【正文】 報批、分發(fā)、歸檔管理；2) 負責(zé)本中心/事業(yè)部接收的公司規(guī)章制度和臨時文件的登記、歸檔管理及傳達工作；3) 負責(zé)本中心/事業(yè)部報公司總裁、副總裁審批的臨時文件的格式化審核、報批、管理；4) 負責(zé)本中心/事業(yè)部總監(jiān)的臨時文件的格式化審核、報批、分發(fā)、歸檔管理；5) 負責(zé)本中心/事業(yè)部對久文件的報批、分發(fā)和歸檔。第六條 行文規(guī)則(一) 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得超級請示和報告。(二) 部門之間對有關(guān)問題未達成一致意見的，不得各自向下行文。如擅自行文，上級部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤消。(三) 行文時必須注意內(nèi)容簡潔、精練，對于沒必要行文的事項盡量不行文。(四) “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機構(gòu)，如需逐級請示的，應(yīng)當(dāng)寫明所有的批復(fù)機構(gòu)。(五) “報告”不得夾帶請示事項。(六) 中心/事業(yè)部不得向平行機構(gòu)發(fā)放超越本中心/事業(yè)部權(quán)限的工作要求性的文件，或要發(fā)放需呈報總裁辦公室，經(jīng)總裁或副總裁批準(zhǔn)后由總裁辦以下行文的方式發(fā)放。(七) 規(guī)章制度的行文規(guī)則按照《規(guī)章制度管理通則》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第七條 文件格式(一) 規(guī)章制度格式1. 規(guī)章制度格式由封面、主體部門組成。2. 封面由公司版頭、文件內(nèi)容組成：其中版頭由公司標(biāo)識、文件名、文件編號、實施日期、秘密等級組成。文件內(nèi)容一般包括目的、適用范圍、專用語和縮用語、內(nèi)容及要求、生效、解釋、修訂、附件（包括流程圖、表單等）等組成（具體格式見附件2）。(二) 臨時文件格式1. 下行文格式：由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送、印發(fā)和印發(fā)日期等部分組成。任命書、決議、通知、通報、決定的具體格式見附件3，會議紀(jì)要的具體格式見附件4.2. 上行文格式：由標(biāo)題、主送機構(gòu)、正文、行文機構(gòu)、署名和行文日期、批復(fù)組成（具體格式見附件5）。3. 平行文格式：即內(nèi)部聯(lián)系單格式，由發(fā)文字號、發(fā)送機構(gòu)、行文機構(gòu)、行文日期、事由及正文組成同（具體格式見附件6）。4. 格式說明：1) 密級分類：分為絕密、機密、和秘密三類，其中絕密是指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文件；機密是指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文件；秘密是指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。2) 緊急級別分類：分為特急、緊急和普通三類，特急是指所上報的內(nèi)容必須立即辦理或處理的工作事項；緊急是指處理的時效性稍輕于特急，但文件內(nèi)容必須在24小時內(nèi)辦理或處理的工作事項；普通是指對文件內(nèi)容辦理或處理的時效性要求不十分強，但必須在48小時內(nèi)呈報上級領(lǐng)導(dǎo)了解或批示的工作事項。文件簽發(fā)人需考慮到文件的急別種類及時予以簽發(fā)。3) 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要的概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用加標(biāo)點符號。4) 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。5) 公司總裁/副總裁/總裁助理下發(fā)的公文采用簽發(fā)人簽名，由文件管理人員加蓋公司總裁辦公室印章；印章蓋在成文時間的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面。6) 主送：指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文的主送機構(gòu)應(yīng)寫于標(biāo)題之下、正文之前，頂格并加冒號。下行文的主送機構(gòu)寫于正文之后。主送機構(gòu)的全稱、特稱、單稱，應(yīng)使統(tǒng)一的稱為和序列表述，不能經(jīng)常變換。7) 呈報批除主送機構(gòu)外需要知曉公文的上級機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱。8) 抄送指除主送機構(gòu)外需要執(zhí)行或知曉公文的平級機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。9) 公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)，文字從左至右橫寫，橫排。10) 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《公司公文格式標(biāo)準(zhǔn)》。11) 規(guī)章制度用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm X 297mm），總裁辦下行文用紙使用紅頭文件專用紙：上行文和各中心/事業(yè)部下行文紙使用公司規(guī)定的信箋紙；張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。12) 規(guī)章制度內(nèi)容字體使用“宋體”，字體大小使用“小四”，行距一般為固定值為20磅，字體間距為標(biāo)準(zhǔn)值，頁面設(shè)置為“、”；臨時文件標(biāo)題字體為“小二”宋體加黑，內(nèi)容為“三號”宋體，行距一般固定值25磅，字體間距為標(biāo)準(zhǔn)值；頁面設(shè)置為“上3CM、左2CM、右2CM”，平行文，上行文和下行文可根據(jù)片面的需要，可通過調(diào)整行距來調(diào)整頁面。第八條 文件編號(一) 規(guī)章制度編號示例：上圖中的“[總辦][2008][規(guī)程]0001號”1. “”代表本公司文件；2. “[總辦]”代表組織編制該文件的中心/事業(yè)部；“品牌”為品牌管理中心、“服裝商品”為服裝商品管理中心、“財務(wù)”為財務(wù)管理中心、“人力”為人力資源中心、“總辦”代表總裁、副總裁、總裁助理及總裁辦、“經(jīng)營”為經(jīng)營管理中心、“工程”為工程部、“鞋品”為鞋品營運中心、“鞋業(yè)”為鞋業(yè)事業(yè)部、“鞋材”為鞋材中心、“服裝”為服裝營運中心、“鞋商品”為鞋商品管理中心、“兒童”為兒童事業(yè)部、“器材”為器材管理中心、“法務(wù)”為法務(wù)部；若因公司組織架構(gòu)調(diào)整，由總裁辦對相關(guān)簡稱做相應(yīng)調(diào)整。3. [2008]代表文件發(fā)布是2008年；4. “[規(guī)程]”代表文件類別，一般分為：手冊、程序（程序性、流程性文件）、規(guī)程（管理辦法、規(guī)定、制度）等。5. “001號”代表文件號。(二) 規(guī)章制度的例外 各中心/事業(yè)部不便對外公開披露的敏感資料如標(biāo)準(zhǔn)類（產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）可向分管副總裁或總裁申請審批后，向總裁辦文件管理員索取文件號后，由本中心/事業(yè)部文件管理員自己發(fā)布、存檔，但必須抄送法務(wù)部備份存檔，抄送給法務(wù)部的文件必須密封，所有密封存檔法務(wù)部的檔案，除非總裁或總裁辦分管副總裁批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)啟閱。(三) 臨時文件編號1. 下行文編號：如“[總辦][2008][規(guī)程]0001號”，其中“[總辦]”的定義同規(guī)章制度，“[2008]”代表年份，“0001號”代表文件號碼。2. 上行文編號：同下行文編號方式。3. 平行文編號：同下行文編號方式。第九條 文件的編制、審核、批準(zhǔn)(一) 規(guī)章制度的編制、審核、批準(zhǔn)1. 規(guī)章制度的編制、審核、批準(zhǔn)按照《規(guī)章制度管理通則》執(zhí)行。2. 公司一級部門（含獨立二級部門）根據(jù)實際需要制定僅適用于本部門的內(nèi)部工作規(guī)則或程序的，一級部門（含獨立二級部門）的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)對其制定、實施等承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)和管理職責(zé)，一旦因其管理不當(dāng)而導(dǎo)致不良后果的，由此產(chǎn)生的責(zé)任由其承擔(dān)。(二) 臨時文件的編制、審核、批準(zhǔn)1. 下行文1) 下行文（涉及多個中心、事業(yè)部），由主管該項工作的中心、事業(yè)部組織編制、填寫公司《發(fā)文審批表》，由該中心、事業(yè)部文件管理人員模式化，送相關(guān)中心及管理者代表會簽，主管該項工作的中心、事業(yè)部總監(jiān)審核，（涉及法務(wù)方面內(nèi)容的需要法務(wù)部進行相關(guān)法律法規(guī)審查的，需送法務(wù)部進行適法性審查。）送總裁辦進行格式化審核、報分管副總裁或總裁批準(zhǔn)，再由總裁辦文件管理人員統(tǒng)一編號，發(fā)布并存檔。2) 中心/事業(yè)部下行文（中心、事業(yè)部內(nèi)部適用）由主管該項工作的二級部門組織編制，該部門經(jīng)理審核，報所屬中心、事業(yè)部總監(jiān)批準(zhǔn)后送中心/事業(yè)部文件管理人員進行模式化審核，統(tǒng)一編號、發(fā)布并存檔。3) 上述文件審核、批準(zhǔn)可授權(quán)其他人員執(zhí)行其審核、批準(zhǔn)權(quán)限，一旦因批準(zhǔn)人授權(quán)不當(dāng)導(dǎo)致不良后果，責(zé)任由批準(zhǔn)人承擔(dān)。2. 上行文由主管該項工作的人員組織編制，送審批單位逐級批復(fù)，中心/事業(yè)部文件管理員存檔發(fā)布。3. 平行文跨部門的平行文由主辦該項工作的人員組織編制，部門經(jīng)理審核，中心、事業(yè)部總監(jiān)批準(zhǔn)；跨中心的平行文由主辦該項工作的中心、事業(yè)部編制，中心總監(jiān)審核、分管的相關(guān)副總裁批準(zhǔn)，由主辦的中心/事業(yè)部文件管理員存檔發(fā)布。第十條 文件的標(biāo)識、發(fā)放、存檔及使用管理(一) 總裁辦公室、各中心/事業(yè)部文件管理人員按分發(fā)單位及人數(shù)進行拷貝，規(guī)章制度正頁及附頁上加蓋總裁辦公室或中心/事業(yè)部紅色“受控文件”印章（會議紀(jì)要除外）。在分發(fā)時必須要求收文單位簽收。(二) 已發(fā)文件，分別按所屬部門、文件機密程度、編號進行整理、分類、編目，并在《文件目錄表》上做好登記，歸檔保存，防止不同類型的文件混放在一起。(三) 規(guī)章制度必須和臨時文件分開規(guī)章制度必須在每一個文件夾內(nèi)建立《規(guī)章制度目錄表》（主發(fā)和主收文件分別建立目錄表）。(四) 各部門因文件遺失、損壞，需填寫《文件補發(fā)申請表》向各相關(guān)中心/事業(yè)部的文管員申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可予以補發(fā)?！段募a發(fā)申請表》需和《文件分發(fā)登記表》一起保存。(五) 文件持有者不得隨意將文件交由他人復(fù)制，未發(fā)放的復(fù)制件暫由相應(yīng)的文件管理人員妥善保存。(六) 未經(jīng)公司加蓋紅色“授控文件”印章的規(guī)章制度為無效文件。各中心文管員負責(zé)管理標(biāo)有本中心編號為“授控文件”印章。第十一條 文件修訂、再版規(guī)章制度的修訂應(yīng)嚴(yán)格遵循公司于2008年12月1日發(fā)布實施的《規(guī)章制度管理通則》的相關(guān)規(guī)定。第十二條 作廢文件的控制(一) 作廢文件由文件管理人員收回，執(zhí)行人應(yīng)在該文件《分發(fā)登記表》的備注欄注明“作廢回收”和執(zhí)行日期；其它部門或人員未經(jīng)編制該文件的中心/事業(yè)部總監(jiān)、總裁辦審核批準(zhǔn)，不得保留作廢文件。(二) 作廢文件由文件管理人員擬定處置方案，報編制該文件的中心/事業(yè)部總監(jiān)、總裁辦審批后作銷毀等處理。(三) 舊版文件原件需蓋上紅色“作廢文件”印章后分開歸檔并作好標(biāo)識，這類文件只供參考用。第十三條 文件稽查(一) 公司總裁辦公室每年12月份對整個文控系統(tǒng)進行稽查，并填寫《糾正和預(yù)防措施通知書》，經(jīng)公司總裁辦公室文管員會簽后執(zhí)行，直到問題改善結(jié)案。(二) 各中心/事業(yè)部文件管理人員在文件管理過程中遇到問題應(yīng)及時將信息反饋至公司總裁辦公室，以便檢討改善。第十四條 文件調(diào)閱各中心/事業(yè)部相關(guān)人員因工作需要需調(diào)閱規(guī)章制度或下行文文件或?qū)ν馕募模仨毟鶕?jù)文件的密級程度逐級上報相應(yīng)上級批準(zhǔn)后方可向法務(wù)部調(diào)閱文件，具體如下：(一) 絕密級文件調(diào)閱：由文件調(diào)閱需求方逐級上報至分管副總裁及總裁辦分管副總裁或總裁，經(jīng)雙方分管副總裁或總裁批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。(二) 機密級文件調(diào)閱：由文件調(diào)閱需求方逐級上報至分管副總裁，經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。(三) 秘密級文件調(diào)閱：由文件調(diào)閱需求方逐級上報至所在中心/事業(yè)部總監(jiān)，經(jīng)所在中心/事業(yè)部總監(jiān)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。第十五條 本管理辦法自公布之日起生效，原《文件管理辦法》[總辦][2008][規(guī)程]0001號自本管理辦法生效之日起作廢。附件：1. 規(guī)章制度封面格式2. 規(guī)章制度內(nèi)容格式3. 下行文格式（任命書、決議、通知、通報、決議）4. 行文格式（會議紀(jì)要）5. 上行文格式6. 平行文格式7. 規(guī)章制度發(fā)文審批表8. 臨時文件發(fā)文審批表9. 文件目錄清單10. 公司發(fā)文登記表11. 文件補發(fā)申請表12. 文件調(diào)（借）閱申請表印章管理制度文件編號總辦【規(guī)程】0016秘密等級秘密版本號實施日期2009110緊急程度緊急第1頁共7頁印章管理制度第一條 總則(一) 為保證公司印章使用的合法性、合規(guī)性和嚴(yán)肅性，加強印章的管理，保障公司權(quán)益，防范法律風(fēng)險，公司特制定《印章管理制度》（以下簡稱“本制度”）。(二) 本制度所指印章包括向相關(guān)行政部門或機構(gòu)登記備案的印章（以下簡稱“A類印章”）以及其他不需要登記備案的公司各部門的業(yè)務(wù)用章（以下簡稱“B類印章”）。前者包括但不限于公司公章、法定代表人人名章、合同專用章、財務(wù)專用章、報關(guān)專用章、發(fā)票專用章等。后者包括但不限于收貨章、驗貨章、合格章等。(三) 本制度適用于公司公文、介紹信、授權(quán)委托書、證件、證書、賬務(wù)報表、統(tǒng)計報表及對外簽署的合同、協(xié)議及其他需用印章的文件等。(四) 印章的管理工作由法務(wù)部和印章保管部門負責(zé)。印章管理工作包括印章的刻制、啟用、頒發(fā)、保管、使用、信用、回收和銷毀等。(五) 本制度中的以下專用語或縮略語的含義如下：1. 監(jiān)印員：是指由總裁或分管副總裁指定的印章保管人員。2. 代管員：是指由總裁或分管副總裁指定的印章臨時保管人員。3. 印章保管部門：是指負責(zé)印章保管和使用的部門，具體是指總裁辦、財務(wù)管理中心和用印業(yè)務(wù)部門。第二條 印章的刻制、啟用和頒發(fā)(一) 印章的刻制1. 印章的刻制應(yīng)堅持確有需要、從嚴(yán)控制的原則，由公司統(tǒng)一刻制。2. 印章的刻制、頒發(fā)和啟用由法務(wù)部負責(zé)管理。法務(wù)部應(yīng)霧茫茫和加強對印章的管理，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的審批手續(xù)。3. A類印章的刻制均應(yīng)經(jīng)印章保管部門、法務(wù)部審核后上報總裁批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由法務(wù)部按照法律規(guī)定程序辦理印章的刻制、備案手續(xù)，并負責(zé)到公安機關(guān)指定的印章機構(gòu)刻制。印章刻制完成后，應(yīng)由法務(wù)部和印章保管部門各委派一人共同前往刻章機構(gòu)領(lǐng)取。4. 公司各部門根據(jù)工作需要，可以申請刻制B類印章，但應(yīng)填寫《印章刻制申請單》并經(jīng)印章保管部門、法務(wù)部審核后上報印章保管部門的分管總裁批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由法務(wù)部委托總裁辦行政部安排刻章。印章刻制完成后，應(yīng)由行政部和法務(wù)部各委派一人共同前往刻章機構(gòu)領(lǐng)取，并向法務(wù)部辦理相關(guān)的印章備案手續(xù)。(二) 印章的頒發(fā)和啟用1. 法務(wù)部在啟用印章前，應(yīng)向印章保管部門和其他部門發(fā)出啟用通知，明確印章正式啟用日期、頒發(fā)單位、使用范圍、印章保管部門、監(jiān)印員和印章印模等。2. 印章保管部門接到頒發(fā)的印章后，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時間啟用印章。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自提前啟用。3. 頒發(fā)印章時，印章保管部門要委派一人同監(jiān)印員共同前往法務(wù)部領(lǐng)取。領(lǐng)取人應(yīng)配合法務(wù)部門辦理印章交接手續(xù)。4. 法務(wù)部應(yīng)建立《印章備案登記冊》，將公司各類印章記錄在案。每年法務(wù)部應(yīng)復(fù)檢一次公司各類印章的使用、保管情況，并根據(jù)復(fù)檢結(jié)果更新《印章備案登記冊》。5. 在交接印章時，法務(wù)部經(jīng)辦人和領(lǐng)取人應(yīng)當(dāng)在《印章備案登記冊》上簽字。同時法務(wù)部應(yīng)當(dāng)場留印模備查。啟用印模應(yīng)用藍色印油，以