【正文】 文件的順序號(hào) 表示部門 表示文件級(jí)別 表示公司 ① HS：表示丁氏公司 1：表示一級(jí)文件 2：表示二級(jí)文件 3：表示三級(jí)文件 E：表示外部文件 ② MT：管理層 SH：審核組 RD：產(chǎn)品開發(fā)部 MS：市場營銷部 WX：維修部 PU：采購部 PD：生產(chǎn)部 FD：財(cái)務(wù)部 HR：人資部 QM：質(zhì)量管理部 例: 如果是公司人資部第11份指導(dǎo)性文件則編號(hào)為HS2HR11。 ： ①文件的版本用A、B、C、D…Z表示。 ②文件的版次用0、3…9表示。 ③版本與版次的使用規(guī)定：文件進(jìn)行了小修改后，必須更改文件的版次，→→；當(dāng)文件進(jìn)行了較大的改動(dòng)后，須進(jìn)行換版處理，→→。 : ①文件的邊框距離規(guī)定: A 裝訂線一側(cè)留空白距離2cm。 B 。 HS文件類別江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào)HS1—HR—01質(zhì)量手冊 頁碼:6/57 C 本規(guī)定適用于本公司所有文件、資料。 ②質(zhì)量手冊的文件格式： A 封面格式（附件一） B 正文格式由表頭、正文組成。 表頭格式 HS文件類別江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào)HS1—HR—01質(zhì)量手冊 頁碼: / 正文的格式為（目的 范圍 職責(zé) 定義 作業(yè)程序 相關(guān)文件 相關(guān)表單 附件） ③指導(dǎo)性文件格式: A 文字類有封面格式；表格性文件直接在表頭上設(shè)置制定、審批、會(huì)簽等相關(guān)欄目。 B正文格式由表頭、正文組成；各部門指導(dǎo)性文件視具體情況而定。 ④表單\表格格式: 各種表單和表格的格式視具體情況而定。 、審核、批準(zhǔn)和控制規(guī)定：文件的名稱文件級(jí)別編制人審核人批準(zhǔn)人控制部門質(zhì)量手冊一級(jí)相關(guān)部門主管管理者代表董 事 長人資部指導(dǎo)性文件二級(jí)相關(guān)部門主管管理者代表 或?qū)徍私M廠 長人資部表單、表格三級(jí)相 關(guān) 部 門相關(guān)部門主管管理者代表或?qū)徍私M人資部 ： ①公司文件的歸檔：經(jīng)批準(zhǔn)的公司各級(jí)文件原稿均須歸檔到人資部進(jìn)行統(tǒng)一管理并由文件管理員填寫“文件/資料歸檔登記表”。 ②外部文件的歸檔：與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有外部文件均須歸檔到人資部進(jìn)行統(tǒng)一管理，并填寫“外部文件/資料歸檔登記表”。 ③存入軟盤的文件由文件管理員進(jìn)行歸檔登記，為防止文件的丟失，所有存入軟盤的文件均應(yīng)有書面?zhèn)浞荨? ④原件背面加注“原件”以示區(qū)別。 ： ①文件發(fā)放前的審批：由人資部文件管理員視各部門需要而填寫“文件/資料發(fā)放領(lǐng)用回收審批登記表”，經(jīng)廠長審批后，做好發(fā)放的準(zhǔn)備。 ②文件發(fā)放：所發(fā)放文件必須加蓋 “受控文件”印章，且需填寫“文件/資料發(fā)給部門及份數(shù)審批一覽表”經(jīng)管理者代表審批后，方可填寫“文件/資料發(fā)放領(lǐng)用審批表”，以確保文件/資料的有效性發(fā)放及運(yùn)行。（表單發(fā)放不須加蓋印章，但須填寫相應(yīng)控制表單） ③對(duì)所發(fā)放的一級(jí)和二級(jí)文件必須加蓋藍(lán)色受控印章進(jìn)行管理，禁止使用無受控印章及自行復(fù)印的文件。對(duì)于三級(jí)文件發(fā)放雖不必加蓋受控印章，但必須確保是現(xiàn)行有效版本。 ④蓋受控印章原則：作為指導(dǎo)性文件而發(fā)放的需蓋受控印章，不做指導(dǎo)性文件發(fā)放的，則蓋非受控印章，如對(duì)外發(fā)放圖紙或指導(dǎo)性文件時(shí)。（向供應(yīng)商及認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)放的文件屬于非受控文件。 ⑤視情況需要把文件原件發(fā)放給使用部門，由使用部門保管。 ⑥分發(fā)號(hào)的規(guī)定： 董事長：HS01 廠長：HS02 管理者代表：HS03 人資部：HS04 財(cái)務(wù)部：HS05 采購部：HS06 市場營銷部：HS07 產(chǎn)品開發(fā)部：HS08 質(zhì)量管理部：HS09 生產(chǎn)部：HS10 維修部：HS11 其它：HS12 HS文件類別江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào)HS1—HR—01 質(zhì)量手冊 頁碼:7/57 ： 為確保各相關(guān)部門所使用的文件均為有效文件，人資部負(fù)責(zé)人每月必須對(duì)各相關(guān)部門所用的文件進(jìn)行有效性確認(rèn)，防止使用失效文件，并把確認(rèn)情況記錄于“在用文件資料有效性檢查記錄表”中。 : ①文件的更改 A 當(dāng)需要對(duì)文件更改時(shí),更改單位應(yīng)發(fā)出聯(lián)絡(luò)單給審核組，報(bào)管理者代表同意，向人資部提出更改文件的要求,人資部將所需更改的文件利用再用紙復(fù)印一份并加注”文件更改”后,交給更改文件部門主管進(jìn)行文件更改。 B 文件更改完成后,須得到原審核人以及原批準(zhǔn)人的同意,并在”文件/資料更改申請表”上簽名同意。人資部將更改好的文件進(jìn)行打印、換版、歸檔、回收、發(fā)放，前一版文件進(jìn)行作廢保留控制。 ②文件的換版管理 A 當(dāng)文件的改動(dòng)較小時(shí)，只做更換版次的處理； B 當(dāng)文件的改動(dòng)較大時(shí)，須做更換版本的處理； C 版本和版次的更換權(quán)利由人資部負(fù)責(zé)人決定。 ③更改文件的發(fā)放 A 文件更改完成后，人資部文件管理員在發(fā)放文件同時(shí)向相關(guān)部門繳回更改前的文件，并在“文件/資料繳回/再發(fā)登記表”中登記，該文件的原稿要加注“作廢文件保留”，其余文件要銷毀，并記錄在“文件/資料作廢/保留/銷毀登記表”中。 ④作廢文件的保留期限，原則上定為三年，個(gè)別文件視具體情況而定。須在“文件資料作廢/保留/銷毀登記表”中相應(yīng)欄目記錄保留期限。 、遺失和補(bǔ)發(fā) ①文件損壞 當(dāng)文件使用者不小心把所發(fā)的文件損壞時(shí)，須填寫“補(bǔ)發(fā)文件申請單”，人資部負(fù)責(zé)人同意后辦理文件補(bǔ)發(fā)手續(xù)，并上繳損壞文件，由文件管理員進(jìn)行銷毀并記錄表中； ②文件補(bǔ)發(fā) 文件使用者不小心把文件遺失時(shí)，根據(jù)遺失文件的輕重對(duì)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)或適當(dāng)?shù)奶幜P，補(bǔ)發(fā)時(shí)須填寫書面申請，經(jīng)人資部負(fù)責(zé)人同意后辦理文件補(bǔ)辦手續(xù)。 需臨時(shí)借閱文件的人員,填寫”文件/資料借閱申請單”, 經(jīng)人資部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，并由文件管理員填寫“文件資料借閱登記表”，借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，到期末歸還由文件管理員收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 ①直接引用的各類外部文件，由廠長或人資部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放使用； ②人資部負(fù)責(zé)定期（每年初）到有關(guān)部門核查所使用的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部文件是否為有效版本，及時(shí)更換過期文件。 ③人資部負(fù)責(zé)檢查企業(yè)所執(zhí)行的有關(guān)國家及地方等法律法規(guī)性文件的有效性； ④人資部對(duì)發(fā)放到企業(yè)外部的受控文件進(jìn)行發(fā)放登記及更換、作廢的控制。 5．12 質(zhì)量記錄之歸檔、儲(chǔ)存、維護(hù)原則 ①各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門質(zhì)量記錄的保管，以每年一次（或視需要）把質(zhì)量記錄歸檔到產(chǎn)品開發(fā)部。 ②質(zhì)量記錄編號(hào)采單據(jù)編碼者，依單據(jù)號(hào)連續(xù)編成順序排列。 ③質(zhì)量記錄編號(hào)采流水號(hào)碼者，依流水碼由小到大連續(xù)編成。 HS 文件類別江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào)HS1—HR—01 質(zhì)量手冊 頁碼:8/57 ④無流水號(hào)或單據(jù)編號(hào)者，依記錄日期依序歸檔。 ⑤歸檔時(shí)機(jī)有：每日整理方式（日報(bào)表）、每月整理方式（月報(bào)表）、每季整理方式（日報(bào)/周報(bào)/月報(bào)）、每半年整理方式（月報(bào)）、每年整理方式（月報(bào)、年報(bào)）。 ⑥歸檔標(biāo)示：整理歸檔完成時(shí)，質(zhì)量記錄之外部、封箱外部加以標(biāo)示，質(zhì)量記錄內(nèi)容及期間之質(zhì)量記錄，以達(dá)到易于取閱之原則，如標(biāo)示于檔案夾之外部或整理成疊之報(bào)表封面上。 ⑦儲(chǔ)存原則：儲(chǔ)存于檔案夾中，或裝訂成冊置于箱中，擺放整齊。 ⑧質(zhì)量記錄保存期限依“質(zhì)量記錄歸檔清單”所載，逾期之質(zhì)量記錄由廠長及人資部視情況決定銷毀或繼續(xù)保存。 ⑼質(zhì)量記錄應(yīng)妥善保管，以防止損壞、變質(zhì)、遺失。 使用表單 (領(lǐng)用)審批登記表 （歸檔）表 HS文件類別江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào)HS1—HR—01質(zhì)量手冊 頁碼:9/57附件一：HS 江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司質(zhì) 量 手 冊 審 核： 日 期： 批 準(zhǔn)： 日 期： 版 號(hào)： 頁 :共 頁 受控印單： 生效日期:HS文件類別江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司管理承諾 文件編號(hào)HS1—MT—01 質(zhì)量手冊 頁碼:10/57公司董事長為了建立和改進(jìn)質(zhì)量管理體系并確保持續(xù)改進(jìn)的有效性，在此作出如下承諾：、法規(guī)要求的重要性。、法律、法規(guī)要求建立質(zhì)量管理體系，確保質(zhì)量目標(biāo)的制定及實(shí)現(xiàn)。，必要時(shí)增加管理評(píng)審的頻次。，為保證各個(gè)過程有效和持續(xù)改進(jìn)，公司確保各個(gè)過程可獲得必要的資源。HS文件類別江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司以顧客為中心 文件編號(hào)HS1—MS—01 質(zhì)量手冊 頁碼:11/571目的 確保公司全員都能以顧客為中心而進(jìn)行日常工作，全員的工作目標(biāo)是滿足顧客要求并盡力超越顧客的期望，最終達(dá)到使公司永立于不敗之地而長期成功的目的。2范圍 凡與顧客有關(guān)聯(lián)活動(dòng)的部門和人員均適用。3定義無4職責(zé)，并識(shí)別顧客未來的需要?！邦櫩蜐M意度調(diào)查”、“顧客滿意度評(píng)價(jià)”及“顧客滿意度調(diào)查不滿事項(xiàng)改進(jìn)管理”的組織，跟蹤管理工作，并由“一般事項(xiàng)”中識(shí)別出顧客未來的需要，與廠長、審核組溝通；確保公司能超越顧客的期望。，確保顧客滿意并盡力超越顧客的期望。5作業(yè)內(nèi)容。 市場營銷部負(fù)責(zé)人為了確保把顧客的需要和期望轉(zhuǎn)化為己確定的顧客要求，須進(jìn)行必要的內(nèi)部和與顧客的溝通，且留下記錄；并跟蹤管理顧客要求的實(shí)現(xiàn)過程，促使過程的結(jié)果達(dá)到顧客滿意。a. 公司必須每季進(jìn)行一次“顧客滿意度調(diào)查”，對(duì)象為易于調(diào)查的5—6名顧客。b. 在調(diào)查表中顯示出不滿意的事項(xiàng)即為顧客當(dāng)前的需要，市場營銷部協(xié)同審核組須在2日之內(nèi)進(jìn)行“顧客滿意度的評(píng)價(jià)”，并用“顧客滿意度調(diào)查不滿事項(xiàng)改善管理表”來舉行會(huì)議，決定出改善方案，改善期限，責(zé)任部門及責(zé)任人，并指派專人跟蹤管理改善實(shí)施狀況，及時(shí)報(bào)告進(jìn)度情況和改善效果，促使顧客不滿事項(xiàng)的及時(shí)改善，以便盡早回復(fù)顧客，讓顧客滿意。，滿足顧客要求并盡力超越顧客的期望。在“顧客滿意度調(diào)查”中，凡被顧客評(píng)定為“一般”的事項(xiàng)，包含有顧客潛在的未來需要，公司市場營銷部的相關(guān)人員必須通過電話等形式向顧客了解評(píng)定為一般事項(xiàng)的緣由，并從中識(shí)別出顧客未來的需要，及時(shí)與顧客溝通，將這些未來需要予以書面化文件的形式讓顧客確定。市場營銷部將己確定的顧客的未來需要，進(jìn)行充分的策劃，并責(zé)任分工到人，限期完成相關(guān)事項(xiàng)，指派專人跟蹤管理各項(xiàng)工作，確保此過程的結(jié)果超越顧客的期望。公司須長期將此項(xiàng)工作不斷完善地進(jìn)行下去，既可達(dá)到顧客滿意的目的，又大大地增強(qiáng)了公司的競爭實(shí)力。a. 產(chǎn)品的形成過程為：識(shí)別顧客的需要——公司相關(guān)人員完全理解——判定公司有能力實(shí)現(xiàn)顧客的需要——策劃——設(shè)計(jì)開發(fā)——生產(chǎn)——服務(wù)——產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)——顧客滿意。b. 必須確保經(jīng)多次轉(zhuǎn)換后，過程的結(jié)果能讓顧