某公司辦公費(fèi)用節(jié)省辦法-文庫(kù)吧
2025-04-03 05:08 本頁(yè)面
【正文】 以回收。許多公司使用自動(dòng)記錄機(jī) 后 ，節(jié)省30％以上話(huà)費(fèi)。 第十三條 長(zhǎng)途電話(huà)要經(jīng)由總機(jī) ?。乒緸榱颂岣叱杀靖拍?，長(zhǎng)途電話(huà)都由總機(jī)發(fā)出。電話(huà)機(jī)前放置記錄用紙，填寫(xiě)通話(huà)結(jié)果。這樣可以做筆錄，同時(shí)可防止無(wú)謂的長(zhǎng)途電話(huà)使用。也不會(huì)打錯(cuò)電話(huà)，在等對(duì)方通話(huà)時(shí)可以再確認(rèn)聯(lián)絡(luò)內(nèi)容。直撥電話(huà)很方便，所以?huà)旖娱L(zhǎng)途電話(huà)亦很容易，像使用市區(qū)電話(huà)的輕易感覺(jué)。 經(jīng)由總機(jī)可防止以上情況，同時(shí)也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。 第十四條 建立電話(huà)傳真機(jī)系統(tǒng) 總、分公司之間的電話(huà)費(fèi)用，在做記錄后，可考慮建立傳真機(jī)系統(tǒng)。不只可節(jié)省電話(huà)費(fèi)用，還可以用作文書(shū)聯(lián)絡(luò)之用，消除傳達(dá)上的錯(cuò)誤。用電話(huà)如本人不在時(shí)，就造成電話(huà)費(fèi)的浪費(fèi)，用傳真機(jī)可以電送就沒(méi)有這個(gè)情況。與電報(bào)機(jī)不同的是，用電話(huà)傳真機(jī)時(shí)，不必另請(qǐng)打字員打字，誰(shuí)都輕易會(huì)使用。Ｔ公司改用傳真機(jī)后，電話(huà)費(fèi)省下約三分之一。 第十五條 總、分公司之間，聯(lián)絡(luò)制定標(biāo)準(zhǔn)化 員工不要用隨意的方法聯(lián)絡(luò)，需要制定標(biāo)準(zhǔn)的方法。方法可分為１、普通信件，２、限時(shí)專(zhuān)送，３、電話(huà)傳真，４、電話(huà)等，這些方法，制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司禁止使用總、分公司之間的電話(huà)，改用電話(huà)傳真機(jī)，及活用電腦連線(xiàn)等，而達(dá)到節(jié)省費(fèi)用。時(shí)代在進(jìn)步，頭腦也要轉(zhuǎn)得快，信息的傳達(dá)亦要符合時(shí)代需要。 第十六條 用一個(gè)字的單位簡(jiǎn)化公司內(nèi)的電話(huà) 我在南部打電話(huà)回公司聯(lián)絡(luò)時(shí)，“喂，林，好”就問(wèn)候完，通常的方法,“ 喂，喂，我是林某，您好嗎？”要這么說(shuō)，這個(gè)字?jǐn)?shù)的差異，前者三字,后者九字，差異很大。前者可節(jié)省時(shí)間與電話(huà)費(fèi)。公司內(nèi)的聯(lián)絡(luò)電話(huà)簡(jiǎn)略用一個(gè)字來(lái)傳達(dá)。季節(jié)的問(wèn)候、久未見(jiàn)面、互相問(wèn)候近況都要免除。 第十七條 打電話(huà)要考慮區(qū)域 業(yè)務(wù)員為了聯(lián)絡(luò)，從公司打電話(huà)與客戶(hù)聯(lián)絡(luò)時(shí)，要考慮打電話(huà)的地點(diǎn)。因?yàn)闃I(yè)務(wù)員程度不一，有時(shí)和客戶(hù)中的異性一聊，往往忘了費(fèi)用一秒一秒的增加, 公司應(yīng)編制詳細(xì)電話(huà)費(fèi)用表，給每位業(yè)務(wù)員，這樣的考慮可達(dá)到節(jié)省電話(huà)費(fèi)用。第十八條 利用５Ｗ２Ｈ表格 為了節(jié)省電話(huà)費(fèi)用，打電話(huà)前先作成５Ｗ２Ｈ的表格，整理后再打電話(huà)。這個(gè)表格不只是打電話(huà)前使用，接聽(tīng)電話(huà)或其他“轉(zhuǎn)言記錄”也要廣為利用。 １、ＷＨＥＮ 何時(shí) ２、ＷＨＯ 誰(shuí) ３、ＷＨＡＴ 何事 ４、ＷＨＹ 理由 ５、ＷＨＥＲＥ 場(chǎng)所 ６、ＨＯＷ 方法 ７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 數(shù)量、金額 第十九條 對(duì)方講話(huà)中則改時(shí)再打 從這邊打的電話(huà)，常常會(huì)碰到對(duì)方在另一線(xiàn)電話(huà)講話(huà)中。這個(gè)時(shí)候不要用“我等待”而問(wèn)“是不是要些時(shí)間”如果還要一點(diǎn)時(shí)間的話(huà),告訴對(duì)方“待一會(huì)再打來(lái)”先掛斷電話(huà)。這樣可以節(jié)省電話(huà)費(fèi)用，同時(shí)兩邊的電話(huà)機(jī)都可以空出來(lái)?！? 第二十條 要求對(duì)方打過(guò)來(lái) 向廠部訂貨的電話(huà)盡量避免。讓對(duì)方每天固定時(shí)間打電話(huà)來(lái)，這樣可以有計(jì)劃的進(jìn)行工作，同時(shí)可以節(jié)省電話(huà)費(fèi)。這個(gè)方法也可以利用在其他事情上。當(dāng)然這個(gè)方法，依對(duì)方的立場(chǎng)，有時(shí)候行的通，有時(shí)候行不通的。例如對(duì)方與這邊立場(chǎng)相等，碰到對(duì)方另有一部電話(huà)時(shí)可說(shuō)“很抱歉,講完電話(huà)可否給我電話(huà)聯(lián)絡(luò)”這樣拜托就可以了。 第二十一 條 禁止電話(huà)私用 市內(nèi)電話(huà)就無(wú)所謂，家鄉(xiāng)、朋友等的長(zhǎng)途電話(huà)，被私人使用是一筆很大支出。私用電話(huà)不但是費(fèi)用的損失，對(duì)周?chē)娜艘矔?huì)構(gòu)成妨礙工作，所以絕對(duì)禁止。工作中原則上，朋友與戀人打來(lái)電話(huà)都要禁止。私用電話(huà)要休息時(shí)間打來(lái)?！×硗庖环N方法是，在公司內(nèi)裝設(shè)公用電話(huà)，供私用，多少也可以增加收入，一舉兩得。 第二十二條 每1盞燈，設(shè)置1個(gè)開(kāi)關(guān) 通常在房間的進(jìn)出口集中設(shè)置開(kāi)關(guān)。日光燈每1盞設(shè)置1個(gè)開(kāi)關(guān)，可以節(jié)省電費(fèi)。已經(jīng)有日光燈集中開(kāi)關(guān),換成每1燈1開(kāi)關(guān)的工程費(fèi),數(shù)年間就可以節(jié)省回來(lái)。對(duì)節(jié)省有無(wú)觀念，只看
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