【正文】 飲片廠保管帳 飲片廠原藥材庫保管帳 飲片廠成品庫保管帳 飲片廠車間保管帳 飲片廠代管庫保管帳 第二節(jié) 財務(wù)帳設(shè)置1，核算單元設(shè)定武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司為法人核算單元。設(shè)定飲片加工廠為獨立核算單元。分別核算武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠的業(yè)務(wù)情況及財務(wù)情況。2，存貨帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房存貨帳(核算級)配送中心存貨帳各門店存貨帳飲片廠存貨帳(核算級)存貨的成本核算方法是月底加權(quán)平均。同一個商品在一個核算單元內(nèi)成本相同。3，應(yīng)收帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房應(yīng)收帳 飲片廠應(yīng)收帳 每個應(yīng)收帳均核算到單位、銷售人員。4，應(yīng)付帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房應(yīng)付帳 飲片廠應(yīng)付帳 應(yīng)付帳核算到單位； 5，預(yù)收帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房預(yù)收帳 飲片廠預(yù)收帳 對于設(shè)定的每個預(yù)收帳均核算到單位6，預(yù)付帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房預(yù)付帳 飲片廠預(yù)付帳 預(yù)付帳設(shè)置為按單位進(jìn)行核算；7，采購帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房采購帳 飲片廠采購帳 采購帳核算到單位和商品；余額方向為貸方。第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案首營品種管理采購員在新品引進(jìn)之前，要盡可能詳細(xì)地了解該品種的情況，之后提出首營申請，交相關(guān)部門審批。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后就可以正式經(jīng)營該品種了。流程圖相關(guān)部門對某個新品種提出首營申請領(lǐng)導(dǎo)審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護(hù)商品的基礎(chǔ)信息質(zhì)管部從質(zhì)管的角度對新品進(jìn)行資質(zhì)審查物價員從進(jìn)銷差價的角度對首營進(jìn)行審批、定出零售價 流程圖說明首營商品的尋找、信息的收集、包括對首營的審批在系統(tǒng)中并不做記錄，只是當(dāng)某個商品的首營申請被批準(zhǔn)之后，才由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員將商品的基礎(chǔ)信息通過“商品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理功能”錄入到系統(tǒng)中來。崗位職責(zé)說明1．采購員：收集資料，填寫首營審批單。2．質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的首營品種進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)檢查。3. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審核通過后的首營品種的基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。4. 物價員:在系統(tǒng)中對首營品種進(jìn)行訂價。首營供應(yīng)商管理采購員在供應(yīng)商首營審批之前，要盡可能詳細(xì)地了解供應(yīng)商的情況，之后提出首營申請，交公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。批準(zhǔn)后，質(zhì)管部門對首營申請進(jìn)行資質(zhì)檢查，然后就可以跟該供應(yīng)商進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)。流程圖 質(zhì)管部進(jìn)行資格審查相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護(hù)供應(yīng)商信息采購部提出首營申請流程圖說明錄入供應(yīng)商數(shù)據(jù)之前的審批工作在系統(tǒng)中并不做記錄。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“供應(yīng)商管理”功能錄入新供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。崗位職責(zé)描述1．采購員：收集供應(yīng)商信息，填寫首營審批單。2．質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的首營供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)檢查。3. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審查和領(lǐng)導(dǎo)審核通過的首營供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。首營客戶管理 銷售業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)新客戶后填寫審批單交有關(guān)部門審核后錄入系統(tǒng)。流程圖確定價格類型銷售部經(jīng)理審核意見銷售業(yè)務(wù)員提出增加新客戶申請質(zhì)管部作資格審查領(lǐng)導(dǎo)審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員把客戶信息錄入系統(tǒng)流程圖說明錄入客戶數(shù)據(jù)之前的審批工作在系統(tǒng)中并不做記錄。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。崗位職責(zé) 銷售業(yè)務(wù)員：收集客戶資料，填寫首營審批單交領(lǐng)導(dǎo)，質(zhì)管部審批后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的日常管理 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到INCA系統(tǒng)后，需要專門設(shè)立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員崗位對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，管理流程如下:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變更申請基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護(hù)變更信息部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)崗位職責(zé)描述:1. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員:響應(yīng)各部門對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)要求。采購計劃管理采購員根據(jù)系統(tǒng)提供的單品銷量情況、配送率情況，同時結(jié)合市場情況、季節(jié)因素等，維護(hù)一個合理的上下限庫存數(shù)量，系統(tǒng)根據(jù)庫存上下限報警自動生成采購計劃，采購計劃主要包括:品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購數(shù)量，另外由系統(tǒng)提供最后進(jìn)價、最低進(jìn)價、最后一次的供貨商等參考信息以指導(dǎo)采購員與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談。采購員根據(jù)實際情況調(diào)整采購計劃打印采購計劃采購員維護(hù)商品的上下限信息查詢庫存報警崗位職責(zé) 采購員：維護(hù)上下限信息、打印采購計劃 單據(jù)說明 采購計劃單:用于指導(dǎo)采購員進(jìn)行采購，打印后可以調(diào)整采購信息，主要包括: 品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購數(shù)量等信息；可以沒有價格信息，在填制合同時再確定價格。進(jìn)貨合同管理進(jìn)貨合同的管理包括:合同的填制、審批、生效幾個環(huán)節(jié)。流程圖合同管理流程如下：采購員根據(jù)洽談結(jié)果，在系統(tǒng)中填制臨時的采購合同合同變成正式合同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對合同進(jìn)行審批轉(zhuǎn)到采購入庫流程流程圖說明 采購員根據(jù)與供貨商洽談的情況，在系統(tǒng)中維護(hù)臨時的合同，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后變成正式合同，作為后續(xù)的入庫流程的前提。采購入庫管理采購入庫業(yè)務(wù)包括以下環(huán)節(jié)：收貨、驗收、勾對合同生成進(jìn)貨單、記保管帳。流程圖入庫流程如下：合格，登錄員勾對合同生成進(jìn)貨單。打印單據(jù)質(zhì)檢員驗收，并在隨貨同行上簽字如果有合同，收貨員根據(jù)隨貨同行進(jìn)行收貨保管員入庫記保管帳如果不合格則作拒收單據(jù)傳給財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)單據(jù)記商品帳和采購帳單據(jù)傳到采購部登錄員填寫代管入庫單轉(zhuǎn)到付款流程流程圖說明收貨員在收貨之前要在系統(tǒng)中查詢是否有合同，如果沒有則通知采購部補合同否則作拒收處理；根據(jù)隨貨同行進(jìn)行清點商品，同時質(zhì)管人員作驗收，然后在隨貨同行上簽字并填寫實收數(shù)量，簽收的隨貨同行的兩聯(lián)交給供應(yīng)商。對于合格商品，則交給登錄員填寫進(jìn)貨單，不合格的作拒收，入代管庫。登錄員需要核對進(jìn)貨單的價格與對方隨貨同行的價格是否一致，如果不一致則通知采購部作處理。登錄員在勾對合同時，如果發(fā)現(xiàn)此次收貨的數(shù)量大于合同數(shù)量，則通知采購員補合同，否則對多出的部分拒收；由于合同可以分多次勾對，所以收貨的數(shù)量小于合同數(shù)量的情況是正常情況。登錄員填寫進(jìn)貨單時，如果此次進(jìn)價高于上一次進(jìn)價，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示，同時打印的單據(jù)上會出現(xiàn)審批信息，待審批的單據(jù)由采購員報送領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能傳到相關(guān)部門。保管員根據(jù)進(jìn)貨單記保管帳。登錄員填寫進(jìn)貨單時會自動生成缺省貨位，保管員在入庫時可以根據(jù)實際情況對貨位進(jìn)行調(diào)整。單據(jù)說明，一式四聯(lián): 制單聯(lián)、倉庫聯(lián)、采購聯(lián)、財務(wù)聯(lián)；進(jìn)貨單上打印對方單據(jù)號。制單聯(lián)由登錄員留存；倉庫聯(lián)隨貨傳給保管員，倉庫保管員進(jìn)行入庫記賬；另外兩聯(lián)分別傳給采購部和財務(wù)部，對方的隨貨同行聯(lián)傳給財務(wù)部；財務(wù)部根據(jù)財務(wù)聯(lián)及對方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購帳。 三聯(lián)，驗收員簽字后，兩聯(lián)交給供應(yīng)商，一聯(lián)交給采購部。說明:由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進(jìn)貨單與隨貨同行進(jìn)行核對無誤并整理好后，傳給各個部門。付款管理付款流程包括以下環(huán)節(jié):發(fā)票與進(jìn)貨單的核對、付款申請和審批、付款。流程圖財務(wù)部專人審核生成臨時的結(jié)算單，打印進(jìn)貨結(jié)算單采購員核對稅票和進(jìn)貨單財務(wù)部對臨時結(jié)算單進(jìn)行確定，即付款。領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)部對傳票記賬流程圖說明收到供應(yīng)商的稅票后，付款申請員將稅票和進(jìn)貨單相對應(yīng)，核對價格數(shù)量等信息，如果有異議則通知供貨商，如果沒有，則在系統(tǒng)中生成臨時的結(jié)算單并打印臨時的進(jìn)貨結(jié)算單和進(jìn)貨補差單，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，把四張單據(jù)(進(jìn)貨單、稅票、進(jìn)貨補差單、進(jìn)貨結(jié)算單)捏在一起傳給財務(wù)，財務(wù)部對臨時的結(jié)算單進(jìn)行確認(rèn)后系統(tǒng)執(zhí)行付款。如果審批未通過，則不影響系統(tǒng)的帳務(wù)。說明:，則系統(tǒng)自動進(jìn)貨補差單 (可以到單品的數(shù)量)，則對進(jìn)貨單進(jìn)行復(fù)印。 單據(jù)說明進(jìn)貨單，是在商品入庫后由倉庫傳到采購部的；(參見進(jìn)貨入庫流程)稅票，來自于供貨商；進(jìn)貨補差單，是由采購部打印的，是一張只有金額沒有數(shù)量的單據(jù)，用來對庫存金額進(jìn)行修正。付款申請單，是由采購部付款申請員打印的，上面記錄發(fā)票號；隨貨同行聯(lián),由供應(yīng)商提供，且需要質(zhì)檢員簽字。崗位職責(zé) 采購付款申請員：整理進(jìn)貨發(fā)票和相對應(yīng)的進(jìn)貨單，作付款申請。 財務(wù)付款員：根據(jù)審批過的付款申請作付款。 往來會計：付款后對傳票記帳。特殊問題,從而對考核造成影響。在月底，如果進(jìn)貨補差單的數(shù)量大于當(dāng)前存貨庫存的數(shù)量，可能導(dǎo)致成本異常，對于這種情況，可以在月底對多出的數(shù)量金額作銷售出庫調(diào)整，財務(wù)作處理以調(diào)整損溢。 預(yù)付款管理企業(yè)要以預(yù)付款的形式將合同中規(guī)定的款項支付給供應(yīng)商。結(jié)算付款的時候可以選擇用預(yù)付款來支付應(yīng)付款中的一部分或者全部。流程圖財務(wù)部確定預(yù)付款單，即付款進(jìn)貨結(jié)算時可以用預(yù)付抵應(yīng)付。付款申請員填寫預(yù)付申請單，并打印相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批流程圖說明付款申請員使用系統(tǒng)的“進(jìn)貨付款單管理”功能在系統(tǒng)中填寫一張預(yù)付款單（付款性質(zhì)選擇“預(yù)付款”），并打印出“預(yù)付款申請單”，交領(lǐng)導(dǎo)審批。如果審批不通過，付款申請員可以在系統(tǒng)中作廢該預(yù)付款單，也可以在進(jìn)行修改之后再打印并報批。如果審批通過，往來會計在“進(jìn)貨付款單管理”功能中查詢到該預(yù)付款單，并使用該功能的“確定”操作來確認(rèn)該預(yù)付款單，系統(tǒng)自動記預(yù)付款帳。同時，出納直接支付預(yù)付款。單據(jù)說明 預(yù)付款單：即預(yù)付款性質(zhì)的付款單，并且不對應(yīng)到具體的商品信息。 預(yù)付款申請單：在“進(jìn)貨付款單管理”功能中根據(jù)臨時的預(yù)付款單由系統(tǒng)自動生成并被打印出來的單據(jù)，用來報業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行預(yù)付款審批。 崗位職責(zé)1．付款申請員：填寫預(yù)付款申請單報領(lǐng)導(dǎo)審批。特殊問題：只能指定到供應(yīng)商，不能指定商品。退貨出庫管理由于市場、政策或者其他方面的原因，由相關(guān)部門提出退貨的申請，采購員和供應(yīng)商洽談退貨事宜，在供應(yīng)商同意退貨并且退貨方案得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)之后，可以進(jìn)行退貨的具體業(yè)務(wù)操作。流程圖銷售部或者其他部門提出退貨養(yǎng)護(hù)員把貨移到退貨庫，并打印移庫單轉(zhuǎn)到配送退貨流程采購部通知門店登錄員填寫進(jìn)貨退貨單，打印單據(jù)供貨商在退貨單上簽字或者開出紅字送貨單財務(wù)記商品帳保管員根據(jù)退貨單作出庫，并記保管帳流程圖說明商品的退貨價格由登錄員在系統(tǒng)中查找原進(jìn)貨單來確定，如果由于特殊原因無法確定的由采購部或者財務(wù)部提供。單據(jù)說明 移庫單：由養(yǎng)護(hù)員員打印，一式兩聯(lián)，雙方倉庫各一聯(lián)。 進(jìn)貨退出單:由登錄員打印，必須有對方簽收，一式四聯(lián): 制單聯(lián)、隨貨同行聯(lián)、采購聯(lián)、財務(wù)聯(lián)制單聯(lián)留存隨貨同行聯(lián)給供應(yīng)商另外兩聯(lián)由倉庫分別傳給采購部和財務(wù)部財務(wù)部根據(jù)單據(jù)記商品帳進(jìn)貨退出單上記錄并打印原單ID。崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)