù)、各級科目代碼的寬度。本軟件最多有7級科目，每級代碼寬度為2或者3，也有4位，在操作中，假如不需要第五、第六、第七級科目，那么可以不去設置五、六、七級科目的長度即可。同時必須謹慎設置代碼寬度，盡可能的考慮周全，因為科目代碼寬度一經(jīng)初始化完成，就不可以再進行修改了?？颇吭O置點擊子菜單“科目設置”，則在屏幕右側出現(xiàn)科目明細表，如圖： 圖6在此可以增加、刪除、修改科目，也可以打印科目表。在首次使用時，就已經(jīng)存在這些科目，這是工會財務制度中規(guī)定的相應的科目，也可以根據(jù)實際情況修改這些科目，如修改科目的屬性，也可以增加二級，三級科目等。每個科目都有一下屬性：（1） 科目代碼（2） 科目名稱（3） 科目性質（4） 余額方向（5） 部門核算（6） 經(jīng)費核算 在科目表中，選擇其中一個科目，有一藍色橫條，表示此行為當前行，當前的修改，刪除都是對該行科目進行的。 當需要增加新科目時，點擊“增加”鍵，屏幕會出現(xiàn)科目輸入窗，如圖： 圖7“科目代碼”輸入時要符合“科目代碼寬度”中的科目級數(shù)和寬度；“科目名稱”可以輸入漢字、英文、數(shù)字或其他字符；“科目性質”中有7種選擇，每個科目根據(jù)自身的性質來選擇其中之一，如圖： 圖8“余額方向”是指本科目的余額是在借方還是在貸方，或者是可借可貸，在這有三種選擇：借方、貸方、兩性。如果選擇了“兩性”，那么該科目在以后的賬頁輸出中，余額能自動根據(jù)余額的正負切換成借或貸，而余額則始終顯示為正數(shù)?！安块T核算”表示該科目是否參與部門核算。在流通行業(yè)中，通常損益類科目需要核算到部門。該項選擇只有在“部門核算方式”中已設置核算到部門后，才會起作用。在所有信息輸入完成后，按“確定”鍵，如果遇到以下情況，軟件將阻止存盤并作出提示：（1） 科目代碼級數(shù)或寬度不對；（2） 科目代碼級數(shù)跳空，如在“102”不存在的情況下輸入“10201”科目；（3） 需要增加的科目代碼已經(jīng)存在；存入后，新增科目自動會按照科目代碼的的順序進行排列，處于合適的位置。如果要修改某個科目，可以用鼠標直接雙擊該科目，也可將橫條移動到該科目位置，然后按“修改”鍵進行修改，其方式和增加科目的操作方式基本一致。“刪除”鍵用于刪除當前的科目，當前科目有下級科目的情況下，不能直接刪除該科目，必須從最末級科目刪起?？颇坑囝~設置初始科目余額會計科目設置好了以后，需要在此輸入各科目的年初的余額、年初至建賬日期的借、貸、累計發(fā)生額。例如您的建賬日期是“2005年10月”，那么你必須準備的數(shù)據(jù)是：各個科目的“2005年1月1日”余額，1月1日至9月底（已結賬）的借、貸累計發(fā)生額。科目余額窗口中，有些條目是黑色字體，表示這類科目不屬于末級科目，其數(shù)據(jù)是由下級科目逐級匯總而成，而不能直接輸入。窗口的“當前余額”欄是軟件根據(jù)輸入的年初余額、借方累計、貸方累計自動計算出來的。末級科目的余額輸入完成后，系統(tǒng)會自動將余額匯總至上級科目。若是本年度1月1日建賬，初始錄入見面就只有“年初余額”、“當前余額”兩項，而沒有借貸方累計額的錄入欄。每次錄入完數(shù)據(jù)后，都必須點擊“存入”鍵進行保存。其他的功能還有“打印”、“退出”。部門核算設置部門設置與核算方式“核算方式”有兩種方式可以選擇：（1）不進行部門核算 （2）核算到部門如果在“核算方式”選項中，選擇了“核算到部門”，則一定要再做“部門設置”的操作。初始部門余額進入本功能后，系統(tǒng)將提供一個部門核算科目窗，上面列舉了所有部門核算、且已錄入余額的科目，雙擊所選科目即可進入具體設置?？颇坑囝~表中該科目的當前總余額與在此輸入的每個部門的余額總計數(shù)是相等的。如圖： 圖9 選擇好部門，然后在余額欄中輸入該部門的余額，點確認。這里要注意的是，只有設置了科目初始余額的科目才被允許初始部門余額。初始設置完成初始科目余額平衡驗證在做完前面的工作后，可以認為已基本完成初始化工作了，下面要做的就是對剛才輸入的數(shù)據(jù)進行驗證，查看是否平衡。初始化完成確認此功能共有4種檢驗項目如下圖： 圖10其中“科目合法性”是用來檢查科目代碼長度是否正確、是否存在代碼跳空；“科目余額逐級匯總檢查”將自動對所有科目的余額重新從下級科目往上級科目匯總一遍，發(fā)現(xiàn)錯誤將自動更正?！昂藢Σ块T賬余額”即對逐筆輸入的部門賬并和科目余額表中的當前余額按科目核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，就會提示；“試算平衡”將對3各方面進行平衡檢查：年初余額的借方合計數(shù)＝貸方合計數(shù)、借方發(fā)生額累計數(shù)＝貸方發(fā)生額累計數(shù)、當前余額的借方合計數(shù)＝貸方合計數(shù)。以上4種檢查是連續(xù)進行的。當上一步未通過檢查，下一步則不與進行，操作員予以更正操作。若上述驗證都能通過，系統(tǒng)就將進行數(shù)據(jù)備份，選擇合適的位置進行數(shù)據(jù)備份后，即完成了初始工作的設置。日常賬務“日常賬務”是賬務系統(tǒng)的主要組成部分，大部分的業(yè)務都是在這個模塊中完成的。如下圖： 圖11憑證處理“憑證處理”主要圍繞了憑證處理業(yè)務這個基本工作，如憑證錄入、修改、匯總、記賬、結賬。平常企業(yè)錄入工作量最大的就是錄入會計憑證。憑證錄入后經(jīng)審核就可以記賬，即自動將憑證內容記入各類明細賬和總賬。憑證錄入點擊菜單，如圖： 圖12在左上角部分，憑證號是由電腦自動產生的，每張憑證都有獨立的憑證號，如0000002等。憑證號每個月都是從0001開始。憑證中每筆業(yè)務有以下4個基本內容：摘要、科目名稱、借方金額、貸方金額“摘要”可以直接輸入漢字，如果想查詢摘要代碼，可用鼠標點擊窗口右下角的“摘要”鍵，打開摘要窗口，并可以直接從摘要窗口中選擇輸入。關于“科目”的輸入，有3種方法可以使用：輸入科目代碼、輸入科目名稱、打開會計科目窗口雙擊所選科目。窗口中共有6筆分錄，并有一橫條，表示該行為“當前”行。窗口底部有一合計行，上有借方合計和貸方合計，只要金額一經(jīng)錄入，軟件立即會自動統(tǒng)計并顯示合計，所有借貸是否平衡一目了然。如果一張6筆分錄不夠用，那么在你錄入完6筆之后，系統(tǒng)會自動追加一行，所以一張憑證的行數(shù)是沒有限制的。同時，下方的“刪除”鍵用以刪除當前行。在屏幕右下角有“存為快速憑證”，錄入憑證的同時，將其保存為快速憑證。當一張憑證輸入完成以后，點擊“確認”鍵存入本張憑證。遇到輸入錯誤時，系統(tǒng)會列出錯誤信息，阻止存盤。當憑證存入成功后，屏幕被刷新，并要求輸入下一張憑證的日期，開始下一張憑證的錄入。憑證修改、刪除要修改刪除憑證，必須先選擇憑證范圍，類似“憑證查詢”那樣的操作，如圖： 圖13查詢窗口中條項數(shù)目比“憑證查詢”的少，因為只有未記賬、未審核的憑證才能被修改和刪除。進入憑證窗口后，在屏幕左上和右下分別有“修改”、“刪除”按鈕。點擊“修改”后，才能進行修改，修改完以后，點擊“完成”，即完成修改。選擇好想要刪除的憑證，