【正文】 HS1MS02 與顧客有關(guān)的過(guò)程 與顧客有關(guān)的過(guò)程 HS1MS02 與顧客有關(guān)的過(guò)程 與產(chǎn)品有關(guān)的要求的確定 HS1MS02 與顧客有關(guān)的過(guò)程 與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評(píng)審 HS1MS02 與顧客有關(guān)的過(guò)程 HS1MS03 合同評(píng)審 顧客溝通 HS1MT06 內(nèi)部溝通以及與顧客溝通 HS 文件類別 江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司 文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào) HS1— HR— 01 質(zhì)量手冊(cè) 版本 頁(yè)碼 :5/57 目的 對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的文件資料及質(zhì)量記錄進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件的有效版本。 適用范圍 適用于與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件資料及各階段檢驗(yàn)記錄、內(nèi)部品質(zhì)稽核報(bào)告、生產(chǎn)報(bào)表等。 職責(zé) 。 。 事長(zhǎng)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)。 。 。 定義及分類 : 規(guī)范工作要求 (標(biāo)準(zhǔn) )或規(guī)范工作進(jìn)行時(shí)的職責(zé)與步驟的書面材料。 : ①質(zhì)量手冊(cè)及控制程序 (一級(jí)文件 ): 敘述公司方針與品質(zhì)政策、及與 ISO9001系列條款相關(guān)之所需程序、管理辦法。 ②指導(dǎo)性文件 (二級(jí)文件 ): 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、 QC工程表、檢驗(yàn)規(guī)范等。 ③表單、表格 (三級(jí)文件 )：與本公司的質(zhì)量 體系運(yùn)行相關(guān)的表單、表格、質(zhì)量記錄等。 : 凡公司以外的相關(guān)文件均屬外部文件。 作業(yè)程序 ： 文件的編號(hào)由 4個(gè)英文字母和 3個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如 HS1XS01，各字母含義為 : 口 □ □ □ □ □ □ 文件的順序號(hào) 表示部門 表示文件級(jí)別 表示公司 ① HS：表示丁氏公司 1：表示一級(jí)文件 2：表示二級(jí)文件 3：表示三級(jí)文件 E：表示外部文件 ② MT：管理層 SH：審核組 RD：產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部 MS：市場(chǎng)營(yíng)銷部 WX：維修部 PU：采購(gòu)部 PD：生產(chǎn)部 FD：財(cái)務(wù)部 HR：人資部 QM：質(zhì)量管理部 例 : 如果是公司人資部第 11 份指導(dǎo)性文件則編號(hào)為 HS2HR11。 ： ①文件的版本用 A、 B、 C、 D… Z表示。 ②文件的版次用 0、 3… 9表示。 ③版本與版次的使用規(guī)定：文件進(jìn)行了小修改后，必須更改文件的版次，如 → → ；當(dāng)文件進(jìn)行了較大的改動(dòng)后，須進(jìn)行換版處理， → → 。 : ①文件的邊框距離規(guī)定 : A 裝訂線一側(cè)留空白距離 2cm。 B 其它三邊留空白距離 。 HS 文件類別 江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司 文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào) HS1— HR— 01 質(zhì)量手冊(cè) 版本 頁(yè)碼 :6/57 C 本規(guī)定適用于本公司所有文件、資料。 ②質(zhì)量手冊(cè)的文件格式： A 封面格式（附件一） B 正文格式由表頭、正文組成。 表頭格式 HS 文件類別 江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司 文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào) HS1— HR— 01 質(zhì)量手冊(cè) 版本 頁(yè)碼 : / 正文的格式為（ 目的 范圍 職責(zé) 定義 作業(yè)程序 相關(guān)文件 相關(guān)表單 附件） ③指導(dǎo)性文件格式 : A 文字類有封面格式；表格性文件直接在表 頭上設(shè)置制定、審批、會(huì)簽等相關(guān)欄目。 B正文格式由表頭、正文組成；各部門指導(dǎo)性文件視具體情況而定。 ④表單 \表格格式 : 各種表單和表格的格式視具體情況而定。 、審核、批準(zhǔn)和控制規(guī)定： 文件的名稱 文件級(jí)別 編制人 審核人 批準(zhǔn)人 控制部門 質(zhì)量手冊(cè) 一級(jí) 相關(guān)部門主管 管理者代表 董 事 長(zhǎng) 人資部 指導(dǎo)性文件 二級(jí) 相關(guān)部門主管 管理者代表 或?qū)徍私M 廠 長(zhǎng) 人資部 表單、表格 三級(jí) 相 關(guān) 部 門 相關(guān)部門主管 管理者代表 或?qū)徍?組 人資部 ： ①公司文件的歸檔：經(jīng)批準(zhǔn)的公司各級(jí)文件原稿均須歸檔到人資部進(jìn)行統(tǒng)一管理并由文件管理員填寫“文件 /資料歸檔登記表”。 ②外部文件的歸檔：與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有外部文件均須歸檔到人資部進(jìn)行統(tǒng)一管理，并填寫“外部文件 /資料歸檔登記表”。 ③存入軟盤的文件由文件管理員進(jìn)行歸檔登記，為防止文件的丟失，所有存入軟盤的文件均應(yīng)有書面?zhèn)浞荨? ④原件背面加注“原件”以示區(qū)別。 ： ①文件發(fā)放前 的審批：由人資部文件管理員視各部門需要而填寫“文件 /資料發(fā)放領(lǐng)用回收審批登記表”，經(jīng)廠長(zhǎng)審批后，做好發(fā)放的準(zhǔn)備。 ②文件發(fā)放：所發(fā)放文件必須加蓋 “受控文件”印章，且需填寫“文件 /資料發(fā)給部門及份數(shù)審批一覽表”經(jīng)管理者代表審批后，方可填寫“文件 /資料發(fā)放領(lǐng)用審批表”，以確保文件 /資料的有效性發(fā)放及運(yùn)行。（表單發(fā)放不須加蓋印章，但須填寫相應(yīng)控制表單） ③對(duì)所發(fā)放的一級(jí)和二級(jí)文件必須加蓋藍(lán)色受控印章進(jìn)行管理，禁止使用無(wú)受控印章及自行復(fù)印的文件。對(duì)于三級(jí)文件發(fā)放雖不必加蓋受控印章，但必 須確保是現(xiàn)行有效版本。 ④蓋受控印章原則：作為指導(dǎo)性文件而發(fā)放的需蓋受控印章，不做指導(dǎo)性文件發(fā)放的，則蓋非受控印章，如對(duì)外發(fā)放圖紙或指導(dǎo)性文件時(shí)。（向供應(yīng)商及認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)放的文件屬于非受控文件。 ⑤視情況需要把文件原件發(fā)放給使用部門，由使用部門保管。 ⑥分發(fā)號(hào)的規(guī)定： 董事長(zhǎng)： HS01 廠長(zhǎng)： HS02 管理者代表： HS03 人資部： HS04 財(cái)務(wù)部： HS05 采購(gòu)部： HS06 市場(chǎng)營(yíng)銷部： HS07 產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部： HS08 質(zhì)量管理部： HS09 生產(chǎn)部： HS10 維修部： HS11 其它： HS12 HS 文件類別 江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司 文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào) HS1— HR— 01 質(zhì)量手冊(cè) 版本 頁(yè)碼 :7/57 ： 為確保各相關(guān)部門所使用的文件均為有效文件，人資部負(fù)責(zé)人每月必須對(duì)各相關(guān)部門所用的文 件進(jìn)行有效性確認(rèn)，防止使用失效文件，并把確認(rèn)情況記錄于“在用文件資料有效性檢查記錄表”中。 : ①文件的更改 A 當(dāng)需要對(duì)文件更改時(shí) ,更改單位應(yīng)發(fā)出聯(lián)絡(luò)單給審核組，報(bào)管理者代表同意，向人資部提出更改文件的要求 ,人資部將所需更改的文件利用再用紙復(fù)印一份并加注 ”文件更改 ”后 ,交給更改文件部門主管進(jìn)行文件更改 。 B 文件更改完成后 ,須得到原審核人以及原批準(zhǔn)人的同意 ,并在 ”文件 /資料更改申請(qǐng)表 ”上簽名同意 。人資 部將更改好的文件進(jìn)行打印、換版、歸檔、回收、發(fā)放，前一版文件進(jìn)行作廢保留控制。 ②文件的換版管理 A 當(dāng)文件的改動(dòng)較小時(shí)，只做更換版次的處理； B 當(dāng)文件的改動(dòng)較大時(shí)，須做更換版本的處理； C 版本和版次的更換權(quán)利由人資部負(fù)責(zé)人決定。 ③更改文件的發(fā)放 A 文件更改完成后，人資部文件管理員在發(fā)放文件同時(shí)向相關(guān)部門繳回更改前的文件，并在“文件 /資料繳回 /再發(fā)登記表”中登記，該文件的原稿要加注“作廢文件保留”，其 余文件要銷毀，并記錄在“文件 /資料作廢 /保留 /銷毀登記表”中。 ④作廢文件的保留期限，原則上定為三年，個(gè)別文件視具體情況而定。須在“文件資料作廢 /保留 /銷毀登記表”中相應(yīng)欄目記錄保留期限。 、遺失和補(bǔ)發(fā) ①文件損壞 當(dāng)文件使用者不小心把所發(fā)的文件損壞時(shí)，須填寫“補(bǔ)發(fā)文件申請(qǐng)單”，人資部負(fù)責(zé)人同意后辦理文件補(bǔ)發(fā)手續(xù)，并上繳損壞文件，由文件管理員進(jìn)行銷毀并記錄表中； ②文件補(bǔ)發(fā) 文件使用者不小心把文件遺失時(shí)，根據(jù)遺 失文件的輕重對(duì)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)或適當(dāng)?shù)奶幜P，補(bǔ)發(fā)時(shí)須填寫書面申請(qǐng)，經(jīng)人資部負(fù)責(zé)人同意后辦理文件補(bǔ)辦手續(xù)。 需臨時(shí)借閱文件的人員 ,填寫 ”文件 /資料借閱申請(qǐng)單 ”, 經(jīng)人資部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，并由文件管理員填寫“文件資料借閱登記表”，借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，到期末歸還由文件管理員收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 ①直接引用的各類外部文件，由廠長(zhǎng)或人資部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放使用； ② 人資部負(fù)責(zé)定期（每年初）到有關(guān)部門核查所使用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部文件是否為有效版本，及時(shí)更換過(guò)期文件。 ③人資部負(fù)責(zé)檢查企業(yè)所執(zhí)行的有關(guān)國(guó)家及地方等法律法規(guī)性文件的有效性； ④人資部對(duì)發(fā)放到企業(yè)外部的受控文件進(jìn)行發(fā)放登記及更換、作廢的控制。 5． 12 質(zhì)量記錄之歸檔、儲(chǔ)存、維護(hù)原則 ①各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門質(zhì)量記錄的保管，以每年一次（或視需要）把質(zhì)量記錄歸檔到產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部。 ②質(zhì)量記錄編號(hào)采單據(jù)編碼者，依單據(jù)號(hào)連續(xù)編成順序排列。 ③質(zhì)量記錄編號(hào)采流水號(hào)碼者，依流水碼由小到大連續(xù)編成。 HS 文件類別 江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司 文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào) HS1— HR— 01 質(zhì)量手冊(cè) 版本 頁(yè)碼 :8/57 ④無(wú)流水號(hào)或單據(jù)編號(hào)者，依記錄日期依序歸檔。 ⑤歸檔時(shí)機(jī)有：每日整理方式（日?qǐng)?bào)表）、每月整理方式（月報(bào)表）、每季整理方式（日?qǐng)?bào) /周報(bào) /月報(bào)）、每半年整理方式（月報(bào)）、每年整理方式（月報(bào)、年報(bào)）。 ⑥歸檔標(biāo)示：整理歸檔完成時(shí)，質(zhì)量記錄之外部、封箱外部加以標(biāo)示，質(zhì)量記錄內(nèi)容及期間之質(zhì)量記錄，以達(dá)到易于取閱之原則，如標(biāo)示于檔案夾之外部或整理成疊之報(bào)表封面上。 ⑦儲(chǔ)存原則：儲(chǔ)存于檔案夾中，或裝訂成冊(cè)置于箱中，擺放整齊。 ⑧質(zhì)量記錄保存期限依“質(zhì)量記錄歸檔清單”所載，逾期之質(zhì)量記錄由廠長(zhǎng)及人資部視情況決定銷毀或繼續(xù)保存。 ⑼質(zhì)量記錄應(yīng)妥善保管，以防止損壞、變質(zhì)、遺失。 使用表單 (領(lǐng)用 )審批登記表 /資料有效性檢查記錄表 （歸檔）表 /保留 /銷毀登記表 HS 文件類別 江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司 文件資料 及質(zhì)量記錄控制 文件編號(hào) HS1— HR— 01 質(zhì)量手冊(cè) 版本 頁(yè)碼 :9/57 附件一： HS 江門市丁氏粘合劑實(shí)業(yè)有限公司 質(zhì) 量 手 冊(cè) 審 核： 日 期： 批 準(zhǔn)： 日 期： 版 號(hào)： 頁(yè) :共 頁(yè) 受控印單： 生效日期 :