【正文】 文件的順序號 表示部門 表示文件級別 表示公司 ① HS：表示丁氏公司 1：表示一級文件 2：表示二級文件 3：表示三級文件 E：表示外部文件 ② MT：管理層 SH：審核組 RD：產品開發(fā)部 MS：市場營銷部 WX：維修部 PU：采購部 PD：生產部 FD：財務部 HR：人資部 QM：質量管理部 例: 如果是公司人資部第11份指導性文件則編號為HS2HR11。 ： ①文件的版本用A、B、C、D…Z表示。 ②文件的版次用0、3…9表示。 ③版本與版次的使用規(guī)定：文件進行了小修改后，必須更改文件的版次，→→；當文件進行了較大的改動后，須進行換版處理，→→。 : ①文件的邊框距離規(guī)定: A 裝訂線一側留空白距離2cm。 B 。 HS文件類別江門市丁氏粘合劑實業(yè)有限公司文件資料及質量記錄控制 文件編號HS1—HR—01質量手冊 頁碼:6/57 C 本規(guī)定適用于本公司所有文件、資料。 ②質量手冊的文件格式： A 封面格式（附件一） B 正文格式由表頭、正文組成。 表頭格式 HS文件類別江門市丁氏粘合劑實業(yè)有限公司文件資料及質量記錄控制 文件編號HS1—HR—01質量手冊 頁碼: / 正文的格式為（目的 范圍 職責 定義 作業(yè)程序 相關文件 相關表單 附件） ③指導性文件格式: A 文字類有封面格式；表格性文件直接在表頭上設置制定、審批、會簽等相關欄目。 B正文格式由表頭、正文組成；各部門指導性文件視具體情況而定。 ④表單\表格格式: 各種表單和表格的格式視具體情況而定。 、審核、批準和控制規(guī)定：文件的名稱文件級別編制人審核人批準人控制部門質量手冊一級相關部門主管管理者代表董 事 長人資部指導性文件二級相關部門主管管理者代表 或審核組廠 長人資部表單、表格三級相 關 部 門相關部門主管管理者代表或審核組人資部 ： ①公司文件的歸檔：經批準的公司各級文件原稿均須歸檔到人資部進行統(tǒng)一管理并由文件管理員填寫“文件/資料歸檔登記表”。 ②外部文件的歸檔：與質量管理體系相關的所有外部文件均須歸檔到人資部進行統(tǒng)一管理，并填寫“外部文件/資料歸檔登記表”。 ③存入軟盤的文件由文件管理員進行歸檔登記，為防止文件的丟失，所有存入軟盤的文件均應有書面?zhèn)浞荨? ④原件背面加注“原件”以示區(qū)別。 ： ①文件發(fā)放前的審批：由人資部文件管理員視各部門需要而填寫“文件/資料發(fā)放領用回收審批登記表”，經廠長審批后，做好發(fā)放的準備。 ②文件發(fā)放：所發(fā)放文件必須加蓋 “受控文件”印章，且需填寫“文件/資料發(fā)給部門及份數(shù)審批一覽表”經管理者代表審批后，方可填寫“文件/資料發(fā)放領用審批表”，以確保文件/資料的有效性發(fā)放及運行。（表單發(fā)放不須加蓋印章，但須填寫相應控制表單） ③對所發(fā)放的一級和二級文件必須加蓋藍色受控印章進行管理，禁止使用無受控印章及自行復印的文件。對于三級文件發(fā)放雖不必加蓋受控印章，但必須確保是現(xiàn)行有效版本。 ④蓋受控印章原則：作為指導性文件而發(fā)放的需蓋受控印章，不做指導性文件發(fā)放的，則蓋非受控印章，如對外發(fā)放圖紙或指導性文件時。（向供應商及認證機構發(fā)放的文件屬于非受控文件。 ⑤視情況需要把文件原件發(fā)放給使用部門，由使用部門保管。 ⑥分發(fā)號的規(guī)定： 董事長：HS01 廠長：HS02 管理者代表：HS03 人資部：HS04 財務部：HS05 采購部：HS06 市場營銷部：HS07 產品開發(fā)部：HS08 質量管理部：HS09 生產部：HS10 維修部：HS11 其它：HS12 HS文件類別江門市丁氏粘合劑實業(yè)有限公司文件資料及質量記錄控制 文件編號HS1—HR—01 質量手冊 頁碼:7/57 ： 為確保各相關部門所使用的文件均為有效文件，人資部負責人每月必須對各相關部門所用的文件進行有效性確認，防止使用失效文件，并把確認情況記錄于“在用文件資料有效性檢查記錄表”中。 : ①文件的更改 A 當需要對文件更改時,更改單位應發(fā)出聯(lián)絡單給審核組，報管理者代表同意，向人資部提出更改文件的要求,人資部將所需更改的文件利用再用紙復印一份并加注”文件更改”后,交給更改文件部門主管進行文件更改。 B 文件更改完成后,須得到原審核人以及原批準人的同意,并在”文件/資料更改申請表”上簽名同意。人資部將更改好的文件進行打印、換版、歸檔、回收、發(fā)放，前一版文件進行作廢保留控制。 ②文件的換版管理 A 當文件的改動較小時，只做更換版次的處理； B 當文件的改動較大時，須做更換版本的處理； C 版本和版次的更換權利由人資部負責人決定。 ③更改文件的發(fā)放 A 文件更改完成后，人資部文件管理員在發(fā)放文件同時向相關部門繳回更改前的文件，并在“文件/資料繳回/再發(fā)登記表”中登記，該文件的原稿要加注“作廢文件保留”，其余文件要銷毀，并記錄在“文件/資料作廢/保留/銷毀登記表”中。 ④作廢文件的保留期限，原則上定為三年，個別文件視具體情況而定。須在“文件資料作廢/保留/銷毀登記表”中相應欄目記錄保留期限。 、遺失和補發(fā) ①文件損壞 當文件使用者不小心把所發(fā)的文件損壞時，須填寫“補發(fā)文件申請單”，人資部負責人同意后辦理文件補發(fā)手續(xù)，并上繳損壞文件，由文件管理員進行銷毀并記錄表中； ②文件補發(fā) 文件使用者不小心把文件遺失時，根據(jù)遺失文件的輕重對責任人進行批評或適當?shù)奶幜P，補發(fā)時須填寫書面申請，經人資部負責人同意后辦理文件補辦手續(xù)。 需臨時借閱文件的人員,填寫”文件/資料借閱申請單”, 經人資部負責人批準后方可借閱，并由文件管理員填寫“文件資料借閱登記表”，借閱者應在指定日期歸還文件，到期末歸還由文件管理員收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 ①直接引用的各類外部文件，由廠長或人資部負責人批準后方可發(fā)放使用； ②人資部負責定期（每年初）到有關部門核查所使用的國家標準、行業(yè)標準等外部文件是否為有效版本，及時更換過期文件。 ③人資部負責檢查企業(yè)所執(zhí)行的有關國家及地方等法律法規(guī)性文件的有效性； ④人資部對發(fā)放到企業(yè)外部的受控文件進行發(fā)放登記及更換、作廢的控制。 5．12 質量記錄之歸檔、儲存、維護原則 ①各部門負責對本部門質量記錄的保管，以每年一次（或視需要）把質量記錄歸檔到產品開發(fā)部。 ②質量記錄編號采單據(jù)編碼者，依單據(jù)號連續(xù)編成順序排列。 ③質量記錄編號采流水號碼者，依流水碼由小到大連續(xù)編成。 HS 文件類別江門市丁氏粘合劑實業(yè)有限公司文件資料及質量記錄控制 文件編號HS1—HR—01 質量手冊 頁碼:8/57 ④無流水號或單據(jù)編號者，依記錄日期依序歸檔。 ⑤歸檔時機有：每日整理方式（日報表）、每月整理方式（月報表）、每季整理方式（日報/周報/月報）、每半年整理方式（月報）、每年整理方式（月報、年報）。 ⑥歸檔標示：整理歸檔完成時，質量記錄之外部、封箱外部加以標示，質量記錄內容及期間之質量記錄，以達到易于取閱之原則，如標示于檔案夾之外部或整理成疊之報表封面上。 ⑦儲存原則：儲存于檔案夾中，或裝訂成冊置于箱中，擺放整齊。 ⑧質量記錄保存期限依“質量記錄歸檔清單”所載，逾期之質量記錄由廠長及人資部視情況決定銷毀或繼續(xù)保存。 ⑼質量記錄應妥善保管，以防止損壞、變質、遺失。 使用表單 (領用)審批登記表 （歸檔）表 HS文件類別江門市丁氏粘合劑實業(yè)有限公司文件資料及質量記錄控制 文件編號HS1—HR—01質量手冊 頁碼:9/57附件一：HS 江門市丁氏粘合劑實業(yè)有限公司質 量 手 冊 審 核： 日 期： 批 準： 日 期： 版 號： 頁 :共 頁 受控印單： 生效日期:HS文件類別江門市丁氏粘合劑實業(yè)有限公司管理承諾 文件編號HS1—MT—01 質量手冊 頁碼:10/57公司董事長為了建立和改進質量管理體系并確保持續(xù)改進的有效性，在此作出如下承諾：、法規(guī)要求的重要性。、法律、法規(guī)要求建立質量管理體系，確保質量目標的制定及實現(xiàn)。，必要時增加管理評審的頻次。，為保證各個過程有效和持續(xù)改進，公司確保各個過程可獲得必要的資源。HS文件類別江門市丁氏粘合劑實業(yè)有限公司以顧客為中心 文件編號HS1—MS—01 質量手冊 頁碼:11/571目的 確保公司全員都能以顧客為中心而進行日常工作，全員的工作目標是滿足顧客要求并盡力超越顧客的期望，最終達到使公司永立于不敗之地而長期成功的目的。2范圍 凡與顧客有關聯(lián)活動的部門和人員均適用。3定義無4職責，并識別顧客未來的需要?！邦櫩蜐M意度調查”、“顧客滿意度評價”及“顧客滿意度調查不滿事項改進管理”的組織，跟蹤管理工作，并由“一般事項”中識別出顧客未來的需要，與廠長、審核組溝通；確保公司能超越顧客的期望。，確保顧客滿意并盡力超越顧客的期望。5作業(yè)內容。 市場營銷部負責人為了確保把顧客的需要和期望轉化為己確定的顧客要求，須進行必要的內部和與顧客的溝通，且留下記錄；并跟蹤管理顧客要求的實現(xiàn)過程，促使過程的結果達到顧客滿意。a. 公司必須每季進行一次“顧客滿意度調查”，對象為易于調查的5—6名顧客。b. 在調查表中顯示出不滿意的事項即為顧客當前的需要，市場營銷部協(xié)同審核組須在2日之內進行“顧客滿意度的評價”，并用“顧客滿意度調查不滿事項改善管理表”來舉行會議，決定出改善方案，改善期限，責任部門及責任人，并指派專人跟蹤管理改善實施狀況，及時報告進度情況和改善效果，促使顧客不滿事項的及時改善，以便盡早回復顧客，讓顧客滿意。，滿足顧客要求并盡力超越顧客的期望。在“顧客滿意度調查”中，凡被顧客評定為“一般”的事項，包含有顧客潛在的未來需要，公司市場營銷部的相關人員必須通過電話等形式向顧客了解評定為一般事項的緣由，并從中識別出顧客未來的需要，及時與顧客溝通，將這些未來需要予以書面化文件的形式讓顧客確定。市場營銷部將己確定的顧客的未來需要，進行充分的策劃，并責任分工到人，限期完成相關事項，指派專人跟蹤管理各項工作，確保此過程的結果超越顧客的期望。公司須長期將此項工作不斷完善地進行下去，既可達到顧客滿意的目的，又大大地增強了公司的競爭實力。a. 產品的形成過程為：識別顧客的需要——公司相關人員完全理解——判定公司有能力實現(xiàn)顧客的需要——策劃——設計開發(fā)——生產——服務——產品實現(xiàn)——顧客滿意。b. 必須確保經多次轉換后，過程的結果能讓顧