【正文】 如果把例行工作標準化，能節(jié)省相當(dāng)多的時間。 ④ 做好工作安排，消除不均衡損失 在工作中有時會出現(xiàn)這種情況，因為工作安排不恰當(dāng)而導(dǎo)致有些人在正常工作時間內(nèi)沒事情可做，反而在非工作時間需要加班，這叫工作不均衡。工作不均衡的損失可以通過較好的工作安排來解決。 【案例】 不均衡的工作 很多企業(yè)的員工早上來沒事情做，下午只需要慢慢做，晚上卻需要再加班兩個小時才能完成任務(wù)，而他真正忙的時間也許只有這兩個小時。實際上，他們是為了這兩個小時加班而浪費了整個白天的正常工 作時間。如果做好工作安排，讓工作時間均衡，其實不加班也能做好事情，而且效率會更高。 ⑤ 提升工作效率 如果方法得當(dāng)，通?？梢杂?3~20倍效率的提升。提升工作效率的方法在以后的課程中會有詳細的介紹。 第四講 工作計劃（下） 執(zhí)行無力與無效透析（下） ? 工作的六大類區(qū)分 時間管理的重要步驟在于將自己的工作按照輕重緩急進行分類，一般可以分為六類： ① 重且急 ? “重要”的工作是指，如果你不做這個工作會嚴重妨礙整個計劃的進程； ? “急”代表時效，即要求一定要在某個時間之前完成。 重且急的工作應(yīng)該 優(yōu)先考慮，但這類工作通常只占所有工作的 5%。 ② 輕但急 不重要但是急迫的事情，雖然是小事，但必須在時效內(nèi)完成。這類工作大概占所有工作的 10%。重且急和輕但急的事情都是時間管理的重點工作。 【案例】 買飛機票 對于企業(yè)而言，買一張飛機票是小事，但如果沒有按期買到，很可能第二天的一個重要論壇或者交易會就不能參加，可能影響整個企業(yè)的前途。 即便是小事，但因為它有急迫性，所以在時間管理中仍會是重點工作。 ③ 例行工作 例行工作是大量的，企業(yè)每時每刻都在做，所以要將例行工作標準化，讓所有人照著標準都能做。 例 行工作標準化，是決定企業(yè)能不能做大做久的基本條件，也是時間管理最重要的一個環(huán)節(jié)。 【案例】 例行工作中沒有“非他不可”的人 企業(yè)中有很多日常需要完成的例行工作，但這些工作都是有標準的。工作人員，包括代替工作的新人，只要嚴格地按照標準去做，就能夠順利完成。公司的例行工作中沒有“非他不可”的人。 ④ 重但緩 這是指重要但是不急的事情。例如有的事很重要，但是未來 3年都不需要考慮，未來 5年可能都不會實施，這樣的事暫時不要做，也不需要排列計劃，等到事情變成一種重且急的狀態(tài)時再去做也不遲。 【案例】 結(jié)婚計劃 如果 5 年后才會結(jié)婚，那么即便結(jié)婚是非常重要的事情，也無需每天上班第一件事就想到 “我要結(jié)婚 ”，從此心神不寧、無心工作。完全可以等到 1 年內(nèi)就要結(jié)婚了，再安排年度計劃， 3 個月內(nèi)做出反應(yīng)， 1 周內(nèi)開始執(zhí)行。 ⑤ 輕且緩 不重要也不急迫的事情，不要做。 一個人的時間是有限的，如果把時間放在無關(guān)緊要的事情上，做得再多也沒有用，甚至可能影響其他重要且急迫事情的完成。 【案例】 工作并非做得越多越好 每個人都有惰性，有的人選擇工作的習(xí)慣是：工作挑輕松的做、問題挑簡單的解決。這些簡單的事情往往是做了可以，不做也沒關(guān)系。這個 人很可能做了幾十件事，自己覺得很有成就，但卻沒有安排時間做該做的事，等到一切都來不及了，再來抱怨時間不夠。這其實是工作不負責(zé)任的表現(xiàn)。 ⑥ 無效工作 無效工作是指做的工作不但無效，而且會妨礙其他工作的工作。這部分工作是不能做的。這類工作可以分為四類： ? 過度生理需求 每個人都有生理需求，例如喝水、上衛(wèi)生間、吃飯，這都很正常。但在企業(yè)中，一個員工過度的 生理需求不但和企業(yè)的生產(chǎn)效率相悖，更是這個員工工作消極的表現(xiàn)。 【案例】 某企業(yè)有一個員工，他每小時上衛(wèi)生間一次，每次進去都蹲 40分鐘，帶茶、帶報紙進去； 為了要 “靈感 ”，他每隔一小時要到辦公室外面抽 2 支煙；抽完煙口渴，再泡杯茶；茶喝多了就尿多，繼續(xù)上衛(wèi)生間 ……這樣的工作當(dāng)然不會有效率。而老板碰到這樣消極怠工的員工自然要開除他。 ? 善后救火工作 善后救火工作是指自己或別人做不好的事情，需要在事后進行補救。但這種工作只能當(dāng)成一種意外，如果經(jīng)常發(fā)生，那就是不正常的。應(yīng)該從一開始就把它做好，如果總是要做善后補救，只能證明這個工作應(yīng)該改善和消除。 【案例】 經(jīng)?！熬然稹钡膹S長 某管理學(xué)家曾經(jīng)碰到過一個廠長，這個廠長得意地說，自己什么都懂，廠里經(jīng)常出現(xiàn)的善后補救工 作都是自己來做。 那個管理學(xué)家說：這是恥辱！一個廠長應(yīng)該事先就安排好生產(chǎn)，而不是在生產(chǎn)出現(xiàn)問題后再去“救火”。產(chǎn)品壞了要返工、機器故障去搶修、物料沒來去催料，這都不是最理想的。應(yīng)該從工作一開始就安排好，生產(chǎn)合格的產(chǎn)品、做好機器的保養(yǎng)、確保物料的順利供應(yīng)，這才是一個廠長應(yīng)該做的。 ? 重復(fù)工作 因為不相信其他人，就找多個人去做同一件事情；或者因為不相信工作人員的辦事能力，而在后面安排很多主管審核他。這兩種情況都可能造成重復(fù)工作。 重復(fù)工作即意味著不必要的工作，盡量減少重復(fù)工作本身就是提升工作效率的重要方法。管 理就是對有問題的事情集中火力，對沒有問題的事情簡化管理，這就是管理的精髓。 【案例 1】 供應(yīng)商的免檢免驗 某企業(yè)的供應(yīng)商連續(xù)一年來紀律良好，從來沒有質(zhì)量不良記錄和數(shù)量短少記錄，也沒有交期延誤記錄。在這種情況下，該企業(yè)就可以給予供應(yīng)商免檢的待遇。如果能做到 80%的供應(yīng)商免檢免驗，而只針對 20%可能有問題的供應(yīng)商集中火力去驗去檢，檢驗的效果就會好得多。 【案例 2】 電腦審核簽單 在企業(yè)中，沒有問題的單可以不簽，有問題的單才簽。如果系統(tǒng)正確，能夠保證從電腦自動打出來的單是沒有問題的，就可以不簽。主管只針對 沒有經(jīng)過計算機審核的單來簽，由此主管的簽單可能只有以前的 5%甚至 1%，工作量就會大大降低。 ? 可授權(quán)的工作 部屬能夠做的工作，主管沒有必要再去做那些事情。領(lǐng)導(dǎo)的最大職責(zé)是組織部屬完成好工作任務(wù)。事事親歷親為，只能表明自己組織不當(dāng)。 【案例】 親歷親為的廠長 一個廠長看到廠里的通道被木箱堵塞了，就彎腰去搬，旁邊一個科長看到了，就指揮廠長搬。廠長搬得還挺高興，說他從基層干起，搬習(xí)慣了，每天不搬幾十箱，身體覺得不舒坦…… 實際上，廠長應(yīng)該做的是制定好規(guī)則，明確責(zé)任。通道堵塞，就要找到相關(guān)的負責(zé)人問明白為什么 這條通道上有木箱擋道，然后想辦法解決，而絕不是每次都自己來搬木箱。 一個優(yōu)秀的管理者首先要消除這些無效工作，其次要把例行工作標準化，然后集中火力做重要且急迫的事情和雖不重要但急迫的事情，最后再把工作安排好，這樣就能提升工作效率。 主管的作用在于提升一個單位或者一個部門的績效。倘若每天都在做固定的工作，就無法提升和改善績效。所以一個勝任的主管應(yīng)該有 80%的時間進行思考、研究、計劃和改善。 【自檢 21】 時間管理對工作的六個劃分中，應(yīng)該集中精力做哪兩件事情？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 2－ 1 落實 5W2H 如何制定工作計劃？這里有一個非常簡單、好用的工具，叫 5W2H，這 5個 W和 2個 H分別是 What、Who、 When、 Where、 Why和 How、 How much，下面對它們做一個詳細地介紹。 ： 做什么 ， 目的 What，意思是計劃做什么事、做這些事情的目的是什么。 并不是每一個人都知道自己所做事情的目的。目的既包括要完成的事情的結(jié)果，也包含著一種挑戰(zhàn)的意思，即這個結(jié)果應(yīng)該讓自己有所進步。 【案例】 飲食的目的 飲食的目的何在？人吃東西是為了生存，但企業(yè)做飲食卻是為了盈利。不搞清楚這一點，企業(yè)不可能生存。如果不訂立一個可以挑戰(zhàn)的目標，企業(yè)相對于其他的競爭者而言也不可能有什么優(yōu)勢，那么企業(yè)就永遠不可能做大。 ：唯一主辦者，協(xié)辦者，相關(guān)者 Who指的是計劃中誰是唯一主辦者，誰是協(xié)辦者，誰是相關(guān)者。 ? 唯一主辦者 計劃中只能有一個對這個事情負全部責(zé)任的人，叫做唯一主辦者。如前所述，一個計劃只能由一個人承擔(dān)責(zé)任，否則可能造成大家都推卸責(zé)任，而導(dǎo)致計劃的失敗。 ? 協(xié)辦者 計劃中除唯一主辦者之外，協(xié)助主辦者執(zhí)行這個計劃的人叫做協(xié)辦者。 ? 利害關(guān)系者 和計劃有利益上的聯(lián)系，能夠影響企業(yè)成敗的人，叫做利害關(guān)系者。很多計劃胎死腹中，原因就在于利害關(guān)系者的反對。一個好的計劃執(zhí)行者必須考慮利害關(guān)系者的感受，讓他們 支持這個計劃，或者不反對這個計劃。 3. When：開始時間，進度，完成期限 When是指時間管理，前面已經(jīng)有過表述，這里強調(diào)的是時間的準確性。要講清楚準確的時間，并得到承諾，切不可模糊。 【案例 1】 某些人的時間觀念 一些人的時間觀念讓人難以理解，他可以不顧生命穿越快車道，只為了省 20秒時間；穿越之后卻可能站在路邊聊天，閑聊兩小時沒事做。最后發(fā)現(xiàn)他搶來的 20 秒時間被他在路邊閑聊浪費掉了。 【案例 2】 “馬上辦” 一個主管答應(yīng)另一個人：“我馬上把這個事情辦好?！边@個人等了 3 天那個主管還沒辦。這個 人問： “你怎么還沒辦??？ ”他說 “我要把手上的事情做完了才能馬上辦那件事 ……” 可見，在沒有承諾確定時間的情況下，時間是灰色的、模糊的，在這種情況下，人們很難正確地把握“馬上辦”的概念。 在時間管理上，對一個人先講清楚具體時間要求，然后再要求承諾，一般這個工作都能如期完成。 在實際工作中對于一個計劃的開始時間和完成期限都要講清楚，并且時間越準確越好。如果中間時間很長，可以按照小時、天數(shù)等提出一個進度，以便檢查時有所遵循。這樣，即便有點誤差也還可以補救，而不至于等兩個月后發(fā)現(xiàn)延誤再補救也來不及了。 4. Where：環(huán)境分析、市場調(diào)查、通路選擇 Where 是空間管理，所有的管理一定要根據(jù)不同的環(huán)境、市場、通路等空間因素而因地制宜，尤其是地區(qū)間如果存在不同的需求，一定要經(jīng)過調(diào)整，不能僵硬地套用。 由于各個地方的差別很大，所以一種管理方法不可能放之四海而皆準，而應(yīng)該因地制宜。例如，北京的城市管理非常好的部分，可能也適用于上海；但是如果全部照搬，最后很可能會失敗。 5. Why：替代案（預(yù)備案），最佳提案 Why是為什么要這么做，為什么要采用所擬定的方案。 ? 這個方案是現(xiàn)在所用的最好的方法嗎 一個好的計劃制定 者需要不斷考慮，是不是還有更好的方法，絕對不能滿足現(xiàn)狀。 ? 這個方案有備案嗎 一個成功的計劃要根據(jù)可能發(fā)生的變化和狀況制作預(yù)備方案，如果意外真的發(fā)生了，可以把最接近的預(yù)備方案拿來，稍微修正就能使用。 沒有預(yù)備方案的計劃，等到發(fā)生了變化再去想辦法，往往會驚慌失措，甚至忙中出錯。 6. How：方式，方法 How指的是方式和方法。 ? 方式和方法從哪里來 方式和方法來自于目的。 有了清楚的目的，才能定出一個明確的目標，有了明確的目標才能找到正確的方向，有了正確的方向才能找到有效的方式，有了有效的方式才能找 到一個成功的方法。所以目的、目標、方向、方式、方法是一脈相承的，如果目的不對，方法再好也不會有好的效果。 ? 學(xué)會突破 一般人受到習(xí)慣領(lǐng)域框架的限制，喜歡用他習(xí)慣、熟悉和擅長的方法，而不愿意去做一些改變，也不愿意去用更好的方法。任何方式和方法都應(yīng)該強調(diào)兩個字，即“突破”。管理者必須突破自己習(xí)慣領(lǐng)域的框架，采取一些更好的方法，只有這樣才能夠有競爭的優(yōu)勢。 7. How much：效益分析、成果評估 How much 說的是效益分析，效益分析包括盈虧和機會得失。 ? 盈虧 在效益分析中討論成本和利潤，或可節(jié)省 資金，或可挽回損失，就叫盈虧。 ? 機會得失 效益分析除了考慮盈虧之外，還需要考慮機會得失，包括機會利得和機會損失。 盈虧是眼前看得到的，機會得失可能要通過整體和長遠時間才能看得到，但是整個效益一定是盈虧加上機會得失。 【案例】 投資的機會損失 某人的所有可用資產(chǎn)是 10 萬元，通過各種風(fēng)險評估認為，若將這些資產(chǎn)用于投資，可以賺 100 萬元，他便進行了投資。 投資以后發(fā)現(xiàn)還有另外一個投資，風(fēng)險評估相當(dāng)，但可以賺 1000 萬元，因為時間已經(jīng)來不及了。這一次他的盈利是 90 萬元，但因為失去了那個賺 1000 萬元的機會， 機會損失是 900 萬元，最后的效益就是負 810 萬元。 第五講 工作調(diào)派及跟催（上） 出人頭地的秘訣 1. 鋼鐵大王的故事 美國著名企業(yè)家和演說家卡耐基，曾經(jīng)懸賞 10 萬美金尋找管理時間的方法。 【案例】 卡耐基的時間管理 美國有一個非常有名的企業(yè)家叫卡耐基，他是一個大企業(yè)家，也是一個大慈善家，還是一個演說家，經(jīng)常有人請他去演講成功的秘訣，非常忙。他最大的遺憾就是時間不夠用。 因此他懸賞 10 萬美金，誰能夠找出一個方法讓他的時間夠用，他愿意付給那個人 10 萬美金，考慮到物價上漲的因素，那個時 候的 10 萬美金等于現(xiàn)在的